Eine Inventarliste ist unverzichtbar, denn sie zeigt Dir, was Dein Geschäft wirklich wert ist. Hier erfährst Du, was drinsteht, wann sie Pflicht ist und wie Du mit einer Vorlage sofort Klarheit schaffst.

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Inventarliste-Vorlage-Finom (Excel)

Ideal zur schnellen und strukturierten Erfassung Deines Betriebsvermögens – ob im Büro, Lager oder beim Unternehmensverkauf. Jetzt die Excel-Vorlage für die Inventarliste kostenlos herunterladen und direkt ausfüllen!

Was ist eine Inventarliste: Definition

Die Inventarliste ist ein zentrales Dokument der Buchführung und Bestandteil des Inventars. Sie listet alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens einzeln, systematisch und mit Angaben zu Menge und Wert auf. Damit unterscheidet sie sich vom Inventar, das zusätzlich strukturierende Kategorien wie Anlage- und Umlaufvermögen enthält.

Rechtlich ist die Erstellung der Inventarliste in Deutschland in § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Dort heißt es: Alle Kaufleute müssen zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit sowie zum Ende eines jeden Geschäftsjahres ein vollständiges Inventar aufstellen. Die Inventarliste ist dabei das praktische Arbeitsmittel, um dieses gesetzlich vorgeschriebene Inventar zu dokumentieren.

Auch wenn Du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist – etwa wenn Du die Einnahmenüberschussrechnung nutzt –, ist eine Inventarliste hilfreich, zum Beispiel für die interne Übersicht oder als Nachweis bei Versicherungen.

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Warum ist eine Inventarliste wichtig?

Eine übersichtliche Inventarliste ist mehr als ein Buchhaltungsdokument – sie ist ein echtes Multifunktionstool für Dein Unternehmen. Die Liste bringt Ordnung in Dein Betriebsvermögen und hilft Dir, jederzeit den Überblick zu behalten. Das ist besonders in vier Bereichen nützlich:

  • Buchhaltung und Jahresabschluss: Die Liste zeigt Dir genau, welche Vermögenswerte vorhanden sind. Damit ist sie die Grundlage für die korrekte Bilanzierung – egal ob bei der doppelten Buchführung oder der vorbereitenden Buchhaltung.
  • Steuern: Für das Finanzamt ist die Inventarliste ein Beleg, dass Du Dein Betriebsvermögen vollständig und korrekt erfasst hast. Das kann helfen, Ärger bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
  • Versicherungen: Im Schadensfall, etwa nach einem Einbruch, Brand oder Wasserschaden, dient die Liste als Nachweis gegenüber Deiner Versicherung.
  • Planung und Investitionen: Wenn Du weißt, was Du hast, kannst Du besser planen, kalkulieren und investieren. Anwendungsbereiche reichen von der kalkulatorischen Abschreibung bis zur Anschaffung neuer Technik.

So hilft Dir die Inventarliste, Deine Finanzen nicht nur korrekt, sondern auch smart zu steuern.

Was gehört in eine Inventarliste?

Damit Deine Inventarliste wirklich für Steuerberater:innen, das Finanzamt oder Dein eigenes Controlling von Nutzen ist, sollte sie folgende Angaben enthalten:

PositionBeschreibung
BezeichnungWas ist der Gegenstand? (z. B. Laptop, Bürostuhl, Firmenwagen)
MengeWie viele Einheiten gibt es davon?
StandortWo befindet sich der Gegenstand (z. B. Büro, Lager, Filiale)?
WertWas ist der aktuelle Zeit- oder Anschaffungswert?
Anschaffungsdatum (optional)Wann wurde der Gegenstand gekauft oder übernommen?
Inventarnummer (optional)zur eindeutigen Zuordnung, besonders bei größeren Unternehmen nützlich

Je genauer und aktueller Deine Liste ist, desto nützlicher wird sie im Alltag – egal ob Du eine GmbH gründen, eine bestehende Firma ausstatten oder ein Büro übergeben willst.

