Indennità di trasferta: regole, limiti e novità fiscali

L’indennità di trasferta è una voce che compare spesso nei cedolini dei dipendenti e nei conti aziendali, ma che in pochi conoscono davvero. In questo articolo facciamo chiarezza su come funziona, quando spetta, quali sono i limiti fiscali aggiornati al 2025 e cosa cambia tra trasferte in Italia e all’estero.

Cos’è l’indennità di trasferta e il suo quadro normativo

L’indennità di trasferta è un compenso riconosciuto al lavoratore subordinato quando svolge la propria attività al di fuori della sede abituale di lavoro. Il suo scopo è coprire i costi extra sostenuti per vitto, alloggio e trasporto durante lo spostamento, senza che il lavoratore debba rimetterci di tasca propria.

Il riferimento normativo principale si trova nell’art. 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), che definisce le componenti del reddito da lavoro dipendente. A regolare l’erogazione dell’indennità sono poi le policy aziendali, i contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) e la prassi fiscale aggiornata annualmente con la Legge di Bilancio.

La normativa distingue chiaramente tra:

rimborso spese: quando il dipendente riceve il rimborso documentato delle spese effettivamente sostenute (es. biglietti, hotel, pasti)
indennità di trasferta forfettaria: un importo fisso che prescinde dai documenti giustificativi

È importante non confondere l’indennità di trasferta con la diaria, usata più spesso nei settori pubblici o in missioni particolari: la diaria è un’indennità non legata alla prestazione lavorativa e quindi ha una diversa disciplina fiscale.

Indennità di trasferta e tassazione: trattamento fiscale aggiornato al 2025

Il trattamento fiscale dell’indennità di trasferta è regolato da soglie precise che determinano quanto è esente da tassazione e quanto concorre alla formazione del reddito imponibile.

Nel 2025, restano confermate le soglie già previste negli anni precedenti. Per le trasferte in Italia:

esenti fino a 46,48 € al giorno per le trasferte con pernottamento
esenti fino a 30,99 € al giorno per le trasferte senza pernottamento

D’altra parte, per le trasferte all’estero si è esenti fino a 77,47 € al giorno con pernottamento.

Se l’azienda rimborsa direttamente le spese di vitto o alloggio, il limite di esenzione si riduce:

rimborso del vitto → esente fino a 30,99 € (Italia) / 51,65 € (estero)
rimborso dell’alloggio → esente fino a 15,49 € (Italia) / 25,82 € (estero)
rimborso di entrambi → esente solo 15,49 € (Italia) / 25,82 € (estero)

Tutto ciò che supera queste soglie è considerato reddito da lavoro e tassato secondo il regime fiscale ordinario del dipendente (Irpef, addizionali, contributi).

Cosa cambia con DL 192/2024 e Legge di Bilancio 2025

Il DL 192/2024 insieme alla Legge di Bilancio 2025, ha confermato il quadro normativo precedente ma ha introdotto due novità rilevanti:

Maggiori obblighi di documentazione: per le imprese che adottano rimborsi misti, è ora obbligatoria una nota spese firmata e verificata digitalmente.
Integrazione con i sistemi digitali di contabilità (es. piattaforme connesse a software di contabilità per piccole imprese): le nuove normative incentivano l’utilizzo di sistemi elettronici per il tracciamento delle trasferte.
Utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili. Questi includono bonifici bancari o postali, carte di debito, credito o prepagate, e assegni bancari o circolari. È essenziale conservare tutta la documentazione relativa alle spese sostenute, come ricevute e fatture, per dimostrare la tracciabilità dei pagamenti e la loro attinenza all’attività lavorativa.

Tuttavia, l'obbligo di tracciabilità presenta un'importante eccezione: non si applica alle spese per l'acquisto di biglietti per il trasporto pubblico di linea, come treni, aerei e autobus. Tali costi rimangono quindi interamente deducibili per l'azienda anche se sostenuti in contanti.

Questi cambiamenti si inseriscono in un contesto di crescente digitalizzazione dei processi aziendali, con impatto anche su libro giornale, ratei e risconti e bilancio di esercizio.

Obblighi per le aziende e deducibilità

Dal punto di vista del datore di lavoro, l’indennità di trasferta rappresenta un costo deducibile nei limiti previsti dalla normativa. In pratica, se resti entro le soglie di esenzione, l’indennità non genera imposizione fiscale per il lavoratore ed è deducibile interamente dal reddito d’impresa ai fini IRES o IRAP.

Questo vale sia per le imprese in regime ordinario, sia per chi adotta il regime semplificato. Anche per chi lavora con Partita IVA regime ordinario, questi costi possono essere classificati tra i costi deducibili legati alla prestazione lavorativa.

