Come fare la fattura elettronica?

Per lavorare e prestare servizi in Italia rispettando la normativa vigente, è fondamentale sapere come fare una fattura elettronica e sapere cos'è una fattura elettronica in generale. Se non hai mai utilizzato uno strumento del genere, il processo potrebbe sembrare alquanto complicato. Ma, grazie ai semplici passaggi della nostra guida, potrai emettere fatture elettroniche correttamente e senza intoppi.

Requisiti per emettere fattura elettronica

Il codice destinatario e la PEC sono elementi importanti per la gestione delle fatture elettroniche. La differenza tra i due è che il codice destinatario, un codice di 7 caratteri, identifica l'indirizzo telematico dove il Sistema di Interscambio (SdI) recapita le fatture ed è utilizzato per inviare e ricevere fatture. La PEC, ovvero la posta elettronica certificata, può rappresentare un’alternativa al codice destinatario, ma viene usata per inviare fatture solo in casi particolari. Può essere impiegata sia per ricevere che per inviare fatture, oltre che per ricevere notifiche dal SdI. Per le aziende, il codice destinatario è spesso obbligatorio, mentre per i privati può essere sufficiente il codice generico "0000000".

Puoi utilizzare diversi metodi per creare fatture elettroniche:

piattaforma web dell'Agenzia delle Entrate;
servizi esterni (Finom e altri).

Per emettere una fattura elettronica tramite Finom gli italiani devono seguire questi passaggi:

Accedi a Finom utilizzando il portale web;
Vai alla sezione «Fatture»;
Seleziona l'opzione «Crea account»;
Inserisci i dati richiesti;
Fai clic su «Salva» e «Invia».

Finom è facile da usare grazie alla sua interfaccia semplice e intuitiva. Può integrarsi automaticamente con sistema di interscambio SDI e creare/inviare rapidamente le fatture.

Per accedere alla piattaforma per la fatturazione elettronica dell'Agenzia delle Entrate, non è necessario registrarsi. È sufficiente avere un account SPID, CNS o CIE. Con questi strumenti di identità digitale, puoi accedere ai servizi online dell'Agenzia e iniziare a creare fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Come accedere alla piattaforma:

Accedi al sito ufficiale dell'Agenzia delle Entrate;
Seleziona l'opzione per accedere tramite SPID, CNS o CIE;
Autenticati con le tue credenziali;
Accedi agli strumenti per la creazione delle fatture elettroniche.

Questi semplici passaggi ti aiuteranno ad accedere agli strumenti per la creazione di fatture elettroniche tramite SDI.

Come emettere la fattura elettronica gratuita attraverso il sito dell'Agenzia delle Entrate

Scopriamo come fare fattura elettronica gratis. Puoi farlo sul sito dell’Agenzia delle Entrate, attraverso uno dei seguenti accessi di autenticazione per accedere:

SPID è un sistema di identificazione digitale governativo. Avrai bisogno di un account. Fornisce l’accesso a vari fornitori di servizi;
CNS è una mappa del servizio nazionale. Ti permette di accedere utilizzando una tessera e un apposito lettore;
CIE è un documento di identità elettronica gratis. Puoi anche usarlo per accedere tramite lo scanner NFC.

Dovrai compilarlo correttamente prima di inviare le fatture. È necessario fornire le seguenti informazioni nel documento:

dati del cliente (codice destinatario, PEC, altri dati identificativi del cliente);
descrizione del prodotto o servizio (dettagliare i beni o i servizi venduti);
aliquota IVA (selezionare l'aliquota appropriata per l'articolo desiderato);
importo e totali (indicare il costo dei beni/servizi per il calcolo automatico dell'IVA).

Emettere una fattura elettronica tramite il sito dell'Agenzia delle Entrate

Come puoi notare, è tutto abbastanza semplice. Tuttavia deve essere fatto nel modo corretto. Controlla le informazioni fornite per assicurarti che non ci siano errori.

Formati di fattura elettronica

Il formato XML è obbligatorio per le fatture elettroniche in Italia. È strutturato per trasferire dati tra sistemi e garantisce la standardizzazione. Tutto quello che devi fare è compilare le informazioni appropriate sulla piattaforma.

Una volta completata la fattura, puoi scaricarla come file XML. In questo modo puoi archiviare documenti o caricarli su altri servizi. La fattura viene inviata tramite il sistema SDI, che controlla i documenti e li inoltra al cliente. In genere, il tempo di elaborazione richiede diverse ore.

