Die aktive Rechnungsabgrenzung ist ein buchhalterischer Begriff, der für die genaue Erfassung von Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens verwendet wird. Sie hilft Fachleuten, nicht bei der Buchführung durcheinanderzukommen. In diesem Artikel betrachten wir die Bedeutung des Begriffs im Rahmen der doppelten Buchführung, seinen Unterschied zur passiven Rechnungsabgrenzung, seinen Zweck und die Besonderheiten der Buchung.

Inhalt

Aktive Rechnungsabgrenzung: Definition und Bedeutung

Was ist aktive Rechnungsabgrenzung genau? Hierbei handelt es sich um die Widerspiegelung in der Bilanz jener Einnahmen und Ausgaben, die im laufenden Berichtszeitraum, beispielsweise im laufenden Geschäftsjahr, erhalten und bezahlt wurden, aber zukünftigen Berichtsperioden zugeordnet sind.

Unterschied zwischen aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Die passive Rechnungsabgrenzung spiegelt Einnahmen und Ausgaben wider, die im laufenden Berichtszeitraum erhalten wurden, aber deren Zahlung im nächsten Zeitraum erfolgen wird. Somit ist sie das komplette Gegenteil der aktiven Rechnungsabgrenzung. Dennoch sind beide Methoden darauf ausgerichtet, die finanzielle Situation eines Unternehmens korrekt wiederzugeben.

Gesetzliche Grundlagen und Regelungen

Es gibt mehrere Gesetze, die die aktive Rechnungsabgrenzung regeln. Betrachten wir die wichtigsten davon.

Die §§ 250 und 252 HGB regeln die Hauptaspekte im Zusammenhang mit dem Konzept. § 252 HGB besagt, dass Aufwendungen und Erträge unabhängig von ihrem Zahlungs-/Empfangszeitpunkt in der Jahresbilanz berücksichtigt werden müssen.

Darüber hinaus enthalten einige gesetzliche Grundlagen zur Abgrenzung von Aktiven und Passiven auch Regelungen in den IFRS. Dies betrifft teilweise auch die aktive Rechnungsabgrenzung.

Zweck der aktiven Rechnungsabgrenzung

Manchmal erfolgt die Bezahlung für bestimmte Dienstleistungen nicht im Berichtszeitraum, in dem sie erbracht werden sollen. Um jedoch alle Aufwendungen und Erträge korrekt zu erfassen, ist eine Rechnungsabgrenzung notwendig.

Wenn sie zum Zeitpunkt der Zahlung erfasst werden, können in der Zukunft Diskrepanzen in der Bilanz entstehen. Dies kann wiederum zu einer inkorrekten Erfassung der aktuellen finanziellen Situation des Unternehmens führen.

Vorteile der aktiven Rechnungsabgrenzung für Unternehmen

Zweifellos hilft dieses Konzept den Unternehmen sehr bei der Buchhaltung. Sie bietet die folgenden Vorteile:

  • hilft, sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen korrekt zu erfassen
  • trägt zu einer korrekten Bilanzierung bei
  • ermöglicht ein besseres Verständnis der finanziellen Ergebnisse für einen bestimmten Zeitraum

Beispiele zur Veranschaulichung des Zwecks der aktiven Rechnungsabgrenzung

Betrachten wir ein Beispiel der aktiven Rechnungsabgrenzung. Die IT-Firma „Easy Solutions“ bietet ein Jahresabonnement für ihren Service an. Der Kunde zahlt das Abonnement am 1. Januar, aber die Dienstleistungen werden im Laufe des Jahres erbracht.

Bei Zahlungseingang vom Kunden wird der gesamte Betrag als Einnahme verbucht. Jedoch wird er nicht im Gewinn für diesen Zeitraum widergespiegelt. Er wird in 12 Monate aufgeteilt. Es findet also hier eine gleichmäßige Verteilung der Einnahmen über den Zeitraum der Dienstleistungserbringung statt.

Buchung der aktiven Rechnungsabgrenzung

Betrachten wir nun, wie man die aktive Rechnungsabgrenzung korrekt nutzt, um Einnahmen und Ausgaben richtig zu buchen.

  1. Zunächst sollte bestimmt werden, welche Einnahmen und Ausgaben einem anderen Buchungszeitraum zugeordnet werden müssen.
  2. Dann ist es wichtig, den Betrag der Einnahmen oder Ausgaben zu bestimmen, der zwischen den Berichtsperioden aufgeteilt werden soll.
  3. Danach sollte eine Buchhaltungsaufzeichnung gemacht werden, um diese Beträge in den entsprechenden Perioden widerzuspiegeln.

Buchungssatz für aktive Rechnungsabgrenzung

Betrachten wir, wie man aktive Rechnungsabgrenzungen korrekt bucht.

Bei Einnahmen sollte das Konto der Geldmittel debitiert und das Konto der aktiven Rechnungsabgrenzung kreditiert werden. Bei Ausgaben sollte das Konto der vorausbezahlten Ausgaben debitiert und das Konto der Geldmittel oder der Kreditorenverbindlichkeiten kreditiert werden.

Am Ende der Berichtsperiode werden bei der Aufteilung der Einnahmen auf die Perioden die Konten der aktiven Rechnungsabgrenzung debitiert und die Konten der Einnahmen kreditiert.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP) erscheinen auf der Aktivseite der Bilanz und repräsentieren vorausbezahlte Ausgaben oder im Voraus erhaltene Einnahmen. Sie werden in den nachfolgenden Berichtsperioden anerkannt.

