Buchführungspflicht 2025: HGB, AO, Grenzen & Pflichten

Die Buchführungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, ihre Geschäftsvorfälle systematisch und nachvollziehbar zu dokumentieren. In diesem Artikel erfährst Du, wer buchführungspflichtig ist, welche gesetzlichen Grundlagen für die Buchführungspflicht und neuen Grenzwerte ab 2025 gelten und vieles mehr.

Was ist die Buchführungspflicht?

Die Buchführungspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung zur Erfassung der Gewinne eines Unternehmens. Dabei müssen alle geschäftlichen Transaktionen in Aktiva und Passiva beziehungsweise auf der Soll- und Haben-Seite dokumentiert werden.

Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Kaufleute ihre Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) führen. Das bedeutet, dass sie alle finanziellen Transaktionen genau und dauerhaft erfassen müssen.

Laut Buchführungspflicht nach AO (Abgabenordnung) ist die Buchhaltung zudem für die steuerliche Gewinnermittlung wichtig. Sie stellt die steuerliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicher.

Abgrenzung zwischen einfacher EÜR und doppelter Buchführung

Es gibt zwei Hauptmethoden der Buchführung: die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die doppelte Buchführung. Die EÜR ist einfacher und weniger aufwändig. Sie wird hauptsächlich von kleineren Unternehmen und Freiberufler:innen genutzt. Bei der EÜR werden nur die Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet, um den Gewinn zu ermitteln.

Im Gegensatz zur einfachen Buchführung erfordert die doppelte Buchführung eine umfassende Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Das bedeutet, dass jede Buchung einer Soll- und eine Haben-Seite zugeordnet werden muss. Diese Methodik gewährleistet eine detailliertere Finanzanalyse und bietet ein präziseres Bild der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens.

Welche Methode angewendet wird, hängt von der Unternehmensgröße und Komplexität der Geschäftsvorfälle ab.

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Gesetzliche Grundlagen der Buchführungspflicht: HGB, AO und BilMoG

Die gesetzlichen Grundlagen der Buchführungspflicht in Deutschland bilden das HGB, die AO sowie das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG).

Das HGB legt in §§ 238 ff. die grundlegenden Pflichten für Kaufleute fest. Es besagt, dass alle Kaufleute ihre Geschäftsvorfälle ordentlich aufzeichnen müssen. Die Bücher sollen so geführt werden, dass die wirtschaftliche Lage des Unternehmens jederzeit nachvollziehbar ist. Diese Vorschriften gelten sowohl für Einzelunternehmen als auch für Kapitalgesellschaften. Die Anforderungen an die Buchführung können jedoch je nach Unternehmensgröße variieren.

In der Abgabenordnung, insbesondere § 140 ff., werden steuerrechtliche Buchführungspflichten festgelegt. Diese Vorschriften gelten vorwiegend für Unternehmen, die steuerpflichtige Einkünfte erzielen. Hierbei wird die ordnungsgemäße Buchführung als Grundlage für die Ermittlung der steuerlichen Gewinne betrachtet.

Das BilMoG, das im Jahr 2009 in Kraft trat, brachte weitreichende Änderungen im Bilanzrecht mit sich. Ziel des BilMoG ist es, die Transparenz und Finanzberichterstattung zu verbessern. Unter anderem wurden die Schwellenwerte für die Buchführungspflicht nach HGB deutlich angehoben. Es wurden somit mehr Unternehmen von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit.

Ab wann gilt die Buchführungspflicht? Buchführungspflicht-Grenzen ab 2025

Die Buchführungspflicht in Deutschland tritt bei bestimmten Schwellenwerten ein, die alle Arten von Unternehmen beachten müssen. Ab dem Jahr 2025 besteht die Pflicht zur Buchführung, sobald folgende Schwellenwerte überschritten werden:

Umsatzgrenze: 800.000 Euro
Gewinngrenze: 80.000 Euro

Eine wesentliche Änderung ab 2025 ist der Wegfall der bisherigen Wirtschaftswertgrenze, die bei 60.000 Euro lag. Dadurch liegt der Fokus nun stärker auf Umsatz und Gewinn.

