La registrazione delle fatture elettroniche aiuta le imprese a registrare correttamente le fatture emesse e ricevute nei registri IVA e a evitare errori. In questo articolo scoprirai quali registri utilizzare, come rispettare le scadenze e come conservare i documenti.

Contenuti

Cos'è la registrazione della fattura elettronica?

La registrazione delle fatture elettroniche è il processo con cui le aziende annotano tutte le fatture emesse e ricevute nei registri IVA obbligatori. Questo adempimento è fondamentale per la corretta gestione fiscale e per garantire la detrazione dell'IVA.

La registrazione della fatturazione elettronica segue regole precise stabilite dal DPR n. 633/1972. Ogni documento deve contenere dati specifici e rispettare scadenze ben definite per evitare sanzioni fiscali.

Quali sono i registri principali?

I due registri fondamentali sono il registro delle vendite, dove vengono annotate le fatture emesse, e il registro degli acquisti, dedicato alle fatture ricevute. Questi registri permettono di tenere traccia di tutte le operazioni commerciali e di calcolare correttamente l'imposta da versare o detrarre.

Un ulteriore documento contabile è il registro dei corrispettivi, che deve essere tenuto da determinate categorie e accoglie tutti i ricavi derivanti da cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuati senza emissione di fattura. Dal 2020, i commercianti trasmettono telematicamente i corrispettivi giornalieri all'Agenzia delle Entrate attraverso registratori di cassa telematici.

Scopri il nostro conto business

Quali sono le regole per una corretta registrazione delle fatture elettroniche?

La normativa italiana stabilisce regole chiare per garantire la corretta tenuta dei registri IVA. Il registro delle vendite e quello degli acquisti sono disciplinati rispettivamente dagli artt. 23 e 25 del DPR n. 633/1972.

I registri possono essere tenuti in formato cartaceo o digitale. La maggior parte delle aziende oggi utilizza software gestionali che automatizzano l'importazione dei dati di registrazione delle fatture elettroniche ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Per la fatturazione elettronica verso la PA, cioè le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione, valgono le stesse regole di registrazione. Anch’esse devono essere annotate nei registri IVA secondo i termini stabiliti dalla legge.

È fondamentale rispettare l'ordine cronologico di numerazione e inserire tutti i dati di fatturazione obbligatori per ogni operazione. Solo così si garantisce la trasparenza e la verificabilità delle scritture contabili.

Come effettuare la registrazione delle fatture elettroniche nel registro delle vendite?

Il registro delle fatture emesse accoglie tutti i documenti relativi alle vendite. Lo stesso DPR n. 633/1972 stabilisce che la data di registrazione della fattura elettronica deve avvenire entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione.

Per ogni fattura emessa devi annotare i seguenti dati obbligatori: numero progressivo della fattura, data di emissione, ditta o denominazione del cliente, partita IVA o codice fiscale del destinatario, importo imponibile e IVA in base all’aliquota applicata.

Per le operazioni esenti, non imponibili o fuori campo IVA, devi indicare il titolo di inapplicabilità e il riferimento normativo. La registrazione contabile della fattura elettronica avviene automaticamente se utilizzi un software gestionale collegato al Sistema di Interscambio.

Scopri il servizio di fatturazione gratuito

Come effettuare la registrazione contabile delle fatture elettroniche nel registro degli acquisti?

Il registro degli acquisti raccoglie tutte le fatture passive ricevute. La registrazione contabile della fattura elettronica, in questo caso, è essenziale per esercitare il diritto alla detrazione dell'IVA.

L'articolo 25 del DPR n. 633/1972 stabilisce che le fatture d'acquisto devono essere annotate prima della liquidazione periodica nella quale viene esercitato il diritto alla detrazione. In alternativa, la registrazione può avvenire entro la scadenza della dichiarazione IVA annuale.

In pratica, per una fattura ricevuta a gennaio 2025, puoi detrarre l'IVA nella liquidazione dello stesso mese se la registri entro il 15 febbraio. Altrimenti, si può versare trimestralmente come spieghiamo nei paragrafi seguenti.

