Bon de commande et facture : comprendre la différence

Bon de commande et facture : il peut être difficile de bien distinguer ces deux documents. Cet article explique le rôle et les différences de ces deux documents indispensables pour le bon suivi des transactions et la santé financière d’une entreprise.

Bon de commande : qu’est-ce que c'est ?

Un bon de commande est un document officiel qui confirme qu’une commande a été effectuée par l’acheteur et qui impose certaines obligations au vendeur et à l’acheteur. Le processus est assez simple : un acheteur commande des produits ou des services et envoie un bon de commande au fournisseur qui autorise un achat. Une fois que le marchand accepte les termes de la transaction, le bon de commande devient un document légal liant les deux parties.

Même un bon de commande basique contient généralement un certain nombre d’informations, notamment :

date d’achat
date de livraison
numéro de bon de commande
description de la commande
prix de la commande
nom de l’acheteur
adresse de livraison (adresse de l’acheteur)
nom du vendeur
adresse de facturation (adresse du vendeur)
conditions générales de vente
modalités de paiement
signature de l’émetteur

La différence entre un bon de commande et un formulaire de demande d'achat

Les bons de commande sont souvent confondus avec les demandes d’achat, aussi connues sous le nom de formulaires de demande d’achat.

Les formulaires de demande d’achat sont généralement utilisés par les grandes sociétés pour placer des commandes via un département des achats. Une fois que le département des achats reçoit une commande d’un employé, il se charge ensuite de traiter la commande auprès du fournisseur.

La principale différence est qu’une demande d’achat est utilisée pour le processus de commande interne par le département chargé de l’acquisition. Le bon de commande est quant à lui un document externe qui est transmis au fournisseur pour confirmer la commande.

Qu’est-ce qu’un numéro de bon de commande ?

Il s’agit d’un numéro d’identification unique assigné au bon de commande et mentionné sur la facture du fournisseur. Il aide le vendeur à livrer précisément les produits ou services commandés par l’acheteur.

Il simplifie le processus de rapprochement entre la facture et le bon de commande et garantit la facturation du bon montant.

Types de bons de commande

La gestion des achats est une partie vitale de la bonne tenue de toute entreprise, petite ou grande. Imaginez que votre entreprise ne dispose pas d’un processus cohérent pour la gestion des achats : votre entreprise est alors exposée à un risque élevé de pertes causées par des erreurs d’achat.

Une gestion des achats efficace permet de minimiser les erreurs et les dépenses inutiles. Et les bons de commande jouent un rôle essentiel dans ce processus. Voici deux types de bons de commande que vous devez connaître :

Bon de commande permanent : vous avez un besoin de commande récurrent ? Les bons de commande permanents autorisent la commande du même bien ou service plusieurs fois dans une période définie, avec un numéro de bon de commande unique.
Bon de commande global : il est utilisé quand le donneur d’ordre a besoin de plusieurs livraisons à un prix convenu sur une certaine période. Les bons de commande globaux sont généralement utilisés en B2B. Ils peuvent être assortis de réductions ou d’autres avantages.

Les bons de commande : comment les utiliser ?

Les bons de commande sont des outils financiers efficaces pour tracer le statut des commandes et gérer le paiement des fournisseurs. Ils peuvent impliquer des modalités préalablement convenues entre l’acheteur et le vendeur dans le cadre de l’achat. Cela peut concerner des frais de livraisons à payer, ou encore un mode de règlement spécifique.

Ces documents contiennent des informations essentielles pour le vendeur (nombre de produits à livrer, date de paiement prévue, etc.).

Une base de données de bons de commandes à jour vous permet de :

suivre le nombre de biens vendus à chaque client
garder une trace des échéances de paiement
faciliter la réorganisation de l’inventaire de votre fabricant
optimiser la gestion des stocks
éviter aux commandes d’être mélangées
assurer un délai de livraison
établir une facture conforme au bon de commande

Quels sont les bénéfices d’un bon de commande ?

