XRechnung erstellen: Aufbau und Vorteile

In diesem Artikel erfährst Du alles Wichtige zur XRechnung und wie sie in Deinem Unternehmen eingesetzt werden kann.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung basiert auf einem strukturierten Datenformat in XML-Form, das den präzisen und effizienten Informationsaustausch in der elektronischen Rechnungsstellung ermöglicht. Dies erleichtert die Integration der E-Rechnung in bestehende Buchhaltungssysteme und sorgt für eine reibungslose Abwicklung.

Das Format XRechnung basiert auf der Norm EN 16931 und ermöglicht es, XML-Rechnungen automatisch einzulesen. Dadurch wird der gesamte Rechnungsstellungsprozess für Unternehmen deutlich beschleunigt und optimiert.

Neben der XRechnung gibt es im Bereich der elektronischen Rechnungsformate auch die ZUGFeRD Rechnung. Während die XRechnung besonders für den deutschen öffentlichen Sektor und die Konformität mit der europäischen Norm EN 16931 entwickelt wurde, bietet ZUGFeRD eine hybride Lösung, die PDF-Format und XML-Daten kombiniert und häufig in der Privatwirtschaft genutzt wird. 

Diese Flexibilität kann insbesondere für Unternehmen nützlich sein, die eine einfache Integration ihrer Rechnungen in verschiedene IT-Systeme wünschen. Die Wahl zwischen diesen Formaten hängt letztlich von den jeweiligen Anforderungen und der vorhandenen Infrastruktur ab.

Typische Bestandteile einer XRechnung sind Pflichtinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leitweg-ID und detaillierte Angaben zu den Rechnungspositionen. Durch die einheitliche Struktur können Fehler bei der Dateneingabe reduziert und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht werden, was die Effizienz im Rechnungsprozess weiter steigert.

XRechnung und E-Rechnung: Gibt es Unterschiede?

Häufig wird die Frage gestellt, ob die XRechnung einfach nur eine Art der E-Rechnung ist. Tatsächlich handelt es sich dabei um eine besondere Form der elektronischen Rechnung, die speziell den Normen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht und strenge Standards für die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungen verfolgt.

Um die Unterschiede zwischen diesen beiden Formaten zu verdeutlichen, haben wir eine vergleichende Tabelle erstellt:

Diese Tabelle verdeutlicht, dass die XRechnung ein spezifisches Format mit klaren Anforderungen ist, während der Begriff “E-Rechnung” eine breitere Definition darstellt und verschiedene Formate und Standards umfassen kann. Die Wahl des geeigneten Formats hängt von den individuellen Anforderungen und der bestehenden Infrastruktur ab.

Der Zusammenhang zwischen XRechnung und EN 16931

Die Europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für die Struktur und Anforderungen der XRechnung. Diese Norm legt fest, welche Datenfelder erforderlich sind und wie die Rechnungsdaten standardisiert dargestellt werden. Sie stellt somit sicher, dass alle zur Verarbeitung und Bezahlung einer Rechnung benötigten Informationen enthalten sind und problemlos ausgelesen werden können.

Wichtige Punkte der Norm EN 16931 im Zusammenhang mit der XRechnung sind die folgenden:

1. Datenfelder: Die Norm definiert spezifische Pflichtfelder, die in einer XRechnung enthalten sein müssen, darunter:
   • Rechnungsnummer
   • Rechnungsdatum
   • Lieferdatum
   • Name und Adresse des Lieferanten und des Kunden
   • Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
   • Betrag und Mehrwertsteuer
2. Standardisierte Darstellung: Die Norm beschreibt, wie diese Daten strukturiert und in der XRechnung dargestellt werden müssen, um eine maschinelle Auslesbarkeit zu gewährleisten.
3. Fehlerreduktion: Durch die Vorgaben werden Inkonsistenzen und Fehler bei der Rechnungsstellung minimiert, was die Effizienz erhöht.
4. Archivierung: Die standardisierte Struktur erleichtert die digitale Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, da die Rechnungen einheitlich gespeichert und abgerufen werden können.
5. Interoperabilität: Die Norm fördert die Interoperabilität von verschiedenen Softwarelösungen für die Verarbeitung von XRechnungen und sorgt somit für eine geradlinige Kommunikation zwischen Rechnungsstellern und Empfängern.

Wer muss XRechnungen erstellen?

In Deutschland gilt für bestimmte Unternehmen und öffentliche Einrichtungen wie Länder und Kommunen die Pflicht zur Erstellung und Versendung von XRechnungen. Ab dem Jahr 2025 ist dies für viele Unternehmen in Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend:

Format der XRechnungen: So ist eine XRechnung aufgebaut

XRechnungen basieren auf dem XML-Format und werden mit einem strukturierten semantischen Datenmodell erstellt. Zu den wesentlichen Bestandteilen gehören:

• Daten des Rechnungsempfängers: Name, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls die Leitweg-ID
• Daten des Rechnungsausstellers: Name, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsausstellers
• Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Rechnungspositionen und Rechnungsbetrag
• Zahlungsweise: Bankverbindungsdaten und Zahlungsziele
• Zusätzliche Details: Vertragsnummer, Bestellnummer oder Auftragsnummer

Erstellte Rechnungen können dank dieser standardisierten Struktur nahtlos in die Systeme der Empfänger integriert werden und unterstützen somit eine effiziente Verarbeitung.

