Les notes de frais sont essentielles pour obtenir le remboursement de vos dépenses professionnelles. Dans ce guide, découvrez les règles, les exemples et les bonnes pratiques pour gérer vos notes de frais.

Contenu

Qu’est-ce qu’une note de frais et à quoi sert-elle ?

La note de frais est un document justificatif qui permet de demander le remboursement d’une dépense professionnelle avancée par un salarié ou un dirigeant d’entreprise. Cette dépense est ensuite remboursée par l’entreprise selon sa politique interne.
Les types de frais concernés par une note de frais incluent principalement : 

  • les repas pris dans le cadre professionnel
  • les déplacements (carburant, billets, taxis/VTC, péages, parking) 
  • l’hébergement lors de missions
  • les achats de fournitures ou de matériel liés à l’activité
  • les frais de télécommunication professionnels

Il est important de distinguer la note de frais d’un avantage en nature. Contrairement aux avantages en nature qui sont soumis à cotisations sociales, les frais réels remboursés via une note de frais ne constituent pas un complément de rémunération s’ils respectent les conditions légales. 

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Comment établir une note de frais correctement ?

La rédaction d'une note de frais comporte quelques étapes clés à respecter.

Informations obligatoires à inclure

Pour être valable, une note de frais doit impérativement contenir : 

  • la date de la dépense
  • la nature de la dépense
  • le montant hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  • le montant de la TVA le cas échéant
  • un justificatif original (ticket, facture, reçu)

Validité et conformité des justificatifs

Les justificatifs papier ou numériques sont acceptés. Les entreprises fixent généralement un délai de dépôt des notes de frais, souvent entre 15 jours et 3 mois après la dépense. Une facture acquittée représente le justificatif le plus fiable. En cas de numérisation, respectez les règles d’archivage.

Les justificatifs doivent être lisibles, complets et authentiques. Pour les frais réels, l'administration fiscale peut demander à consulter ces documents lors d’un contrôle.

Que faire en cas de perte d’un reçu ou justificatif ?

En cas de perte d’un justificatif, différentes solutions existent. Tout d’abord, vous pouvez rédiger une déclaration sur l’honneur détaillée. 

Vous pouvez aussi demander un duplicata au fournisseur. Enfin, vous pouvez obtenir une validation du manager avec mention des circonstances. Cette procédure doit rester exceptionnelle et être encadrée par la politique interne de l’entreprise. 

Délais moyens de remboursement d’une dépense professionnelle

Les délais de remboursement varient selon les entreprises. Toutefois, le délai moyen de remboursement se situe entre 15 et 45 jours après validation de la note de frais. 

Aucune obligation légale ne fixe de délai précis, mais les entreprises ont intérêt à traiter rapidement ces demandes pour le bien-être des équipes. 

Les méthodes de remboursement des frais professionnels

Les entreprises disposent de plusieurs approches pour rembourser les dépenses engagées par leurs collaborateurs.

Remboursement au réel (sur justificatifs)

Cette méthode consiste à rembourser le montant exact de la dépense sur présentation du justificatif. Elle présente l'avantage de la précision, mais nécessite un suivi administratif rigoureux. L'entreprise peut déduire fiscalement ces frais réels s'ils respectent les conditions de déductibilité.

Remboursement au forfait

L’entreprise peut également opter pour des forfaits prédéfinis. Il peut s'agir du barème kilométrique officiel pour les déplacements en véhicules personnels, des forfaits repas (selon les montants fixés par l’URSSAF) ou encore des indemnités forfaitaires pour les petits déplacements. 

Exemple concret de calcul des notes de frais

Prenons l’exemple d'un déplacement de 150 km avec un véhicule de 6 CV, appliquez le barème kilométrique 2025 correspondant (tranche 0–5 000 km), puis multipliez par la distance. Dans ce cas, le remboursement s'élève à 150 × 0,665 € = 99,75 € (pour la tranche 0-5 000 km). Référez-vous au barème officiel à jour.

Ce calcul comprend l'amortissement, l'assurance, l'entretien ou encore le carburant.

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Comptabilisation et fiscalité des notes de frais

Les aspects fiscaux et comptables des notes de frais exigent une attention particulière. Voici les éléments à garder en tête.

Conditions de déductibilité

Pour être déductibles, les frais doivent correspondre à trois critères essentiels : 

  • Présenter un lien direct avec l’activité professionnelle.
  • Correspondre à une charge effective pour l’entreprise.
  • Être justifiés par des preuves suffisantes (justificatifs, factures, etc.).

L’écriture comptable doit refléter fidèlement la nature de la dépense dans les comptes concernés. 

Récupération de la TVA selon les dépenses

La récupération de la TVA varie selon le type de frais. 