Praktische Beispiele zur Buchung von aktiver Rechnungsabgrenzung

Stellen wir uns vor, es gibt ein Bauunternehmen „Element AG“. Es hat einen Jahresvertrag für den Bau eines Gebäudes mit einem Kunden abgeschlossen. Der Vertragswert beträgt 20.000 Euro. Der Kunde zahlt zu Beginn des Jahres.

Anfang des Jahres sollten die Buchhaltungseinträge wie folgt aussehen:

  • Debit: Geldmittel – 20.000 Euro auf der Aktivseite der Bilanz – Erhöhung der Aktiva des Unternehmens
  • Kredit: aRAP – 20.000 Euro auf der Passivseite der Bilanz – Abbildung der Verpflichtung zur Erbringung von Dienstleistungen

Am Ende jedes Monats müssen entsprechende Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz vorgenommen werden. Jeden Monat sollte das Unternehmen Einnahmen in Höhe von 1/12 des jährlichen Vertragswerts, also 1.666 Euro, verbuchen.

  • Debit: aRAP – 1.666 Euro – Verringerung der Passiva
  • Kredit: Umsatzerlöse – 1.666 Euro – Erhöhung der Einnahmen des Unternehmens

Auflösung der aktiven Rechnungsabgrenzung

Die Auflösung der aktiven Rechnungsabgrenzung ist ein Prozess, bei dem zuvor aufgeschobene Einnahmen oder Ausgaben im entsprechenden Berichtszeitraum in der Buchhaltung erfasst werden. Sie findet am Ende des Berichtszeitraums statt. Alle zum Abschlussstichtag auszuweisenden Einnahmen und Ausgaben müssen korrekt verbucht werden. Am Ende jeden Monats macht das Unternehmen eine Anpassung, um einen Teil der Einnahmen/Ausgaben aus dem „Wartestatus“ in die tatsächlichen Einnahmen/Ausgaben zu übertragen.

Der Buchungssatz für die Auflösung der aktiven Rechnungsabgrenzung erfolgt, wenn die Einnahmen, die früher für zukünftige Perioden verbucht wurden, nun im aktuellen Berichtszeitraum anerkannt werden. Das Konto „aRAP“ wird debitiert und das Konto der Einnahmen kreditiert.

Betrachten wir wieder das Beispiel der Firma „Element AG“. Am Ende jeden Monats macht sie einen Eintrag zur „Auflösung“ dieser Einnahmen. Sie überträgt einen Teil des aufgeschobenen Einkommens als anerkanntes Einkommen für diesen Monat.

Aktive Rechnungsabgrenzung und Vorsteuer

Die aktive Rechnungsabgrenzung hat Auswirkungen darauf, wann ein Unternehmen Anspruch auf den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Wenn ein Unternehmen Ausgaben für zukünftige Berichtsperioden tätigt, kann es unter Umständen bereits in der aktuellen Periode einen Anspruch auf Vorsteuerabzug haben. § 15 UStG regelt die Regeln für die Vorsteuerabzugsberechtigung.

Das Unternehmen berechnet die Vorsteuer aus dem Betrag, den es für zukünftige Waren oder Dienstleistungen bezahlt. Die Höhe der Vorsteuer hängt von dem Steuersatz und dem Wert der erworbenen Waren oder Dienstleistungen ab.

Bei der Bezahlung von Ausgaben wird das Konto für vorausbezahlte Ausgaben belastet. Das Geld wird in Höhe der Vorsteuer gutgeschrieben. Das Konto Vorsteuer wird separat belastet und spiegelt den Betrag der gezahlten Vorsteuer wider.

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Fazit

Die aktive Rechnungsabgrenzung ist somit ein wichtiger Aspekt der Buchführung. Sie hilft dabei, die Finanzen eines Unternehmens ordnungsgemäß zu verwalten und seine finanzielle Lage zu bewerten. Um die aktive Rechnungsabgrenzung richtig zu buchen und Einnahmen und Ausgaben zu übertragen, muss der Buchhalter die Grundlagen der doppelten Buchführung klar verstehen.

FAQs 

Warum ist die aktive Rechnungsabgrenzung in der Buchhaltung wichtig?

Sie ist wichtig, um Einnahmen und Ausgaben in den entsprechenden Perioden korrekt zu erfassen. Damit kann die aktuelle finanzielle Lage des Unternehmens genauer bewertet werden.

Gibt es gesetzliche Vorschriften oder Standards, die die aktive Rechnungsabgrenzung regeln?

Ja, es gibt einige gesetzliche Vorschriften und Standards. §§ 250 und 252 HGB regeln die aktive Rechnungsabgrenzung. Darüber hinaus gibt es in den IFRS bestimmte Standards zur ordnungsgemäßen Verteilung von Einnahmen und Ausgaben.

Gibt es spezielle Software oder Tools, die bei der Verwaltung der aktiven Rechnungsabgrenzung helfen?

Ja, es gibt spezielle Software, die bei der Verwaltung der aktiven Rechnungsabgrenzung erforderlich ist. Dies können Buchhaltungsprogramme sein (z. B. SAP). Darüber hinaus können Dienste wie Finom teilweise bei der Ausgabenverwaltung helfen.

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