Bon de commande et facture : les différences entre les deux documents financiers

Les bons de commande et les factures - leurs différences, leurs points communs, les informations qu'ils doivent contenir et quand ils doivent être utilisés

Bon de commande et facture : ces deux documents réfèrent aux mêmes choses et ont beaucoup en commun : ce sont des documents officiels, liant légalement deux parties, qui incluent des détails sur une entité financière. Les deux sont utilisés pour conclure un accord de paiement et peuvent être envoyés par voie postale ou digitale. Comme son nom l’indique, un bon de commande fait référence à une commande, tandis qu’une facture réfère à une vente.

Naviguer dans le monde de la comptabilité est un processus compliqué. Il y a beaucoup de termes financiers et de documents ; si bien que même ceux qui disposent d’une solide expérience se sentent parfois déroutés. Parmi les ambiguïtés les plus courantes, il n’est pas toujours facile de différencier un bon de commande et une facture.

Cet article explique le but et les différences entre ces deux documents financiers qui jouent un rôle essentiel dans le maintien d’une trésorerie stable et viable pour garder une entreprise à flot.

Bon de commande : qu'est-ce que c'est ?

Un bon de commande est un document officiel qui confirme qu’une commande a été effectuée par un acheteur, et qui impose certaines obligations à un vendeur. Le processus est assez simple : un acheteur commande des produits ou des services et envoie un bon de commande au vendeur qui autorise un achat. Une fois que le marchand accepte les termes de la transaction, le bon de commande devient un document légal liant les deux parties. Même un bon de commande basique contient généralement un certain nombre d’informations, notamment :

• La date d’achat
• La date de livraison
• Le numéro du bon de commande
• La description de la commande
• Le prix de la commande
• Le nom de l’acheteur
• L’adresse de livraison (l’adresse de l’acheteur)
• Le nom du vendeur
• L’adresse de facturation (l’adresse du vendeur)
• Les conditions générales de vente
• Les modalités de paiement
• La signature de l’émetteur.

La différence entre un bon de commande et un formulaire de demande d'achat

Les bons de commande sont souvent confondus avec les demandes d’achat, aussi connues sous le nom de formulaires de demande d’achat. Ces deux documents financiers ont des choses en commun mais présentent cependant des différences significatives. Les formulaires de demande d’achat sont souvent utilisés par les grandes sociétés pour placer des commandes via un département des achats. Une fois que le département des achats reçoit une commande d’un employé, il supervise ensuite la livraison du produit auprès d’un marchand externe. La principale différence est qu’une demande d’achat est utilisée pour le processus de commande interne par le département chargé de l’acquisition. Les formulaires de demande d’achat sont rarement utilisés par les petites entreprises.

Qu’est ce qu’un numéro de bon de commande ?

Un numéro de bon de commande est un numéro d’identification unique assigné au bon de commande et à la facture du fournisseur. Il aide le vendeur à envoyer précisément le même produit ou service commandé par l’acheteur et simplifie le processus de correspondance entre la facture et le bon de commande.

Un numéro de bon de commande est toujours mentionné sur une facture et un vendeur doit toujours facturer le bon montant pour un produit. Un acheteur, à son tour, peut faire correspondre le numéro de facture au numéro de bon de commande pour vérifier qu’il paie pour le bon produit.

Types de bons de commande

La gestion des achats est une partie vitale de la bonne tenue de toute entreprise, petite ou grande. Imaginez que votre entreprise ne dispose pas d’un processus cohérent pour la gestion des achats : le cas échéant, elle est exposée à un risque élevé de pertes causées par des erreurs d’achat. Les bons de commande peuvent aider à minimiser les dépenses inutiles ; cependant, pour ce faire, vous devez être au courant des principaux types de bons de commande.