È importante fare una distinzione per le spese di vitto e alloggio rimborsate in modo analitico (a piè di lista). In questo caso, la deducibilità per l'azienda è soggetta a limiti giornalieri precisi: il costo è deducibile fino a un massimo di 180,76 € per le trasferte in Italia e fino a 258,23 € per quelle all'estero.

Nelle imprese più strutturate, l’indennità di trasferta può influenzare direttamente anche il margine di contribuzione, se non correttamente gestita in sede di budgeting o pricing.

Giurisprudenza di riferimento

La Cassazione (sentenza n. 8135/2008) ha stabilito che l’indennità è esclusa da imposizione solo se non rappresenta un compenso per l’attività svolta ma è legata alle maggiori spese sostenute per l’allontanamento dalla sede di lavoro.

Questa distinzione è cruciale: se l’indennità diventa un premio mascherato, viene tassata come normale retribuzione.

In sintesi, l’indennità di trasferta è uno strumento utile e flessibile per gestire i costi delle trasferte aziendali, ma va trattata con attenzione per evitare errori fiscali. Ogni voce ha un impatto su cash flow, ammortamento delle attività aziendali e struttura dei ricavi. Capirla e gestirla correttamente significa proteggere non solo la tua azienda, ma anche il benessere di chi lavora con te.

Indennità di trasferta: quando spetta e quando non è dovuta

L’indennità di trasferta è riconosciuta quando il dipendente svolge la propria attività lavorativa temporaneamente al di fuori della sede abituale. Ma non basta un semplice spostamento: per ottenere l’indennità devono esserci requisiti precisi, fissati dalla normativa e confermati dalla prassi giurisprudenziale e contrattuale.

Requisiti per avere diritto all’indennità di trasferta

Quando spetta l’indennità di trasferta? Affinché un lavoratore la possa percepire, è necessario che:

la trasferta sia temporanea e non abituale
il lavoratore venga inviato fuori dal Comune in cui si trova la sede lavorativa
ci sia un ordine scritto da parte del datore di lavoro o un accordo esplicito
il lavoratore mantenga la propria sede contrattuale (quindi non ci sia trasferimento)

Il diritto nasce quindi solo in presenza di una prestazione lavorativa svolta in modo straordinario, fuori dal contesto geografico consueto e senza modificare il contratto originario.

Non rientrano, ad esempio, in questa fattispecie gli spostamenti interni alla città o quelli per raggiungere una sede distaccata fissa.

Quanti chilometri servono per avere diritto alla trasferta?

Non esiste un numero minimo di chilometri stabilito dalla legge. Tuttavia, la prassi aziendale e i CCNL spesso identificano una distanza minima utile – tipicamente fuori dal territorio comunale – per distinguere una trasferta da uno spostamento ordinario.

In assenza di riferimenti precisi, prevale la regola del “Comune diverso”. Ad esempio: se lavori a Milano e devi recarti a Monza, anche se la distanza è breve, può comunque configurarsi una trasferta.

Alcuni contratti collettivi possono indicare una soglia di chilometri (es. 10–20 km) o definire casi specifici. È buona norma consultare le policy interne o il proprio сommercialista per evitare errori interpretativi.

Quando il dipendente può rifiutare la trasferta?

Un lavoratore subordinato può rifiutare una trasferta solo in situazioni particolari. Il principio generale è che il datore di lavoro può modificare temporaneamente il luogo di lavoro per ragioni organizzative, ma non può farlo in modo arbitrario o lesivo dei diritti del dipendente.

Sono legittimi i rifiuti motivati da problemi di salute certificati, carichi familiari rilevanti (es. assistenza a familiari disabili) oppure incompatibilità con quanto previsto dal contratto (es. mancato preavviso, durata eccessiva, mancanza di rimborso spese).

In questi casi, è sempre utile documentare tutto per iscritto e – se necessario – consultare un rappresentante sindacale o un avvocato del lavoro.

Indennità di trasferta all’estero e in Italia: cosa cambia

Ci sono importanti differenze tra le trasferte effettuate sul territorio nazionale e quelle oltre confine. Non solo nei rimborsi, ma anche nelle regole fiscali, nei limiti e nelle modalità operative.

Nello specifico, la distinzione tra trasferta in Italia e all’estero impatta su più livelli:

Importi giornalieri riconosciuti: in genere, l’indennità di trasferta per l’estero prevede importi più alti, proprio per tenere conto del maggiore costo della vita.
Documentazione richiesta: all’estero è essenziale conservare biglietti, ricevute e prove delle spese, specialmente in caso di rimborsi a piè di lista.
Coperture assicurative e di sicurezza: in caso di trasferte internazionali, il datore di lavoro ha obblighi ulteriori (es. assicurazione sanitaria e travel security).

