Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung und hat rechtliche Konsequenzen für Unternehmen. In diesem Artikel erfährst du, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen, welche Pflichten dabei gelten und wie du die Aufbewahrung effektiv gestalten kannst. 

Inhalt

Die Bedeutung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Wenn Du bereits weißt, was eine Rechnung ist, weißt Du wahrscheinlich auch, dass die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen einen wichtigen Zweck erfüllen. Sie schützen Unternehmen vor steuerlichen und rechtlichen Problemen und sind entscheidend für den Nachweis von Zahlungen und Einträgen.

Diese Fristen werden gesetzlich geregelt, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente wie Rechnungen, Buchführungsunterlagen und Vertragsabschlüsse jederzeit nachweisbar sind.

Einerseits dient die Aufbewahrungspflicht dazu, gegenüber Finanzbehörden und anderen Institutionen eine nachvollziehbare Buchführung vorzulegen. Gut geführte Unterlagen helfen, Fehler in der Buchführung zu vermeiden und hohen Strafen vorzubeugen.

Insbesondere im Fall von Rückfragen zur Abgabenordnung (AO) oder zum Handelsgesetzbuch (HGB) kann das Einhalten der richtigen Fristen entscheidend sein.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Rechnungen

Die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen sind klar definiert und verbindlich. Grundsätzlich sieht das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) vor, dass die Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen mindestens sechs Jahre beträgt. In den meisten Fällen liegt die Aufbewahrungsfrist jedoch bei zehn Jahren. 

Besonders wichtig ist hier der § 14 UStG, der Anforderungen an die Inhalte und Archivierung von Rechnungen festlegt.

Diese Fristen sind Teil der allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Sie gewährleisten die ordnungsgemäße Archivierung und Verfügbarkeit aller relevanten Geschäftsunterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum.

Gründe für die gesetzlich festgelegten Fristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen stellen sicher, dass das Finanzamt bei Bedarf alle steuerlich relevanten Dokumente überprüfen kann. Diese Regelungen umfassen dabei nicht nur die Rechnungen selbst, sondern auch weitere aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Verträge und Steuerbescheide.

Für wen gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungen?

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen schreiben, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform. Dies betrifft sowohl Selbständige und Kleingewerbetreibende als auch große Konzerne. 

Privatpersonen müssen Rechnungen nicht so lange aufbewahren, außer bei Immobilienbesitz oder absetzbaren Ausgaben.

Wie lange musst Du Rechnungen aufbewahren?

Für die Frage, wie lange Du Rechnungen aufbewahren musst, gibt es klare Regelungen. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach dem Zweck und der Art der Rechnung. 

Für viele Unternehmen und Selbstständige gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Rechnungen. Dazu zählen Ausgangsrechnungen und Belege, die Einnahmen und Ausgaben dokumentieren.

Diese Vorgabe ist im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) verankert und stellt sicher, dass steuerrelevante Dokumente bei Prüfungen zur Verfügung stehen.

Folgende Tabelle gibt einen Überblick über die gängigen Fristen, die je nach Branche und Dokumentenart variieren können:

Art der RechnungAufbewahrungsfristGesetzliche Grundlage
Ausgangs- und Eingangsrechnungen10 JahreAbgabenordnung (AO) und HGB
Privatpersonen (z.B. bei Handwerkerrechnungen)2 JahreBürgerliches Gesetzbuch (BGB)
Rechnungen von Selbständigen10 Jahre§ 14b Abs. 1 UStG
Dokumente zur Umsatzsteuer (§ 14b UStG)10 JahreUmsatzsteuergesetz

Aufbewahrungsfristen für Ausgangsrechnungen

Besondere Anforderungen gelten für Ausgangsrechnungen, die Unternehmen an ihre Kunden ausstellen. Hier gilt ebenfalls die zehnjährige Frist, die ab dem Kalenderjahr beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das bedeutet, dass eine Rechnung aus dem Jahr 2024 bis Ende 2034 aufbewahrt werden muss.

Rechnungen aufbewahren: Digital oder in Papierform?