Obwohl die XRechnung im XML-Format vorliegt und für Menschen nicht intuitiv lesbar ist, können spezielle Softwarelösungen die Daten visuell aufbereiten. Eine typische XRechnung könnte folgendermaßen aussehen:

<Invoice>

    <DocumentID>RE2022-1234</DocumentID>

    <InvoiceDate>2022-04-30</InvoiceDate>

    <Seller>

        <Name>Verkäufer GmbH</Name>

        <Address>Beispielstraße 1, 12345 Beispielstadt</Address>

    </Seller>

    <Buyer>

        <Name>Käufer AG</Name>

        <Address>Beispielweg 2, 54321 Beispielstadt</Address>

        <LeitwegID>1234567890</LeitwegID>

    </Buyer>

    <TotalAmount>1190,00 €</TotalAmount>

    <TaxRate>19%</TaxRate>

</Invoice>

So kannst Du XRechnungen erstellen und versenden

Die Erstellung und das Versenden von XRechnungen können über verschiedene Softwarelösungen und Tools erfolgen. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Vorbereitung der Daten: Sammle alle relevanten Informationen, bevor Du Rechnungen erstellst.
2. Auswahl eines geeigneten Tools: Nutze Software, die XRechnungen im XML-Format erstellt.
3. Eingabe der Rechnungsdaten: Fülle alle erforderlichen Datenfelder aus.
4. Überprüfung und Validierung: Stelle sicher, dass die XRechnung den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht.
5. Versand der Rechnung: Versende die XRechnung elektronisch, entweder per E-Mail oder über eine spezialisierte Plattform.

Diese Schritte ermöglichen eine schnelle und effiziente elektronische Rechnungsstellung, die besonders in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wichtig ist.

Um den Prozess zu beschleunigen, solltest Du vorgefertigte Vorlagen verwenden. So kannst Du sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind und die Formatierung korrekt ist.

Es gibt auch Online-Generatoren für XRechnungen, die eine einfache Erstellung ermöglichen. Allerdings bieten diese Generatoren oft keine automatische Archivierung oder Integration mit anderen Systemen.

Die Vorteile von XRechnungen für Unternehmen

Die XRechnung bietet zahlreiche Vorteile, die die Effizienz und Wirtschaftlichkeit von Unternehmen erheblich steigern können. Im Folgenden werden die wichtigsten davon detailliert erläutert:

• Zeitersparnis: Durch die digitale Rechnungsstellung mit XRechnungen entfallen zeitaufwändige manuelle Eingaben und Korrekturen. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf tatsächlich wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, statt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen.
• Kostenersparnis: Die Umstellung auf XRechnungen führt zu signifikanten Kosteneinsparungen. Papier- und Versandkosten entfallen, da Rechnungen elektronisch versendet werden.
• Platzersparnis: Die digitale Archivierung ermöglicht es Unternehmen, große Datenmengen sicher und kosteneffizient zu speichern, ohne wertvollen Büroplatz zu beanspruchen.
• Fehlerreduktion: Durch die Verwendung festgelegter Datenfelder und Formate wird die Genauigkeit erhöht und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Falschangaben reduziert. Dies verbessert nicht nur die Qualität der Rechnungsstellung, sondern auch die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten.
• Erhöhte Transparenz: Unternehmen können den Status von Rechnungen jederzeit überprüfen und erhalten somit einen besseren Überblick über ihre Finanzen. Dies trägt dazu bei, den Cashflow zu optimieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
• Verbesserte Compliance: Mit der Einführung von XRechnungen wird sichergestellt, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen.
• Integration in bestehende Systeme: XRechnungen können nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden. Dies verbessert die Effizienz der Rechnungsverarbeitung und erleichtert die Datenanalyse.
• Nachhaltigkeit: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs leisten Unternehmen einen Beitrag zum Umweltschutz.

Eine XRechnung aus einem PDF-Dokument generieren

Falls Du bereits PDF-Rechnungen nutzt, gibt es Tools, die diese in XRechnungen umwandeln können. Dazu gehören spezialisierte Konverter, die den Inhalt eines PDFs extrahieren und in das XML-Format umwandeln. So kann der Umstieg auf XRechnungen auch für Unternehmen erfolgen, die bisher auf PDF-Rechnungen gesetzt haben.

XRechnungen empfangen und übermitteln

Der Empfang und die Übermittlung von XRechnungen erfolgen meist digital. Die Rechnung wird dabei als XML-Datei versendet und kann über spezielle Portale wie die Zentrale Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) eingereicht werden.