Indennità di trasferta con vitto e alloggio all’estero

Quando sei all’estero e l’azienda ti copre vitto e alloggio, l’indennità cambia. Infatti, secondo la normativa, se l’azienda rimborsa integralmente queste spese, l’indennità di trasferta forfettaria giornaliera esente si riduce di circa due terzi della soglia piena.

Ecco come funziona:

Trasferta con rimborso completo di vitto e alloggio: solo circa un terzo dell’indennità giornaliera rimane esente da imposte.
Trasferta con rimborso solo vitto: il 50% dell’indennità è esente.
Nessun rimborso spese: intera indennità esente nei limiti previsti.

Per il 2025, le soglie esenti sono confermate in base a quanto previsto dall’Agenzia delle Entrate e aggiornate ogni anno con circolare ufficiale.

Indennità di trasferta con vitto e alloggio: rimborsi e limiti fiscali

Anche per le trasferte in Italia, se ti vengono rimborsati vitto e/o alloggio, l’indennità di trasferta subisce riduzioni simili a quelle estere.

In pratica, il rimborso analitico delle spese incide sull’esenzione fiscale dell’indennità forfettaria. È quindi fondamentale distinguere tra le due modalità:

Indennità di trasferta forfettaria: erogata in misura fissa, indipendentemente dalle spese sostenute (entro i limiti di esenzione).
Rimborso a piè di lista: riconosce il rimborso effettivo delle spese documentate, ma non prevede indennità aggiuntiva.

Ad esempio, se un dipendente riceve un rimborso per il solo vitto durante una trasferta in Italia, l’indennità di trasferta esente da tassazione si riduce da 46,48 € a 30,99 € al giorno. Se invece riceve rimborsi sia per vitto che per alloggio, l’importo esente si riduce ulteriormente a 15,49 € al giorno.

Chi si occupa della contabilità, o utilizza un conto aziendale innovativo, può tenere traccia delle spese in modo automatico e garantire la corretta applicazione dei limiti previsti, evitando problemi con il fisco.

Cosa comprende la diaria per trasferte estere

La diaria è una somma fissa giornaliera, utilizzata spesso in ambito internazionale, che include spese di vitto, alloggio e spese accessorie minori (es. trasporti locali).

La diaria estera non richiede presentazione di scontrini, ma ha limiti fiscali precisi. L’importo massimo esente varia a seconda del Paese e viene pubblicato annualmente dal Ministero dell’Economia.

Le differenze tra trasferte italiane ed estere, e tra le varie modalità di rimborso, non sono solo una questione contabile. Capirle ti aiuta a pianificare meglio i costi aziendali, ad applicare le corrette deduzioni e detrazioni, e a garantire una gestione trasparente con i tuoi collaboratori. Nel prossimo paragrafo vedremo come calcolare l’indennità in pratica, con esempi chiari.

Indennità di trasferta: Tipi di rimborso spese previsti

L’indennità di trasferta può essere riconosciuta in diverse modalità, a seconda della policy aziendale, del contratto collettivo applicato e delle esigenze operative. Comprendere le differenze è fondamentale per evitare errori nei rimborsi e ottimizzare la gestione fiscale.

Rimborso forfettario: praticità e semplificazione

Il rimborso forfettario è una delle modalità più comuni con cui viene erogata l’indennità di trasferta forfettaria. In pratica, l’azienda riconosce al lavoratore una somma prestabilita per ogni giorno di trasferta, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.

È la formula più semplice da gestire: nessuna nota spese da compilare, nessun documento da conservare. Ed è anche quella che gode del trattamento fiscale più vantaggioso, entro i limiti stabiliti dalla normativa vigente.

Per il 2025, il limite esente da tassazione per trasferte in Italia è di 46,48 € giornalieri. Per l’estero si sale a 77,47 € al giorno, secondo quanto previsto dal TUIR (art. 51, comma 5).

Rimborso analitico (o “a piè di lista”): tracciabilità completa

Nel rimborso analitico, chiamato anche “a piè di lista”, il lavoratore presenta una nota spese dettagliata con tutte le spese sostenute: pasti, alloggio, trasporti, parcheggi, pedaggi, ecc.

Ogni spesa va giustificata con ricevuta o scontrino. L’azienda rimborsa solo quanto effettivamente documentato, rendendo questa modalità più precisa ma anche più complessa da gestire, sia per chi viaggia sia per chi si occupa di contabilità. Dal punto di vista fiscale, solo le spese documentate per vitto e alloggio fuori dal Comune di lavoro sono escluse dal reddito da lavoro.

