La facture d’avoir est un document comptable qui permet d’annuler ou de rectifier une facture existante. Cette facture rectificative est couramment utilisée par les entrepreneurs pour s'assurer de la conformité comptable et fiscale de leurs transactions.
Dans ce guide, vous découvrirez pourquoi la facture d'avoir est indispensable et comment l’utiliser dans votre entreprise pour être en conformité avec la loi.
Qu'est-ce qu’une facture d'avoir ?
La nécessité de recourir à des méthodes conformes pour modifier ou annuler des factures a été renforcée avec l’introduction de la loi anti-fraude à la TVA en 2018. Cette loi française a imposé l’utilisation de logiciels de comptabilité certifiés pour garantir la traçabilité des modifications des factures.
Une facture d’avoir permet à l’entreprise d’annuler ou de modifier légalement une facture déjà émise. Elle consiste à créer une nouvelle facture qui fait office de reconnaissance de dette envers le client pour :
- Un produit ou service non-fourni ;
- Un produit ou service mal fourni.
Par le biais de cette facture, l’entreprise reconnaît qu’elle doit un remboursement au client. Cela peut par exemple être lié à un retour de marchandises ou encore à une réduction commerciale. Sa rédaction est libre, mais il est essentiel de faire apparaître des mentions obligatoires sur la facture d’avoir.
Selon l’Article L110-4 du Code de commerce, la facture d’avoir dispose généralement d’une durée de validité de 5 ans. Toutefois, cette durée peut varier si l’entreprise prévoit d’autres dispositions dans ses conditions générales de vente. Tout comme la facture d'origine, il est nécessaire de conserver la facture d’avoir pour une durée d’environ 10 ans.
Comment distinguer la facture d'avoir des autres factures ?
En comptabilité, il est fréquent de rencontrer des termes similaires qui correspondent à des choses complètement différentes. C’est notamment le cas de la facture d’acompte et de l’escompte sur facture d'avoir qui sont différentes de la facture d’avoir.
La facture d’acompte correspond à une facture émise dans le but de recevoir un acompte, c’est-à-dire le versement d’un premier paiement. Par exemple, pour une prestation de service d’un montant total de 400 €, un acompte de 25 % peut parfois être demandé au moment de la réservation. Le client doit donc d’abord payer sa facture en deux fois, à des intervalles différents. Dans cette situation, l’entreprise émet une première facture d'acompte d’un montant de 100 €, puis une seconde facture avec le reste à payer de 300 €.
L’escompte sur facture d’avoir, permet à l’entreprise d’accorder une remise à son client si ce dernier réalise un paiement anticipé. Cette remise, similaire à une remise commerciale, est appliquée sur une facture existante et il est donc nécessaire qu’elle soit matérialisée par le biais d’une facture d’avoir.
Quelle est l'utilité de la facture d'avoir ?
La facture d’avoir est un document qui est bénéfique à la fois pour l’entreprise et son client. Elle peut être utilisée pour corriger une erreur dans la facture initiale, telle qu'une erreur de prix, une mauvaise prise en compte des frais d'expédition, une erreur de calcul, etc.
La modification des factures étant interdite par la loi, la facture de crédit est le seul moyen de corriger une facture existante en cas d'erreur. Elle permet aussi à la société d’effectuer un geste commercial après que la signature de la vente ait déjà eu lieu, qui pourra prendre la forme d’un remboursement partiel ou d’un rabais sur une prochaine facture.
Pour le client, la facture d'avoir permet de reconnaître la dette que l'entreprise envers lui suite à un retour de marchandise ou encore l'annulation de sa commande. Ce dernier peut alors bénéficier d’un remboursement, ou utiliser le montant de l’avoir pour le paiement total ou partiel d'un futur achat.
La facture d'avoir est souvent utilisée pour enregistrer le retour de marchandises par le client. Elle annule la facture initiale et régularise la situation comptable.
Comment créer une facture d'avoir ?
Pour faire une facture d’avoir conforme à la loi, il convient de respecter certains critères. La facture d’avoir doit suivre les règles de facturation classique. Puisqu’elle sert à annuler ou modifier une facture existante, il est essentiel qu’elle contienne les informations de la facture initiale. Toutefois, les montants peuvent être indiqués avec des chiffres négatifs qui permettent de mettre en évidence ce qui a été annulé sur la facture.
Mentions obligatoires
La facture d’avoir doit faire apparaître un certain nombre de mentions obligatoires, comme :
- Les coordonnées du client et du vendeur ;
- L’adresse de facturation ;
- Le numéro de bon de commande ;
- Le numéro de la facture ;
- La mention “facture d’avoir” ou “avoir” ;
- Un libellé contenant le motif de l’annulation ;
- La date d’émission de la facture ;
- La date de la vente ou du service ;
- La description et la quantité des produits/services ;
- Le prix unitaire de chaque produit/service ;
- Les montants détaillés ;
- Les taux de TVA applicables ;
- Le montant total HT et TTC ;
- Les CGV (conditions de vente) de l’entreprise.
