Voorbeeld van een factuur: zo maakt u een professionele factuur

Een voorbeeld van een factuur is ideaal voor zzp'ers en kleine ondernemers die hun administratieve processen willen verbeteren. Dit is uw gids om een professionele factuur te maken die voldoet aan alle wettelijke eisen.

Wat zijn de voordelen van een elektronische factuur?

Steeds meer bedrijven stappen tegenwoordig over op het versturen van elektronische facturen. Dit komt doordat ze het werken met documenten vereenvoudigen en het risico op fouten minimaliseren. Laten we de belangrijkste voordelen van elektronische facturen eens nader bekijken.

Gemak en snelheid: elektronische facturen kunnen direct na het leveren van diensten of producten worden verstuurd, wat de betaling versnelt en de administratie vereenvoudigt.
Automatische opslag: facturen worden automatisch opgeslagen, wat eenvoudig toegang biedt tot eerdere facturen en administratieve processen stroomlijnt.
Verminderd risico op fouten: elektronische facturen minimaliseren het risico op fouten, zoals het verkeerd invoeren van het btw-tarief of het vergeten van verplichte elementen zoals de factuurdatum.
Kostenbesparing: door te kiezen voor elektronische facturen, bespaart u op kosten voor papier, inkt, en verzending, wat ook bijdraagt aan duurzaamheid.

Verplichting van e-facturering vanaf 2025

Met de naderende verplichting om vanaf 2025 elektronische facturen te gebruiken in de Europese Unie, waaronder Nederland, is het belangrijk om nu al de overstap te maken. Deze regeling speelt een belangrijke rol in het voorkomen van belastingfraude en zorgt ervoor dat de btw correct wordt afgehandeld tussen leveranciers en afnemers. Door tijdig aan deze nieuwe eisen te voldoen, bereid uw bedrijf zich goed voor op de toekomst.

Voordelen van speciale factureringsprogramma's

Het vereenvoudigen van het factureringsproces kan worden bereikt met behulp van services zoals Finom. Laten we de belangrijkste voordelen bekijken:

Automatisering van processen: speciale factureringsprogramma's automatiseren taken zoals het verzenden van correcte facturen, wat de werkdruk vermindert.
Integratie met bankdiensten: deze programma's maken het mogelijk om betalingen te volgen en financiën overzichtelijk op één plek te beheren.
Internationale betalingen uitvoeren: dergelijke diensten helpen bij het voordelig overmaken en ontvangen van geld naar het buitenland.
Gegevensbeveiliging en naleving: de diensten zorgen voor de beveiliging van uw gegevens en voldoen aan alle wettelijke eisen, die cruciaal zijn voor de aankomende verplichtingen met betrekking tot e-facturering.
Integratie: de diensten kunnen worden geïntegreerd met enkele andere business tools.
Uitgifte van fysieke en virtuele kaarten: ze stellen u in staat om uitgaven te controleren en transacties met één klik uit te voeren.

Zo zien voorbeelden van een factuur van Finom eruit.

Wat moet er op een elektronische factuur staan?

Een elektronische factuur moet voldoen aan een aantal wettelijke vereisten. Hieronder een overzicht van de verplichte elementen:

Bedrijfsnaam en gegevens: uw bedrijfsnaam, adres en contactinformatie, inclusief uw btw-nummer, moeten duidelijk vermeld zijn.
Factuurdatum: de datum waarop de factuur is opgesteld is essentieel om juridische geschillen te voorkomen.
Uniek factuurnummer: elke factuur moet een uniek nummer hebben voor eenvoudige identificatie.
Beschrijving van goederen of diensten: vermeld duidelijk welke geleverde goederen of diensten gefactureerd worden.
Bedrag inclusief btw: het bedrag van de factuur moet zowel inclusief als exclusief btw worden vermeld, afhankelijk van het btw-tarief.
Betalingstermijnen en bankgegevens: duidelijke instructies over hoe en wanneer de betaling moet worden gedaan.

