I rimborsi spese forfettari rappresentano una soluzione pratica che consente di semplificare la gestione delle trasferte e delle spese professionali. Consentono, infatti, di gestire i costi senza dover conservare scontrini e ricevute, corrispondendo degli importi fissi su base giornaliera già previsti dalla normativa. Ma quando conviene usarli davvero e quali sono le regole da conoscere nel 2025?

Contenuti

Rimborso spese forfettario: cos’è e quando si applica

Il rimborso spese forfettario consente una gestione semplificata delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro. Non si dovranno, infatti, conservare gli scontrini o le relative fatture.

Invece di rendicontare ogni spesa nel dettaglio, viene applicato un importo fisso giornaliero, già stabilito dalla normativa, che copre i costi di vitto e di alloggio.

Si tratta di un sistema pensato per snellire la burocrazia ed è utile sia per chi viaggia che per chi gestisce la contabilità all’interno di un’azienda.

Chi può ricevere i rimborsi forfettari?

Il rimborso spese forfettario può essere utilizzato da diverse categorie di lavoratori: dipendenti, collaboratori, amministratori e anche da un libero professionista. È particolarmente apprezzato da chi ha una Partita IVA in regime forfettario, perché permette di semplificare notevolmente la gestione delle trasferte.

Quando il rimborso spese forfettario fa reddito?

Il rimborso spese forfettario, quando viene applicato nel modo corretto, non viene tassato e non incide sul reddito del lavoratore o del professionista. Tuttavia, questo vale solo se si rispettano determinate condizioni stabilite dalla normativa. In caso contrario, il rimborso forfettario sarà considerato come reddito e contribuirà all’imponibile per la tassazione IRPEF.

È importante sapere anche che tale modalità di rimborso non può essere applicata a qualunque tipo di spostamento. Si riferisce, infatti, solo a quelli considerati trasferte extra-comunali, cioè al di fuori del Comune dove si trova abitualmente la propria sede di lavoro o l’attività del professionista.

Se, invece, lo spostamento avviene all’interno dello stesso Comune, non si può parlare di una trasferta vera e propria e, di conseguenza, il rimborso ricevuto non è esente da tasse: viene, invece, trattato come un compenso normale e va incluso all’interno del reddito imponibile.

L’indennità giornaliera e il concetto di trasferta

L’indennità giornaliera rappresenta un importo fisso che può essere riconosciuto per ogni giornata di lavoro svolta fuori sede. A differenza di altri rimborsi, non si basa sulle spese effettivamente sostenute, ma su una somma predeterminata a livello normativo, pensata per coprire in modo forfettario i costi legati allo spostamento.

A questo scopo, è importante che ci sia una trasferta effettiva e reale, documentabile in termini di data, luogo e di motivazioni. Non è necessario che lo spostamento duri tutto il giorno: anche un’attività di poche ore, purché svolta fuori Comune, può giustificare l’erogazione dell’indennità per la giornata.

Scopri il nostro conto business

Tassazione e regole dei rimborsi spese forfettari nel 2025

Nel 2025 la gestione fiscale dei rimborsi spese ha subito delle modifiche rilevanti grazie all’entrata in vigore del Decreto Legislativo n. 192/2024, parte della più ampia riforma fiscale legata alla revisione dell’IRPEF. Queste novità hanno introdotto nuovi criteri anche per i liberi professionisti in regime forfettario.

La modifica dell’art. 54, comma 2, lettera b) del TUIR mira a garantire una maggiore coerenza tra i diversi regimi. E anche se inizialmente molte fonti autorevoli hanno posto dubbi sull’applicabilità al regime forfettario delle modifiche introdotte, l’orientamento prevalente sembra essere quello di un’applicazione estesa delle novità anche ai forfettari. È però cruciale essere cauti, rimanere aggiornati con le eventuali future circolari o risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate che forniranno chiarimenti definitivi su questi aspetti e consultarsi con il proprio commercialista.

Rimborso spese regime forfettario 2025: inclusione nel reddito e limiti di fatturato

Con le modifiche introdotte dal Decreto Legislativo 192/2024, è stato chiarito un punto fondamentale per chi lavora in regime forfettario: i rimborsi spesa anticipati per conto del cliente, se gestiti nel modo corretto, non vanno inclusi né nel reddito imponibile né nel conteggio dei compensi ai fini del limite annuo di 85.000 €.

Questo significa che, a partire dal 2025, se un professionista riceve un rimborso e lo indica correttamente in fattura secondo quanto previsto dall’art. 15 del DPR 633/72, quell’importo non verrà considerato come parte del suo fatturato.

È un passaggio importante, perché in passato anche le somme anticipate e rimborsate finivano per far parte del reddito complessivo, con il rischio di superare il tetto massimo previsto per restare nel sistema forfettario. Ora, invece, queste spese vengono finalmente distinte in modo netto dal compenso vero e proprio, rendendo il regime più flessibile e coerente con la realtà operativa di molti liberi professionisti.