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Inventarliste erstellen – So geht’s

Eine Inventarliste zu erstellen, klingt komplizierter als es ist. Mit der richtigen Struktur und den passenden Tools hast Du sie in wenigen Schritten einsatzbereit und kannst sie für Büro, Lager oder den Unternehmensverkauf nutzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Vorlage wählen: Am einfachsten startest Du mit einer digitalen Lösung, beispielsweise einer kostenlosen Excel-Vorlage für die Inventarliste. Viele Vorlagen bieten bereits Spalten für alle wichtigen Angaben wie Name, Anzahl, Standort und Wert.
  2. Bestand erfassen: Gehe Raum für Raum durch Dein Büro oder Lager. Notiere alles, was zum Betriebsvermögen gehört – vom Drucker bis zur Kaffeemaschine.
  3. Werte eintragen: Trage den aktuellen Zeitwert jedes Gegenstands ein. Nutze zur Bewertung auch Kaufbelege, Lieferscheine oder Abschreibungspläne.
  4. Liste digitalisieren: Falls Du die Notizen handschriftlich gemacht hast, kannst Du die Daten abschließend in Deine Excel-Tabelle übernehmen. Dort kannst Du nach Kategorien sortieren und einfacher Aktualisierungen vornehmen.
  5. Regelmäßig aktualisieren: Die beste Liste hilft nichts, wenn sie veraltet ist. Plane feste Termine ein – zum Beispiel einmal im Quartal –, um neue Gegenstände hinzuzufügen oder nicht mehr vorhandene Gegenstände zu löschen.

Ein Extra-Tipp für Steuer und Ordnung: Ergänze Deine Liste um Dokumente wie Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder ergänzende Belege, damit Du bei Rückfragen immer gut vorbereitet bist. Wenn Du im Team arbeitest, kannst Du eine Cloud-Tabelle nutzen. So bleibt alles im Büro und im Homeoffice aktuell.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Inventarliste erstellen?

Dies ist immer dann nötig, wenn Du Dein Betriebsvermögen systematisch erfassen willst – zum Beispiel zu Beginn eines Geschäftsjahres, bei einer Betriebsprüfung oder vor dem Verkauf Deines Unternehmens. Auch bei der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist sie ein praktisches Tool.

Was gehört bei einem Miet- oder Kaufvertrag zur Inventarliste?

Hier dokumentierst Du alles, was übergeben wird, darunter Möbel, Geräte und Ausstattung inklusive Zustand, Menge und Standort. Das schafft Transparenz zwischen Käufer:in und Verkäufer:in bzw. Mieter:in und Vermieter:in und schützt vor Missverständnissen.

Was muss bei einer Inventarliste beachtet werden?

Wichtig ist, dass alle Angaben korrekt, vollständig und nachvollziehbar sind. Nutze eine strukturierte Tabelle, ergänze Werte und Standorte und achte auf Aufbewahrungsfristen für Dokumente, falls die Liste steuerlich relevant ist.

Wie erstellt man eine Inventarliste beim Hausverkauf?

Erfasse alles, was im Haus verbleibt: von Einbauschränken über Geräte bis hin zur Beleuchtung. Nutze am besten eine Rechnungsvorlage im PDF-Format, um den Wert einzelner Gegenstände zu belegen. Das ist besonders bei hochwertigen Objekten wichtig.

Wie sieht eine Inventarliste für eine Kücheneinrichtung aus?

Typische Inhalte sind Elektrogeräte, Töpfe, Geschirr, Besteck und Möbel. Für jedes Element notierst Du Anzahl, Zustand und geschätzten Wert. Bei einer umfangreichen Ausstattung lohnt sich eine Quittungsvorlage, um Nachweise zu ergänzen.

Wie sieht die Inventarliste beim Verkauf eines Hotels aus?

Hier wird es umfangreich, denn alles vom Mobiliar über Technik bis zur Dekoration wird erfasst. Oft erfolgt die Gliederung nach Zimmern, Etagen oder Bereichen. Nutze digitale Vorlagen, um den Überblick zu behalten und gegebenenfalls eine Excel-Rechnung für größere Positionen zu erstellen.

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