Elektronische Rechnung mit Finom: Merkmale der Erstellung

Es ist nicht einfach, mit all den Neuheiten Schritt zu halten, die den Alltag von Unternehmer:innen, KMUs und Freiberufler:innen beeinflussen, insbesondere wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht. Die elektronische Rechnungsstellung steht dabei an vorderster Stelle, und obwohl sie nicht wirklich als Neuheit zu bezeichnen ist, kann sie in der Verwaltung und Buchhaltung immer noch Schwierigkeiten bereiten. Was den Fintech-Sektor betrifft, ist Deutschland derzeit sicher unter den fortschrittlichsten Ländern, und genau deshalb konsolidiert Finom zunehmend sein Serviceangebot in diesem Land.

Von der EU-Richtlinie 2014/55/EU bis hin zum Steuervereinfachungsgesetz von 2011 setzt Deutschland bereits seit Jahren EU-Vorgaben in nationales Recht um, sodass die elektronische Rechnungsstellung sowie der Austausch von E-Rechnungen problemlos verlaufen kann.

Deutschland führend bei elektronischen Rechnungen

Die Digitalisierung der Wirtschaft der verschiedenen Länder ist eine der Prioritäten der Europäischen Kommission, die den Fortschritt durch einen spezifischen Index, den sogenannten DESI (Digital Economy and Society Index) überwacht. Dieser Index berücksichtigt verschiedene Metriken: von Konnektivität, Digitalisierungsgrad der Wirtschaft, Bestehen digitaler öffentlicher Dienste, tägliche Nutzung des Internets durch Bürger bis hin zum Vorhandensein von Humankapital im digitalen Sektor. In einem Ranking, das mit dieser Statistik verknüpft ist, lag Deutschland 2019 auf Platz 12 und hat sich damit im Vergleich zu 2018 einen Platz nach oben gearbeitet, jedoch im Vergleich zu 2017, wo Deutschland auf Platz 11 lag, einige Positionen eingebüßt. Im Jahr 2022 liegt Deutschland im Digital Economy and Society Index (DESI) auf Platz 13 von 27 EU-Mitgliedstaaten. Die Bundesrepublik liegt jedoch stets über dem Durchschnitt der restlichen Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

Die deutsche Geschäftswelt zeigt sich auch äußerst aufgeschlossen gegenüber Veränderungen digitaler Natur: Der Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung ist bereits weit verbreitet, insbesondere in sehr einflussreichen Bereichen der Volkswirtschaft wie der Automobilbranche, dem Einzelhandel, der Chemie und dem Maschinenbau. Denn die Vorteile sind vielfältig: die Rechnungsstellung in elektronischer Form ermöglicht es Freiberufler:innen, KMUs und Unternehmen, die Prozeduren zu vereinfachen, fördert die Transparenz und begrenzt das Risiko der Steuerhinterziehung. Nicht zuletzt ist die Ausstellung der elektronischen Rechnung zeitsparend und in gewissem Sinne auch ökologischer.

Was ist eine E-Rechnung?

Es handelt sich dabei um eine Rechnung in digitalem Format, was nicht nur die Erstellung einer PDF-Datei, sondern den gesamten E-Rechnungsprozess umfasst: Mit dieser Bezeichnung ist die Gesamtheit aller Schritte von der Erstellung zur Listung der gesamten Positionen, dem Versand und der Archivierung des Dokuments gemeint. Unsere Tipps zur Rechnungsstellung können Sie hier einsehen.

Wenn Sie sich auf einen Service wie jenenr von Finom verlassen möchten, können Sie nicht nur Rechnungen schnell und effizient erstellen, sondern auch deren Bezahlung überwachen. Sie können z.B. Zahlungserinnerungen versenden, Ihr Kapital durch einen Bankabgleich im Auge behalten, Rechnungen ins PDF-Format exportieren und verschiedenen Personen, wenn nötig, ein leicht zugängliches und übersichtliches Archiv aller ausgestellten elektronischen Rechnungen und gegebenenfalls deren Zahlungsstatus zur Verfügung stellen. Wenn Sie sich also fragen, wie Sie nicht nur Rechnungen ausstellen, sondern auch sicherstellen können, dass diese archiviert werden, ist dieser Service genau das Richtige für Sie.

