Een kasboek bijhouden is belangrijk voor elke ondernemer die met contant geld werkt. Dit artikel behandelt de wettelijke verplichtingen, de voor- en nadelen en eenvoudige instructies voor het bijhouden van uw eigen kasboek.

Inhoud

Wat is een kasboek?

Een kasboek is een administratieve manier om alle contante inkomsten en uitgaven van een onderneming bij te houden. Het geeft inzicht in onder andere wat er dagelijks binnenkomt aan contant geld en de omzet, en is onmisbaar voor een overzichtelijke administratie.

Het kasboek moet niet worden verward met het bankboek en het grootboek. In een kasboek worden alleen contante transacties bijgehouden, terwijl in een bankboek betalingen via bankrekeningen worden genoteerd. Als laatste biedt het grootboek een totaaloverzicht van alle inkomsten en uitgaven en andere boekhoudkundige gegevens.

Ontdek onze zakelijke rekening

Waarom is een kasboek belangrijk?

Volgens de Belastingdienst moeten alle ondernemers een volledige administratie bijhouden. Het bijhouden van een kasboek hoort bij contante transacties voor uw btw-aangifte en eventueel voor belastingcontroles. Een kasboek biedt inzicht in wat u dagelijks binnenkrijgt en uitgeeft aan contant geld, laat zien hoeveel contant geld er beschikbaar is en het voorkomt verrassingen.

Wanneer is een kasboek verplicht of aanbevolen?

De Belastingdienst vereist een kasboek als u contante betalingen uitvoert. Het kasboek moet alles laten zien en up-to-date zijn om aan de administratieplicht te voldoen.

Hoewel het niet verplicht is, is een kasboek ook heel handig voor zzp'ers en kleine ondernemers die overzicht willen houden. Ook voor ondernemers die een enkele keer met contant geld werken kan het nuttig zijn, en ook bij gebruik van de kleineondernemersregeling.

Meer over de gratis factuurdienst

Papieren kasboek of digitaal kasboek: wat kiest u?

Een kasboek gebruiken heeft voor- en nadelen, of u nu kiest voor een papieren of een digitaal kasboek. 

De voordelen van een papieren kasboek zijn onder andere:

  • een papieren kasboek eenvoudig in gebruik is.
  • het vereist geen technische kennis.
  • er is geen elektronica noodzakelijk 
  • het is goedkoop. 

Mogelijke nadelen van een papieren kasboek zijn onder andere: 

  • het risico op kwijtraken bestaat. 
  • beperkte mogelijkheden voor automatisering. 

Voor- en nadelen van een digitaal kasboek (Excel of boekhoudsoftware)

Een digitaal kasboek, zoals Excel of speciale boekhoudsoftware, biedt een aantal gemakkelijke opties die het bijhouden van een kasboek makkelijker maken. 

De opties die een digitaal kasboek biedt zijn onder andere:

  • het automatiseert berekeningen 
  • het minimaliseert fouten. 
  • bieden veilige back-ups. 
  • toegang via de cloud 
  • gebruiksvriendelijke programma’s en apps. 

Mogelijke nadelen van een digitaal kasboek zijn onder andere:

  • het kost geld om een digitaal kasboek te gebruiken.
  • het is noodzakelijk om overal over een snel en stabiel internetverbinding te beschikken.

Zelf een kasboek maken: stap-voor-stap

Volg deze stappen om uw eigen kasboek Excel te maken:

  1. Open Excel en maak een nieuwe spreadsheet aan.
  2. Voeg kolommen toe in rij 1: datum (A1), omschrijving (B1), inkomsten (C1), uitgaven (D1) en saldo (E1).
  3. Vul in E2 uw startsaldo in.
  4. Voor elke volgende rij gebruikt u de formule E2+C3-D3 in kolom E om het saldo automatisch te berekenen.
  5. Vul per transactie de datum, omschrijving en het bedrag in de juiste kolommen in. Uw kasboek werkt nu automatisch het saldo bij.
Meer over Finom

Voorbeeld van een ingevuld kasboek

De eerste rij toont het beginsaldo. Rijen 2 en 3 laten een uitgave en inkomsten zien, met het effect op het saldo. 

DatumOmschrijvingInkomstenUitgavenSaldo
01-06-2025Startsaldo  € 500,00
02-06-2025Inkoop voorraad € 200,00€ 300,00
03-06-2025Verkoop product€ 150,00 € 450,00

Bijhouden kasboek: praktische tips voor nauwkeurige kasregistratie

Enkele tips voor een correcte kasregistratie: 

  • Werk het kasboek dagelijks bij om fouten en vergeten transacties te voorkomen.
  • Bewaar daarnaast alle bonnetjes en noteer afwijkingen tussen de fysieke kas en het kasboek.
  • Tel de inhoud van de kas regelmatig, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks, afhankelijk van het aantal transacties.

FAQ – Veelgestelde vragen over het kasboek

Hoe verwerk ik een bederf in het kasboek?

Boek het als uitgave met de omschrijving “Bedorven voorraad”.

Hoe boek ik een pinbetaling in het kasboek?

Boek de afboeking als uitgave en de bijschrijving als inkomsten op de zakelijke rekening. Geef het een duidelijke naam zoals ‘Kruisposten Pin’.

Hoe boek ik kleingeld in het kasboek?

U boekt kleingeld in het kasboek door een kasontvangst of kasuitgave in te voeren met datum, bedrag en omschrijving, zoals “opname wisselgeld”. 

Hoe deel ik een kasboek logisch in?

Gebruik kolommen voor datum, omschrijving, inkomsten, uitgaven en saldo.

Waar koop ik een fysiek kasboek?

Bij bijvoorbeeld kantoorboekhandels zoals Bruna of online via webshops.

Waar vind ik het overzicht van mijn kasboekingen in Exact?

In Exact vindt u die onder Financieel > Dagboeken > Kas.

Lees onze andere artikelen: 

Laatste artikelen