Ob Rechnungen digital oder in Papierform aufbewahrt werden, hängt von Präferenzen und gesetzlichen Anforderungen ab. Die GoBD-konforme Archivierung folgt den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen, Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form. Sie erlaubt die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen. Voraussetzung dafür ist, dass die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Vor- und Nachteile der digitalen und papierhaften Aufbewahrung

Die digitale Archivierung bietet klare Vorteile: 

  • weniger Platzbedarf
  • leichtere Auffindbarkeit
  • schnellere Verfügbarkeit

Die papiergestützte Aufbewahrung hingegen:

  • bietet mehr Sicherheit und Übersichtlichkeit
  • technische Fehler sind ausgeschlossen

Dennoch gilt: Die elektronische Aufbewahrung wird in Deutschland anerkannt, wenn sie GoBD-konform durchgeführt wird.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Werden Rechnungen und andere buchführungspflichtige Unterlagen nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, drohen Unternehmen ernsthafte rechtliche und finanzielle Konsequenzen. Die Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten sind streng, um die Transparenz aller Geschäftsvorgänge zu gewährleisten. Dies ist eine Grundvoraussetzung für steuerliche Prüfungen und eine gesetzeskonforme Buchhaltung.

Strafen und Bußgelder

Stellt das Finanzamt bei einer Prüfung fest, dass Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten wurden oder Rechnungen fehlen, drohen hohe Strafen und Bußgelder. Diese werden je nach Schwere und Umfang des Verstoßes festgesetzt und können insbesondere bei wiederholten Verstößen erheblich sein. 

Bußgelder dienen dazu, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Unternehmen zur sorgfältigen Verwaltung ihrer Unterlagen zu verpflichten.

Steuerliche Nachteile und Probleme bei der Nachvollziehbarkeit

Neben finanziellen Strafen kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen zu steuerlichen Nachteilen führen. Ohne ordnungsgemäß archivierte Rechnungen und Belege können Ausgaben nicht nachgewiesen werden. 

Dies bedeutet, dass bestimmte Kosten unter Umständen nicht abgezogen werden dürfen, was letztlich zu einer höheren Steuerbelastung führen kann. Auch der Nachweis von Einnahmen und geschäftlichen Ausgaben wird erschwert, wenn wichtige Dokumente fehlen. 

Dies kann dazu führen, dass das Finanzamt Schätzungen vornimmt, die oft zu Ungunsten des Unternehmens ausfallen.

Verlust der GoBD-Konformität

Für digitale Rechnungen und Belege gelten die GoBD. Diese Grundsätze regeln die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen sowie den Datenzugriff.

Werden elektronische Dokumente nicht GoBD-konform aufbewahrt, können diese bei einer Betriebsprüfung als nicht rechtsgültig angesehen werden. Das bedeutet, dass das Finanzamt diese Unterlagen möglicherweise nicht anerkennt, was zu erheblichen steuerlichen und rechtlichen Problemen führen kann.

Gefährdung des Betriebsimages

Schließlich kann auch das Ansehen des Unternehmens Schaden nehmen, wenn es wegen Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten auffällt. Für Unternehmen mit sensiblen Kundendaten ist eine ordnungsgemäße Archivierung entscheidend, um das Vertrauen der Kunden zu erhalten.

GoBD und elektronische Aufbewahrung

Die GoBD-Richtlinien sind für Unternehmen bindend, die ihre Rechnungen in digitaler Form speichern möchten. Nach diesen Vorgaben müssen elektronische Rechnungen jederzeit unveränderbar und vollständig sein, damit sie im Fall einer Prüfung anerkannt werden. Dies betrifft insbesondere Rechnungen, die ein Dritter ausgestellt hat und die im Nachhinein eingesehen werden können müssen.

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist für jedes Unternehmen in Deutschland von zentraler Bedeutung und ermöglicht eine ordnungsgemäße Buchführung. Mit der Einhaltung gesetzlicher Fristen und sicherer Archivierung – digital oder in Papierform – bist Du gut auf Prüfungen vorbereitet.

FAQ

Kann ich Rechnungen elektronisch aufbewahren?

Ja, elektronische Rechnungen sind zulässig, wenn die GoBD-Anforderungen erfüllt sind. Das bedeutet, dass die Daten jederzeit verfügbar, vollständig und unveränderbar sein müssen.

Sind Aufbewahrungsfristen für Rechnungen unterschiedlich, je nachdem, ob ich im B2B- oder B2C-Bereich tätig bin?

Ja, die Anforderungen variieren leicht: Im B2B-Bereich gelten strengere Regelungen für die Archivierung und Aufbewahrungspflicht im Vergleich zum B2C-Bereich.

Wie lange gelten die Aufbewahrungsfristen nach 14b UStG?

Nach § 14b UStG gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für umsatzsteuerrelevante Rechnungen. Diese Regelung betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen.

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