Eine Auftragsbestätigung sichert Dir und Deinen Kund:innen ab, was Ihr besprochen habt – schriftlich, klar und verbindlich. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, was drinstehen muss, worauf Du achten solltest – und was rechtlich gilt.

Inhalt

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Zusage, dass Du ein Angebot annimmst – mitsamt allen vereinbarten Bedingungen. Sie dokumentiert den Vertragsabschluss und enthält Angaben zu Preis, Leistung, Lieferzeit und Zahlungsziel. Besonders wichtig ist sie, wenn die Absprache mündlich oder am Telefon getroffen wurde.

Im Gegensatz dazu, wenn Du ein Angebot schreibst, ist die Auftragsbestätigung bereits die verbindliche Zusage. Auch zur Rechnung unterscheidet sie sich: Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf, die Auftragsbestätigung bestätigt nur die Konditionen.

Kurz gesagt: Sie bringt Rechtssicherheit für beide Seiten – und ist gerade bei vielen Einzelaufträgen oder Projektarbeiten ein echter Schutz vor Missverständnissen.

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Auftragsbestätigung: rechtliche Bedeutung und Bindung

Ist eine Auftragsbestätigung bindend? In der Regel: ja. Sobald Du ein Angebot schriftlich annimmst – per E-Mail, Brief oder PDF – kommt ein rechtswirksamer Vertrag zustande (§§ 145 ff. BGB). Eine Unterschrift ist dabei nicht zwingend nötig. Auch eine einfache E-Mail kann ausreichen, wenn die Willenserklärung klar formuliert ist.

Der Beweiswert hängt dabei stark von Inhalt und Form ab: Je konkreter die Angaben zu Preis, Leistung und Konditionen sind, desto verlässlicher ist die Bestätigung vor Gericht. Standardformulierungen reichen oft nicht – eine individuelle Bestätigung ist besser.

Allerdings ersetzt sie keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Beispielsweise beim Grundstückskauf brauchst Du eine notarielle Beurkundung (§ 311b BGB).

Wenn Du einen Auftrag stornieren möchtest – nach einer bereits erteilten Auftragsbestätigung – brauchst Du einen triftigen Grund. Ein relevanter Irrtum (§ 119 BGB), fehlende Geschäftsgrundlage oder Lieferverzug können eine Anfechtung rechtfertigen. Ein bloßes „Ich hab’s mir anders überlegt“ reicht nicht – das kann zu Schadensersatzforderungen führen.

Ein Widerrufsrecht nach § 355 BGB besteht nur für Verbraucher. Für Unternehmer gilt: Ist die Auftragsbestätigung raus, bist Du rechtlich gebunden.

Auftragsbestätigung und Rechnung: Sind sie gleich?

Ist eine Auftragsbestätigung eine Rechnung? Nein – auch wenn beide Dokumente ähnliche Informationen enthalten, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen. Die Auftragsbestätigung bestätigt den Eingang und die Annahme eines Auftrags. Sie ist der Beleg dafür, dass ein Vertrag zustande gekommen ist – mit klar definierten Konditionen.

Die Rechnung dagegen ist eine Zahlungsaufforderung, die zusätzlich steuerliche und gesetzliche Anforderungen erfüllen muss – etwa gemäß § 14 UStG. Dazu zählen Pflichtangaben auf einer Rechnung, wie Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum oder der Hinweis auf den Kostenvoranschlag, falls einer vorlag.

Eine Rechnung kann sich auf eine Auftragsbestätigung beziehen – muss es aber nicht. Beide Dokumente ergänzen sich im Geschäftsablauf, ersetzen einander aber nicht.

Kurz gesagt: Die Auftragsbestätigung regelt den Start, die Rechnung — das Ende, nämlich die Zahlung.

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Auftragsbestätigung: Muster & Anleitung

Was gehört in ein professionelles Anschreiben zur Auftragsbestätigung? Eine klare Struktur und alle relevanten Angaben. Damit zeigst Du nicht nur Verbindlichkeit, sondern auch, dass bei Dir professionell gearbeitet wird. Diese Inhalte sollten enthalten sein:

  • Absender- und Empfängerdaten
  • Datum der Bestätigung
  • Bezug zum Angebot oder Kostenvoranschlag
  • Leistungsbeschreibung, Menge und Preis
  • Lieferzeit, Zahlungsziel und gegebenenfalls Steuersatz
  • Hinweis auf AGB (falls vorhanden)
  • branchenspezifische Angaben (beispielsweise Incoterms bei internationalen Lieferungen)

Ein einfacher Satz wie „Hiermit bestätigen wir den Auftrag vom … zu den genannten Bedingungen“ genügt oft. Wichtig: Stimmen die Angaben mit dem Angebot überein? Dann bist Du auf der sicheren Seite.

