Abschlagszahlungen bringen finanzielle Flexibilität in Projekte und Dienstleistungen. Kund:innen und Auftragnehmer:innen profitieren von gleichmäßig verteilten Teilbeträgen während der Umsetzung. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Abschlagszahlungen funktionieren, wann sie sinnvoll sind und warum sie sich für beide Seiten lohnen.

Inhalt

Was ist eine Abschlagszahlung?

Abschlagszahlungen sind Teilbeträge, die während eines Projekts gezahlt werden – noch bevor alles abgeschlossen ist. So fließt Geld nicht erst am Ende, sondern Stück für Stück. So hast Du Planungssicherheit – und Deine Kund:innen auch.

Rechtlich ist die Abschlagszahlung in § 632a BGB geregelt. Dort steht: Wenn ein Teil der Leistung erbracht ist, darf auch ein Teil des Geldes verlangt werden. Das gilt besonders bei Werkverträgen, Bauprojekten oder größeren Dienstleistungen.

Zusätzlich gilt bei Bauverträgen mit Verbraucher:innen auch § 650m BGB. Dieser besagt, dass die Abschlagszahlung vor Abnahme höchstens 90 % der vereinbarten Vergütung betragen darf.

Die Bedeutung der Abschlagszahlung liegt also in der fairen Verteilung von Aufwand und Zahlung. Unternehmen sichern ihre Liquidität, Kund:innen behalten die Kontrolle. Gerade bei längeren Projekten hilft Dir das, nicht auf dem Trockenen zu sitzen.

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Wann und warum wird eine Abschlagszahlung verwendet?

Abschlagszahlungen kommen immer dann zum Einsatz, wenn Projekte länger dauern oder hohe Kosten verursachen. Sie sorgen für faire Bedingungen auf beiden Seiten: Unternehmen bleiben zahlungsfähig, Auftraggeber:innen behalten die Kontrolle über den Fortschritt.

In welchen Bereichen wird eine Abschlagszahlung genutzt?

Typisch ist die Abschlagszahlung im Baugewerbe, im Maschinenbau, in der IT-Branche sowie bei Kreativprojekten wie Webdesign oder Filmproduktionen. Auch Handwerksbetriebe und Agenturen nutzen Abschlagsrechnungen, um Materialkosten oder Personalaufwand frühzeitig abzudecken.

Wann kann eine Abschlagszahlung angefordert werden?

Sobald ein Teil der vereinbarten Leistung erbracht wurde, kannst Du den entsprechenden Anteil in Rechnung stellen. Das funktioniert entweder auf Basis konkreter Meilensteine oder in gleichmäßigen Intervallen. Wichtig: Die Voraussetzungen solltest Du vorab vertraglich festlegen – am besten direkt in der Abschlagsrechnung.

Was sind die Vorteile der Abschlagszahlung?

Abschlagszahlungen bieten klare Vorteile – für Auftraggeber:innen und Dienstleister:innen gleichermaßen.

Vorteile für Unternehmen (Auftragnehmer:innen):

  • Stabile Liquidität: Teilzahlungen sichern den Cashflow, selbst bei langen Projektlaufzeiten.
  • Geringeres Risiko: Ausfälle durch Nichtzahlung am Projektende werden reduziert.
  • Planbarkeit: Einnahmen lassen sich besser kalkulieren, beispielsweise für Material oder Personal.

Vorteile für Kund:innen (Auftraggeber:innen):

  • Transparenz: Sie zahlen nur für tatsächlich geleistete Arbeit.
  • Qualitätssicherung: Teilzahlungen schaffen einen klaren Leistungsanreiz.
  • Flexibilität: Änderungen im Projektverlauf sind leichter umsetzbar – ohne komplette Neuberechnung.

Kurz: Eine Abschlagszahlung sorgt für Fairness und Vertrauen – besonders bei komplexen oder teuren Vorhaben. Und das zahlt sich am Ende für beide Seiten aus.

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Was muss eine Abschlagsrechnung enthalten?

Damit eine Abschlagszahlung korrekt eingefordert werden kann, brauchst Du eine gültige Abschlagsrechnung. Diese entspricht inhaltlich einer normalen Rechnung – hat aber eine eindeutige Überschrift wie „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“. Zusätzlich gibt es oft noch einen klaren Vermerk, dass es sich nicht um die Schlussrechnung handelt.

Folgende Angaben dürfen nicht fehlen:

  • Name und Anschrift von Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • Beschreibung der erbrachten Teilleistung
  • Betrag der Akontozahlung
  • Umsatzsteuer (sofern relevant)
  • Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt – zum Beispiel durch den Zusatz „nicht Schlussrechnung“

Dieser Hinweis ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis üblich. Er sorgt dafür, dass die Abschlagsrechnung eindeutig von der späteren Schlussrechnung zu unterscheiden ist – gerade im Hinblick auf Buchhaltung und Umsatzsteuer.