Der Empfänger erhält die Rechnung elektronisch und kann sie direkt in sein Buchhaltungssystem importieren. Dies erleichtert die Verarbeitung und spart wertvolle Zeit.

XRechnung archivieren: Wichtige Aufbewahrungspflichten

In Deutschland müssen Rechnungen nach den gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Auch für XRechnungen gelten hier strenge Regelungen, die sicherstellen sollen, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und unverändert bleiben. Die Archivierung kann auch elektronisch erfolgen, was zusätzliche Kosteneinsparungen bedeutet.

Nachfolgend findest Du wichtige Aufbewahrungspflichten für XRechnungen:

• Aufbewahrungsfrist: XRechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Unveränderlichkeit: Die archivierten Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben. Jegliche Änderungen sind unzulässig und müssen dokumentiert werden.
• Zugänglichkeit: Die archivierten XRechnungen müssen jederzeit für Prüfungen durch das Finanzamt oder andere Behörden zugänglich sein.
• Sichere Speicherung: Die Daten sollten in einem sicheren und geschützten Umfeld gespeichert werden, um Datenverlust und unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Dokumentation: Alle Archivierungs- und Aufbewahrungsprozesse müssen dokumentiert werden, damit im Falle von Prüfungen nachgewiesen werden kann, dass alle Vorschriften eingehalten wurden.
• Backup-Strategien: Es sollten regelmäßige Backups durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die archivierten Daten nicht verloren gehen.
• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Bei der Archivierung von XRechnungen sind die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen.

XRechnungen erfolgreich im Unternehmen einführen

Die Einführung der XRechnung in einem Unternehmen kann durch einige vorbereitende Maßnahmen erleichtert werden:

1. Mitarbeiterschulung: Stelle sicher, dass das Buchhaltungsteam mit der Struktur und den Anforderungen der XRechnung vertraut ist. Regelmäßige Schulungen und Workshops helfen, das Wissen zu vertiefen und Unsicherheiten auszuräumen.
2. Software-Integration: Implementiere eine Software, die die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen unterstützt. Achte darauf, dass die Software mit bestehenden Systemen kompatibel ist und eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet.
3. Überprüfung interner Prozesse: Optimiere interne Abläufe, um die Umstellung auf elektronische Rechnungen zu erleichtern. Analysiere bestehende Prozesse und identifiziere Bereiche, in denen die Effizienz gesteigert werden kann.
4. Durchführung von Testläufen: Führe Testläufe mit XRechnungen durch, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Simuliere verschiedene Szenarien, um die Handhabung und den Workflow zu überprüfen.
5. Feedback: Hole Rückmeldungen von Mitarbeitern ein, die mit der neuen Software arbeiten. Dies kann helfen, potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen.
6. Dokumentation der Prozesse: Halte alle Änderungen und neuen Verfahren schriftlich fest. Eine klare Dokumentation erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
7. Integration in bestehende Systeme: Stelle sicher, dass die XRechnung nahtlos in andere Systeme wie das ERP-System integriert wird, um einen reibungslosen Austausch von Daten zu gewährleisten.
8. Langfristige Planung: Entwickle einen langfristigen Plan für die Implementierung und Nutzung von XRechnungen, der auch zukünftige Anpassungen und Erweiterungen berücksichtigt.

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ZUGFeRD als Alternative zur XRechnung: Ein Vergleich

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei gängige Formate im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung. Die XRechnung, die auf der Norm EN 16931 basiert, ist speziell für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland konzipiert und verwendet ein strukturiertes XML-Format. 

Demgegenüber bietet das ZUGFeRD-Format eine hybride Lösung, die sowohl XML-Daten als auch PDF-Dateien integriert. Diese Flexibilität erlaubt es, Rechnungen maschinell zu verarbeiten, während gleichzeitig die visuelle Darstellung für den manuellen Gebrauch erhalten bleibt. 

Das ZUGFeRD-Format wird daher häufig in der Privatwirtschaft eingesetzt, wo es die einfache Integration in unterschiedliche IT-Systeme ermöglicht:

Die Implementierung von XRechnungen bietet Unternehmen somit nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern fördert auch die Effizienz, Genauigkeit und Nachhaltigkeit im Rechnungswesen. Diese Vorteile tragen dazu bei, die Liquidität zu verbessern und eine stabile finanzielle Basis für zukünftiges Wachstum zu schaffen.

FAQ

Seit wann ist der Standard XRechnung gültig?

Der Standard XRechnung ist seit 2020 offiziell gültig, wird aber stetig weiterentwickelt.

Wer ist von der Pflicht zur XRechnung betroffen?

Die Pflicht zur XRechnung gilt für Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen.

Was versteht man unter einer Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die beim Versand von XRechnungen an öffentliche Verwaltungen verwendet wird, um die Rechnung korrekt zuzuordnen.

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