Voici ce qu'est une facture et comment facturer avec une petite ou moyenne entreprise en France. Découvrez les types de facturation actuels à connaître

Contenu

Bienvenue dans notre guide sur la facturation en France ; un élément essentiel de toute transaction commerciale. Les factures sont essentielles, que ce soit en tant qu'acheteur ou en tant que vendeur de biens ou de services. Mais qu'est-ce qu'une facture ?

Dans cet article, nous explorerons les différents types de factures en comptabilité, l'importance de la facturation en PME et TPE, en mettant l'accent sur les aspects liés au paiement, aux clients, aux montants, à la comptabilité, à la TVA, à la réception et au facturier pour mieux gérer vos dépenses et optimiser votre activité commerciale.

Définition de facture

Une facture est un document qui régit les relations commerciales entre un client et un vendeur. Elle indique les biens ou les services, leur coût, les modalités de paiement et les éléments de la comptabilité. La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, peut aussi être incluse dans la facture.

Lors de la réception des biens ou de services, il est important de vérifier que la facture correspond à ce qui a été livré. Un facturier bien tenu facilite la gestion des dépenses et assure la transparence dans les transactions commerciales.

Conseils de Finom : Comment créer une facture

Bref historique des factures

Avant les factures contemporaines, des bâtonnets de comptage étaient utilisés, suivis d'inscriptions sur des os, comme le bâton d'Ishango datant d'environ 20 000 à 25 000 ans au Congo. 

Les premiers documents semblables à des factures proviennent du Moyen-Orient : les Sumériens ont élaboré le cunéiforme vers 3200 av. J.-C., consignant sur des tablettes d'argile diverses transactions, dont la réception de bétail. 

La Révolution industrielle au XVIIIe siècle a apporté des améliorations notables dans la facturation, puis les machines de comptabilité au XIXe ont révolutionné ce domaine. 

Au XXe siècle, l'apparition de logos sur les factures a marqué une étape supplémentaire, avant que l'EDI dans les années 1960 ne facilite l'échange de documents financiers. Dès les années 1990, les factures ont migré vers des plateformes web.

Fonctions de la facture

Tout a sa raison d'être et la facture ne fait pas exception : vous serez surpris d'apprendre l'importance de ce document. Parmi les fonctions les plus significatives d'une facture typique, citons qu’elle permet de :

  • Conserver l’historique des transactions. Probablement la fonction la plus importante de toutes, la facture laisse une trace écrite distincte de l'activité commerciale. Elle indique qui est responsable de la prestation de services ou de la livraison de marchandises, les détails du paiement et les conditions d'exécution du contrat.
  • Aider les comptables. Qu'est-ce qu'une facture en comptabilité ? Suite au point précédent, les factures sont indispensables à la bonne tenue de la comptabilité générale. Ces documents sont utilisés pour déterminer le montant total des comptes à payer et des créanciers. En outre, les factures servent à enregistrer les recettes imposables, ce qui aide une entreprise ou un auto entrepreneur à déclarer ses revenus. Une bonne facturation peut être un atout supplémentaire en cas d'audit.
  • Fonction de représentation légale. Les factures peuvent servir de médiation fiable pour les éventuels litiges entre un acheteur et un vendeur. De cette manière, les risques d'activités frauduleuses de part et d'autre sont considérablement réduits.
  • Un outil puissant pour l'analyse. Les factures permettent de recueillir des informations sur les habitudes d'achat des clients, les types de biens ou de services les plus couramment commandés, les périodes de pointe, etc. Ces données seront très utiles pour planifier le développement futur de l'entreprise.

Comme vous pouvez le constater, la facturation peut remplir un large éventail de tâches commerciales. Elle fournit des informations claires sur la commande aux deux parties et ne laisse pratiquement aucune place à la fraude. 

Conseils de Finom : Puis-je créer des documents dans une autre devise que l'euro ?

Types de factures 

Différentes factures remplissent des objectifs distincts. Le type de facture dépend du secteur d'activité professionnelle dans lequel vous opérez et du fait que l'achat a déjà été confirmé ou non. Les types de factures les plus courants sont les suivants :