Come inviare una fattura elettronica?

Il sistema di interscambio è un elemento chiave del processo di invio della fattura elettronica in Italia. Una volta creata correttamente la fattura XML, è necessario inviarla tramite il sistema SDI.

Il sistema controlla la struttura e il contenuto del file della fattura. Lo recapita al destinatario finale utilizzando il codice destinatario o la PEC specificata.

Puoi inviare una fattura attraverso il sito dell’Agenzia delle Entrate o utilizzare servizi di terze parti integrati con il Sistema di Interscambio (SdI). Un esempio emblematico di piattaforma popolare in questo ambito è Finom.

Una volta inviate, il sistema SDI può generare diverse notifiche:

conferma dell'account da parte del sistema;
consegna della fattura al cliente;
notifica di errore (nel caso in cui sia stato inserito un codice errato o a causa di problemi con il formato XML).

Pertanto, hai un'opportunità unica per correggere tutti gli errori in modo tempestivo e inviare nuovamente il documento.

Fatturazione elettronica: errori comuni e come evitarli

Durante la preparazione delle fatture elettroniche possono verificarsi errori. Il Sistema di Interscambio (SdI) effettua controlli automatici su ogni fattura e, in caso di problemi, invia una notifica con un codice errore specifico. Ecco una panoramica degli errori più comuni e come evitarli:

Errore 00305: inserimento di un codice destinatario errato
Questo errore si verifica quando il codice destinatario del cliente è sbagliato. Potrebbe trattarsi di un errore di battitura oppure il codice potrebbe appartenere a un altro soggetto.
Come evitarlo: Verifica attentamente il codice destinatario prima di inviare la fattura, controllandolo nella piattaforma SdI o richiedendolo direttamente al cliente.
Errore 00400: utilizzo di un formato XML errato
Le fatture elettroniche devono essere in formato XML e rispettare una struttura specifica definita dall'Agenzia delle Entrate. Questo errore indica che il file XML non è conforme o contiene errori di sintassi.
Come evitarlo: Usa un software affidabile per generare le fatture e valida il file XML con uno strumento di controllo prima dell'invio.
Errore 00200: dati richiesti mancanti
Ogni fattura elettronica deve includere informazioni obbligatorie, come la data di emissione, il numero progressivo, i dati del fornitore e del cliente, la descrizione dei beni o servizi, l'importo totale e l'IVA. L'errore 00200 segnala l'assenza di uno o più dati fondamentali.
Come evitarlo: Controlla attentamente che tutti i campi obbligatori siano compilati prima di inviare la fattura.
Errore 00100: errore generico
Questo codice indica un errore generico, che può avere diverse cause, come problemi tecnici del sistema SdI o errori nella firma digitale.
Come evitarlo: In caso di errore generico, contatta l’assistenza dell’Agenzia delle Entrate per individuare la causa e risolvere il problema.

Ricorda che una fattura elettronica già inviata al SdI non può essere modificata. Se hai commesso un errore, sarà necessario emettere una nuova fattura con i dati corretti. Inoltre, se la fattura originale è già stata recapitata al cliente, potrebbe essere necessario emettere una nota di credito o una nota di debito per correggere l'errore.

Conservazione delle fatture elettroniche

Secondo la legge italiana, è necessario conservare la fattura elettronica per 10 anni in un formato compatibile con i requisiti SDI (in genere XML). La conservazione deve avvenire in condizioni in cui i dati non vengono modificati. Devono essere autentici e disponibili in qualsiasi momento per controlli fiscali.

Si consiglia di utilizzare i servizi digitali per archiviare le fatture. L’Agenzia delle Entrate offre la possibilità di archiviare gratuitamente tali documenti sulla piattaforma. Puoi anche utilizzare i servizi di fornitori privati, che offrono spesso soluzioni più avanzate come:

archiviazione automatica;
archiviazione nel cloud;
sicurezza dei dati.

Tali condizioni possono rivelarsi particolarmente vantaggiose per molte grandi aziende, che devono gestire quotidianamente un volume molto elevato di fatture.

