Die Akontorechnung ermöglicht es Unternehmer:innen, während großer Projekte Teilzahlungen zu erhalten. Diese Rechnungsart verbessert die Liquidität und  die finanzielle Stabilität der Auftragnehmer:innen. In diesem Artikel erfährst Du, wie die Akontorechnung ausgestellt wird und was bei ihrer Anwendung zu berücksichtigen ist.

Inhalt

Akontorechnung: Was ist das? 

Eine Akontorechnung ist eine Art Abschlagsrechnung und wird vor der vollständigen Erbringung von Leistungen gestellt. Diese Art der Rechnung wird von Auftragnehmer:innen genutzt, um eine Vorauszahlung für einen partiellen Umfang der Leistung zu erhalten. So können sie ihren Cashflow aufrechterhalten.

Abgrenzung und Vorteile

Im Zusammenhang mit der Akontorechnung sind auch die Teilrechnung und Schlussrechnung und ihre Unterschiede relevant. Eine Teilrechnung ist eine Rechnung für bereits erbrachte Leistungen. Eine Schlussrechnung umfasst hingegen den gesamten Auftrag und berücksichtigt alle vorherigen Zahlungen. Diese Rechnung wird gestellt, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Jede Rechnungsart hat eigene Besonderheiten. Eine Teilrechnung verbessert die Liquidität der Auftragnehmer:innen und minimiert das Risiko von Zahlungsausfällen. Eine Akontorechnung hat ähnliche Vorteile. Sie kann für bereits erbrachte sowohl geplante Leistungen erstellt werden. Eine Schlussrechnung bietet eine klare Übersicht über den gesamten Projektumfang und gewährleistet eine hohe Transparenz bei der Abrechnung, da alle Zahlungen und vollständig erbrachten Leistungen in einer Rechnung zusammengefasst sind. 

Anwendungsbereiche der Akontorechnung

Es gibt Industriezweige und Märkte, in denen die Anwendung der Akontorechnung besonders sinnvoll ist.

  • Bauwesen: Es gibt viele langfristige Bauprojekte, deren Fertigstellung erst nach einigen Monaten erfolgt. Eine Akontorechnung bzw. Vorauszahlungsrechnung hilft dem Unternehmen, laufende Kosten zu decken und den Cashflow zu sichern.
  • Dienstleistungssektor: Durch Akontorechnungen sichern Freelancer und Agenturen sich regelmäßige Einnahmen.
  • Versorgungsunternehmen: Am Ende der Abrechnungsperiode erstellen sie dann eine Schlussrechnung auf Grundlage des tatsächlichen Verbrauchs. Diese wird mit den getätigten Zahlungen verrechnet. 

Rechtliche Anforderungen und Pflichtangaben in der Akontorechnung

Im nachfolgenden Abschnitt erfährst Du, wie die gesetzlichen Bestimmungen für Akontorechnungen in Deutschland lauten und wie man sie richtig ausstellt.

Erfüllung der Anforderungen

Die Erstellung von Akontorechnungen basiert in Deutschland vor allem auf den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Das Recht auf Abschlagszahlungen wird insbesondere in § 632a BGB geregelt. Diese Norm ermöglicht Auftragnehmer:innen, für die vertragsgemäß erbrachten Leistungen Zahlungen zu verlangen. 

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung von Akontorechnungen. Die Häufigkeit und die Höhe des Wertes der Abschlagszahlungen werden im Voraus vertraglich vereinbart, insbesondere bei umfangreichen Projekten. 

Pflichtangaben der Rechnung

Laut § 14 Abs. 4 UStG und § 31 UStDV müssen Akontorechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift von Rechnungssteller:in und Empfänger:in
  • Rechnungsnummer und Datum
  • Beschreibung der erbrachten Leistungen und Lieferungen (Menge und Art)
  • Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.

Jede Akontorechnung sollte den Hinweis enthalten, dass es sich um eine Teilzahlung handelt. Dieser Hinweis sollte klar und deutlich sein und angeben, dass eine Endrechnung folgt. Hierfür können die Begriffe “Teilzahlung”, “Abschlagszahlung” oder “Abschlagsrechnung” verwendet werden.

Vorteile der Akontorechnung

Welche Vorteile bietet eine Akontorechnung im Vergleich mit einer herkömmlichen Rechnung? Wir haben die Vorteile für beide Geschäftspartner:innen in einer Tabelle zusammengefasst.

Vorteile für Auftragnehmer:innenVorteile für Kund:innen
verbesserte Liquidität durch einen regelmäßigen Geldflusseffizientes Kostenmanagement
Minimierung des Risikos von Zahlungsausfällengeringeres finanzielles Risiko durch Ratenzahlungen
bessere finanzielle PlanungTransparenz dank besserer Übersicht über den Projektfortschritt

Herausforderungen und Lösungen bei Akontorechnungen

Die Erstellung und Verwaltung von Akontorechnungen ist mit einigen Herausforderungen verbunden.

Typische Probleme sind folgende:

  • Unsicherheiten bei der Ausstellung;
  • Fehlerhafte Angaben.

Wir schlagen folgende Lösungsansätze vor: 

  • Checklisten;
  • Digitale Tools zur Verwaltung.

Praktische Anwendung einer Akontorechnung

Hier zeigen wir Dir, wie eine Akontorechnung abläuft, mit Beispiel und Tipps.

Ablauf einer typischen Akontozahlung

Der Prozess einer typischen Akontozahlung umfasst folgende Phasen:

  1. Vereinbarung mit Kund:innen: Die Parteien besprechen den Zahlungsplan und die Höhe der Akontozahlungen. In diesem Schritt sollten alle Einzelheiten vereinbart werden, um potenzielle Missverständnisse zu vermeiden.
  2. Ausstellung der Akontorechnung: Nun ist es Zeit, die Rechnung zu schreiben. Sie sollte alle notwendigen Angaben enthalten, darunter die Kontaktdaten der Parteien, Rechnungsdetails, Steuernummer und Beschreibung der Leistungen.
  3. Zahlungseingang: Der/die Auftragnehmer:in kontrolliert den Zahlungseingang und bucht die Akontozahlung in der Buchhaltung.

Akontorechnung: Beispiel 

Ein Beispiel für eine Akontorechnung mit allen Pflichtangaben könnte so aussehen:

Akontorechnung

Tipps zur Ausstellung und Verwaltung von Akontorechnungen

Hier sind einige Tipps, die Dir helfen können, Teilzahlungen und Akontorechnungen problemlos zu nutzen:

  • Klare Kommunikation;
  • Transparenz;
  • Flexibilität;
  • Behandlung von Akontorechnung-Steuern.

FAQ

Was ist eine Akontorechnung?

Eine Akontorechnung bezieht sich auf eine Teilzahlung, die vor der Fertigstellung eines Projekts gewährt wird. 

Wie muss eine Akontorechnung aussehen?

Sie muss Pflichtangaben wie Name und Anschrift von Auftragnehmer:in und Leistungsempfänger:in, Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung der Leistung, Netto- und Bruttobetrag und die Umsatzsteuerangabe enthalten. Ein Hinweis darauf, dass es sich um eine Teilzahlung handelt, ist ebenfalls erforderlich.

Wie schreibe ich eine Akontorechnung?

Gib alle notwendigen Informationen ein. Verfasse einen Hinweis, dass es sich um eine Teilrechnung handelt und dass eine Endrechnung folgt. Du kannst auch Rechnungsvorlagen und Software-Tools nutzen.

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