I dati obbligatori da inserire sono: ditta o denominazione del fornitore, numero e data della fattura, importo imponibile e IVA a seconda dell’aliquota. Anche per gli acquisti vale l'obbligo di registrare nell'ordine di ricezione i documenti.

La tempestiva registrazione delle fatture d'acquisto è fondamentale non solo per rispettare gli obblighi fiscali, ma anche per ottimizzare la gestione del credito IVA e pianificare correttamente i flussi di cassa aziendali.

Quali sono i termini per la registrazione delle fatture elettroniche?

I termini di registrazione variano tra fatture attive e passive.

Per le fatture emesse, il termine è sempre il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione, indipendentemente dalla data di trasmissione allo SdI.

Un'operazione effettuata il 25 novembre va registrata entro il 15 dicembre, anche se la fattura viene trasmessa al Sistema di Interscambio nei giorni successivi. Questo permette di contabilizzare correttamente l'operazione nel mese di competenza.

Per le fatture elettroniche ricevute, la registrazione IVA deve avvenire prima della liquidazione periodica in cui si esercita la detrazione. La norma consente anche una registrazione elettronica tardiva fino alla dichiarazione annuale, ma questo comporta un ritardo nel recupero dell'IVA.

Chi effettua la liquidazione IVA trimestrale può registrare le fatture emesse entro la fine del mese successivo al trimestre, ma ciò non vale per le fatture ricevute. Tuttavia, la maggior parte delle imprese italiane liquida mensilmente l'IVA e deve quindi rispettare termini più stringenti.

Scopri di più su Finom

È obbligatorio stampare e conservare le fatture elettroniche per la relativa registrazione?

La stampa delle fatture elettroniche non è obbligatoria. Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) ne disciplina la conservazione digitale, in particolare non basta salvare i file XML sul computer, ma serve un processo tecnico che garantisca autenticità, integrità e reperibilità dei documenti per 10 anni.

Il servizio di conservazione può essere gestito internamente, affidato a operatori privati certificati, oppure si può utilizzare il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Quest'ultimo conserva automaticamente tutte le fatture transitate per il Sistema di Interscambio.

La conservazione deve essere completata entro tre mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Per le fatture dell'anno 2024, la dichiarazione dei redditi scadrà il 31 ottobre 2025. Il termine ultimo per completare la conservazione digitale sarà il 31 dicembre 2025.

Stampare le fatture per uso interno è possibile ma non ha valore fiscale. In caso di controllo, l'Agenzia delle Entrate richiede sempre l'esibizione dei file XML originali conservati digitalmente.

Quali casi particolari considerare nella registrazione elettronica?

Alcuni casi richiedono attenzione particolare. Le note di variazione (a credito o a debito) vanno registrate negli stessi registri delle fatture originarie. Le note di credito stornano l'IVA a debito nel registro vendite, mentre quelle d'acquisto rettificano l'IVA a credito.

Le fatture ricevute da fornitori esteri richiedono procedure specifiche. Per gli acquisti intracomunitari serve l'integrazione della fattura con IVA italiana, mentre per i servizi extra-UE bisogna emettere un'autofattura.

Le operazioni in regime di reverse charge (inversione contabile) prevedono che sia l'acquirente ad applicare l'IVA anziché il fornitore. Queste situazioni richiedono una doppia registrazione che vedremo nel prossimo paragrafo.

Come funziona la doppia registrazione per le autofatture?

Le autofatture richiedono una doppia registrazione elettronica nei registri IVA. Questo meccanismo si applica negli acquisti intracomunitari, nei servizi extra-UE e in alcune operazioni in reverse charge.

L'acquirente deve prima integrare la fattura ricevuta indicando l'aliquota e l'importo dell'IVA applicabile in Italia. Poi deve registrare il documento sia nel registro degli acquisti (generando IVA a credito) sia nel registro delle vendite (creando IVA a debito).

Questa doppia annotazione rende neutrale l'operazione dal punto di vista finanziario: l'IVA a debito e quella a credito si compensano nella liquidazione periodica. Tuttavia, l'omessa doppia registrazione è sanzionabile, come confermato dalla Corte di Cassazione.

Leggi gli altri articoli:

Ultimi articoli