Esempio pratico: emettere fattura elettronica

Vediamo come fare la fattura elettronica. Di seguito presentiamo un esempio del processo pensato per un libero professionista o una piccola impresa specializzata nella fornitura di servizi di consulenza:

Login: un libero professionista o una piccola impresa esegue la procedura web di accesso. Questo passaggio è necessario per poter emettere fattura tramite SPID, CNS o CIE. Successivamente, devi andare alla scheda «Crea un nuovo rapporto»;
Inserimento dati cliente: in questa fase è necessario compilare i campi con il codice destinatario o PEC, inserire i suoi dati legali (ragione sociale, indirizzo, codice fiscale). Il codice per il destinatario delle persone giuridiche può essere composto da sette caratteri. Se si tratta di un privato allora basterà inserire la PEC;
Descrizione del servizio: indichiamo quale servizio online è stato fornito; se ce ne sono stati diversi, li descriviamo tutti e indichiamo il costo unitario. Il campo della descrizione deve essere chiaro, preciso e completo. Questo è fondamentale affinché sia il cliente che le autorità fiscali possano comprendere esattamente il servizio fornito o il lavoro svolto;
Aliquota IVA: la maggior parte dei servizi freelance in Italia sono soggetti a un’aliquota partita IVA standard del 22%. Puoi specificare una tariffa diversa se la tipologia del servizio lo consente;
Risultati e importo totale: una volta inseriti tutti i dati, il sistema calcolerà automaticamente l'importo dell'IVA e l'importo totale da pagare. Se hai fornito una consulenza per un importo di € 500, l'IVA verrà calcolata per un importo di € 610;
Salvataggio e invio della fattura: una volta completati con successo tutti i campi, la fattura può essere salvata in formato XML a scopo di archiviazione. Puoi anche farlo inviando il file direttamente tramite SDI. Il documento firmato digitalmente viene prima controllato per eventuali errori e solo dopo verrà inviato al cliente.

Questo processo è altamente intuitivo e completamente automatizzato per consentire ai liberi professionisti e alle piccole imprese di operare in modo efficiente e conforme ai requisiti fiscali del Paese. Puoi anche ricevere notifiche tempestive sulla consegna delle fatture e sui possibili errori, altro aspetto importante per un lavoro efficiente.

Domande frequenti

Chi è tenuto a emettere fatture elettroniche?

Tutti i contribuenti iscritti in Italia, comprese le imprese e i liberi professionisti, escluse le categorie esenti.

Perché emettere una fattura elettronica?

Questo è un requisito obbligatorio per la contabilità fiscale in Italia. Semplifica il monitoraggio delle transazioni e garantisce la trasparenza delle transazioni finanziarie.

Cos’è una fattura elettronica?

È un documento digitale in formato XML. Si tratta di un’alternativa alle fatture cartacee e viene trasmessa tramite il sistema SDI.

Come fare una fattura elettronica gratis?

Puoi utilizzare la piattaforma gratuita dell'Agenzia delle Entrate per creare e inviare fatture elettroniche. Inoltre, puoi sfruttare il servizio di Finom, che offre la possibilità di emettere fatture elettroniche gratuitamente con il piano Solo, pensato per liberi professionisti e piccole imprese. Questo piano include funzionalità essenziali per la gestione della fatturazione senza costi aggiuntivi.

Come annullare una fattura elettronica?

Non è possibile annullare una fattura inviata. Tuttavia, è possibile creare un documento correttivo, come una nota di credito o una nota di debito, per rettificare gli errori. Questi documenti consentono di modificare importi, descrizioni o altre informazioni errate senza violare la normativa fiscale.

Dove posso trovare le fatture elettroniche ricevute?

Puoi trovare le fatture ricevute nel tuo account sulla piattaforma dell'Agenzia delle Entrate o presso il tuo gestore di stoccaggio.

Chi è esente dalla fatturazione elettronica nel 2024?

Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo di fatturazione elettronica si estende a tutti i contribuenti, indipendentemente dal reddito.

Sono esentati dall'obbligo solo alcune categorie specifiche, come ad esempio gli operatori sanitari che erogano prestazioni a persone fisiche. Per maggiori informazioni sulle esenzioni, consultare il sito dell'Agenzia delle Entrate.

Come correggere una fattura elettronica?

Per correggere una fattura elettronica, dovrai creare un documento correttivo, come una nota di credito o una nota di debito, a seconda del tipo di errore. La nota di credito si utilizza per ridurre o annullare un importo già fatturato, mentre la nota di debito serve per aumentare l'importo o integrare dati mancanti. Questi documenti correggono la fattura originale senza violare la normativa fiscale e devono essere inviati tramite il Sistema di Interscambio (SdI) per garantirne la validità.

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