Codice destinatario: cos'è e perché è importante averlo

Vediamo, nello specifico, qual è la funzione del codice destinatario e come è possibile ottenerne uno.

Cos’è il codice destinatario

Il codice destinatario della fattura è un valore alfanumerico composto di 7 caratteri che identifica il ricevente della fattura elettronica. Può riferirsi direttamente al destinatario finale, oppure al soggetto intermediario che si occuperà di gestire per conto di esso il documento.

È importante fare una precisazione: sia il codice destinatario che l’indirizzo PEC vengono definiti indirizzi telematici e rappresentano le due modalità di cui possono usufruire i titolari di partita IVA per la ricezione sia delle fatture elettroniche (nel caso di ciclo passivo) sia delle notifiche degli esiti di quelle trasmesse (nel caso di ciclo attivo).

L’utilizzo di un determinato indirizzo telematico (quindi, indirizzo pec o codice destinatario) non esclude l’utilizzo dell’altro.

Ad esempio, potremmo scegliere di inviare le fatture elettroniche con la pec e riceverle tramite il codice destinatario, oppure, per ragioni interne all'azienda, potremmo anche decidere di ricevere le fatture elettroniche in parte all'indirizzo pec (anche su diversi indirizzi pec) ed in parte sull'indirizzo collegato al codice destinatario (che può essere solo uno).

Come ottenere il codice destinatario

Il codice destinatario per ricevere le fatture elettroniche può essere richiesto dai soggetti titolari di un canale di trasmissione accreditato presso il Sistema di Interscambio.

In tal caso, l’Agenzia delle Entrate invierà il codice “personale” formato da sette cifre da fornire ai propri fornitori.

Nella stragrande maggioranza dei casi, il codice destinatario non è richiesto direttamente dall'impresa o dal professionista, ma viene fornito da uno dei servizi di fatturazione o dal proprio intermediario. In sostanza sarà il gestore del programma utilizzato per la fatturazione elettronica che dovrà fornire il codice univoco ai propri clienti.

Una delle più grandi incomprensioni sul codice univoco è il suo stesso nome: l’aggettivo “Univoco” infatti fa spesso pensare che il codice sia personale ma non è così. Il codice è legato al servizio di fatturazione utilizzato. Perciò se passiamo da un programma di fatturazione ad un altro, il nostro codice univoco cambierà. Per fare un esempio, il codice univoco è come l’indirizzo dove spediamo le lettere: serve per recapitare nel luogo giusto una lettera, in questo caso serve per recapitare al giusto servizio di fatturazione una fattura, ma se cambiamo casa cambierà anche l’indirizzo. Se cioè cambiamo servizio di fatturazione, cambierà anche il codice univoco.

Tutti i file in formato .xml delle fatture ricevute saranno inviate quindi direttamente al software gestionale prescelto per la fruizione dei servizi di fatturazione elettronica, che potrà anche essere utilizzato ai fini della conservazione.

Fatturazione elettronica senza codice destinatario

Qualora non si sia in possesso del codice destinatario, è comunque possibile emettere la fattura elettronica. A tal fine, è consentito ai titolari di partita IVA compilare tutti i campi obbligatori ai fini IVA e inserire, nel campo dedicato al codice destinatario fattura, il codice convenzionale di sette zeri (“0000000”). La fattura elettronica viene così messa a disposizione del destinatario, che potrà consultarla dalla propria area privata, senza impedire al fornitore di adempiere alla corretta emissione.

Dobbiamo inoltre ricordare che questo codice convenzionale a 7 zeri viene utilizzato anche per le emissioni di fattura fiscale nei confronti di consumatori finali (B2C); in questo caso, nel campo “Codice Fiscale” va inserito il codice fiscale del proprio cliente. Il codice convenzionale a 7 zeri viene utilizzato anche se vengono emesse fatture elettroniche nei confronti di soggetti che applicano regimi speciali IVA (regime di vantaggio, regime forfettario o regime speciale per i produttori agricoli).