Qu’est-ce qu’une facture ? Définition, types et obligations en comptabilité

La facture est un document essentiel pour encadrer la vente de biens ou de services. Dans ce guide, découvrez les différents types de factures, les mentions obligatoires et nos conseils pratiques pour optimiser votre facturation en PME ou TPE.

Quelle est la définition d'une facture ?

Une facture est un document comptable et juridique qui formalise la vente de biens ou de services entre un fournisseur et un client. Elle détaille les biens ou services vendus, leur coût, les éventuelles remises et les modalités de paiement. Dans la majorité des cas, elle doit également faire apparaître la TVA (taxe sur la valeur ajoutée).

Lors de la réception de biens ou services, il est important de vérifier que la facture correspond à ce qui a été livré. Une bonne gestion des factures, avec un facturier ou un logiciel, facilite la gestion des dépenses et assure la transparence des transactions commerciales.

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À quoi ressemble une facture ?

Les modèles de facture varient en fonction du statut de l’entreprise et de son activité. Ci-dessous, vous trouverez un exemple de facture sans TVA fournie par Finom.

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Fonctions de la facture

Les factures jouent plusieurs rôles essentiels dans la gestion et la sécurisation de l’activité commerciale :

Conserver l’historique des transactions : elles laissent une trace écrite de la vente ou de la prestation. Elles précisent les parties impliquées, le contenu de la commande, les conditions d’exécution et les modalités de paiement.
Aider les comptables : il s’agit d’un document comptable obligatoire et indispensable à la bonne tenue de la comptabilité générale. La facture permet de calculer les montants dus aux créanciers, de suivre les dépenses et de faciliter les déclarations fiscales.
Servir de preuve en cas de litige : les factures peuvent servir de support juridique fiable en cas de litiges entre un acheteur et un vendeur. Elles aident à prévenir les fraudes et protègent les deux parties.
Fournir des données pour l'analyse commerciale : elles permettent de recueillir des informations sur les habitudes d'achat des clients, les types de biens ou services commandés, les périodes d’activité, etc. Ces données aident à orienter les décisions stratégiques de l'entreprise.

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Les mentions obligatoires sur la facture

Une facture type doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

Date d’émission de la facture : déclenche le compte à rebours pour que le client règle sa facture.
Numéro de facture : chaque facture doit avoir un numéro unique, attribué dans un ordre chronologique et sans rupture. Il peut être accompagné de lettres ou d'autres symboles. Ce numéro permet de tracer toutes les factures envoyées à un client.
Identité du vendeur : indique la dénomination, forme juridique, adresse du siège social, SIREN/SIRET, RCS (commerçants) et montant du capital social (uniquement pour les sociétés) du vendeur.
Identité de l'acheteur : précise le nom et prénom (particulier ou entrepreneur individuel) ou la dénomination, l’adresse du siège social et l’adresse de facturation si différente.
Numéro du bon de commande : s’il existe, il faudra le placer sur la facture.
Date de la vente ou de la prestation : correspond à la date à laquelle la vente a été réalisée.
Description des produits/services : dénomination précise et référence de chaque produit/service, prix unitaire HT, taux et montant unitaire de TVA.
Quantité : nombre de produits vendus et/ou services vendus.
Remises, rabais ou ristourne : à indiquer si des réductions de prix ont été acquises au moment de la vente ou de la prestation de services.
Frais supplémentaires : par exemple, les frais de livraison, d'emballage ou d’assurance.
Total à payer : montant total à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Conditions de paiement : elles présentent la date limite de paiement (Net 15, Net 20, payable à réception, etc.), les conditions d’escompte, le taux des pénalités de retard et mentionnent l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Numéros d’identification TVA : ils doivent être précisés pour le vendeur et l’acheteur (s’il est redevable de la TVA), sauf si le montant de la facture est inférieur ou égal à 150 €.
Mentions spécifiques éventuelles : à ajouter selon chaque cas particulier, comme la franchise de TVA, l’autoliquidation, la garantie légale de conformité ou le régime de la marge.

Ces mentions obligatoires permettent de normaliser la facturation et facilitent l’automatisation. De plus en plus d’entreprises adoptent la facturation électronique, qui permet à la fois de gagner du temps, de limiter les erreurs et de respecter les obligations légales.

Les types de factures en comptabilité

Vous pouvez utiliser différents types de factures selon le stade de la transaction (devis, vente, acompte, export, impayé, etc.). Voici les types de factures les plus courants :

Facture pro-forma : document envoyé au client avant la commande, donnant une estimation des conditions (prix, quantités, délais). Elle n’a pas de valeur comptable, mais il est préférable de négocier les chiffres initiaux pour éviter tout malentendu.
Facture intermédiaire : utilisée pour les longs projets, elle permet un paiement en plusieurs étapes. Le vendeur peut recevoir une partie du paiement avant la fin du projet, tandis que le client a un meilleur contrôle sur son budget et sa trésorerie.
Facture récurrente : elle est généralement établie pour des services répétitifs sur une période définie. Par exemple, une agence de publicité peut établir une facture récurrente pour des paiements mensuels.
Facture de vente : elle confirme la finalisation de la vente, détaille ses spécificités et indique souvent que les marchandises sont prêtes pour la livraison. Elle a une valeur comptable officielle, contrairement à la pro forma qui est une simple proposition.
Facture commerciale : elle est établie pour les biens ou services exportés. Puisque l'exportation est soumise à des droits de douane, elle doit contenir des informations supplémentaires, comme les coordonnées des deux parties, la liste des articles exportés (quantité, valeur, motif d'exportation), le lieu d'origine et de destination, le numéro de TVA et les détails de l'emballage.
Facture en souffrance : elle signale un retard de paiement, ce qui peut avoir un impact négatif sur sa trésorerie et entraîner des tensions commerciales.