  • Facture pro-forma. Ces documents sont envoyés à un client avant la livraison des marchandises ou l'exécution d’une prestation de service. Ces factures donnent généralement un aperçu des coûts à venir. Les conditions peuvent changer au cours de la commande. Néanmoins, les chiffres initiaux doivent être négociés par le vendeur et le client afin d'éviter tout malentendu à l'avenir.
  • Facture intermédiaire. Elles sont typiques des projets de grande envergure où les paiements sont répartis sur plusieurs factures. De cette façon, chaque étape du projet doit être payée. C'est pratique pour le vendeur, car il n'a pas besoin d'attendre la fin du projet pour percevoir une partie des recettes. Les clients peuvent surveiller leur budget et réguler le flux de trésorerie en tenant compte des données de la facture.
  • Facture récurrente. Elle est généralement établie pour des services qui sont exécutés dans une période déterminée. Par exemple, disons que vous représentez une agence commerciale et que vous fournissez à vos clients des services de publicité. Si vous exigez des paiements mensuels, vous établirez une facture récurrente pour vos clients.
  • Facture de vente. Une facture de vente confirme une transaction finalisée. Elle se distingue ainsi du bon de commande. Elle détaille les spécificités de la vente et indique souvent que les marchandises sont prêtes pour la livraison. À la différence d'une facture pro forma, qui représente une proposition avant validation de commande, la facture de vente a une valeur comptable officielle.
  • Facture commerciale. Ces factures sont établies pour les biens ou services exportés. Étant donné que l'exportation est soumise à des droits de douane, les factures commerciales sont généralement plus détaillées et contiennent des informations supplémentaires, telles que les coordonnées des deux parties, une liste des articles exportés (y compris leur nombre et les raisons de l'exportation), le lieu d'origine et de destination, le numéro de tva et les détails de l'emballage.
  • Facture en souffrance. C'est peut-être la facture la plus triste de toutes pour le vendeur ! Lorsqu'un client n'est pas disposé ou incapable de payer ses services, il reçoit une facture en souffrance. Récupérer les dettes peut devenir un cauchemar pour tout entrepreneur. Toutefois, si vos factures sont transparentes et bien structurées, le risque d'avoir à gérer des contrats en souffrance est considérablement réduit, tout comme le risque de retard de paiement.

Une telle abondance de documents ne doit pas vous laisser perplexe. Le choix d'une facture dépend essentiellement du type d'entreprise que vous possédez. Les factures les plus fréquemment rencontrées sont les factures pro forma et les factures de vente, car elles sont souvent rédigées dans le secteur des petites entreprises (mais pas seulement). Cependant, les définitions d'une facture, d'une note, d'un bon de commande et d'un reçu nécessitent peut-être une explication plus approfondie. Alors, allons-y !

Qu’est-ce qu’une facture par rapport à d'autres documents financiers similaires ? 

Puisque nous avons déjà parlé de la signification d'une facture, voyons comment une facture diffère des autres documents commerciaux. 

Facture et addition

Même s’ils se ressemblent beaucoup, ces deux documents ne sont pas identiques. Le reçu sert de preuve légale de l'achat effectué par le client. Les marchandises peuvent être retournées ou échangées si l'acheteur possède le reçu. Une facture peut servir d'estimation préliminaire des services à exécuter. Considérez-la comme l'ébauche d'un futur accord commercial. 

Facture et bon de commande

Ces deux éléments se ressemblent sur deux points : ils indiquent tous deux la somme d'argent qu'un client est tenu de payer au vendeur et sont libérés avant le paiement effectif. Alors, quelle est la différence ? Comme d'habitude, le diable se cache dans les détails. Une facture oblige le client à payer quelque temps plus tard et comporte des délais de paiement précis. Pour l’addition, le paiement est censé s'effectuer immédiatement. Ainsi, un acheteur n'a pas le temps de retarder le paiement.

Facture ou bon de commande

Dans ce cas, tout est assez simple. Une facture est envoyée par le vendeur à l'acheteur. Avec un bon de commande, c'est l'inverse. L'acheteur établit un bon de commande pour définir les termes de l'accord et suivre le processus d'achat jusqu'à ses dernières étapes. Ainsi, les bons de commande prouvent l'intention de l'acheteur de payer les services, tandis que les factures indiquent le désir du vendeur de recevoir les fonds pour les services qui ont déjà été exécutés. Vous pouvez en savoir plus sur les factures et les bons de commande dans notre article « Bon de commande vs. Facture : Quelles sont les différences entre ces termes financiers ? »

Maintenant que vous en savez plus sur les termes décrits, il est nécessaire de comprendre l'importance de leur mise en œuvre pratique dans les affaires. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, assurez-vous que votre comptabilité fonctionne avec tous ces types de documents financiers. Plus vos documents de comptabilité sont cohérents, plus vous bénéficiez d'une protection juridique en cas de litige. Chaque document laisse une trace et peut servir de preuve devant un tribunal. 

Nous avons déjà discuté de ce qu'est une facture dans les affaires et la comptabilité. Mais à quoi ressemble-t-elle exactement ? 

À quoi ressemble une facture ? 

Il existe différents modèles de factures adaptés à chaque cas particulier. Ci-dessous vous pouvez voir un exemple de facture sans TVA fournie par Finom.

Un exemple de facture sans TVA

 

Si vous souhaitez établir une facture similaire à celle ci-dessus pour votre entreprise, vous pouvez vous inscrire et la créer en ligne avec Finom.