Riforma fiscale e Legge di Bilancio 2025: novità per i rimborsi spese

Tra le novità principali, c’è l’obbligo di utilizzare solo strumenti di pagamento tracciabili per sostenere le spese professionali che verranno poi rimborsate. A questo scopo, ci si riferisce a carte di credito o di debito, bonifici o altri sistemi elettronici.

I contanti, invece, anche per importi modesti, non sono più ammessi. Se un professionista o un dipendente effettua il pagamento di una spesa per mezzo del denaro contante, infatti, essa non potrà essere rimborsata.

Inoltre, ogni rimborso deve essere ben distinto dal compenso e indicato in modo chiaro all’interno della fattura. Non basta aggiungere una riga generica: è necessario specificare a cosa si riferisce ogni singola voce e, nel caso di spese anticipate per conto del cliente, va inserita anche la dicitura prevista dalla normativa (“Spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72”).

Infine, è importante conservare attentamente tutta la documentazione che dimostri il legame tra la spesa e l’attività svolta: ad esempio, la ricevuta del pagamento, il motivo per cui è stata anticipata e una prova che colleghi direttamente la spesa all’incarico ricevuto.

Deducibilità e agevolazioni fiscali per aziende e contribuenti forfettari

Per le imprese che rimborsano le spese ai propri dipendenti, collaboratori o amministratori, la normativa continua a riconoscere la deducibilità fiscale di questi importi, a condizione che siano documentati nel modo corretto, coerenti con l’attività svolta e che rispettino i limiti previsti dalla legge. In altre parole, se il rimborso è tracciabile, motivato e collegato a una trasferta reale o a un’attività lavorativa, l’azienda potrà portarlo in deduzione come costo.

Per i professionisti in regime forfettario, invece, la situazione è diversa: il sistema fiscale prevede un’imposizione semplificata che non consente di dedurre le spese una per una, ma applica un coefficiente fisso di redditività. Tuttavia, grazie alle novità del 2025, si possono ora escludere dal reddito imponibile alcune spese anticipate per conto del cliente. Non si tratta tecnicamente di una deduzione, ma produce un effetto analogo permettendo di non pagare le imposte su somme che non rappresentano un vero e proprio compenso.

Rimborso spese forfettario per un professionista

Per chi lavora in proprio, ricevere un rimborso spese può sembrare una procedura semplice, ma richiede comunque un po’ di attenzione. Se non gestito correttamente, infatti, il rischio è che l’importo anticipato venga trattato come un compenso e, quindi, che sia oggetto di tassazione.

Al contrario, avendo cura di applicare qualche accortezza in più, è possibile ottenere un rimborso senza potenziali conseguenze fiscali e senza intaccare il limite di ricavi previsto per rimanere all’interno del regime forfettario.

Spese anticipate e art. 15 DPR 633/72

Nel momento in cui vai ad anticipare un costo per conto di un tuo cliente, puoi indicarlo in fattura come spesa anticipata, applicando le regole previste dall’articolo 15 del DPR 633/72.

Le condizioni da rispettare sono tre:

  1. La spesa deve riguardare direttamente il cliente e non essere legata direttamente alla tua attività.
  2. Il documento di spesa (fattura, ricevuta o bollettino) deve essere intestato al cliente, anche se sei tu ad aver effettuato il pagamento.
  3. In fattura, l’importo va indicato in una voce separata da quella del compenso, con una dicitura chiara come ad esempio “spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72”.

Quando queste condizioni sono rispettate, il rimborso non viene tassato, non genera IVA e non rientra nel totale dei tuoi compensi annui.

Facsimile fattura forfettario con rimborso spese anticipate

Immagina di essere un consulente che, durante l’attività svolta per un cliente, ha anticipato 40 € per una tassa o per un diritto amministrativo. In questo caso, puoi tranquillamente inserire il rimborso in fattura, senza che venga tassato, purché il tutto venga gestito nel modo corretto.

La fattura dovrebbe riportare due voci distinte:

  • compenso per attività di consulenza - 800 €
  • spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72 - 40 €
  • totale fattura: 840 €

In questa configurazione, è chiaro che solo gli 800 € rappresentano il compenso per la tua prestazione professionale. I 40 €, invece, sono semplicemente una somma che hai anticipato per conto del tuo cliente e che ti verrà restituita assieme al pagamento della fattura.

Limiti di esenzione per i rimborsi spese forfettari

Accanto alle spese anticipate, esistono anche i rimborsi forfettari per le trasferte, che permettono di ricevere un’indennità giornaliera senza dover giustificare ogni singola spesa sostenuta. Tuttavia, anche in questo caso, è fondamentale rispettare i limiti previsti dalla normativa per evitare che l’importo venga considerato come reddito tassabile.