Les factures les plus courantes restent la facture pro forma et la facture de vente, notamment dans les petites entreprises.

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Les avantages de la facturation électronique

Pour rendre la facturation moins chronophage et faciliter la réception des paiements, il est judicieux d'adopter une approche moderne. Aujourd'hui, la facturation en ligne est presque indispensable : elle simplifie la comptabilité et permet de réduire les coûts. La facturation électronique peut se faire manuellement avec des modèles gratuits, ou de manière automatisée avec des outils avancés.

Microsoft propose un vaste choix de modèles de factures, téléchargeables gratuitement et personnalisables. Vous pouvez utiliser des modèles Word ou Excel, ou opter pour une solution entièrement en ligne avec les modèles Google Sheets. Il existe également différents générateurs en ligne qui permettent de créer facilement une facture prête à l'emploi.

Pour aller plus loin, des outils comme Finom permettent de simplifier encore plus le processus de facturation. Vous pouvez établir une facture qui sera générée et remplie automatiquement, le tout depuis votre smartphone et en moins d’une minute.

Le client recevra une facture avec un lien pour soumettre son paiement en un seul clic. L'application mobile Finom (Android et iOS) dispose aussi d'une fonction de rappel automatique afin qu'aucune facture ne soit oubliée. Et grâce à l'intégration bancaire, Finom vérifie chaque facture et son règlement pour assurer que tous les paiements sont complets. Votre charge de travail est réduite et vous gagnez du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches.

Qu’est-ce qu’une facture par rapport à d'autres documents financiers similaires ?

Voyons maintenant comment une facture diffère d’autres documents commerciaux.

Facture et reçu

Même s’ils se ressemblent beaucoup, ces deux documents ne sont pas identiques. Le reçu sert de preuve légale de l'achat effectué par le client. Il est émis après le paiement du client et peut être présenté pour retourner ou échanger des marchandises. La facture est émise avant ou au moment du paiement pour officialiser la dette du client. Elle ne constitue pas une preuve de paiement.

Facture et addition

Ces deux documents se ressemblent sur deux points : ils indiquent un montant à payer au vendeur et sont remis avant le paiement effectif. Alors, quelle est la différence ? Une facture est un document comptable officiel utilisé dans les transactions commerciales ou professionnelles. Elle engage le client à payer dans un délai convenu. L’addition est spécifiquement liée à la restauration et nécessite un paiement immédiatement après la prestation.

Facture et bon de commande

Le bon de commande est émis par l’acheteur pour formuler une demande d’achat : il précise les produits ou services souhaités, leurs quantités, et les conditions convenues. Il prouve l'intention de l'acheteur de payer les produits ou services commandés. La facture est envoyée par le vendeur après l’exécution de la commande pour réclamer le paiement.

FAQ

Comment faire une facture quand on est auto-entrepreneur ?

En tant qu'auto-entrepreneur, vous devez inclure les informations suivantes sur vos factures : votre nom et vos coordonnées, celles du client, la date, un numéro de facture unique, la description et le prix des biens ou services fournis, le montant total, et la TVA si elle est applicable. Vous pouvez utiliser des outils en ligne ou des modèles de facture pour simplifier le processus.

Quel est l'objectif de la facture ?

La facture sert à enregistrer et officialiser une vente. Elle prouve ce qui a été vendu, à quel prix, dans quelles conditions et quand le paiement est attendu. Elle permet de garder une trace des transactions pour la comptabilité et les impôts.

Combien de temps une entreprise doit garder ses factures ?

En France, le ministère de l'Économie impose aux entreprises de conserver leurs factures pendant 10 ans pour des raisons comptables, fiscales et légales.

Comment remplir une facture ?

Vous pouvez concevoir votre facture librement, à condition qu’elle intègre toutes les mentions obligatoires : vendeur, client, date, numéro, description et prix des produits et/ou services, montant total, TVA (si applicable). Vous pouvez vous aider de modèles gratuits ou utiliser un logiciel pour simplifier le processus.

Qui établit la facture ?

La facture est émise par le vendeur du produit ou le prestataire du service, à destination du client.

C’est quoi un avoir sur une facture ?

Un avoir est un document émis par le vendeur pour annuler une partie ou l’intégralité d’une facture. Il s’agit d’un montant que le vendeur doit rembourser ou déduire d'une prochaine facture. Il peut faire suite à une erreur de livraison, à un retour de produit, à un produit défectueux ou à titre commercial.

C’est quoi une facture proforma ?

Une facture proforma est une offre commerciale provisoire présentant une proposition de prix et de conditions avant la commande. Elle s’apparente à un devis temporaire et sert de base de négociation. Elle est valable pour une durée déterminée.

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