Bij internationale facturen kan het nodig zijn om een andere valuta of belastingstructuur toe te passen, wat de vermelde bedragen beïnvloedt. In facturen voor organisaties die zijn vrijgesteld van btw, hoeft het btw-bedrag mogelijk niet te worden vermeld. Bovendien kunnen bepaalde elementen worden weggelaten als het factuurbedrag klein is. Het is daarom belangrijk om altijd de relevante regelgeving voor uw specifieke situatie te controleren, zodat uw facturen volledig aan de wettelijke eisen voldoen.

Hoe moet een elektronische factuur eruitzien?

Hoewel er geen strikte standaarden zijn voor het uiterlijk van een factuur, is het van groot belang dat uw factuur leesbaar en goed gestructureerd is. Een duidelijke lay-out zorgt ervoor dat belangrijke informatie zoals het btw-tarief en de betalingsvoorwaarden direct opvalt, wat bijdraagt aan een professionele uitstraling en de kans op misverstanden vermindert.

Veel bedrijven ontwikkelen hun eigen factuurontwerp dat past bij hun huisstijl.U kunt de lay-out en kleuren aanpassen aan uw bedrijf door bijvoorbeeld uw logo en bedrijfskleuren te integreren, zolang alle verplichte elementen duidelijk zichtbaar blijven. Een consistent en herkenbaar ontwerp versterkt niet alleen uw merkidentiteit, maar zorgt er ook voor dat uw facturen serieus worden genomen door uw klanten.

Wat is beter: een factuur maken in Excel, Word, Google Sheets, PDF?

Er zijn verschillende programma’s waarmee u een factuur kunt opstellen, elk met hun eigen voor- en nadelen:

Excel: dit programma is handig voor automatische berekeningen en het bewerken van facturen. Echter, het biedt minder beveiliging, wat betekent dat uw factuur gemakkelijk kan worden gewijzigd.
Word: een professionele factuur maken in Word is eenvoudig, maar vereist extra stappen om deze te beveiligen, zoals het toevoegen van een digitale handtekening.
Google Sheets/Docs: dit zijn veelgebruikte diensten voor het maken van facturen, omdat ze eenvoudig te gebruiken zijn. Een nadeel is echter dat het document anoniem door een van de partijen kan worden gewijzigd, wat tot problemen kan leiden.
PDF: dit programma zorgt er ook voor dat het btw-bedrag correct wordt weergegeven en niet door de ontvanger kan worden aangepast. Het bestand is beveiligd tegen wijzigingen en de opmaak blijft altijd behouden. Een PDF kan niet worden aangepast, wat ervoor zorgt dat het document veilig blijft. Daarnaast hebben dergelijke bestanden geen problemen met afdrukken, is de kans op fouten kleiner en zijn ze niet gevoelig voor opmaakfouten zoals bij Word-documenten.

Hoe berekent u de btw op een factuur?

Het correct berekenen van de btw is een van de belangrijkste aspecten van het opstellen van een factuur. Afhankelijk van de waarde van de geleverde diensten of producten, moet u het juiste btw-tarief toepassen.

In Nederland zijn er verschillende btw-tarieven van toepassing, waaronder het standaardtarief van 21%, een verlaagd tarief van 9%, en in sommige gevallen 0%. Bijvoorbeeld, voedingsmiddelen vallen vaak onder het verlaagde tarief van 9%, terwijl luxegoederen meestal onder het standaardtarief van 21% vallen.

Het btw-bedrag berekent u door het totale bedrag exclusief btw te vermenigvuldigen met het van toepassing zijnde tarief.

Bijvoorbeeld, bij een totaalbedrag van € 100 exclusief btw en een tarief van 21%, is het btw-bedrag € 21, wat resulteert in een totaalbedrag van € 121 inclusief btw. Het correct vermelden van deze bedragen op uw factuur is essentieel voor zowel uw administratie als voor de duidelijkheid richting uw klanten.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen

Factuur voorbeeld