§ 18 UStG Besteuerungsverfahren einfach erklärt

Dieser Artikel bietet die wichtigsten Informationen zum umsatzsteuerlichen Verfahren nach § 18 UStG. Diese Informationen werden Dir helfen, Deine Steuerprozesse zu optimieren und Fehler zu vermeiden, die zu Strafen führen können.

Was regelt § 18 UStG?

Hier sind die wichtigsten Informationen zu § 18 UStG:

• § 18 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) regelt die Vorauszahlung und Erstattung der Umsatzsteuer.
• Für Unternehmer, die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten, ist die regelmäßige Abgabe der Voranmeldungen verpflichtend.
• Der Unternehmer hat vorbehaltlich des § 18i Absatz 3, § 18j Absatz 4 und § 18k Absatz 4 für das Kalenderjahr oder einen kürzeren Besteuerungszeitraum eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln.
• Für Unternehmer mit Sitz außerhalb der EU und für bestimmte Transaktionen sowie für den Kauf von Fahrzeugen und die Personenbeförderung gelten besondere Vorschriften.

Für wen ist § 18 UStG relevant?

Zahlungspflichtig sind alle Unternehmer und juristische Personen, die nach § 1 Abs. 1 Nr. 5, § 13b Abs. 2 oder § 25b Abs. 2 Umsatzsteuer erheben, sowie Fahrzeuglieferanten(§ 2a). Somit sind die Vorschriften für alle Unternehmen und Selbstständigen relevant, die Warenlieferungen, Dienstleistungen oder sonstige Leistungen gegen Entgelt erbringen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist nur für die Zeiträume abzugeben, in denen die Steuer für diese Umsätze anzumelden ist. Die Anwendung des § 2a ist ausgeschlossen.

§ 18 UStG gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, sofern sie nicht von der Umsatzsteuer befreit sind.

Die wichtigsten Inhalte des § 18 UStG

Um das 18 UStG besser zu verstehen und richtig anzuwenden, werden wir nachfolgend einige Punkte genauer erläutern.

Umsatzsteuervoranmeldung (§ 18 Abs. 1 UStG)

Um die rechtzeitige Erhebung der Umsatzsteuer sicherzustellen, muss der Unternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. 

Es gibt einen Unterschied zwischen der Soll-Besteuerung und der Ist-Besteuerung. Nach § 16 UStG wird die Steuer nach den vereinbarten Sätzen berechnet, wenn nicht § 20 UStG angewendet wird. Die Steuerperiode ist ein Kalenderjahr. Nach dem Umsatzsteuergesetz ist die Soll-Besteuerung die Regel (§ 16 Abs. 1 UStG). Eine Ist-Besteuerung ist nur auf Antrag und unter den folgenden Bedingungen möglich (§ 20 UStG):

• Umsatz von weniger als 800.000 Euro im Vorjahr
• Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG
• Erfüllung der Voraussetzungen für Ist-Besteuerung

§ 18 Abs. 2 UStG

Nach UStG 18 Abs. 2 Satz 1 ist der Zeitraum für die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen in der Regel das Kalendervierteljahr.

Wenn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 Euro beträgt, muss die Voranmeldung monatlich abgegeben werden. Auf Antrag kann das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht zur Voranmeldung und Vorauszahlung befreien, wenn der Steuerbetrag für das vorangegangene Kalenderjahr 1000 Euro bzw. für Voranmeldungszeiträume ab 2025 2000 Euro nicht übersteigt.

Um den bürokratischen Aufwand für Existenzgründer zu verringern, wird die Sonderregelung für die Besteuerungszeiträume von 2021 bis 2026 ausgesetzt. Unternehmerinnen und Unternehmer, die ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit in diesem Zeitraum aufnehmen, müssen in diesem Zeitraum keine monatliche Umsatzsteuererklärung mehr bei ihrem Finanzamt abgeben.

Darüber hinaus sind Unternehmer, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, grundsätzlich von der Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit. Sie müssen jedoch am Jahresende eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben, um nachzuweisen, dass sie ihre steuerlichen Pflichten erfüllt haben.

Jahressteuererklärung nach § 18 Abs. 3 UStG

Du musst für jedes Jahr oder einen betreffenden Zeitraum eine Steuererklärung abgeben.  Die Standardfrist für die Abgabe ist der 31. Juli des Folgejahres, es sei denn, es wird eine Verlängerung für bestimmte Jahre gewährt.

Sonderregelungen

Nach § 18 UStG gelten für bestimmte Branchen wie die Land- und Forstwirtschaft sowie Reisebüros Sonderregelungen. Diese Regelungen erlauben Ausnahmen von der allgemeinen Umsatzsteuerregelung.