Nel 2025, i valori di riferimento sono rimasti invariati rispetto agli anni passati:

  • 46,48 € al giorno per trasferte in Italia, fuori dal Comune in cui si esercita la propria attività
  • 77,47 € al giorno per trasferte all’estero

Se l’importo dell’indennità giornaliera rimane entro questi limiti, non viene tassato, non si applica l’IVA e non incide sul tetto dei ricavi previsto per il regime forfettario. Tuttavia se l’indennità supera queste soglie, la parte eccedente e solo quella verrà considerata come reddito e quindi sarà soggetta a tassazione.

Scopri il servizio di fatturazione gratuito

Come inserire il rimborso spese in fattura elettronica nel regime forfettario

Se anticipi spese per conto del cliente, è fondamentale che la ricevuta o fattura sia intestata a lui e che il pagamento avvenga con metodi tracciabili (non in contanti). In questo modo il rimborso non verrà considerato parte del tuo compenso.

Nel caso di un rimborso forfettario per trasferta, invece, non servono allegati, ma è buona norma specificare data e luogo dello spostamento nella fattura, al fine di garantire la massima trasparenza e chiarezza in fase di controllo o rendicontazione.

Come indicare correttamente il rimborso in fattura

Nel momento in cui vai a inserire il rimborso spese all’interno della fattura elettronica, è fondamentale mantenere separate le diverse voci: da un lato il compenso per il servizio da te svolto, dall’altro la somma che ti deve essere rimborsata.

Per le spese anticipate, è importante indicare all’interno della dicitura anche il riferimento normativo all’articolo 15 del DPR 633/72. Ricorda, inoltre, di specificare che si tratta di un importo non soggetto a IVA e che non rientra nel tuo compenso.

Nel caso di un rimborso forfettario per trasferta, invece, non serve alcuna giustificazione a livello documentale, ma conviene comunque riportare la natura del rimborso, la data dello spostamento e la località, così da rendere il tutto maggiormente tracciabile e trasparente.

Le regole da seguire nel 2025

Oltre all’attenzione al metodo di pagamento corretto e tracciabile, anche la compilazione della relativa fattura elettronica deve essere precisa e dettagliata. In questo modo, si evitano potenziali fraintendimenti e ci si assicura che le spese non vengano conteggiate tra i redditi d’impresa.

È importante evitare delle espressioni generiche come “spese varie” o “costi sostenuti”. Questi termini, infatti, non offrono delle informazioni utili in merito alla transazione effettuata e potrebbero causare dei problemi in caso di controlli. È molto meglio, invece, indicare con chiarezza a cosa si riferisce il rimborso, specificando ad esempio se si tratta di un diritto comunale, di una marca da bollo o di un rimborso chilometrico.

Se utilizzi un gestionale per la fatturazione elettronica, presta attenzione alle voci disponibili all’interno della piattaforma: molti sistemi, ad esempio, prevedono la compilazione di un campo specifico per segnalare le spese escluse da IVA e dal reddito. Assicurati, quindi, di selezionare la voce corretta, altrimenti potresti ritrovarti con una fattura sbilanciata o fiscalmente errata.

Infine, anche se ti trovi nel regime forfettario, è sempre una buona norma conservare con cura una copia dei documenti giustificativi. Non è detto che ti vengano richiesti nell’immediato, ma potresti doverli esibire in futuro per dimostrare la correttezza del rimborso. Meglio, quindi, averli conservati in modo ordinato e pronto per far fronte a ogni evenienza.

Esempi pratici e casistiche frequenti nei rimborsi spese forfettari

Per capire come funziona nel dettaglio un rimborso spese forfettario, nulla è più utile di un esempio concreto.

Immagina di essere un consulente in regime forfettario e di recarti, per una giornata, nella sede di un cliente situata fuori dal tuo Comune. In questo caso, invece, di raccogliere tutti gli scontrini relativi a pranzo, trasporti o altri piccoli costi sostenuti durante la giornata, puoi inserire direttamente in fattura una voce forfettaria, nel rispetto dei limiti previsti dalla legge.

Un esempio di fattura può essere il seguente:

  • prestazione professionale - 600 €
  • indennità forfettaria per trasferta del 12 aprile 2025 (Milano) - 46,48 €
  • totale fattura: 646,48 €

Poiché l’indennità indicata all’interno del documento rientra nei limiti fissati per le trasferte in Italia, non viene tassata, non genera IVA e non incide sul tetto annuo degli 85.000 € previsti per il regime forfettario.

Vediamo un altro esempio concreto. Immagina di essere un architetto e di aver anticipato 40 € per il pagamento dei diritti comunali relativi a una pratica edilizia del tuo cliente. Hai effettuato il pagamento con carta e la ricevuta è intestata direttamente al cliente stesso. In questo caso, puoi inserire tranquillamente la spesa nella fattura come “spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72”, tenendola ben distinta dal compenso per la tua prestazione.

