Konsignationslager sind eine smarte Lösung für moderne Lieferketten. In diesem Artikel erfährst Du, wie das Modell funktioniert, wann es sich lohnt und worauf Du achten solltest – von der Buchhaltung bis zur Umsatzsteuer. Außerdem erhältst Du Beispiele aus der Praxis und Antworten auf häufige Fragen.

Inhalt

Konsignationslager-Definition: Was ist ein Konsignationslager?

Was also steckt hinter einem Konsignationslager? Stell Dir vor, Du bekommst Ware ins Haus, musst sie aber erst dann bezahlen, wenn Du sie wirklich brauchst. Genau das ist die Idee.

Die Produkte lagern bei Dir, gehören aber noch dem:r Lieferant:in. Erst bei der Entnahme geht die Ware in Dein Eigentum über – und wird auch dann erst abgerechnet. Das sorgt für mehr Flexibilität und weniger gebundenes Kapital.

Im Unterschied zur klassischen Lagerhaltung oder Kommissionslagerung bleibt der/die Lieferant:in rechtlich Eigentümer:in – er/sie verkauft also nicht im Auftrag, sondern stellt die Ware „auf Abruf“ bereit.

Die Bedeutung von Konsignationslagern wächst. Das Modell ist besonders in der Industrie und bei Ersatzteilen beliebt, wo kurze Wege, schnelle Verfügbarkeit und geringe Lagerkosten zählen. 

Studien zeigen: Unternehmen setzen zunehmend auf Konsignationslager, um ihre Lieferketten flexibler zu gestalten und Kapital zu schonen, besonders in Zeiten volatiler Märkte und steigender Anforderungen.

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Wie funktioniert ein Konsignationslager?

Konsignationslager funktionieren ganz einfach – und genau das macht sie so attraktiv. Der typische Ablauf bei Nutzung eines Konsignationslagers besteht aus drei Schritten:

  1. Einlagerung: Der/die Lieferant:in bringt die Ware ins Lager des:r Kund:in. Eigentum und Risiko verbleiben aber zunächst bei ihm/ihr.
  2. Entnahme: Sobald der/die Kund:in Teile der Ware braucht, werden sie direkt vor Ort entnommen.
  3. Abrechnung: Erst jetzt erfolgt die Verrechnung – meist regelmäßig, beispielsweise monatlich.

Die Produkte sind somit sofort verfügbar, ohne dass der/die Kund:in sie vorfinanzieren muss. So werden die liquiden Mittel geschont.

Die Lagerung übernimmt meist der/die Abnehmer:in. Das Risiko trägt der/die Lieferant:in, solange die Ware noch nicht entnommen wurde. Erst dann geht das Eigentum über. Dieses Modell schafft Vertrauen und sorgt für reibungslose Abläufe in der Lieferkette.

Konsignationslager: Vorteile und Nachteile

Ein Konsignationslager bringt viele Vorteile – für beide Seiten. Aber es gibt auch einige Nachteile, die Du kennen solltest.

Vorteile für Abnehmer:innen:

  • Weniger Kapitalbindung: Du bezahlst erst bei Entnahme der Artikel. Das schont Deine liquiden Mittel.
  • Mehr Flexibilität: Du hast immer Zugriff auf wichtige Materialien, wenn Du sie brauchst. Dies ermöglicht eine effiziente Lagerhaltung. Klassische Methoden wie das Bestellpunktverfahren können durch das Konsignationslager ergänzt werden.
  • Bessere Planung: Lieferengpässe lassen sich leichter vermeiden.

Vorteile für Lieferant:innen:

  • Nähe zum:r Kund:in: Die Produkte sind direkt vor Ort verfügbar – das steigert die Kundenzufriedenheit.
  • Höhere Absatzchancen: Durch die direkte Verfügbarkeit steigt oft auch der Umsatz.

