Spesenabrechnung 2024 – ein vollständiger Leitfaden

Was ist eine Spesenabrechnung? 

Die Spesenabrechnung ist das wichtigste Dokument, das die Verwendung der Mittel einer Person während einer Geschäftsreise festlegt und bestätigt. Sie dient zudem als essenzielles Instrument für die transparente und gerechte Verwaltung von berufsbedingten Ausgaben. Alle Ausgaben, die dem Arbeitnehmer während der Geschäftsreise entstehen, wie z. B. Transportkosten, Mahlzeiten, Unterkunft und andere Ausgaben, werden über diese Spesen abgerechnet.

Wieso ist eine Spesenabrechnung wichtig?

Zunächst einmal ist die Spesenabrechnung für Arbeitnehmer von besonderer Bedeutung. Sie leisten bei Dienstreisen einen Vorschuss auf ihre Spesen. Reicht der Arbeitnehmer die Spesenabrechnung nicht ein, werden seine Ausgaben nicht erstattet. Es ist daher sehr wichtig, alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Dienstreise genau zu erfassen.

Die Mitarbeiter sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass eine unkorrekte Spesenabrechnung ein Grund für eine fristlose Entlassung sein kann.

Für das Unternehmen ist die Spesenabrechnung ebenso wichtig. Die Spesenabrechnung dient als Nachweis für die Steuerbehörde, dass die geltend gemachten zusätzlichen Reisekosten korrekt abgerechnet wurden.

Welche Reisespesen dürfen abgerechnet werden?

Beim Ausfüllen der Spesenabrechnung muss der Arbeitnehmer seine Ausgaben im Zusammenhang mit der Dienstreise angeben, wie z. B. Mahlzeiten oder Hotelübernachtungen. Beschließt der Arbeitnehmer jedoch, während der Dienstreise ins Theater zu gehen, kann er vom Arbeitgeber keine Erstattung der Kosten für die Eintrittskarten verlangen. Da dies in keiner Weise mit arbeitsbezogenen Aufgaben zusammenhängt.

Gleichzeitig kann und sollte der Eintritt zu berufsbezogenen Veranstaltungen (z. B. Eintrittskarten für eine Messe oder einen Kongress) in die Spesenabrechnung einbezogen werden.

Im Folgenden werden die Kosten, die in die Spesenabrechnung aufgenommen werden können, näher betrachtet. Diese sind in vier verschiedene Posten unterteilt.

Fahrtkosten

Dies ist in der Regel der größte Teil der Kosten. Dazu gehören Reisen mit allen möglichen Verkehrsmitteln, beispielsweise die Reise mit dem Flugzeug oder der Bahn, wenn Sie die Tickets selbst gebucht haben und nicht das Unternehmen sie im Voraus für Sie bucht sowie ein Taxi oder ein zugelassenes Auto, falls Sie aus beruflichen Gründen damit gefahren sind. (Taxifahrten zum Theater sollten nicht in die Spesenabrechnung einbezogen werden).

Nach dem Bundesreisekostengesetz beträgt die Kilometerpauschale bei Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug 30 Cent pro gefahrenen Kilometer, für alle anderen Fahrzeuge ein Pauschalbetrag von 20 Cent pro Kilometer.

Übernachtungskosten

Sie können Ihre Übernachtungskosten erstatten, wenn Sie sie auf der Geschäftsreise selbst bezahlt haben.

Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Unternehmen die Erstattung von Übernachtungskosten begrenzen. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr als den vereinbarten Betrag erstattet bekommen können. Daher müssen Sie sich bei der Wahl eines Hotels oder einer Wohnung an einen bestimmten Betrag halten.

Verpflegungsmehraufwand

Ein Arbeitnehmer, der auf Geschäftsreise ist, gibt in der Regel mehr Geld für Lebensmittel aus als zu Hause. Zu Hause können sie ihr eigenes Essen kochen, während sie auf Geschäftsreisen meist in Cafés und Restaurants essen, was teurer ist.

Daher haben Sie die Möglichkeit, auch die Kosten für diese Ausgaben zurückzufordern. Allerdings gibt es hier einige Einschränkungen.

Die gesetzliche Regelung von Spesenabrechnungen sieht eine Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen vor.

• Bei Inlandsreisen erhält ein Arbeitnehmer keine Erstattung für Mahlzeiten, wenn seine Geschäftsreise weniger als 8 Stunden gedauert hat.
• Bei Geschäftsreisen mit einer Dauer zwischen 8 und 24 Stunden beträgt die Erstattung 14 Euro (für Mittag und Abendessen).
• Für Geschäftsreisen von mehr als 24 Stunden: 28 Euro.

Reisenebenkosten

Sie können in die Spesenabrechnung auch eine Parkgebühr oder die Kosten für die Reparatur von privaten Pkw aufnehmen, wenn Sie ihn während Ihrer Geschäftsreise benötigen.

Zu den Reisenebenkosten gehören auch Kosten wie:

• Kommunikationskosten
• Eintrittskarten
• Ausgaben für Kundengeschenke, usw.

