Mahngebühren berechnen: Höhe und Beispiele

Mahngebühren fallen bei verspäteter Zahlung an, doch wie hoch dürfen sie sein? Hier erfährst Du die wichtigsten Regeln in Deutschland, wie Mahngebühren berechnet werden und wie Du sie vermeiden kannst.

Was sind Mahngebühren?

Mahngebühren sind Kosten, die ein Gläubiger für die Erstellung der Mahnung verlangen kann, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wurde. Sie sollen den Verwaltungsaufwand decken, den die Mahnung verursacht.

Unterschiede zu Verzugszinsen

Mahngebühren und Verzugszinsen sind nicht dasselbe. Mahngebühren fallen an, wenn eine Mahnung gestellt wird. Verzugszinsen werden gemäß § 288 BGB erhoben, sobald der Schuldner in Verzug gerät.

Die Höhe der Verzugszinsen ist gesetzlich festgelegt:

Schuldner	Verzugszinsen gemäß § 288 BGB
Verbraucher	5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank
Unternehmen	9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz

Beispiel: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung am 1. März. Der Kunde zahlt nicht innerhalb der auf der Rechnung angegebenen Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage). Gerät der Schuldner in Verzug, kann der Gläubiger Verzugszinsen berechnen und den Kunden Mahngebühren zahlen lassen.

Unterschied zwischen Mahngebühren und Inkassokosten

Mahngebühren und Inkassokosten sind nicht dasselbe. Mahngebühren werden direkt vom Gläubiger erhoben, wenn er eine Mahnung schreibt. Inkassokosten entstehen erst dann, wenn die Forderung an ein Inkassobüro übergeben wird.

Die Kosten unterscheiden sich je nach Verfahren:

Kostenart	Entstehung	Höhe
Mahngebühren	Bei der Erstellung der Mahnung durch den Gläubiger	Üblicherweise max. 2–5 € pro Mahnstufe, oft gedeckelt bei 15 €
Inkassokosten	Wenn die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben wird	Deutlich höher, oft abhängig von der Forderungshöhe, kann schnell über 40 € betragen

Beispiel:
Ein Unternehmen stellt am 1. März eine Rechnung über 500 € aus. Der Kunde zahlt nicht bis zur Rechnungsstellung-Frist (z. B. 30 Tage). Am 10. April verschickt der Gläubiger eine erste Zahlungserinnerung, danach eine Mahnung mit einer Gebühr von 5 €. Am 1. Mai übergibt er die Forderung an ein Inkassobüro, das dem Schuldner 40 € Inkassokosten in Rechnung stellt.

Ab wann dürfen Mahngebühren erhoben werden?

Mahngebühren dürfen erst dann erhoben werden, wenn der Schuldner in Verzug gerät. Doch wann passiert das genau?

Nach Ablauf der Zahlungsfrist

Wenn eine Frist im Vertrag festgelegt oder auf der Rechnung gestellt wurde, tritt der Verzug automatisch ein, sobald diese überschritten wird.

Ohne feste Frist (§ 286 BGB)

Fehlt eine Zahlungsfrist, gilt Folgendes:

Schuldner	Verzugseintritt
Verbraucher	30 Tage nach Rechnungsstellung, aber nur nach Mahnung
Unternehmen	30 Tage nach Rechnungsstellung, auch ohne Mahnung

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Ist eine Mahnung erforderlich?

Eine Mahnung zu schreiben ist nicht immer Pflicht, aber sinnvoll. Falls Du eine Vorlage benötigst, findest Du sie hier.

Besonderheiten

Verbraucher müssen erst nach dem Erhalt einer Mahnung zahlen, wenn keine feste Frist besteht.
Unternehmen geraten schneller in Verzug, oft schon durch die Rechnungsstellung-Frist oder die letzte Mahnung.
Nach Verzugseintritt können Mahngebühren erhoben und Verzugszinsen berechnet werden.

Wie hoch können Mahngebühren sein?

Mahngebühren müssen angemessen sein. Es gibt zwar keine gesetzliche Höchstgrenze, aber Gerichte akzeptieren meist 2 bis 5 Euro pro Mahnung als zulässig. Überhöhte Gebühren können unwirksam sein.

Zulässige Mahngebühren je nach Mahnstufe

Mahnstufe	Üblich zulässige Mahngebühr
Erste Mahnung	0 bis 5 Euro
Zweite Mahnung	5 bis 10 Euro
Letzte Mahnung	Maximal 15 Euro

Unzulässige Mahngebühren

Eine Pauschale von 40 Euro ist für Verbraucher unzulässig (sie gilt nur für Unternehmen nach § 288 Abs. 5 BGB).
Hohe Bearbeitungsgebühren sind nicht erlaubt.