Nachteile für beide Seiten:

  • Abstimmungsaufwand: Wer macht die Inventurarten, wer meldet die Entnahmen?
  • Lagerkosten bei dem:r Kund:in: Platz und Verwaltung müssen organisiert werden.
  • Unsicherheit bei der Abrechnung: Ohne klare Prozesse kann es zu Fehlern kommen.

Die Vor- und Nachteile von Konsignationslagern hängen also stark davon ab, wie gut die Zusammenarbeit läuft – mit einem durchdachten Vertrag lassen sich aber viele Risiken von Beginn an vermeiden.

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Konsignationslager und Umsatzsteuer: Was gilt?

Die umsatzsteuerliche Behandlung eines Konsignationslagers hängt davon ab, wo das Lager steht. Innerhalb Deutschlands fällt die Steuer erst an, wenn die Ware entnommen wird. Solange die Produkte im Lager bleiben, liegt keine Lieferung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vor. Erst wenn der/die Kund:in die Ware entnimmt, stellt der/die Lieferant:in eine Rechnung – inklusive Umsatzsteuer.

Bei Lieferungen ins EU-Ausland greift § 6b UStG für Konsignationslager, der die sogenannte innergemeinschaftliche Konsignation regelt. Dabei wird die Ware in ein Lager ins EU-Ausland verbracht, gehört aber weiterhin dem:r Lieferant:in. Auch hier entsteht die steuerpflichtige Lieferung erst bei Entnahme der Ware.

Diese Regelung gilt jedoch nur, wenn die Ware für eine:n bestimmte:n Abnehmer:in bestimmt ist und innerhalb von zwölf Monaten entnommen wird. Andernfalls gilt die Lieferung bereits mit dem Versand als erfolgt und die Steuer, die je nach Land unterschiedlich sein kann, wird sofort fällig. Zusätzlich muss der Vorgang in der Zusammenfassenden Meldung erfasst werden.

Konsignationslager-Beispiel: So sieht die Praxis aus

Ein mittelständischer Maschinenbauer hat viele Kund:innen, die regelmäßig Ersatzteile brauchen. Statt jede Bestellung einzeln zu liefern, richtet er bei dem:r Kund:in ein Konsignationslager ein. Dort lagern die Teile direkt vor Ort, sind aber noch Eigentum des Lieferanten.

Wenn ein:e Kund:in ein Teil entnimmt, wird es gebucht und später abgerechnet, meist einmal im Monat. Bis dahin taucht die Ware nur als Teil des Umlaufvermögens in der Buchhaltung des Lieferanten auf.

Für Kund:innen entsteht kein Risiko: Sie zahlen nur, was sie wirklich nutzen. In der Buchhaltung werden die entnommenen Teile dann als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfasst. Der Lieferant wird also erst beim Abruf der Ware als Kreditor in den Büchern geführt – vorher entstehen keine Zahlungsverpflichtungen.

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Einführung eines Konsignationslagers: Schritt für Schritt

Die Einführung eines Konsignationslagers erfordert klare Absprachen, sonst wird es schnell unübersichtlich:

  1. Produktauswahl und Lagerkapazität prüfen: Welche Waren sind geeignet? Eine ABC-Analyse kann helfen, die wichtigsten Produkte für das Konsignationslager zu identifizieren
  2. Vertraglich regeln: Was wird wann und in welcher Menge geliefert? Auch Eigentumsverhältnisse, Haftung und Entnahmeprozesse sollten festgelegt werden.
  3. Technische Umsetzung planen: Hierzu zählen Lagerverwaltung, Abrechnung und Schnittstellen zur Buchhaltung – am besten in digitaler Form.
  4. Testlauf starten: Abläufe müssen geprüft und bei Bedarf optimiert werden.
  5. Regelbetrieb einführen: Die Zuständigkeiten sollten auf beiden Seiten klar verteilt werden.
  6. Kosten-Nutzen-Analyse durchführen: Prüfe, ob sich das Modell wirtschaftlich rechnet.