• Bon de commande permanent. Les bons de commande permanents sont utilisés quand un acheteur de long terme a un besoin de commande récurrent. Les bons de commande permanents autorisent la commande du même bien ou service plusieurs fois dans une période de temps définie, en utilisant le même numéro de bon de commande.
• Bon de commande global. Les bons de commande globaux sont utilisés quand le donneur d’ordre a besoin de plusieurs livraisons pour un prix convenu sur une certaine période. Les bons de commande globaux sont généralement utilisés en B2B et sont souvent assortis de réductions ou d’autres avantages.

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Les bons de commande : comment les utiliser

Les bons de commande sont des outils financiers efficaces qui sont utilisés pour tracer les statuts des commandes et pour gérer le paiement des fournisseurs. Certains bons de commande peuvent aussi impliquer des provisions préliminaires décidées par les parties (acheteur et vendeur) dans le cadre de l’achat. Ces provisions peuvent inclure des arrangements ; des frais de livraisons à payer, ou des règlements à effectuer en cryptomonnaie.

Les bons de commande apportent aux vendeurs des informations concernant le nombre de produits à livrer à l’acheteur et la date de paiement pour le client. Prenez le temps de mettre votre base de données de bons de commande à jour pour la gérer de manière efficace. Elle deviendra ainsi un instrument qui vous aidera à effectuer les choses suivantes :

• Rester informé : voir combien de biens vous avez vendu à un client particulier
• Garder une trace des dates limites de paiement
• Faciliter la réorganisation de l’inventaire de votre fabricant
• Prévoir le surstockage de l’inventaire
• Éviter aux commandes d’être mélangées
• Assurer un délai de livraison des commandes des acheteurs
• Une bonne facturation. Un bon de commande peut aider à établir une facture correcte.

Quels sont les bénéfices d’un bon de commande ?

La nature détaillée des bons de commande en fait un outil de gestion efficace, autant pour les petites entreprises que pour les grandes sociétés. Voici certains des bénéfices que vous pouvez avoir en mettant en place les bons de commande dans votre système :

• Établir une structure claire. Un bon de commande pose certaines conditions pour les vendeurs et est facile à suivre.
• Prévenir les commandes dupliquées. Les bons de commande aident à surveiller le nombre de requêtes entrantes. Si le volume de demandes augmente soudainement, il est crucial de s’assurer que le système de commandes fonctionne correctement. Avec un bon de commande, vous pouvez effectuer rapidement un contrôle du nombre de commandes placées par un client, et éviter de livrer des commandes en double, ce qui pourrait causer des pertes à votre société.
• Éviter les dépassements de coûts. Un bon de commande sert à prouver le prix convenu entre vous et un fournisseur spécifique ou un fabricant. Si le fabricant change ses prix, vous pouvez vous référer au bon de commande affichant le prix initial. De cette manière, votre compte créancier est sous la protection du bon de commande mutuel.
• Détecter les problèmes de performance. Analyser les bons de commande peut aider quand il s’agit de définir quelles commandes bénéficient à votre société et lesquelles causent des pertes conséquentes sans apporter de valeur. Avec ces méthodes, vous avez la possibilité de gérer votre entreprise de manière stratégique.
• Gérer efficacement l’inventaire. Utilisez un logiciel pour que votre système de bons de commande soit clair. Avec une visibilité sur votre inventaire, vous serez capable de déterminer quand réapprovisionner les stocks et rationaliser le flux de travail. 

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Qu’est ce qu’une facture ?

Une facture est un document financier délivré soit par le vendeur soit par le fournisseur du bien. C’est un instrument qui permet de solliciter le paiement et de garder une trace des transactions. Les factures sont envoyées quand les termes des bons de commande sont remplis, et quand la livraison physique du produit ou du service au client a été effectuée.

Les factures remplacent souvent les bons de commande car les deux documents spécifient le montant exact dû au vendeur. Les factures sont souvent nommées « déclarations » ou « factures de vente ». Une facture est toujours créée en réponse à un bon de commande, même si la demande a été effectuée de manière informelle. En d’autres termes, les bons de commande arrivent en premier, puis les factures suivent.

