Organigramme d’entreprise : en termes simples

Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Un organigramme d'entreprise est une représentation graphique de la structure organisationnelle d'une entreprise. Il illustre les relations hiérarchiques entre les différents départements, équipes et individus qui composent l'organisation. L'organigramme est généralement présenté sous forme de diagramme, avec des boîtes ou des blocs représentant les postes ou les unités organisationnelles, reliés par des lignes pour indiquer les rapports hiérarchiques ou fonctionnels.

Les objectifs de la création d’un organigramme sont multiples : 

• Il permet de visualiser clairement la répartition des responsabilités, les chaînes de commandement et les niveaux hiérarchiques au sein de l'entreprise.
• Il facilite la communication en fournissant une vue d'ensemble de l'organisation et en aidant les employés à comprendre leur place dans la structure.
• En comprenant la structure hiérarchique, les décideurs peuvent prendre des décisions plus éclairées sur les questions de gestion du temps, de délégation des tâches et de coordination des activités répondant à l'objet social.
• Il peut être un outil précieux pour élaborer des plans stratégiques en identifiant les domaines d'opportunité ou les éventuels goulets d'étranglement dans la structure organisationnelle.
• Il est utile pour les processus de recrutement, d'évaluation de la performance et de développement professionnel, car il permet de définir clairement les responsabilités et les objectifs des différents postes.
• Il peut être mis à jour facilement pour refléter les changements organisationnels tels que les promotions, les départs, les ruptures ou les nouvelles embauches.

L’utilisation d'un organigramme est essentiel pour visualiser et comprendre la structure organisationnelle, faciliter la communication interne, soutenir la prise de décision et favoriser une gestion efficace des ressources humaines.

Comment créer un organigramme d'entreprise ?

Créer un organigramme d'entreprise peut être un processus complexe, mais il va permettre de mieux comprendre la structure de la société. 

1. Choisir un co-créateur

Choisir un co-créateur implique de sélectionner un collaborateur clé, tel qu'un membre de la direction ou un responsable des ressources humaines, pour participer à la création de l'organigramme d'entreprise. Cette personne apporte une expertise sur la structure organisationnelle et peut aider à garantir l'exactitude et la pertinence de l'organigramme. 

2. Inventaire de tous les éléments

L'inventaire de tous les éléments consiste à rassembler toutes les informations pertinentes sur la structure organisationnelle de l'entreprise. Cela inclut les départements, les postes, les titulaires, les niveaux hiérarchiques et les relations fonctionnelles. Cette étape est primordiale pour garantir que l'organigramme reflète fidèlement la réalité de l'entreprise. Elle permet également de s'assurer que toutes les parties prenantes sont prises en compte et que l'organigramme est complet et précis.

3. Définir les relations fonctionnelles

Définir les relations fonctionnelles implique d'identifier les interactions et les liens opérationnels entre les différents postes et départements au sein de l'entreprise. Cela inclut de comprendre qui supervise qui, qui rapporte à qui et quelles sont les interactions fonctionnelles entre les différentes parties de l'organisation. 

4. Choisir le type de diagramme

Choisir le type de diagramme implique de sélectionner le format le plus adapté à la structure et aux besoins de l'entreprise. Parmi les options courantes figurent l’organigramme hiérarchique, matriciel ou fonctionnel. Cette décision dépendra de la complexité de l'organisation, des relations entre les différentes unités, et des objectifs spécifiques de communication. 

5. Choix d'une plateforme de création et d'affichage

Le choix d'une plateforme de création et d'affichage est essentiel pour élaborer un organigramme d'entreprise efficace. Des outils en ligne offrent des fonctionnalités variées pour concevoir et partager des organigrammes. Il est important de choisir une plateforme qui convient aux besoins de l'équipe qui soit facile d'utilisation, où il est possible de collaborer en temps réel et possible de partager l'organigramme de manière accessible à tous les membres de l'entreprise.

6. Élaboration de l'organigramme et planification des mises à jour régulières

L'élaboration de l'organigramme implique de rassembler les informations recueillies pour construire la représentation graphique de la structure organisationnelle. Cette étape nécessite une disposition logique des éléments pour assurer la clarté et la compréhension. En parallèle, la planification des mises à jour régulières est essentielle pour maintenir la pertinence de l'organigramme au fil du temps. Cela inclut la révision périodique pour refléter les changements organisationnels et assurer une représentation précise et actualisée de la structure de l'entreprise.

Quelques types d'organigrammes d’entreprise

Il existe plusieurs types d'organigrammes, chacun adapté à des besoins spécifiques en matière de représentation de la structure organisationnelle. 

Pyramide

Un organigramme en forme de pyramide est une représentation graphique de la structure organisationnelle où les postes et les niveaux hiérarchiques sont disposés en forme de triangle, avec les postes de niveau supérieur en haut de la pyramide et ceux de niveau inférieur à la base. Chaque niveau inférieur représente un niveau de supervision ou de responsabilité plus important. Cela donne une visualisation claire de la hiérarchie de l'entreprise.

Par exemple, le PDG est au sommet de la pyramide, suivi des vice-présidents des différents départements. Ensuite, les directeurs de chaque département sont placés en dessous, avec le chef de projet, les employés et les équipes relevant de leur supervision à la base de la pyramide. 

Arbre

Un organigramme en forme d'arbre est une représentation graphique de la structure organisationnelle où les postes et les départements sont disposés de manière hiérarchique sous forme de branches, évoquant la structure d'un arbre. Chaque niveau hiérarchique se ramifie en sous-unités ou en postes plus spécifiques.

Par exemple, le PDG est au sommet de l'arbre, suivi des vice-présidents des départements Finance et Marketing. Chaque vice-président supervise ensuite des directeurs ou chefs de département spécifiques.