Les mentions obligatoires sur la facture

Une facture type doit comporter les éléments suivants :

  • Informations de contact. Elle doit mentionner les deux parties de l'accord. Il est également conseillé de mentionner l'adresse postale, même dans le cas d'une facture électronique. Il se peut que le client souhaite également recevoir une copie physique.
  • Date d’émission. La date d'une facture déclenche le compte à rebours pour que le client remplisse ses obligations.
  • Conditions. Il s'agit de la façon dont un acheteur doit payer un vendeur. Habituellement, la colonne comporte la mention « Net » et un chiffre à côté, comme Net 15, Net 20, etc. Il s'agit du nombre de jours accordés à un client pour effectuer le paiement. Cependant, il existe d'autres options, comme « payable à réception » dans certains cas.
  • Numéro de facture et identifiant client. Ces chiffres sont essentiels pour garder les choses en ordre. Veillez à ce que toutes les factures soient affectées à un code unique. Ces numéros ne sont pas choisis par hasard. En règle générale, ils sont placés dans l'ordre chronologique et peuvent être accompagnés de lettres ou d'autres symboles. Cela permet de retracer toutes les factures envoyées à un client particulier.
  • Description des services. Chaque service doit avoir sa propre ligne avec toutes les informations adjacentes, y compris le prix unitaire et le montant total avec les taxes et les remises (le cas échéant) ainsi que les informations relatives à la TVA collectée si le vendeur est assujetti à la TVA.

La structure de ce document laisse entrevoir une possible normalisation de la facturation. L'automatisation de ce processus pourrait certainement profiter à tous les types d'entreprises. C'est là que la facturation électronique s'avère utile.

Conseils de Finom : Comment personnaliser votre facture

Les avantages de la facturation électronique 

Pour rendre la facturation moins chronophage et plus efficace en termes de réception des paiements, il est judicieux d'utiliser une approche moderne. La facturation en ligne devient presque indispensable de nos jours car elle contribue à rendre la comptabilité plus facile et plus économique. Quelles sont les méthodes pour passer à une facturation numérique ?

Tout d'abord, Microsoft propose un vaste choix de modèles de factures. Ils peuvent être téléchargés gratuitement et sont assez flexibles en termes d'ajustements nécessaires. Vous pouvez utiliser des modèles Word ou Excel comme contenu téléchargeable ou vous lancer 100 % en ligne avec les modèles de Google Sheets. En outre, il existe différents générateurs en ligne qui remplissent la même fonction : créer la structure du document. Mais que faire si vous voulez aller plus loin ? Est-ce possible ? Avec Finom, oui !

Finom fait passer la facturation à un tout nouveau niveau, et permet à toutes les parties d'une relation commerciale de se sentir à l'aise avec le flux de documents financiers. Vous pouvez établir une facture qui sera automatiquement générée et remplie, le tout sur l'écran de votre téléphone. Rassurez-vous, ça ne prendra pas plus de 60 secondes. 

Le client recevra une facture avec un lien pour soumettre son paiement en un seul clic. L'application mobile (Finom pour Android, Finom pour IOS)  dispose aussi d'une fonction de rappel afin qu'aucune facture ne soit oubliée par vos clients. Et la cerise sur le gâteau, c'est l'intégration bancaire. Finom vérifie les recettes de chaque facture avec leur montant total pour s'assurer que tous les paiements sont complets. Ainsi, votre service comptable voit sa charge de travail réduite et vous gagnez du temps pour vous occuper d'autres choses plus importantes.

En résumé

Vous savez maintenant ce qu'est la facture et comment la créer. En France, la facture est un document essentiel qui atteste d'une transaction entre le vendeur et l'acheteur. Elle doit comporter plusieurs mentions obligatoires : la date, les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, la quantité et la désignation précise des produits ou services, ainsi que le prix unitaire hors taxe.

Divers types de factures existent : la facture simple qui détaille une transaction classique, la facture correctrice qui rectifie une facture initiale en cas d'erreur, et la facture consolidée qui regroupe plusieurs factures en une seule.

De plus, en cas de retard de paiement, des pénalités peuvent être appliquées. Il est donc crucial de bien vérifier et de conserver ses factures pour assurer une comptabilité claire et transparente.

FAQ

Comment faire une facture quand on est auto-entrepreneur ?

En tant qu'auto-entrepreneur, ou si vous possédez une micro-entreprise en France, vous pouvez créer une facture en incluant les informations suivantes : votre nom et vos coordonnées, celles de votre client, la date, un numéro de facture unique, une description des biens ou services fournis, leur coût, le montant total, et si nécessaire, la TVA. Vous pouvez utiliser des outils en ligne ou des modèles de facture pour simplifier le processus.

Quel est l'objectif de la facture ?

La facture a pour objectif principal de noter ce que vous avez vendu ou acheté, combien cela coûte, comment vous allez être payé, et quand. Elle sert aussi à garder une trace de ces transactions pour la comptabilité et les impôts. C'est un document important pour enregistrer et officialiser une vente.

Combien de temps une entreprise doit garder ses factures ?

En France, le ministère de l'Économie a décidé qu' une entreprise devait conserver ses factures pendant une durée de 10 ans pour des raisons comptables, fiscales, et légales.

Vous avez une entreprise en France ? Ces articles vous seront utiles :

Derniers articles