Peu importe ce que votre entreprise fournit : produits virtuels, biens tangibles, services en ligne ou hors ligne, les modèles de facture basiques doivent inclure les informations suivantes :

• Date de facturation
• Numéro de facture
• Numéro de bon de commande
• Description de la commande
• Le prix de chaque article commandé
• Nom de l’acheteur
• Adresse de livraison (Adresse de l’acheteur)
• Nom du vendeur
• Adresse de facturation (adresse du vendeur)
• Montant total dû
• Taxes (si présentes)
• Réductions (si présentes)
• Modalités de paiement
• Signature du vendeur

Types de factures

Un vendeur peut émettre différents types de facture, et essayer de déterminer de quel type de facture vous avez besoin peut être une procédure assez difficile. Vous devez prendre en compte des facteurs tels que votre secteur d’activité, les documents de facturation utilisés, et les plans de paiement offerts à vos clients. En plus des factures standards, il y a au moins trois types de factures que vous pouvez considérer pour bien gérer votre entreprise.

• Factures de vente. Une facture de vente est généralement délivrée par le vendeur à l’acheteur une fois le produit commandé livré. Une facture de vente a pour but d’apporter des détails sur le produit spécifique, le nombre d'articles commandés et d’autres informations importantes comme la méthode de livraison ou la date de paiement. Une facture de vente est un document financier légal liant les parties qui sert de requête officielle de paiement.
• Factures d’achat. Le terme « facture d’achat » n’est pas utilisé communément car il partage des caractéristiques et des fonctions identiques à celles des factures de vente. Elles sont généralement délivrées une fois que le vendeur a reçu le bon de commande et qu’il a payé. Une facture d’achat contient à peu près les mêmes informations qu’une facture classique : les conditions de paiement, la description de la commande, les détails de livraison, etc...
• Factures de TVA. Si vous êtes soumis à la TVA, vous devez délivrer un document supplémentaire. Dans ce type de document financier, vous avez besoin d’apporter des informations de facturation basiques. Vous devez aussi inclure votre numéro d’immatriculation à la TVA.

Comment sont utilisées les factures ?

Une facture comprend généralement la description des produits qui doivent être livrés au client, le prix des articles et les détails de paiement. Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent des services de facturation en ligne (comme Finom) pour délivrer les factures et accepter les paiements des clients.

Vous pouvez envisager l’implémentation d’un système de facturation en ligne automatique pour votre entreprise : cela vous facilitera la vie. Par exemple, cela vous permet de programmer des rappels pour vos clients quand ils doivent payer pour les produits reçus, ou de notifier les comptables quand un paiement est arrivé. Plus besoin d’envoyer d’e-mails et vous n’aurez plus besoin de faire des demandes de paiement par vous-même.

Si vous  gardez une base de données de facturation ordonnée, vous pouvez simplifier le processus de paiement de toutes les taxes applicables. Les factures fournissent des informations précises sur les revenus gagnés durant l’année d’imposition. À quoi d’autre peuvent servir les factures ?

• À recevoir de l’argent. Les vendeurs ne recevront pas le paiement des produits ou services vendus avant d’envoyer une facture à l’acheteur.
• À fournir de la visibilité. Une facture fournit une description détaillée du produit commandé, en donnant la transparence nécessaire au département comptabilité sur ce que les autres départements achètent. Les factures permettent la projection des fonds.
• À gérer les paiements. Les factures peuvent être utilisées comme des instruments analytiques pour garder une trace de combien de produits ont été vendus, combien d’argent a été gagné et combien de factures n’ont pas été payées.
• À effectuer un suivi. Les factures créent un suivi entre l’acheteur et le fournisseur. En émettant, envoyant et acceptant les factures, les parties établissent un cadre légal et acceptent de remplir les conditions de paiement respectives sur lesquelles elles se sont mis d’accord.