  • Pour les déplacements, la déductibilité de la TVA dépend du mode de transport et du régime applicable (certains transports de passagers ne permettent pas la récupération). 
  • Pour les locations de véhicules, la déductibilité suit les règles en vigueur selon l’usage du véhicule. 
  • Concernant le carburant, la TVA est récupérable selon le type de véhicule et le carburant ; à vérifier chaque année dans les textes en vigueur.
  • Pour l’hébergement, la TVA est en principe non déductible pour les séjours de collaborateurs, sauf exceptions prévues par les textes. 
  • Pour les repas, la TVA est généralement non déductible, des exceptions existent (repas d’affaires répondant aux critères). 

Barème kilométrique actualisé chaque année

L'administration fiscale publie annuellement les nouveaux barèmes kilométriques. Pour 2025, les taux varient de 0,529 € à 0,697 € par kilomètre selon la puissance du véhicule et la distance parcourue.

Gestion des notes de frais : erreurs, fraudes et prévention

Les risques les plus fréquents incluent les doublons de saisie, les erreurs de montant et parfois la fraude intentionnelle. Il convient de distinguer l'erreur de bonne foi (montant incorrect, date erronée) de la fraude volontaire (faux justificatifs, dépenses personnelles).

Pour éviter ces erreurs, il est nécessaire de mettre en place des contrôles internes et de définir des règles claires. Il est également important d’archiver les justificatifs de manière sécurisée. 

Enfin, la formation des équipes aux procédures en lien avec la gestion des frais constitue un autre levier de prévention.

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Conseils pratiques pour simplifier la gestion des notes de frais

L'optimisation du processus de gestion des notes de frais passe par la mise en place de procédures claires et d'outils adaptés aux besoins de l'entreprise.

Commencez par fixer des règles précises : quels montants maximums autorisez-vous pour les repas ou l'hébergement ? Quelles catégories de frais acceptez-vous ? Quel délai fixez-vous pour le traitement des demandes ? Ces limites évitent les mauvaises surprises et facilitent les contrôles.

Simplifiez ensuite votre circuit de validation. Plus vous avez d'intermédiaires, plus vos collaborateurs attendent leur remboursement.

Enfin, passez au numérique : la dématérialisation fait gagner un temps précieux à tout le monde.

Outils numériques : logiciels et applications pour la note de frais

L’ère numérique transforme la gestion des notes de frais en offrant de nouvelles solutions technologiques.

Fonctionnalités clés à rechercher

Un bon logiciel de gestion des notes de frais doit proposer :

  • le scan automatique des justificatifs
  • la conversion automatique des devises
  • l'archivage à valeur probante des documents
  • le suivi instantané des demandes
  • des alertes anti-fraude intégrées

Une application moderne permet la saisie mobile et la géolocalisation automatique.

Avantages pour l’entreprise et les salariés

Un bon logiciel permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie. C’est aussi un moyen de garantir la conformité fiscale pour votre entreprise. 

Exemple et modèle de note de frais

Voici un exemple type de note de frais :

Note de frais n° 2024-001

  • Date : 15 mars 2024.
  • Salarié : Jean Dupont.
  • Mission : Rendez-vous client Lyon.

Détail des frais :

  • Repas client (restaurant) : 85,00 € TTC.
  • Transport train A/R : 120,00 € TTC.
  • Total : 205,00 € TTC.

Justificatifs : Ticket restaurant n°12345, billet SNCF n°67890

Modèle de note de frais

Ce modèle de note de frais peut être adapté selon les besoins de chaque entreprise en format Excel ou Word.

FAQ

Comment faire une note de frais Excel ?

Créez un tableau avec les colonnes : date, nature, montant HT, TVA, montant TTC, justificatif. Ajoutez des formules de calcul automatique pour les totaux.

Comment faire une note de frais kilométrique ?

Multipliez le nombre de kilomètres par le taux du barème officiel correspondant à votre véhicule. Conservez un justificatif du motif professionnel du déplacement.

Comment remplir une note de frais ?

Complétez chaque champ obligatoire, joignez les justificatifs originaux et vérifiez la cohérence des montants avant soumission.

Est-ce que les notes de frais sont imposables ?

Les frais réels remboursés ne sont pas imposables s'ils respectent les conditions légales. Les forfaits peuvent être partiellement imposables au-delà des limites fixées par l’URSSAF.

Que peut-on passer en note de frais ?

Toute dépense professionnelle engagée dans l'intérêt de l'entreprise avec un lien direct avec l'activité peut faire l'objet d'une demande de remboursement.

Combien de temps conserver les notes de frais et leurs justificatifs ?

La durée de conservation est de 10 ans pour les justificatifs fiscaux et au moins de 3 ans pour les documents sociaux.

Combien de temps pour déclarer une dépense ?

La plupart des entreprises fixent un délai entre 1 et 3 mois après la dépense. 

Comment calculer une note de frais d’essence ?

Utilisez le barème kilométrique officiel qui intègre déjà le coût du carburant, ou remboursez au frais réel sur justificatif de plein.

Comment gérer un taux de change pour une dépense en devises ?

Appliquez le taux de change du jour de la dépense ou celui fixé par votre politique interne. Conservez la justification du taux utilisé.

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