Matrice

Un organigramme matriciel est une représentation graphique de la structure organisationnelle qui combine les aspects d'un organigramme hiérarchique avec ceux d'un organigramme fonctionnel. Dans un organigramme matriciel, les employés sont généralement placés dans des lignes et des colonnes, représentant à la fois leur fonction ou leur expertise et leur rattachement à différents projets, produits ou équipes transversales. Cette structure matricielle est souvent utilisée dans les organisations où les projets transversaux sont fréquents et nécessitent une allocation dynamique des compétences.

Dans cet exemple, les départements A, B et C sont représentés en lignes verticales, tandis que les projets A, B et C sont représentés en colonnes. Chaque employé peut appartenir à un département spécifique et travailler sur un ou plusieurs projets. Les responsables de projet peuvent être issus de différents départements, ce qui favorise la collaboration interdépartementale et permet une utilisation plus flexible des ressources. 

Trèfle

L'organigramme en forme de trèfle est une représentation graphique de la structure organisationnelle qui ressemble à un trèfle à quatre feuilles. Dans cet organigramme plat, le PDG ou le dirigeant occupe la position centrale, tandis que les différentes divisions ou fonctions de l'entreprise sont représentées par les feuilles du trèfle.

Par exemple, le PDG occupe le centre du trèfle, avec les différents départements de l'entreprise disposés autour de lui. Chaque feuille du trèfle représente une fonction ou une division de l'entreprise, telles que les ressources humaines, le marketing, et les finances. Cette représentation met en valeur l'importance du leadership centralisé tout en montrant la diversité des fonctions et des départements au sein de l'organisation.

Circulaire

Un organigramme circulaire est une représentation graphique de la structure organisationnelle où les postes ou les départements sont disposés en cercle. Dans cet organigramme horizontal, il n'y a pas de hiérarchie verticale, mais plutôt une approche plus égalitaire qui favorise la collaboration et la communication horizontale entre les membres de l'équipe.

Par exemple, le PDG est au centre du cercle, entouré des directeurs des départements Marketing et Ventes. Les employés de chaque département sont ensuite disposés autour de leur directeur respectif. Cette disposition circulaire favorise la communication et la collaboration entre les membres de l'organisation en mettant en avant une structure plus horizontale et égalitaire.

Sélection d'outils pour la création d'un organigramme

Pour créer un organigramme d'entreprise, plusieurs outils logiciels sont disponibles avec diverses fonctionnalités et niveaux de complexité. Voici une sélection d'outils couramment utilisés :

• Microsoft Visio : idéal pour la création d'organigrammes hiérarchiques, matriciels et fonctionnels avec des options de personnalisation avancées.
• Lucidchart : parfait pour la création d'organigrammes avec des options de partage et de commentaire en ligne pour une collaboration efficace.
• Draw.io : excellent pour la création d'organigrammes simples à complexes avec une interface intuitive et des fonctionnalités de glisser-déposer.
• Canva : adapté pour la création d'un organigramme esthétique avec des options de personnalisation pour ajouter du texte, des formes et des couleurs.

Ajouter des photos à son organigramme permet de mieux situer les différents collaborateurs. Pour ajouter des photos à l’organigramme, ces outils ont une fonction d'importation d'images disponible. Il suffit de télécharger les images correspondant aux membres de l'équipe et de les placer dans les cases ou les formes appropriées de l'organigramme.

Pour rendre l'organigramme visible, il est important de communiquer autour :

• Partagez l'organigramme en ligne via des plateformes internes comme l'intranet de l'entreprise ou les outils de collaboration.
• Imprimez l'organigramme et affichez-le dans des endroits stratégiques comme les salles de réunion ou les zones de travail communes.
• Intégrez l'organigramme dans des présentations ou des rapports pour le partager avec un large public.
• Utilisez des formats de fichier compatibles avec différents appareils et systèmes d'exploitation pour une meilleure accessibilité.

Capacités limitées de l'organigramme d’entreprise

Les organigrammes d'entreprise ont certaines limitations :

• Les organigrammes peuvent indiquer les postes et les niveaux hiérarchiques, mais ils ne fournissent souvent pas de détails sur les responsabilités spécifiques ou les tâches de chaque employé.
• Dans les entreprises complexes avec des structures matricielles ou des équipes interdépendantes, les organigrammes peuvent ne pas capturer pleinement toutes les relations et interactions entre les différentes parties de l'organisation.
• En raison des changements fréquents dans les organisations, tels que les promotions, les départs, les nouveaux embauchés ou les réorganisations, les organigrammes peuvent devenir rapidement obsolètes s'ils ne sont pas régulièrement mis à jour.
• Les organigrammes n'offrent généralement pas d'indications sur le style de gestion ou la culture d'entreprise.

Pour surmonter ces limites, les entreprises peuvent compléter les organigrammes avec d'autres outils de gestion tels que les descriptions de poste détaillées, les manuels d'organisation, les flux de travail ou les systèmes de gestion des tâches. 

Conclusion

Un organigramme d’entreprise est un excellent outil de visualisation de la structure de la société. Les différents types d’organigrammes servent des buts différents et bien choisir son modèle d'organigramme est essentiel. Même si l’organigramme d’entreprise présente des limites, car il ne reflète pas les différentes tâches ou la gestion de l’entreprise, il est un bon outil d’introduction à la dynamique organisationnelle. Les organigrammes sont des outils essentiels pour clarifier les responsabilités, favoriser la communication interne, soutenir la prise de décision et faciliter la gestion des ressources humaines. En comprenant les types d'organigrammes disponibles et leurs limites, les entreprises peuvent choisir les outils les plus appropriés pour représenter leur structure et optimiser leur fonctionnement.

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