L’esempio di fattura in questo caso sarebbe:

  • Progettazione preliminare per ristrutturazione edilizia - 1.200 €
  • Spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72 (diritti comunali) - 40 €
  • Totale fattura: 1.240 €

Siccome si tratta di una spesa sostenuta in nome e per conto del cliente e correttamente documentata, non costituirà reddito imponibile.

In entrambe le situazioni, quindi, la chiave è specificare in modo dettagliato le voci presenti all’interno del documento fiscale e assicurarsi di mantenere tutte le transazioni perfettamente tracciabili.

Rimborso chilometrico: cos’è e come si calcola

Il rimborso chilometrico è una forma di rimborso spese che si applica quando usi la tua auto personale per spostarti a fini lavorativi, ad esempio per raggiungere un cliente o per partecipare a una trasferta lavorativa. A differenza del rimborso forfettario, non si basa su un’indennità fissa, ma su un calcolo puntuale dei chilometri effettivamente percorsi.

Il calcolo avviene moltiplicando i chilometri totali per il valore al chilometro indicato nelle tabelle ACI, aggiornate ogni anno e differenziate per modello, oltre che per alimentazione del veicolo.

Facciamo un esempio pratico: hai effettuato una trasferta di 90 km complessivi e, in base alla tabella ACI relativa alla tua auto, il valore per il rimborso chilometrico è pari a 0,45 € al km.

In fattura potrai scrivere la seguente dicitura:

Rimborso chilometrico - Trasferta del 5 maggio 2025 (Bologna)

90 km × 0,45 €/km = 40,50 €

Questa somma, se motivata dalla reale esecuzione dell’incarico e correttamente riportata all’interno del documento fiscale, può essere rimborsata senza essere inclusa nel reddito imponibile. L’importante è che la trasferta sia coerente con l’attività lavorativa e che l’auto sia effettivamente quella utilizzata dal professionista.

Come compilare una nota spese in modo chiaro

Anche se nel regime forfettario non c’è l’obbligo formale di compilare una nota spese, farlo è comunque una buona abitudine. Aiuta, infatti, a organizzare meglio le trasferte, a tenere traccia delle spese sostenute e a dimostrare la massima trasparenza verso il cliente, soprattutto in caso di collaborazioni continuative o di incarichi complessi.

Una nota spese ben fatta dovrebbe riportare le seguenti informazioni essenziali:

  • la data della trasferta
  • il luogo e la motivazione dello spostamento
  • le voci di spesa sostenute (come trasporto, vitto, pedaggi, carburante)
  • L’importo complessivo
  • la modalità di pagamento utilizzata (carta, bonifico, ecc.)
  • eventuali allegati come ricevute, scontrini o biglietti

Non serve per forza un gestionale o un programma professionale per compilare una nota spese: spesso è sufficiente un semplice file Excel o Word, oppure un modello preimpostato scaricato online. L’importante è che il documento sia chiaro, ordinato e coerente con quanto riportato all’interno della fattura.

FAQ

Come compilare la scheda riepilogativa dei rimborsi forfettari?

Per compilare una scheda riepilogativa dei rimborsi forfettari, ti basta indicare per ogni trasferta la data, la destinazione, il motivo dello spostamento e l’importo riconosciuto. Puoi usare un semplice foglio Excel o un modello preimpostato: l’importante è che le informazioni siano chiare e ordinate, così da facilitare la gestione contabile e da conservare una traccia utile in caso di controlli.

Come si fa una nota di rimborso forfettario?

Per fare una nota di rimborso forfettario, ti basta riportare in modo chiaro i dati della trasferta: data, luogo, motivo dello spostamento e importo forfettario riconosciuto. Può essere redatta anche in formato semplice (Word, Excel o PDF) e serve a documentare l’indennità erogata, senza bisogno di allegare scontrini o ricevute.

Quando si applica il rimborso forfettario allo stragiudiziale?

Il rimborso forfettario si applica allo stragiudiziale quando il professionista sostiene delle spese per attività svolte fuori sede, come incontri, sopralluoghi o trasferte legate alla gestione della pratica. In questi casi, può essere riconosciuta un’indennità giornaliera, purché lo spostamento avvenga fuori dal Comune di lavoro abituale.

Come documentare i rimborsi forfettari per amministratori?

Per documentare correttamente i rimborsi forfettari agli amministratori, è consigliabile predisporre una delibera del consiglio di amministrazione o un verbale assembleare che ne autorizzi l’erogazione, specificando importi e condizioni. Ogni rimborso va poi tracciato e accompagnato da una scheda riepilogativa delle trasferte, con data, luogo e motivo dello spostamento.

Leggi gli altri articoli:

Ultimi articoli