È utile in caso di trasferte lunghe, frequenti o con costi molto variabili.

Rimborso misto: flessibilità e controllo

Il rimborso misto combina le due formule precedenti. Tipicamente, prevede una quota forfettaria giornaliera (ad esempio 30 € al giorno) per coprire le spese minori, e un rimborso analitico per le spese più consistenti come hotel, voli o pasti particolarmente onerosi.

È la soluzione più flessibile e viene spesso utilizzata da aziende che vogliono offrire autonomia ai propri collaboratori, mantenendo un buon controllo sui costi.

Il vantaggio fiscale è parziale: la quota forfettaria resta soggetta ai limiti di esenzione, mentre le spese documentate seguono il regime del rimborso analitico.

Indennità di trasferta: come si calcola e con quali modalità

Capire come si calcola l’indennità di trasferta ti permette di gestire correttamente le note spese, evitare contestazioni fiscali e ottimizzare i costi aziendali. Il calcolo cambia a seconda del metodo scelto: forfettario, analitico o misto.

Nel caso dell’indennità di trasferta forfettaria, le soglie esenti da tassazione sono fisse:

Nessun rimborso → 46,48 € (Italia) / 77,47 € (estero)
L’azienda fornisce o vitto o alloggio → 30,99 € (Italia) / 51,65 € (estero)
L’azienda fornisce sia vitto che alloggio → 15,49 € (Italia) / 25,82 € (estero)

Un esempio pratico di indennità di trasferta

Immagina un dipendente in trasferta a Milano per tre giorni, a cui viene riconosciuta un’indennità di trasferta forfettaria di 50 €/giorno. L’azienda non fornisce né vitto né alloggio.

Totale corrisposto: 50 € x 3 = 150 €
Totale esente: 46,48 € x 3 = 139,44 €
Differenza tassabile: 10,56 €

Se invece la trasferta fosse all’estero (es. Parigi), con lo stesso importo giornaliero, l’intera somma rientrerebbe nei 77,47 € esenti, quindi non tassabile.

Calcolo del rimborso analitico

In modalità analitica, non esistono soglie prefissate: si rimborsano le spese effettive e documentate. Tuttavia, solo le spese fuori dal Comune di lavoro e direttamente collegate all’attività possono essere considerate esenti.

Questo metodo richiede un sistema di gestione contabile strutturato — magari con l’aiuto di un commercialista o di un software integrato— per evitare errori o doppie imputazioni. Qui può tornarti utile anche una buona conoscenza della contabilità a partita doppia, dei costi deducibili e dello stato patrimoniale e conto economico.

Rimborso misto: come si calcola

Nel rimborso misto, il calcolo segue due binari. La parte forfettaria è soggetta alle soglie viste sopra; mentre le spese documentate vengono rimborsate al 100%, ma devono essere tracciate e giustificate.

È importante indicare in nota spese cosa è incluso nella quota forfettaria, per evitare doppioni o contestazioni in fase di controllo. Ecco una tabella utile per orientarti:

Modalità	Esempio importo	Parte esente da tassazione	Note
Forfettaria	50 €/giorno	fino a 46,48 € (Italia)	Eccedenza tassabile
Analitica	spese reali	100% se documentate	Serve nota spese
Mista	30 € + spese	30 € esenti + rimborsi netti	Maggior controllo richiesto

Comprendere queste modalità ti consente di scegliere la formula più adatta per la tua attività o per i tuoi collaboratori. E se vuoi semplificare ancora di più la gestione di rimborsi, spese e trasferte, valuta di integrare un conto aziendale smart con strumenti di nota spese automatici. Un sistema efficace non solo riduce gli errori, ma migliora anche il tuo Cash flow e libera tempo per ciò che conta davvero.

Cosa prevedono i contratti collettivi sull’indennità di trasferta

Nel mondo del lavoro italiano, l’indennità di trasferta non è disciplinata solo dal Codice civile o dalle normative fiscali, ma anche dai contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL). Per te, imprenditore o professionista con dipendenti, capire cosa prevede il CCNL applicato nella tua azienda è fondamentale per gestire correttamente rimborsi, trasferte e compensi accessori.