Man unterscheidet zwei Arten: Die einfache Abschlagsrechnung zeigt nur den aktuellen Teilbetrag. Die kumulierte Variante listet zusätzlich alle bisherigen Teilzahlungen auf und stellt den Gesamtfortschritt dar. Das sorgt für mehr Übersicht – besonders bei langfristigen Projekten.

Übrigens: Der Begriff Akontorechnung wird oft synonym verwendet, ist aber rechtlich gleichwertig zur Abschlagsrechnung.

Was passiert, wenn keine Abschlagsrechnung gestellt wird?

Ohne eine formale Abschlagsrechnung darf keine Abschlagszahlung eingefordert werden – selbst wenn Teilleistungen erbracht wurden. In diesem Fall musst Du bis zur Schlussrechnung warten und trägst das volle finanzielle Risiko bis zum Projektende.

Außerdem fehlt ohne Abschlagsrechnung die Grundlage für eine korrekte Buchung und Umsatzsteuerabrechnung. Das kann zu Problemen bei Betriebsprüfungen oder der Umsatzsteuervoranmeldung führen. Auch Kund:innen haben ohne Dokumentation keine Rechtssicherheit.

Kurz: Wenn Du auf die Akontorechnung verzichtest, verschenkst Du Liquidität – und riskierst Ärger mit dem Finanzamt. Deshalb gilt: Jede Teilzahlung braucht eine eigene Rechnung, sauber dokumentiert und nachvollziehbar.

Wie wird die Abschlagszahlung berechnet?

Die Höhe der Abschlagszahlung richtet sich nach dem Leistungsstand oder nach vertraglich vereinbarten Meilensteinen. Meist wird ein Prozentsatz des Gesamtbetrags verwendet – zum Beispiel 30 % bei Auftragsbeginn, 40 % nach der Hälfte der Leistung und der Rest nach Projektabschluss.

Wichtig: Die Berechnung sollte transparent und nachvollziehbar sein. Du kannst sie auf Stundenbasis, Materialeinsatz oder nach Baufortschritt kalkulieren – je nachdem, was zum Projekt passt.

In der Abschlagsrechnung muss klar erkennbar sein, welche Leistung bereits erbracht wurde und wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt. So behalten beide Seiten den Überblick und es gibt keine Missverständnisse.

Abschlagszahlung – wie viel Prozent sind sinnvoll?

Die Höhe einer Abschlagszahlung richtet sich idealerweise nach dem realen Fortschritt der Leistung. Gesetzlich (§ 632a BGB) darf nur der Wert der bereits erbrachten Leistung abgerechnet werden – pauschale Prozentsätze sind nicht verpflichtend.

In der Praxis bewährt sich eine Staffelung in zwei bis vier Abschläge. Typische Vereinbarungen sind beispielsweise Drittelmodelle (etwa 33 % / 33 % / 34 %) oder ein höherer Startabschlag, wenn Materialkosten vorfinanziert werden müssen.

Wichtig ist: Die Höhe der Abschlagszahlung muss transparent, begründbar und nachvollziehbar sein – für Kund:in, Buchhaltung und Finanzamt.

Abschlagszahlung Beispiel aus der Praxis

Stell Dir vor, eine Webdesign-Agentur übernimmt den Relaunch einer Unternehmenswebsite. Das Projekt dauert drei Monate und kostet insgesamt 12.000 €. Um das Risiko zu minimieren und die Liquidität zu sichern, vereinbaren Agentur und Kund:in eine Abschlagszahlung in drei Abschnitten:

  1. Abschlagsrechnung über 30 % (3.600 €) bei Projektstart
  2. Abschlagsrechnung über 30 % (3.600 €) nach Abnahme des Designs
  3. Schlussrechnung über 40 % (4.800 €) nach Livegang

Die Agentur stellt zu jedem Meilenstein eine Abschlagsrechnung aus, in der die jeweils erbrachte Teilleistung dokumentiert wird. Kund:innen zahlen nur für das, was bereits geleistet wurde. So entsteht Vertrauen, Planbarkeit und finanzielle Stabilität – für beide Seiten.

Solche Abschlagszahlungen sind in der Praxis üblich, ob bei kreativen Dienstleistungen, Bauprojekten oder beratungsintensiven Aufträgen. Wichtig ist eine saubere Dokumentation – und die klare Vereinbarung im Vorfeld.

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Abschlagszahlung in Buchhaltung und Steuern

Sobald eine Abschlagszahlung eingeht, musst Du sie korrekt verbuchen – sowohl aus steuerlicher als auch aus buchhalterischer Sicht.

Für Auftragnehmer:innen wird der Betrag nicht direkt als Umsatz erfasst, sondern zunächst als „erhaltene Anzahlung auf Bestellungen“ auf einem passiven Bilanzkonto verbucht. Erst wenn die Leistung vollständig erbracht ist, wird der entsprechende Umsatz realisiert.