Eine Faustregel besagt, dass alle Ausgaben in direktem Zusammenhang mit den beruflichen Tätigkeiten stehen müssen.

Spesenabrechnung Beispiel

Wie Ihre Spesenabrechnung aussehen sollte, hängt weitgehend von dem Unternehmen ab, für das Sie arbeiten. Viele Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern vorgefertigte Spesenabrechnungsformulare zur Verfügung. Sie können ebenfalls Vorlagen für die Spesenabrechnung im Internet finden.

Welches Formular für die Spesenabrechnung Sie auch wählen, müssen Sie Ihre Daten, die Details Ihrer Reise und alle Ausgaben eintragen. Hier ist ein Beispiel für eine Spesenabrechnung:

Spesenabrechnung

Mitarbeiter: [Name des Mitarbeiters]

Abrechnungszeitraum: [Zeitraum, für den die Ausgaben abgerechnet werden]

Bitte beachten Sie, dass die oben aufgeführten Ausgaben den Unternehmensrichtlinien für Spesenabrechnungen entsprechen. Ich habe alle Belege und Quittungen beigefügt, die diese Ausgaben belegen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und die Bearbeitung meiner Spesenabrechnung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name des Mitarbeiters]

Bitte denken Sie daran, dass dies nur ein Beispiel ist. Die tatsächlichen Informationen und Kategorien können je nach den Richtlinien und Anforderungen Ihres Unternehmens variieren.

Spesenabrechnung und Steuererklärung 

Erstattet der Arbeitgeber die Kosten im Voraus im Rahmen einer Spesenabrechnung, so sind sie für den Arbeitnehmer im Allgemeinen nicht steuerpflichtig. Sie müssen aber dennoch als Anlage zur Steuererklärung eingereicht werden.

Die Ausgaben werden als Werbungskosten eingestuft und müssen in der Anlage N zur Steuererklärung angegeben werden.

Wer kann Spesen abrechnen?

Sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer können ihre Ausgaben melden.

Selbstständige können ihre Ausgaben in ihrer jährlichen Steuererklärung angeben. Angestellte hingegen erhalten in der Regel die Kosten für Geschäftsreisen von ihrem Arbeitgeber erstattet. In diesem Fall sind die Ausgaben nicht steuerpflichtig.

Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?

In Deutschland muss ein Unternehmer Spesen- oder Reisekostenabrechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Dies ergibt sich aus § 147 der Abgabenordnung (AO). Es ist wichtig, dass die Unterlagen während dieser Zeit vollständig, geordnet und jederzeit zugänglich sind.

Wie man eine Spesenabrechnung erstellt

Spesenabrechnungen können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Oft haben Unternehmen eine Berichtsvorlage oder Spesenabrechnung Tabelle mit manuellen Eingaben, die sie den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

In jedem Fall benötigt der Mitarbeiter jedoch Folgendes:

1. Sammeln Sie auf einer Geschäftsreise alle Belege, die mit der Arbeit zu tun haben.
2. Behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben.
3. Füllen Sie die Spesenabrechnung in voller Höhe ordnungsgemäß aus.
4. Reichen Sie die Spesenabrechnung zur Überprüfung z. B. per E-Mail ein.

Wenn die Spesenabrechnung geprüft und genehmigt wurde, erhalten Sie die Erstattung Ihrer Ausgaben.

Grundsätzliche Regeln für eine korrekte Spesenabrechnung

Es ist notwendig, die Regeln für eine korrekte Spesenabrechnung zu kennen, um Ihre Spesenabrechnung so korrekt wie möglich zu gestalten. Um sicherzustellen, dass Ihre Dienstreisekosten erstattet werden, und um keine Zeit mit der erneuten Erstellung und Korrektur von Dokumenten zu verschwenden, sollten Sie Ihre Spesenabrechnung nach diesen Regeln erstellen:

• Alle Ausgaben müssen durch Quittungen belegt werden. Die einzige Ausnahme sind Trinkgelder. Für Trinkgelder erhalten Sie keine Quittung. Wenn Sie also diese Ausgaben erstatten möchten, erstellen Sie bitte selbst eine Quittung und fügen Sie sie dem Hauptdokument bei.
• Es sollten nur Ausgaben gemeldet werden, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit stehen.
• Auch Selbstständige können die Erstattung von Ausgaben beantragen.
• Prüfen Sie, ob die Spesenabrechnung korrekt ausgefüllt ist.

Herausforderungen bei der Spesenabrechnung

Einerseits sind Spesenabrechnungen eine gute Möglichkeit, Geld zurückzubekommen, andererseits fällt es vielen Finanzabteilungen schwer, Mitarbeiter zum Ausfüllen solcher Abrechnungen aufzufordern. Dafür kann es eine Reihe von Gründen geben. Zum Beispiel:

• Das Unternehmen hat keine klaren Richtlinien für die Spesenabrechnung bei Geschäftsreisen. Die Geschäftsleitung stellt den Mitarbeitern keine Vorlagen für Spesenabrechnungen zur Verfügung, was das Verfahren erschwert.
• Die Mitarbeiter haben nicht die Möglichkeit und die Instrumente, um Quittungen elektronisch einzureichen.