Viele Buchhaltungsprogramme bieten Vorlagen, mit denen Du Auftragsbestätigungen automatisiert erstellen kannst. Das spart Zeit – vor allem, wenn Du regelmäßig ein Angebot schreiben oder Rechnungen versendest.

Tipp: Hänge Deine AGB direkt an – so gelten sie automatisch als Bestandteil des Vertrags, wenn sie vorher vereinbart wurden.

Text für Auftragsbestätigung: So formulierst Du richtig

Du musst keine Romane schreiben – eine gute Auftragsbestätigung ist klar, sachlich und vollständig. So könnte ein Text aussehen:

„Vielen Dank für Ihre Bestellung. Hiermit bestätigen wir den Auftrag vom [Datum] zu den vereinbarten Konditionen: [Leistungsbeschreibung, Preis, Lieferzeit, Zahlungsziel]. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.“

Achte darauf, dass Deine Formulierungen eindeutig sind. Vermeide vage Angaben wie „bald“ oder „circa“. Stattdessen: klare Fristen und Konditionen.

Je nach Branche kannst Du den Ton anpassen – freundlich, aber verbindlich. Bei Geschäftskunden genügt oft ein kurzer Hinweis mit den Daten. Wichtig ist, dass Du professionell wirkst – und keine Fragen offenlässt.

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Auftrag stornieren nach Auftragsbestätigung: Was ist zu beachten?

Du möchtest einen Auftrag nach der Auftragsbestätigung noch stornieren? Das geht – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Denn: Mit der Auftragsbestätigung gilt der Vertrag als geschlossen. Du kannst nur zurücktreten, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Dazu zählen:

  • Lieferverzug oder Nichterfüllung
  • ein relevanter Irrtum (§ 119 BGB)
  • fehlende Geschäftsgrundlage

Ein bloßes „Ich habe es mir anders überlegt“ reicht nicht – das kann sogar Schadensersatzforderungen auslösen. Wenn Du den Auftrag dennoch stornierst, solltest Du das schriftlich und so früh wie möglich tun.

Tipp: Prüfe auch Deine eigenen AGB oder die Deines Kunden – manchmal sind darin Stornierungsfristen oder pauschale Rücktrittskosten geregelt. Diese gelten, wenn sie vertraglich vereinbart wurden.

Prüfe vor jeder Bestätigung genau, ob Du alle Angaben und Konditionen verstehst und akzeptierst. So vermeidest Du spätere Konflikte und unnötige Kosten.

Auftragsbestätigung bestätigen: Wie geht das?

In vielen Fällen ist keine gesonderte Bestätigung der Auftragsbestätigung notwendig – der Vertrag gilt bereits als geschlossen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, dem Kunden kurz zu bestätigen, dass die Auftragsbestätigung eingegangen ist – vor allem bei umfangreichen Projekten, Eilaufträgen oder individuellen Absprachen.

Ein einfacher Satz wie „Vielen Dank, Ihre Auftragsbestätigung haben wir erhalten und vermerkt“ reicht aus. Damit stärkst Du die Kommunikation und vermeidest Missverständnisse.

Tipp: Nutze digitale Tools, um diese Prozesse zu automatisieren. Viele Systeme erfassen Status, Termine und Zahlungen automatisch und zeigen Dir, wann ein Angebot, eine Bestätigung oder die Rechnung versendet wurde. So behältst Du jederzeit den Überblick – selbst bei mehreren Projekten gleichzeitig.

Auftragsbestätigung widerrufen: Ist das möglich?

Auftragsbestätigung widerrufen – geht das überhaupt? Ja, aber nur in Ausnahmefällen. Ein Widerrufsrecht nach § 355 BGB besteht ausschließlich für Verbraucher, etwa bei Online-Käufen oder Haustürgeschäften. Unternehmen haben dieses Recht in der Regel nicht – das heißt: Für gewerbliche Aufträge ist ein Widerruf rechtlich ausgeschlossen.

Wenn Du gewerblich handelst, gilt: Ist die Auftragsbestätigung raus, ist der Vertrag verbindlich. Ein Rücktritt ist nur über Stornierung, Anfechtung oder Kulanz möglich.

Praxis-Tipp: Auch ohne gesetzliches Widerrufsrecht kannst Du mit dem Geschäftspartner eine einvernehmliche Lösung suchen – zum Beispiel in Form einer Kulanzregelung oder Vertragsänderung. Viele Unternehmen zeigen sich entgegenkommend, wenn frühzeitig und transparent kommuniziert wird.

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