Hier sind einige wichtige Punkte und Details:

• Land- und Forstwirtschaft: Für land- und forstwirtschaftliche Betriebe gibt es ein Pauschalierungssystem, das es ihnen ermöglicht, eine Pauschalsteuer auf ihren Umsatz zu zahlen. Dies vereinfacht die Buchführung und die Steuererklärungen, da sie nicht die volle Mehrwertsteuer auf ihre Einnahmen berechnen müssen.
• Reisebüros: Reisebüros können eine besondere Regelung in Anspruch nehmen, die es ihnen ermöglicht, die Mehrwertsteuer nur auf die Marge, also die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis zu erheben, anstatt sie auf den Gesamtumsatz zu berechnen. Dies kann die Steuerlast erheblich verringern.

Elektronische Übermittlung

Die Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung sind nach § 18 Umsatzsteuergesetz grundsätzlich elektronisch zu übermitteln.

Wenn Du auf die elektronische Übermittlung verzichten willst, kannst Du die Steuererklärung auch in Form eines ausgefüllten, unterschriebenen Papierformulars abgeben, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Gemäß § 18 UStG ist dies nur in Fällen sogenannter 'unbilliger Härten' möglich, das heißt, wenn die elektronische Übermittlung eine unzumutbare Härte darstellen würde. In diesem Fall muss das Finanzamt eine entsprechende Genehmigung erteilen, bevor die Papierübermittlung erlaubt wird.

§ 18 UStG: Wahl des richtigen Anmeldungszeitraums

Nach § 18 UStG müssen Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Die Häufigkeit der Voranmeldungen kann je nach Sachlage monatlich oder vierteljährlich erfolgen.

Unternehmer können anstelle eines Kalenderquartals einen Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen, wenn die Umsatzsteuerschuld des vorangegangenen Kalenderjahres mehr als 7.500 Euro betragen hat. In diesem Fall ist die erste Voranmeldung für den Januar des laufenden Kalenderjahres bis zum 10. Februar abzugeben.

Bei Neugründungen muss die Umsatzsteuer im ersten Jahr sowie im Folgejahr grundsätzlich monatlich angemeldet werden, sofern die voraussichtliche Steuer mehr als 7.500 Euro beträgt. Sobald während des laufenden Jahres die Steuerschuld diese Grenze überschreitet, ist der Unternehmer verpflichtet, monatliche Voranmeldungen abzugeben.

Sowohl monatliche als auch vierteljährliche Anmeldungen haben ihre Vor- und Nachteile:

§ 18 UStG: Fristen für Umsatzsteuererklärungen und -zahlungen

Der Besteuerungszeitraum für die Umsatzsteuer ist das Kalenderjahr. Als Unternehmer hast Du in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit, Deine Umsatzsteuererklärung elektronisch abzugeben. Wenn Du die Unterstützung eines Steuerberaters in Anspruch nimmst, kann die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres verlängert werden.

In der folgenden Tabelle haben wir die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldungen und die Jahreserklärung zusammengestellt:

In bestimmten Fällen ist es möglich, eine Dauerfristverlängerung zu beantragen, die eine Verlängerung der Abgabefristen für Voranmeldungen um einen Monat ermöglicht.

Haftung und Fehlerquellen bei der Steuererklärung nach § 18 UStG

Das steuerliche Prüfungsverfahren umfasst in der Regel eine Überprüfung der eingereichten vorläufigen Erklärungen und Anmeldungen durch das Finanzamt. Dabei werden die Richtigkeit des erklärten Umsatzes, der Steuerbeträge bei der Endabrechnung und die Berechnung der Mehrwertsteuer überprüft. Das Prüfungsverfahren kann auch eine Überprüfung der Belege und Nachweise umfassen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Werden Unstimmigkeiten oder Fehler festgestellt, kann das Finanzamt zusätzliche Informationen anfordern oder Korrekturen verlangen.

Darüber hinaus können gemäß § 378 AO und § 26a UStG auch Bußgelder gegen den Unternehmer verhängt werden. Die meisten Bußgeldvorschriften des UStG richten sich an Unternehmer, die leichtfertig oder vorsätzlich gegen die umsatzsteuerlichen Vorschriften verstoßen.

Eine Ordnungswidrigkeit besteht in den Fällen, die in § 26a UStG aufgeführt sind. Die Höhe der nach diesem Paragraphen verhängten Geldbußen hängt von der Art des Verstoßes ab. Sie können bis zu 1000, 5000 oder sogar 30.000 Euro betragen. Eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO kann mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.