Inventur im Konsignationslager

Auch im Konsignationslager muss regelmäßig gezählt werden. Doch wer ist für die Inventur verantwortlich? In der Praxis hängt das von den vertraglichen Regelungen ab.

Oft übernimmt der/die Abnehmer:in die Zählung vor Ort. Der/die Lieferant:in bleibt aber für die Bestände in seiner/ihrer Bilanz zuständig. Deshalb braucht er genaue Informationen über Entnahmen und Lagerbestand.

Die Abstimmung muss reibungslos laufen, sonst drohen Lücken in der Buchhaltung. Besonders bei der Jahresinventur gelten strenge Vorgaben. Wer hier nicht sauber arbeitet, riskiert Probleme mit dem Finanzamt.

Konsignationslager: Buchhaltung und Bilanzierung

In der Buchhaltung zählt das Konsignationslager zum Bestand des Lieferanten, auch wenn die Ware physisch bei dem:r Kund:in liegt. Solange keine Entnahme erfolgt ist, verbleibt sie als Umlaufvermögen in seiner/ihrer Bilanz.

Sobald ein:e Kund:in ein Produkt entnimmt, wird es ausgebucht und als Umsatz erfasst. Der/die Abnehmer:in nimmt die Lieferung dann in seine/ihre Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf. Die Entnahme muss klar dokumentiert sein, am besten digital.

Auch Zugänge zum

 Lager müssen korrekt verbucht werden. Nur wer hier sauber arbeitet, behält den Überblick und erfüllt alle Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung.

Die Konsignationslager-Bilanzierung ist eng mit der Lagerverwaltung verknüpft. Je besser die Prozesse abgestimmt sind, desto einfacher wird die Abrechnung – und desto geringer ist das Risiko für Fehler oder Rückfragen vom Finanzamt.

Unterschied Konsignationslager vs. Kommissionslager

Konsignationslager und Kommissionslager klingen ähnlich, sind aber nicht dasselbe. Beim Konsignationslager bleibt der/die Lieferant:in Eigentümer:in der Ware, bis ein:e Kund:in sie entnimmt. Die Produkte lagern auf dem Gelände des:r Abnehmer:in oder in einem nahegelegenen Depot.

Was ist Dropshipping und was ist der Unterschied? Beim Dropshipping wird die Ware direkt vom Hersteller zu dem:r Kund:in geliefert. Das Konsignationslager ist hingegen ein eigenes Zwischenmodell mit klarer Lagerlogik.

Beim Kommissionslager verkauft der/die Händler:in die Ware im Auftrag des:r Lieferant:in. Eigentum und Abrechnung erfolgen nach anderen Regeln – oft erst bei tatsächlichem Weiterverkauf an Dritte.

Beim Konsignationslager trägt der/die Lieferant:in das Risiko bis zur Entnahme; beim Kommissionslager agiert der/die Händler:in als Vermittler mit Provision. Konsignationslager dienen also dem Eigenbedarf, Kommissionslager dem Weiterverkauf. Umsatzsteuer fällt beim Konsignationslager erst bei Entnahme an. Beim Kommissionslager wird sie beim Verkauf fällig.

FAQ

Wann lohnt sich ein Konsignationslager?

Es eignet sich, wenn Du regelmäßig mit bestimmten Kund:innen zusammenarbeitest und Lieferzeiten verkürzen willst. Besonders bei hochwertigen oder schwer planbaren Gütern ist das Modell sinnvoll.

Welche Verträge braucht man?

Ein klarer Konsignationsvertrag ist Pflicht. Darin regelst Du Eigentum, Lagerort, Abrechnung, Haftung und Inventur.

Wie funktioniert die Versteuerung bei EU-Geschäften?

Für innergemeinschaftliche Lager gilt § 6b UStG. Der/die Abnehmer:in muss vorher feststehen und die Entnahme muss innerhalb von 12 Monaten erfolgen. Andernfalls entsteht die Steuerpflicht schon beim Warentransport.

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