Certaines mentions facultatives sont également courantes sur les factures d'avoir comme les modalités de règlement. L’entreprise peut préciser si le remboursement sera effectué par virement, chèque, par un autre mode de paiement, ou si le client bénéficiera d’une remise sur une facture ultérieure ou d’un bon d’achat.
A noter : il vous faudra également modifier certains termes sur la facture. C’est notamment le cas pour le “net à payer”, qu’il faudra remplacer par “net à déduire”.
Numérotation
La facture d’avoir doit être numérotée sans discontinuité, tout comme la facture classique. Les règles de numérotation doivent être respectées pour sa comptabilisation, c’est-à-dire :
- En utilisant la numérotation classique ;
- En se servant d’une numérotation parallèle relative aux avoirs.
Avoirs rectificatifs
Si les rectifications à appliquer à la facture sont trop importantes, il est préférable d’établir une facture d’avoir annulant l’intégralité de la facture initiale. L’entreprise pourra alors émettre une nouvelle facture exempte d'erreurs.
Utilisation d’un logiciel de facturation
Certains outils numériques permettent aux entreprises d’établir leurs factures et leurs avoirs à partir d’une même interface. Ces outils permettent d’éditer facilement et rapidement les factures, mais aussi d’alerter l'entreprise en cas de problème de conformité avec les réglementations en vigueur. Certains outils complets comme les CRM permettent même d’obtenir des informations utiles, notamment concernant le comportement d’achats des clients.
Voici quelques exemples de logiciels vous permettant d’éditer vos facture facilement :
- Sage 50 Compta & Facturation (complet et idéal pour les petites structures) ;
- Evoliz (pour les TPE et PME) ;
- Zervant (logiciel économique).
En utilisant un logiciel de comptabilité, vous serez à même de gagner du temps au quotidien et donc de gérer vos démarches administratives plus efficacement.
La facture d’avoir selon différents types de situations
La facture d’avoir permet toujours de modifier ou d'annuler une facture en comptabilité. Elle peut être utilisée dans plusieurs types de situations.
En cas d'annulation d'une facture antérieure
Si le client ou l’entreprise annule partiellement ou entièrement une commande, il ne sera plus demandé au client de régler le montant de la facture initiale. La facture d’avoir pour annulation d’une commande peut également intervenir lorsque il y a eu une double facturation par inadvertance.
En cas de crédit commercial
Parfois la facture d’avoir peut intervenir lorsque l’entreprise souhaite effectuer un geste commercial à son client par le biais :
- D’une remise ;
- D’un escompte ;
- D’un rabais ;
- D’une ristourne périodique.
Ce geste commercial peut être effectué pour plusieurs raisons :
- Améliorer ou solidifier les relations commerciales ;
- Regagner la confiance d’un client et compenser une insatisfaction précédente ;
- Dédommager un retard de livraison ;
- Résoudre un litige.
En cas d'erreur dans la facture
Il est également fréquent que la facture d’avoir soit émise pour rectifier une erreur sur une facture existante. L’erreur peut par exemple porter sur :
- Le prix ou le calcul du prix ;
- Les références des produits ou services concernés par la facture ;
- Les coordonnées du client.
Exemple de facture d'avoir
Voici un exemple de facture d'avoir :
| Élément | Montant |
| Facture initiale n°2024-001 | 1 000 € HT |
| Remise exceptionnelle | -100 € HT |
| Sous-total | 900 € HT |
| TVA 20% | 180 € |
| Total TTC | 1 080 € |
| Net à déduire | -1 080 € |
Conclusion
En France, l’émission d’une facture d’avoir est obligatoire pour toute entreprise qui souhaite modifier ou annuler une facture client déjà émise. Elle permet à l’entreprise de comptabiliser la modification de la facture et de reconnaître sa dette envers le client. Le client peut alors bénéficier d'un remboursement, ou bien d’un rabais sur une autre facture ou d’un bon d’achat.
Pour faciliter la comptabilisation des avoirs et assurer leur conformité avec la loi en vigueur en matière de facturation, les entreprises peuvent s’aider de logiciels de comptabilité adaptés.
FAQ
Qui établit la facture d’avoir ?
La facture d’avoir est un document comptable établi par l’entreprise à l’origine de la facture client initiale. Elle peut être effectuée par le biais d’un logiciel de comptabilité pour un traitement conforme et simplifié.
Est-il possible de refuser une facture d’avoir ?
Il est possible de refuser une facture d’avoir dans différentes situations. Cela peut par exemple être le cas lorsqu’elle comporte une erreur concernant le montant ou les détails, si les délais n’ont pas été respectés ou encore si elle est non conforme avec les conditions générales de vente.
La TVA doit-elle apparaître sur la facture d’avoir ?
La facture d’avoir doit comporter les mêmes éléments que la facture d’origine, dont le montant de TVA s'il est indiqué.
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