Alle relevanten Dokumente sollten dem Finanzamt zur Vermeidung von Problemen rechtzeitig zur Verfügung gestellt und darüber hinaus sorgfältig aufbewahrt werden. In der folgenden Tabelle kannst Du Dich mit den häufigsten Fehlern, ihren möglichen Folgen, der Rechtsgrundlage und den möglichen Korrekturmöglichkeiten vertraut machen:

Praktische Tipps für die korrekte Umsetzung der Steuerpflichten nach § 18 UStG

In diesem Abschnitt findest Du einige praktische Tipps, die es Dir ermöglichen, Deine steuerlichen Pflichten nach § 18 UStG korrekt zu erfüllen.

1. Nutze digitale Tools: Vor einiger Zeit hat die deutsche Finanzverwaltung das E-Filing-Verfahren ELSTER entwickelt, mit dem Du Deine Steuererklärung online abgeben kannst. Seit August 2013 benötigst Du zur Authentifizierung ein elektronisches Zertifikat, das Du auf der ELSTER-Website erhalten kannst.
2. Nutze Buchhaltungssoftware: Um die Einreichung der Umsatzsteuer effizienter zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz einer zertifizierten Buchhaltungssoftware, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dabei ist es wichtig, dass die Software konform mit den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie den Aufzeichnungspflichten gemäß § 22 UStG ist.
3. Achte auf die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen: Nach § 147 AO müssen alle relevanten Unterlagen und Belege für steuerliche Zwecke 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für bestimmte Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer, wie in § 22 UStG beschrieben, gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Dokumente müssen bei Bedarf elektronisch dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.
4. Wende Dich an einen Steuerberater. Wenn Du Fragen hast und Deine Steuererklärung nicht selbst erstellen kannst, solltest Du einen Steuerberater kontaktieren.

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Häufig gestellte Fragen

Was mache ich nach § 18 UStG, wenn ich die Abgabefrist für die Umsatzsteuervoranmeldung verpasst habe?

Wenn du feststellst, dass du deine Umsatzsteuervoranmeldung nicht fristgerecht abgeben kannst, solltest du unverzüglich handeln.

• Vor Ablauf der Frist: Beantrage eine Dauerfristverlängerung, um die Abgabefrist generell um einen Monat zu verschieben. Dies musst du beim Finanzamt beantragen.
• Nach Ablauf der Frist: Reiche die Umsatzsteuervoranmeldung so schnell wie möglich nach. Je länger die Verspätung, desto höher können die Verspätungszuschläge ausfallen. Diese betragen 0,25 % der festgesetzten Steuer pro Monat der Verspätung, mindestens aber 25 Euro. In Ausnahmefällen kann das Finanzamt auf die Erhebung von Verspätungszuschlägen verzichten.

Was ist eine Dauerfristverlängerung und wie beantrage ich sie?

Die Dauerfristverlängerung ermöglicht es Dir, Deine Umsatzsteuervoranmeldung einen Monat nach Fälligkeit abzugeben. Dies verschafft Dir oder Deinem Steuerberater mehr Zeit bei der Umsatzsteuererklärung. Besonders in den ersten Jahren nach einer Gründung ist es sinnvoll, diese Verlängerung zu beantragen.

Welche Strafen drohen bei Fehlern in der Steuererklärung nach § 18 UStG?

Die Höhe der Strafen kann je nach Schwere des Fehlers variieren. Leichte Unregelmäßigkeiten können mit Geldbußen geahndet werden, während schwerwiegende Verstöße sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen führen können.

Bis wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung bezahlen?

Durch die Umsatzsteuervoranmeldungen leistest Du als Unternehmerin bzw. Unternehmer Vorauszahlungen auf Deine Jahresumsatzsteuer. Du hast jeweils bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums Zeit, Deine Umsatzsteuervoranmeldung an Dein Finanzamt zu übermitteln.

Kann ich von der Abgabe von Voranmeldungen befreit werden?

Nach § 18 Abs. 2 Satz 3 UStG kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreien, wenn die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1000 € beträgt.

Wie gehe ich bei einer Betriebsprüfung vor?

Eine Betriebsprüfung kann jederzeit stattfinden, sei es routinemäßig oder aufgrund besonderer Anlässe, wie einer Auffälligkeit in den eingereichten Steuererklärungen. Sobald Du eine Benachrichtigung über die bevorstehende Prüfung erhältst, solltest Du unverzüglich Deinen Steuerberater informieren. Der Steuerberater kann Dir dabei helfen, die Vollständigkeit und Korrektheit der Steuerunterlagen zu überprüfen und sicherstellen, dass sie sachlich korrekt und rechtzeitig für den Betriebsprüfer aufbereitet werden. Dies kann mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig klären und das Risiko von zusätzlichen Steuernachzahlungen oder Strafen reduzieren.

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