Panoramica su CCNL e indennità

La funzione dell’indennità di trasferta nei CCNL è duplice: da un lato compensare il disagio del lavoratore che si sposta fuori sede, dall’altro chiarire quando e come riconoscerla, distinguendola dai semplici rimborsi spese. I CCNL stabiliscono:

In quali casi si tratta di trasferta (e in quali no)
L’importo dell’indennità (fisso o percentuale)
Le modalità di rimborso (spese effettive, forfettarie o miste)
Se è prevista l’indennità di trasferta con vitto e alloggio
Le soglie fiscali e contributive secondo il trattamento previsto per ciascun comparto

Vediamo ora le regole previste nei principali contratti collettivi italiani.

CCNL Commercio e Terziario

Nel CCNL Commercio, l’indennità di trasferta si applica per missioni fuori dal Comune in cui il lavoratore presta servizio. L’importo è di norma forfettario e può essere sostituito dal rimborso analitico delle spese documentate. In alcuni casi, il datore può decidere di integrare le spese con una somma aggiuntiva a titolo compensativo.

CCNL Metalmeccanici – Artigianato

Questo contratto distingue tra trasferte giornaliere e permanenti. Per la trasferta giornaliera, è prevista una diaria oppure il rimborso delle spese effettivamente sostenute. In caso di indennità di trasferta forfettaria, l’importo può essere fisso e non legato alle ricevute, ma deve rispettare le soglie di esenzione stabilite dalla normativa (art. 51, comma 5 del TUIR).

CCNL Metalmeccanici – Industria

Qui le regole sono simili a quelle dell’artigianato, ma con alcune specifiche aggiuntive: viene chiarito che la trasferta deve essere fuori dalla normale sede di lavoro, e che le spese per vitto e alloggio possono essere anticipate dal datore tramite bonifico o rimborsate su nota spese. Anche in questo caso è frequente il ricorso all’indennità di trasferta con vitto e alloggio.

CCNL Edilizia Industria

Nel settore edile l’indennità di trasferta è molto ricorrente, dato che i lavoratori operano spesso in cantieri mobili. Il contratto prevede un’indennità giornaliera variabile a seconda della distanza dal Comune di residenza. Quando le distanze superano i 25 km o la trasferta è superiore a 4 ore, scatta l’indennità, che può essere integrata dal rimborso spese documentate.

CCNL Chimici e Farmaceutici

Qui troviamo formule più articolate, con una indennità di trasferta forfettaria giornaliera e la possibilità di richiedere anche il rimborso analitico. La scelta del tipo di rimborso dipende spesso dalla policy aziendale e dalla durata della missione. La trasferta può essere rifiutata solo per giustificati motivi, se non prevista espressamente nel contratto individuale.

CCNL Trasporti e spedizione merci – Confetra

Un contratto dove la trasferta è parte integrante dell’attività lavorativa. Il lavoratore riceve una diaria specifica (divisa in quota per vitto, alloggio e altre spese). In caso di indennità di trasferta all’estero, le tariffe si adeguano ai parametri internazionali e possono includere un rimborso extra in valuta estera, con attenzione particolare alla tassazione e alla corretta gestione in contabilità per piccole imprese.

È importante notare che le disposizioni relative all’indennità di trasferta possono variare significativamente tra i diversi Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL). Pertanto, è consigliabile consultare il proprio CCNL o rivolgersi a un consulente del lavoro per comprendere appieno i diritti e le modalità di rimborso previste nel proprio settore

Policy aziendali e personalizzazione

Anche se i CCNL dettano la cornice generale, l’azienda può sempre prevedere integrazioni con policy interne più favorevoli per il dipendente.

Ad esempio, si può pensare ad un rimborso extra per trasporti non coperti dal contratto, maggiorazioni per trasferte estere o in orari disagiati, oppure accesso diretto tramite conto aziendale per semplificare le anticipazioni.

Tutte le condizioni vanno però formalizzate nei contratti individuali o nei regolamenti interni, anche per tutelare la deducibilità ai fini fiscali, in ottica IRES, ammortamento e bilancio di esercizio.

FAQ

Come pagare l’indennità di trasferta?

Puoi pagare l’indennità di trasferta con bonifico, direttamente in busta paga, o tramite rimborso dietro presentazione di nota spese. L’importante è documentare bene tutto, soprattutto se vuoi dedurre i costi.

Come richiedere l’indennità di trasferta?

Il dipendente deve compilare una nota spese (cartacea o digitale) con i dettagli della trasferta. Alcune aziende prevedono anche una richiesta preventiva approvata dal responsabile.

Cosa fare se non viene pagata l’indennità di trasferta ai dirigenti?

Il dirigente può far valere i propri diritti tramite il commercialista, il sindacato o un legale, verificando cosa prevede il suo contratto individuale e il CCNL di riferimento. In caso di contenzioso, è possibile ricorrere al giudice del lavoro.

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