Die Buchführungspflicht endet, wenn ein Unternehmen die oben genannten Schwellenwerte in zwei aufeinanderfolgenden Jahren unterschreitet

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Wer ist buchführungspflichtig? Eine Übersicht nach Unternehmensform

Die Buchführungspflicht in Deutschland betrifft eine Vielzahl von Unternehmensformen, wobei unterschiedliche Kriterien und Regelungen gelten:

Einzelunternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie die Umsatzgrenze von 800.000 Euro oder die Gewinngrenze von 80.000 Euro überschreiten. Kleinunternehmer:innen, die diese Grenzen nicht erreichen, dürfen ebenfalls die EÜR nutzen.
Freiberufler:innen wie Ärzt:innen, Anwält:innen oder Künstler:innen unterliegen nicht der gleichen Buchführungspflicht wie Gewerbetreibende. Sie können in der Regel die EÜR nutzen – auch bei Überschreiten der Umsatz- oder Gewinngrenzen, solange sie nicht im Handelsregister eingetragen sind oder aufgrund anderer Vorschriften zur doppelten Buchführung verpflichtet werden.
Personengesellschaften wie GbR oder KG müssen Bücher führen, wenn sie die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Diese Gesellschaftsformen müssen zudem besondere Vorschriften beachten, beispielsweise hinsichtlich der Gesellschafter:innen und deren Haftung. Bei den Rechtsformen OHG und KG ist es besonders wichtig zu wissen, dass die Gesellschafter:innen persönlich haften. Dies hat auch Auswirkungen auf die Buchhaltungspflichten.
Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind immer buchführungspflichtig, unabhängig von der Höhe von Umsatz oder Gewinn. Sie unterliegen strengen Vorschriften und müssen doppelt Buch führen sowie regelmäßig Jahresabschlüsse erstellen. Dies gewährleistet eine transparente Finanzberichterstattung und schützt die Interessen der Gesellschafter:innen und Gläubiger:innen.

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)?

Die GoB sind die zentralen Leitlinien für die Erstellung von Jahresabschlüssen und die Führung von Geschäftsbüchern in Deutschland. Sie umfassen unter anderem die Grundsätze der Vollständigkeit, Richtigkeit, Klarheit, Nachprüfbarkeit und der zeitgerechten Erfassung.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) legt weitere spezifische Anforderungen an die Buchführung fest. So müssen die Aufzeichnungen klar strukturiert und systematisch sein, um eine nachvollziehbare Dokumentation zu gewährleisten. Die Buchführung muss für Dritte verständlich, klar gegliedert und gut lesbar sein.

Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst werden, um ein umfassendes Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zu bieten. Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und chronologisch erfolgen, um die Geschäftstätigkeit korrekt abzubilden.

Zusammen garantieren diese Anforderungen eine verlässliche finanzielle Berichterstattung und schützen die Interessen von Gläubiger:innen und Gesellschafter:innen.

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Welche Aufgaben fallen im Rahmen der Buchführungspflicht an?

Die Buchführungspflicht umfasst vor allem die korrekte Erfassung und Dokumentation der Unternehmensfinanzen. Hier sind die wesentlichen Aufgaben und Pflichten.

Erstellung von Unterlagen:

Buchführung: Alle Geschäftsvorfälle müssen chronologisch und systematisch erfasst werden.
Jahresabschluss: Dieser besteht in der Regel aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.
Inventar: Mindestens einmal pro Jahr muss eine Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden erfolgen.

Dokumentationspflichten:

Belege: Alle Buchungen müssen durch Belege nachgewiesen werden können. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Verträge.
Kassenbuch: Bei Bargeschäften muss ein Kassenbuch geführt werden, das alle Bargeldbewegungen dokumentiert.

Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrungsfristen: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und dazugehörige Unterlagen sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe müssen sechs Jahre und Buchungsbelege acht Jahre lang aufbewahrt werden.
Form der Aufbewahrung: Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Elektronische Dokumente müssen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden.

Elektronische Buchführungspflicht und E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten, standardisierten Format zu erstellen und zu empfangen. Für eine einheitliche Datenübertragung wird das EN 16931-Profil, auch ZUGFeRD genannt, empfohlen.

Buchhaltungs- und Rechnungssysteme müssen strukturierte Daten verarbeiten und sicher archivieren können sowie gegebenenfalls ins ERP integrierbar sein. Die Software muss den gesetzlichen E-Rechnungsaustausch und eine nahtlose Systemintegration ermöglichen.

Die Einführung erfolgt in Etappen:

Ab 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Hierbei sind vor allem die Empfangsfähigkeit und die Fähigkeit zur Verarbeitung strukturierter Daten gefordert.
Von 2026 bis 2027: Die Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen wird auch für viele Unternehmen verpflichtend. Die genauen Übergangsfristen hängen von der Größe des Unternehmens ab und sind im Wachstumschancengesetz geregelt. Kleine und mittlere Unternehmen erhalten dabei Übergangsfristen, um die technischen Voraussetzungen schaffen zu können.
Ab 2028: Alle inländischen Unternehmen sind zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtet.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erfordert eine frühzeitige Planung und Anpassung der IT-Infrastruktur. Es empfiehlt sich, die Anforderungen frühzeitig zu kennen, um Verzögerungen bei der Umstellung und Sanktionen zu vermeiden.