Kund:innen hingegen verbuchen die Zahlung als „geleistete Anzahlung“ – also als aktiven Bilanzposten. Die tatsächliche Betriebsausgabe entsteht ebenfalls erst mit der Schlussrechnung, wenn die Leistung final abgerechnet ist.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gilt: Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Zahlungseingang, also zum Zeitpunkt der Abschlagszahlung – auch wenn die Leistung noch nicht abgeschlossen ist. Diese Steuer ist entsprechend in der Abschlagsrechnung auszuweisen und bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu berücksichtigen.

Hinweis: Die Umsatzsteuerpflicht entfällt, wenn Du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst. In diesem Fall darfst Du keine Umsatzsteuer ausweisen – auch nicht auf Abschlagsrechnungen.

Damit alles sauber dokumentiert ist, müssen alle Abschlagszahlungen in der späteren Schlussrechnung vollständig aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Nur so entsteht ein transparenter Zahlungsnachweis – auch fürs Finanzamt.

Wie unterscheidet sich eine Abschlagszahlung von Anzahlung und Teilzahlung?

Abschlagszahlungen werden oft mit Anzahlungen oder Teilzahlungen verwechselt – dabei gibt es klare Unterschiede. Die folgende Übersicht zeigt, worauf Du achten solltest:

MerkmalAbschlagszahlungAnzahlungTeilzahlung
Zeitpunkt der ZahlungWährend der Leistungserbringung (nach Teilerfolg)Vor Beginn der LeistungNach Fertigstellung, in Raten
Rechtsgrundlage§ 632a BGBVertragliche VereinbarungVertragliche oder gesetzliche Grundlage
LeistungsbezugZahlung nach erbrachtem TeilergebnisZahlung ohne bereits erbrachte LeistungZahlung auf bereits vollständig erbrachte Leistung
VerwendungszweckZur Absicherung des Cashflows bei laufenden ProjektenZur Absicherung des Auftrags, etwa. Material oder ReservierungZur Aufteilung der Schlusszahlung (beispielsweise Ratenkauf)
Typische EinsatzbereicheBau, Handwerk, AgenturprojekteOnline-Shops, Maßanfertigungen, ReservierungenZahlung nach Gesamterfüllung, in Raten

Kurz gesagt: Die Abschlagszahlung ist eine Art „Zwischenlösung“ zwischen Anzahlung und Ratenzahlung – immer dann, wenn eine Leistung schrittweise erbracht wird.

Abschlagszahlung & Schlussrechnung – wie hängt das zusammen?

Am Ende eines Projekts steht die Schlussrechnung. In ihr werden alle bisher gestellten Abschlagszahlungen aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen. Übrig bleibt nur noch der offene Restbetrag – sofern einer existiert.

Die Schlussrechnung ist also keine Wiederholung, sondern die finale Abrechnung der Gesamtleistung. Sie muss alle Details enthalten: bereits bezahlte Teilbeträge, noch offene Beträge, Leistungszeitraum und Umsatzsteuer.

Wichtig: Erst mit der Schlussrechnung schließt Du den Auftrag buchhalterisch ab. Ohne sie ist keine vollständige Abrechnung möglich – weder für Unternehmen noch für Kund:innen.

FAQ

Was bedeutet eine Abschlagszahlung beim Lohn?

Hier geht es um vorgezogene Lohnzahlungen, zum Beispiel bei monatlichen Abschlägen. Die Zahlung erfolgt vor der finalen Lohnabrechnung und wird später verrechnet.

Was bedeutet die Abschlagszahlung beim Strom?

Beim Stromvertrag zahlst Du monatliche Abschlagszahlungen – also geschätzte Teilbeträge. Am Jahresende folgt eine Abrechnung mit tatsächlichem Verbrauch und ggf. Rückzahlung oder Nachzahlung.

Wie hoch darf eine Abschlagszahlung sein?

Es gibt keine feste Grenze. Die Höhe sollte sich am Leistungsumfang orientieren – oft 20–50 % des Gesamtbetrags. Wichtig: Die Vereinbarung muss nachvollziehbar und im Vertrag geregelt sein. Außerdem dürfen nur tatsächlich erbrachte Leistungen abgerechnet werden. Bei Verbraucherbauverträgen gilt jedoch eine Ausnahme: Hier dürfen nach § 650m BGB höchstens 90 % vor Abnahme verlangt werden.

Wie schreibt man eine Rechnung mit Abschlagszahlung?

Die Abschlagsrechnung muss klar als solche gekennzeichnet sein, den Leistungsstand beschreiben und die Umsatzsteuer enthalten. Pflichtangaben wie Datum, Betrag und Vermerk „nicht Schlussrechnung“ sind entscheidend.

Wie viel Prozent sind auf einer Abschlagsrechnung üblich?

Üblich sind zwischen 20 % und 50 % – je nach Projektphase und Vereinbarung. Bei längeren Projekten werden mehrere Abschläge in gestaffelten Prozenten vereinbart.

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