So erstellen und versenden Sie eine E-Rechnung über die Finom-Plattform

Wir wollen uns nun Schritt für Schritt ansehen, wie über die Finom-Plattform elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Der Prozess ist wirklich einfach: Wenn Sie bereits alle benötigten Daten hast, dauert es weniger als eine Minute, eine elektronische Rechnung zu erstellen!

1. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus

Wir beginnen natürlich mit einer der wichtigsten Informationen: Für wen stellen Sie die Rechnung aus? Über Finom können Sie alle notwendigen Daten eingeben, damit das Dokument vollständig und fehlerfrei ist. Achten Sie darauf, alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder, also alle Pflichtfelder, auszufüllen.

Sobald Sie alle Daten Ihrer Kund:innen eingegeben haben, können Sie diese speichern, um sie beim nächsten Mal, wenn Sie eine neue Rechnung ausstellen müssen, schneller abrufen zu können.

2. Geben Sie die Rechnungsnummer ein

Jede Rechnung muss mit einer eigenen Rechnungsnummer versehen werden, damit sie von anderen Rechnungen zu unterscheiden ist! Überprüfen Sie immer, ob die Nummern fortlaufend sind - es kann nicht mehrere Rechnungen mit der gleichen Nummer im selben Jahr geben.

3. Geben Sie Einzelheiten zu Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Produkt an

Geben Sie die vollständige Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder des verkauften Produkts sowie genaue Mengenangaben an.

Hier muss auch der Preis eingegeben werden, den Sie mit Ihren Kund:innen vereinbart haben, und mit der Angabe der Steuern vervollständigt werden, die das System dann genau berechnet.

4. Prüfen Sie alle Angaben, bevor Sie die E-Rechnung speichern 

Finom ermöglicht es Ihnen, anhand einer Vorschau die Rechnung, die Sie gerade ausgefüllt haben, zu kontrollieren: Nutzen Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Sie alle Daten korrekt eingegeben haben und dass die Dienstleistungen oder Produkte, die Sie Ihren Kund:innen verkauft haben, ausführlich beschrieben sind. Anschließend müssen Sie nur auf "Speichern" klicken und dann können Sie sich wieder Ihren Tätigkeiten widmen.

5. Brauchen Sie Hilfe mit E-Rechnungen? Kontaktieren Sie uns im Chat!

Sollten Sie beim Ausfüllen der elektronischen Rechnung auf Finom irgendwelche Zweifel haben, dann ist das kein Grund zur Sorge: Auf unserer Website finden Sie unten rechts ein Chat-Symbol, über welches Sie direkt mit uns in Kontakt treten können.

6. Senden Sie eine elektronische Rechnung an Ihren Kunden

Die E-Rechnung, die Sie auf der Finom-Website erstellt haben, muss nicht exportiert werden: Über unsere Plattform kann Ihr:e Kund:in sie per WhatsApp, auf seinen/ihren sozialen Profilen oder direkt per E-Mail erhalten. Das Portal erstellt nämlich automatisch einen Identifikationslink für Ihr Dokument und sorgt dafür, dass es in wenigen Sekunden an den Empfänger weitergeleitet wird.

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7. Die Funktion "Zahlungserinnerung" einrichten

Wird die Rechnung nicht innerhalb der Frist bezahlt, können Sie sich, wie bereits erwähnt, auf die Funktion "Zahlungserinnerung" verlassen. Finom sorgt dafür, dass peinliche Gespräche vermieden werden, indem es eine automatische Benachrichtigung an Ihre Kund:innen sendet, um sie daran zu erinnern, dass die Rechnung noch aussteht.

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Bevor Sie sich nun anderem widmen, würden wir gerne wissen, ob Sie bereits mit Finom in Kontakt gekommen sind. Wir bieten nämlich die smartesten Produkte für KMUs, Freiberufler:innen und Selbstständige an! Unsere Finanzdienstleistungen vereinen Banking, Buchhaltung und Rechnungsfunktionen in einer digitalen Lösung, die immer auf Ihrem Smartphone verfügbar ist. Egal, wo Sie gerade sind, Sie haben immer Zugriff auf Ihr Konto und können alle Angelegenheiten schnell, einfach und sicher erledigen. Schauen Sie doch einmal vorbei, um herauszufinden, was wir noch so alles an finanziellen Vorteilen auf Lager haben.