Beispiel:
Ein Kunde erhält nach Zahlungsverzug eine Mahnung mit einer pauschalen Gebühr von 25 Euro. Da die Erstellung der Mahnung nur geringe Kosten verursacht, wäre diese Gebühr unzulässig. Der Kunde kann dagegen Widerspruch einlegen und sich auf die im BGB geregelten Mahngebühren berufen.

Berechnung der Mahngebühren – so funktioniert es

Die Berechnung von Mahngebühren erfolgt vorwiegend

durch den Verzugszinssatz und
durch pauschale Mahnkosten.

Beide Methoden werden oft kombiniert, um die durch die verspätete Zahlung entstehenden Kosten zu decken.

Berechnung mit dem Verzugszinssatz

Die Berechnung von Mahngebühren umfasst auch die Verzugszinsen, die auf den Rechnungsbetrag angewendet werden. Um die Verzugszinsen zu berechnen, kannst Du folgende Formel nutzen:

Formel:

Verzugszinsen = ((Rechnungsbetrag × Verzugszinssatz) / 365) x Verzugstage

Beispiel:

Rechnungsbetrag: 1.000 Euro
Verzugszinssatz: 9 % über dem Basiszinssatz
Verzugstage: 30 Tage
Berechnung: 1.000 Euro × 9 % / 365 × 30 Tage = 7, 40 Euro

Pauschale Mahnkosten – Was ist erlaubt?

Pauschale Mahngebühren sind in Deutschland häufig üblich. Diese Gebühren dürfen jedoch nur in einem angemessenen Rahmen liegen:

Mahnstufe	Zulässige Mahngebühr
Erste Mahnung	0 bis 5 Euro
Zweite Mahnung	5 bis 10 Euro
Letzte Mahnung	Maximal 15 Euro

Hinweis: Kosten für Porto oder internen Bearbeitungsaufwand dürfen nicht zusätzlich pauschal angesetzt werden, da diese bereits in der Mahngebühr enthalten sein müssen.

Beispiele für die Berechnung von Mahngebühren

Beispiel 1: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung von 500 Euro. Die erste Mahnung kostet 5 Euro.
Beispiel 2: Bei einer Rechnung von 1.000 Euro und einer Verzögerung von 30 Tagen wird eine Mahngebühr von 10 Euro, zusätzlich zu den Verzugszinsen, berechnet.

Was tun, wenn Mahngebühren zu hoch sind?

Hast Du eine Mahnung erhalten und die Gebühren erscheinen Dir zu hoch? Hier sind Deine Rechte:

Lege Widerspruch ein: Fordere eine detaillierte Begründung für die Höhe der Mahngebühren an.
Schalte den Verbraucherschutz ein: Zu hohe Mahngebühren können von Verbraucherzentralen geprüft und ggf. beanstandet werden.
Fordere bereits gezahlte Mahngebühren zurück: Wenn die Gebühren unzulässig waren, kannst Du die zu viel gezahlte Summe zurückfordern und Dich auf die gesetzlichen Vorgaben berufen.

Es ist wichtig, Deine Rechte zu kennen und gegebenenfalls rechtliche Schritte zu unternehmen, wenn Mahngebühren nicht gerechtfertigt sind.

Mahngebühren vermeiden: Tipps für Unternehmen und Verbraucher

Es gibt einige einfache Methoden, um Mahngebühren zu vermeiden und Deine Zahlungen pünktlich zu leisten:

Rechnungen pünktlich zahlen: Eine rechtzeitige Zahlung verhindert nicht nur Mahngebühren, sondern stärkt auch das Vertrauen zwischen Dir und Deinen Geschäftspartnern. Eine höfliche Zahlungserinnerung kann hier ebenfalls sehr hilfreich sein.
Zahlungsfristen beachten: Achte immer auf die festgelegte Frist für die Rechnungsstellung, um Verzögerungen zu vermeiden.
Automatisierte Buchhaltungssoftware nutzen: Sie erinnert Dich rechtzeitig an ausstehende Zahlungen und kann auch Zahlungserinnerungen oder Mahnungen automatisiert versenden.

So behältst Du stets den Überblick.

FAQ

Was passiert, wenn man Mahngebühren nicht bezahlt?

Sie können ins gerichtliche Mahnverfahren übergehen. Dann entstehen zusätzliche Kosten.

Wann verjähren Mahngebühren?

Nach drei Jahren zum Jahresende (Verjährung der Rechnung nach § 195 BGB).

Welche Mahngebühren sind rechtens?

Angemessene Kosten bis 15 Euro sind üblich.

Wer darf Mahngebühren verlangen?

Mahngebühren dürfen entweder vom Gläubiger selbst oder von einem beauftragten Inkassounternehmen erhoben werden.

Wie viele Mahngebühren sind erlaubt?

Es gibt keine Obergrenze, aber jede Stufe muss begründet sein.