Rechnung schreiben – ein Leitfaden mit Tipps und Info

Rechnung schreiben – auch, wenn es simpel klingt – kann oft zu einem Alptraum werden. Sie haben Ihr Unternehmen gegründet und Waren oder Dienstleistungen an Kunden verkauft, was bedeutet, dass Sie ihnen eine korrekte Rechnung senden müssen. Aber wie schreibt man eine Rechnung?

Auch wenn Sie Ihr Unternehmen schon seit einiger Zeit führen, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie beim Erstellen Ihrer Rechnungen weitere Informationen angeben sollten.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Faktur, die Unternehmen an Kunden oder Partner senden, in der sie zur Zahlung von Waren oder Dienstleistungen aufgefordert werden. Rechnungen enthalten in der Regel unter anderem eine Beschreibung der von Ihnen in Rechnung gestellten Artikel sowie Zahlungsbedingungen. Rechnungen sind ein wichtiger Teil der Buchführung, da Unternehmen Informationen über Umsatz und Einkommen für Steuern und Buchhaltung aufbewahren müssen.

Rechnungen unterscheiden sich von Quittungen (die die Zahlung bestätigen) und Bestellungen (die die Absicht bekunden, Waren und Dienstleistungen zu kaufen).

Finom-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung?

Eine Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie schreibe ich eine Rechnung? Es wird gesetzlich vorgeschrieben, dass Ihre Rechnungen bestimmte Informationen enthalten müssen – befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Rechnung richtig schreiben zu können.

1. Lassen Sie Ihre Rechnung professionell aussehen

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Rechnung zusammenzustellen. Sie können dies selbst mit einem Textverarbeitungsprogramm oder Excel tun, aber Sie können auch eine kostenlose Rechnungsvorlage verwenden. Je nach verwendetem Programm kann es sogar Mustervorlagen in Ihrem Textverarbeitungsprogramm geben. Sie sollten professionelle Schriftarten und Stile verwenden, die zu Ihrer Marke passen, und dann nach Möglichkeit Ihr Logo und Ihre Farben hinzufügen.

2. Vermerken Sie Ihre Rechnung erkennbar

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden wissen, dass es sich um eine Rechnung handelt, die sie erhalten. Allein das Hinzufügen des Wortes „Rechnung“ oben in Ihrem Dokument erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie pünktlich bezahlt werden, da sich Ihre Zahlungsaufforderung von anderen Dokumenten abhebt, die Ihr Kunde möglicherweise erhält. Im Gesetz heißt es auch: „Das Wort ‚Rechnung‘ muss deutlich auf dem Dokument zu erkennen sein.“

Außerdem muss Ihre Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer haben. Dies ist für Ihre Unterlagen wichtig, da Sie für alle von Ihnen erstellten Rechnungen eine Referenz haben sollten, um sicherzustellen, dass Sie keine Duplikate erstellen. Sie können eine Zahlenfolge verwenden, die allmählich ansteigt. Sie können auch Buchstaben vor einer Zahl verwenden, die auf einen bestimmten Kunden hinweisen könnte.

3. Fügen Sie den Firmennamen und Informationen hinzu

Dies bedeutet sowohl die Informationen Ihres Unternehmens als auch die Details des Unternehmens, das Sie in Rechnung stellen:

• Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
• Firmennamen und Adresse Ihres Kunden, einschließlich des Namens eines Kontakts, damit er die richtige Person erreicht
• Ihre eingetragene Firmenadresse und Firmenregistrierungsnummer, wenn Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind, zusammen mit dem formellen eingetragenen Namen.

Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind und die Namen Ihrer Direktoren auf der Rechnung hinzufügen möchten, die Namen aller Direktoren hinzufügen müssen.

4. Erstellen Sie eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, für die Sie Gebühren erheben

Diese Beschreibungen müssen nicht lang sein, wenn Sie Rechnungen stellen, aber sie sollten detailliert genug sein, damit Ihre Kunden wissen, wofür sie bezahlen. Denn wenn sie keine Ahnung haben, was ihnen in Rechnung gestellt wird, kann es sein, dass sie eher Fragen zur Rechnung stellen – was zu einem Zahlungsverzug führen könnte. Sobald Sie für jeden Artikel eine klare Beschreibung hinzugefügt haben, sollten Sie die Menge und den Preis für die erbrachte Leistung hinzufügen.

5. Vergessen Sie die Daten nicht

Sie müssen Ihrer Rechnung einige Daten hinzufügen. Diese sind Folgende:

• das Datum, an dem Sie Ihre Ware oder Dienstleistung bereitgestellt haben (das Lieferdatum)
• das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen.

Sie können das Lieferdatum zur Beschreibung Ihrer Lieferung oder Leistung hinzufügen und oben das Rechnungsdatum zusammen mit Ihrem Namen, Ihrer Adresse und Ihren Kontaktdaten erkenntlich machen.

6. Fügen Sie den Gesamtbetrag hinzu

Neben den Kosten für Lieferung oder sonstige Leistung müssen Sie auch den geschuldeten Gesamtbetrag angeben. Wenn Sie mit Ihrem Kunden einen Rabatt vereinbart haben, vermerken Sie diesen auf der Rechnung und ziehen Sie ihn von den Gesamtkosten ab. Geben Sie ggf. auch den Mehrwertsteuerbetrag an.