Buchführungspflicht umsetzen: Software, Beratung und Checkliste

Um die Buchführungspflicht effizient umzusetzen, ist der Einsatz geeigneter Softwarelösungen entscheidend. Sie unterstützen bei der Erstellung von Rechnungen, der Verwaltung von Belegen und der Erstellung von Jahresabschlüssen.

Zusätzlich kann die Inanspruchnahme von professioneller Beratung durch Steuerberater:innen oder Buchhaltungsdienste sinnvoll sein. Ein:e Steuerberater:in bietet nicht nur fachliche Expertise, sondern hilft auch dabei, steuerliche Vorteile zu nutzen. Bei der Auswahl eines:r Berater:in sollte auf Erfahrung, Spezialisierung und Referenzen geachtet werden.

Die Checkliste zur Vorbereitung auf die Buchführungspflicht besteht grundsätzlich aus folgenden Schritten:

Erfassung aller relevanten Belege und Rechnungen
Auswahl der geeigneten Buchhaltungssoftware
Schulung der Mitarbeiter:innen im Umgang mit der Software
Regelmäßige Abstimmung von Konten und Buchungen
Einholen von professioneller Beratung bei Unsicherheiten

Mit dieser strukturierten Herangehensweise lässt sich die Buchführungspflicht effizient umsetzen.

Folgen bei Verstoß gegen die Buchführungspflicht

Ein Verstoß gegen die Buchführungspflicht kann erhebliche Folgen für Unternehmen und deren Verantwortliche haben.

Zunächst drohen Bußgelder, die je nach Schwere des Verstoßes variieren können. Bei groben Pflichtverletzungen können die Strafen bis zu Tausenden von Euro betragen. Darüber hinaus können rechtliche Konsequenzen drohen, etwa strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung oder Betrug. Dies gilt insbesondere, wenn die Buchführung absichtlich manipuliert wurde.

Ein weiterer kritischer Aspekt sind Steuerschätzungen. Fehlt eine ordnungsgemäße Buchführung oder sind die Unterlagen fehlerhaft, können Finanzbehörden die Steuerlast schätzen. Die Schätzungen fallen meist höher aus als die tatsächliche Steuer und sind somit meist nachteilig fürs Unternehmen. Zudem kann eine fehlerhafte Buchführung zu Liquiditätsengpässen führen, da unerwartete Steuerforderungen finanzielle Belastungen nach sich ziehen.

FAQ

Wer ist von der Buchführungspflicht ausgenommen?

Von der Buchführungspflicht ausgenommen sind in der Regel Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen und Einzelunternehmer:innen, die die Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten.

Wer ist buchführungspflichtig und wer nicht?

Alle, die ein Gewerbe betreiben und dabei über 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen, müssen doppelt Buch führen. Hierzu zählen auch Kaufleute. Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen unterliegen in der Regel nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung, solange sie nicht als Kaufleute gelten oder im Handelsregister eingetragen sind.

Wann sind Gewerbetreibende buchführungspflichtig?

Gewerbetreibende sind buchführungspflichtig, wenn ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro oder ihr Gewinn mehr als 80.000 Euro betrug. Diese Schwellenwerte entlasten kleinere Betriebe und verpflichten nur größere Unternehmen zur doppelten Buchführung.

Welche Unterschiede bestehen hinsichtlich der Buchführungspflicht zwischen HGB und AO?

Die Unterschiede zwischen HGB und AO bezüglich der Buchführungspflicht liegen vor allem in den Anwendungsbereichen. Das HGB regelt die Buchführungspflicht für Kaufleute und Unternehmen. Die Abgabenordnung (AO) dagegen enthält steuerliche Vorschriften. Diese gelten für alle Steuerpflichtigen, unabhängig von der Rechtsform.

Sind Freiberufler:innen buchführungspflichtig?

Freiberufler:innen sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig, auch wenn sie die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Sie müssen erst dann doppelt Buch führen, wenn sie freiwillig im Handelsregister eingetragen sind oder kraft Rechtsform oder Tätigkeit als Kaufleute gelten. Für sie reicht in der Regel eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Dies erleichtert den administrativen Aufwand und ermöglicht ihnen, sich auf ihre Dienstleistungen zu konzentrieren.

Wie verhält es sich mit der Buchführungspflicht für Einzelunternehmen?

Einzelunternehmen müssen Bücher führen, wenn sie die geltenden Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Diese sind im Handelsgesetzbuch festgelegt. Liegen Umsatz und Gewinn darunter, reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Das spart Aufwand und macht die Buchführung flexibler.

Was gilt für die GbR-Buchführungspflicht?

Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sind buchführungspflichtig, wenn sie als Kaufleute gelten oder die Schwellenwerte bezüglich Umsatz und Gewinn überschreiten. In solchen Fällen ist eine doppelte Buchführung mit Jahresabschluss nötig, um die Finanzlage darzustellen.