In solchen Situationen sollte die Unternehmensleitung diesem Thema mehr Aufmerksamkeit widmen. Es ist notwendig, klare Richtlinien zu erstellen, Vorlagen vorzubereiten und den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge an die Hand zu geben. Installieren Sie zum Beispiel die unten beschriebenen Anwendungen für die Kostenabrechnung.

Digitale Spesenabrechnung 

Heutzutage gibt es verschiedene Programme, Anwendungen und Reisekosten-Software, die das Erstellen von Spesenabrechnungen erleichtern. Es handelt sich um Software-Lösungen, die die Verwaltung der Einnahmen, die Überwachung der Ausgaben und die Rechnungsstellung an einem zentralen Ort vereint. Dank ihnen können Arbeitnehmer Belege in eine App hochladen und sie sofort an ihren Arbeitgeber senden. Das ist einfach, schnell und bequem. Außerdem geht das Dokument nicht mehr verloren, wie es bei Papierbelegen der Fall ist. 

Die Reisekostenabrechnungs-Software spart Zeit für Mitarbeiter und Management. Eine solche Plattform ist Finom, die Ausgabenmanagement-Dienstleistungen sowohl für Geschäftskontoinhaber als auch für Unternehmensmitarbeiter anbietet. Geben Sie einem Mitarbeiter eine Finom-Debitkarte aus, setzen Sie ein erforderliches Limit und verfolgen Sie alle seine Ausgaben auf Geschäftsreisen. Ihr Mitarbeiter kann jede Quittung ganz einfach fotografieren und digitalisieren. Anschließend kann er sie in die App hochladen und mit einem Etikett versehen, sodass eine Spesenabrechnung leicht heruntergeladen und zu einem späteren Zeitpunkt an die Buchhaltung übermittelt werden kann. Diese Option ist nicht nur in lokaler, sondern auch in Fremdwährung verfügbar. Mit Finom ist jede Ausgabe digitalisiert und erfasst!

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Fazit

Eine Spesenabrechnung ist eine Aufzeichnung der Ausgaben, die auf einer Geschäftsreise beruflich veranlasst werden. Eine ordnungsgemäß ausgefüllte Spesenabrechnung ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich seine Ausgaben erstatten zu lassen. Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern eine Vorlage für die Spesenabrechnung oder Tools zur Erstellung einer digitalen Reisekostenabrechnung zur Verfügung, was mehrere Vorteile hat.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Erstellung einer Spesenabrechnung sorgfältig vorgehen und alle Belege aufbewahren. Der Versuch, Ihre persönlichen Ausgaben als Reisekosten geltend zu machen, kann zur Entlassung führen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was sind Spesen?

Hierbei handelt es sich um Kosten, die dem Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise entstehen.

Wann gibt es Spesen?

Spesen fallen an, wenn ein Arbeitnehmer für Übernachtungen, Verpflegung, Reisen und andere Ausgaben aufkommen muss, während er sich beruflich außer Haus befindet. 

Welche Spesen dürfen abgerechnet werden?

Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten dürfen abgerechnet werden.

Was ist bei einer Spesenabrechnung zu beachten?

Alle Quittungen müssen gesammelt und die Spesenabrechnungen korrekt ausgefüllt werden. Es ist wichtig, dass die Ausgaben, die direkt mit der Arbeit zusammenhängen, angegeben werden. 

Wie lange muss eine Spesenabrechnung aufbewahrt werden?

Es ist notwendig, eine Spesenabrechnung 10 Jahre aufzubewahren.

Wie erstelle ich eine Spesenabrechnung, wenn Quittungen verloren gegangen sind?

Wenn Quittungen oder andere Zahlungsbelege für eine Spesenabrechnung verloren gegangen sind, gibt es dennoch Möglichkeiten, eine korrekte und konforme Abrechnung zu erstellen. Für die Spesenabrechnung in Deutschland sind Verpflegungsmehraufwendungen und Kilometerpauschalen gesetzlich geregelt. Übernachtungskosten werden ebenfalls bis zu einem gewissen Betrag berücksichtigt. Diese Regelungen ermöglichen es, bestimmte Kosten ohne individuelle Quittungen pauschal abzurechnen​​.

Im Falle verlorener Quittungen können Eigenbelege erstellt werden. Diese sollten wichtige Informationen wie das Datum der Ausgabe, Art der Ausgabe, Betrag und Zahlungsart enthalten. Eigenbelege dienen als Ersatzbeleg für Ausgaben, für die keine regulären Belege mehr vorhanden sind. Man muss beachten, dass Eigenbelege sorgfältig erstellt und aufbewahrt werden müssen, um bei Bedarf gegenüber dem Finanzamt als Nachweis zu dienen. Jedoch ist es wichtig zu wissen, dass die Akzeptanz von Eigenbelegen durch das Finanzamt Grenzen haben kann, insbesondere bei höheren Beträgen. Es wird empfohlen, immer zuerst zu versuchen, Duplikate der verlorenen Belege vom Aussteller zu erhalten.

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