7. Fügen Sie einfache Zahlungsbedingungen und -optionen hinzu

Zahlungsbedingungen sollten Sie vorher mit dem Kunden vereinbart haben, aber es empfiehlt sich, diese auch auf der Rechnung zu vermerken. Wenn Sie also mit einer Zahlung innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen rechnen, erinnern Sie den Kunden daran, indem Sie dies auf der Rechnung angeben. Vor allem notieren Sie, wie genau Ihr Kunde die Zahlung vornehmen soll. Wahrscheinlich möchten Sie, dass der Kunde die Zahlung direkt auf ein Bankkonto überweist. Geben Sie in diesem Fall unbedingt Ihre Bankverbindung an. Das Einschließen klarer Zahlungsbedingungen – sowie die Erleichterung für Kunden, Sie zu bezahlen – sollte den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern, da es eine schnelle Zahlung fördert. 

Finom-Tipps: Wie Du Deine Rechnung individuell anpassen kannst

Ausstellung von Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer (14 UStG)

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen mit Mehrwertsteuer, die Sie ausstellen können – professionelle Rechnungen, modifizierte Rechnungen für Einzelhandelslieferungen, wiederkehrende Rechnungen und vereinfachte Rechnungen. Welche Informationen Sie angeben müssen, wenn Sie eine Rechnung schreiben, hängt von der Art der Mehrwertsteuerrechnung ab, die Sie ausstellen. 

Im Allgemeinen benötigen Sie jedoch die gleichen Informationen wie normale Rechnungen, sowie:

• Ihre Umsatzsteuer-ID
• den Lieferzeitpunkt, falls dieser vom Rechnungsdatum abweicht
• den Mehrwertsteuersatz und die gesamte Mehrwertsteuer, wenn alle Artikel zum gleichen Satz berechnet werden.

Sollten Sie ein Kleinunternehmer sein, sind Sie außerdem von MWSt befreit (Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.).

So senden Sie eine Rechnung

Am schnellsten und einfachsten versenden Sie Ihre Rechnungen per E-Mail. Sie können Ihre Rechnung direkt in einem nicht bearbeitbaren PDF-Format anhängen (um Betrug zu verhindern) und eine klare, kurze Beschreibung Ihres Unternehmens und Ihrer Rechnung in die Betreffzeile und den Text der E-Mail einfügen. Unterschiedliche Kunden können unterschiedliche Prozesse beim Empfangen von Rechnungen haben. Es könnte sich lohnen, herauszufinden, bestimmte Informationen der Betreffzeile hinzuzufügen, um Ihnen zu helfen, schneller bezahlt zu werden. Nachdem Sie eine Rechnung gesendet haben, können Sie Ihren Kunden anrufen, um zu überprüfen, ob er die Rechnung erhalten hat – und wenn die Zahlung nicht erfolgt, können Sie Ihren Kunden höflich anstupsen.

Alternativ gibt es eine Software, die das Versenden von Rechnungen erleichtert. In einigen Fällen können Sie Rechnungen direkt über eine mobile App erstellen und senden, oder, wenn ein Kunde den Wunsch äußert, auch per Post.

Was ist mit einer Rechnungssoftware?

Sie können diese verwenden, um den Stress, eine Online-Rechnung zu stellen zu vermeiden. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie selbst eine Rechnung erstellen, können Sie sich auch Finom ansehen, wo Sie einfach und kostenlos eine Rechnung erstellen und ausstellen können (Solo-Plan). Hier haben wir erklärt, wie man mit Finom Rechnungen ausstellt. Darüber hinaus können einige Digital-First- und Mobile-Only-Banken sogar Rechnungen für Sie erstellen und verfolgen, was die Aufzeichnungen erleichtert. 

Die Rechnungsstellung bleibt eine Schlüsselkomponente für die Verwaltung Ihres Unternehmens. Wenn sie nicht klar und leicht verständlich ist, könnten Sie Ihre Kunden frustrieren, was zu Zahlungsverzögerungen führen kann. Gerade Kleinunternehmer möchten sicher sein, dass sie zeitnah und korrekt abrechnen, denn je schneller Sie elektronische Rechnungen versenden, desto schneller werden Sie bezahlt. Außerdem ist eine gut geschriebene Rechnung der erste Schritt, um eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen.

Finom macht das Leben Freiberuflern und Kleinunternehmern leichter, indem es eine breite Palette von Finanzdienstleistungen anbietet, darunter ein Geschäftskonto, Rechnungsstellung und die Integration von Buchhaltungssoftware. Wenn Sie in Deutschland ansässig sind, können Sie während der Registrierung Ihres Unternehmens ein Finom-Konto eröffnen. Damit bekommen Sie 20 % schnellere Zahlungen und keine Zahlungsverluste durch Zahlungsvergleiche. Und alle Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS-Protokoll), damit sie niemand abfangen kann. In Finom können Sie direkt in der mobilen Anwendung  (Finom für Android, Finom für IOS) oder in der Desktop-Version kostenlos eine Rechnung erstellen und ausstellen (Solo-Plan).