Quels sont les bénéfices des factures

Utilisées intelligemment, les factures sont une solution pour les petites entreprises car elles permettent de superviser les flux de revenus et les dépenses. En plus de fournir des enregistrements écrits des services complétés et de livraison des produits, les factures facilitent la facturation des clients à temps. Vous aurez toujours certains comptes avec des soldes impayés, mais en utilisant un système de facturation en ligne, vous réduirez le nombre de débiteurs.

• Pas de stress durant la période d’imposition. Tout le monde déteste payer des impôts. Pourquoi donc ne pas rendre cette période plus simple ? À condition que votre système de facturation soit bien géré, vous pouvez accéder aux informations n’importe quand, faciliter le processus d’audit et vous réconcilier avec le fisc.
• Accélérer le processus de paiement. Résistez à la tentation d’inclure le strict minimum dans une facture. Nous savons que cela peut sembler être une bonne idée pour économiser du temps ; mais plus vous fournissez d’informations dans votre commande, moins les clients vous embêtent avec des questions dans le futur. Des factures compréhensibles peuvent être un bon outil pour accélérer le processus de paiement.
• Enregistrer votre compte créancier. Les factures peuvent aussi servir à enregistrer votre compte créancier. Les comptes créanciers sont les paiements dus pour les produits ou services qui ont déjà été livrés au client mais ne sont pas encore payés. Maintenir ces dossiers est plus simple si vous mettez en place un système de facturation bien géré. Les données collectées peuvent être utilisées par le département comptabilité mais aussi présentées aux investisseurs potentiels, pour voir comment se porte votre société.
• Responsabiliser votre identité de marque. Utilisez un logiciel de facturation (comme l’application Finom) pour personnaliser vos factures. La personnalisation peut avoir une grande influence sur la perception des clients sur votre société et améliorer l’image de votre entreprise.

La différence entre un bon de commande et une facture

La différence principale entre une facture et un bon de commande est leur objectif premier. Un bon de commande est délivré quand une requête de l’acheteur est émise pour des produits ou services. Une facture quant à elle, sert à demander un paiement et est créée après que la commande a été complétée.

Qu’en est il des points communs ? Comme nous l’avons mentionné plus haut, les bons de commande et les factures ne sont pas identiques mais ils sont liés, car ils font référence à un seul et même produit. Ils contiennent des informations identiques en ce qui concerne l’acheteur et le vendeur, par exemple, les noms ou adresses. Ils constituent également un document légal liant les deux parties. Une facture pour un bon de commande est fournie une fois le service commandé réalisé.

Ci-dessous, vous retrouverez tous les points communs et les différences entre les deux document financiers :

En conclusion : bon de commande et facture — documents obligatoires différents pour une transaction commerciale

Pour résumer ce qui précède : un bon de commande et une facture sont deux documents différents. Ces documents juridiquement contraignants ont en effet des objectifs différents. Un bon de commande est une demande de l'acheteur au vendeur de conclure un contrat de vente. Lorsque les biens ou les services sont livrés à l'acheteur, le vendeur émet une facture. Lorsque la facture est acceptée, la vente est confirmée, et lorsque le paiement est effectué, la transaction est considérée comme terminée. Ces documents, ainsi que le bon de livraison et le bon de réception, sont des documents essentiels pour le bon déroulement d'une transaction commerciale. Ils fournissent un maximum d'informations sur les caractéristiques du produit et garantissent la traçabilité du produit, tant pour le vendeur que pour l'acheteur.

Le travail d’un système financier peut être difficile à concevoir, en particulier lorsque vous quittez le monde de la théorie pour passer aux choses concrètes. Toutes les formalités administratives que vous devez remplir en tant que propriétaire d’une petite entreprise peuvent être un fardeau. Mais prendre soin de la santé financière de votre société est un élément essentiel à ne pas ignorer. Heureusement pour vous, il y a de multiple façon d’automatiser et d’optimiser le processus au sein de votre société.

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