Les bons de commande peuvent présenter de nombreux avantages pour votre entreprise :

Établir une structure claire : le bon de commande pose certaines conditions pour les vendeurs et est facile à suivre.
Prévenir les doublons : les bons de commande aident à surveiller le nombre de requêtes entrantes et à détecter un éventuel dysfonctionnement. Grâce aux bons de commande, vous pouvez contrôler rapidement le nombre de commandes client. Ils permettent d’éviter de livrer des commandes en double, ce qui pourrait causer des pertes à votre société.
Éviter les dépassements de coûts : le bon de commande sert de preuve du prix convenu avec votre fournisseur. En cas de changement de prix ou de désaccord, vous pouvez vous référer au bon de commande initial.
Détecter les problèmes de performance : analyser les bons de commande peut aider quand il s’agit de définir quelles commandes bénéficient ou non à votre société. Ils sont importants pour gérer votre entreprise de manière stratégique.
Gérer efficacement l’inventaire : l’enregistrement des bons de commande dans un logiciel dédié offre une meilleure visibilité sur votre inventaire. Vous pouvez déterminer quand réapprovisionner les stocks et rationaliser le flux de travail.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture, également appelée « déclaration » ou « facture de vente », est un document émis par le vendeur pour demander un paiement. Mais elle sert aussi à garder une trace de chaque transaction. Les factures sont généralement envoyées quand les termes des bons de commande sont remplis. En principe, cela survient après la livraison du produit ou du service.

Les factures sont souvent créées en réponse à un bon de commande. Les deux documents sont complémentaires pour un contrôle interne efficace. Toutefois, le bon de commande n’est pas obligatoire et vous pouvez parfois créer des factures sans bons de commande. C’est notamment le cas pour les dépenses urgentes, non prévues, ou les prestations récurrentes.

Quel que soit votre secteur d’activité, les modèles de facture basiques doivent inclure les informations suivantes :

date de facturation
numéro de facture
numéro de bon de commande
description de commande
prix de chaque article
nom de l’acheteur
adresse de livraison (adresse de l’acheteur)
nom du vendeur
adresse de facturation (adresse du vendeur)
montant total dû
taxes (si présentes)
réductions (si présentes)
modalités de paiement
signature du vendeur

Types de factures

En plus des factures standards, il y a au moins 6 types de factures que vous pouvez utiliser pour gérer efficacement votre entreprise :

Facture de vente : elle est délivrée par le vendeur à l’acheteur, une fois que le produit commandé a été livré. Elle apporte des détails sur le produit, le nombre d'articles commandés, le prix (avec une mention de la TVA) et la date de paiement. Il s’agit d’un document financier légal servant de demande officielle de paiement.
Facture d’achat : c’est généralement la même facture, mais côté client. Elle est enregistrée dans la comptabilité de l’acheteur comme une dette à régler. Dans certaines situations, comme l’autofacturation, le client émet lui-même la facture d'achat au nom et pour le compte du fournisseur. Ce processus nécessite un accord préalable entre les deux parties et doit répondre à certaines obligations légales.
Facture proforma : similaire à un devis, il s'agit d’un document informatif qui sert à donner une estimation de prix. La proforma n’a pas de valeur juridique et ne déclenche pas d’obligation de paiement. Elle peut également être modifiée.
Facture d’avoir : elle est émise par le vendeur pour annuler l’intégralité ou une partie d’une facture de vente. Elle peut être utilisée lors de retours de produits, de produits défectueux, de remises exceptionnelles ou encore d'erreurs de facturation.
Facture d'acompte : elle est émise pour demander un paiement partiel avant la livraison de la commande du client. Elle indique le montant à régler en avance et doit être prise en compte pour l'émission de la facture finale.
Facture de solde : elle intervient après la facture d'acompte. Il s’agit de la facture finale qui précise le montant restant à régler (acompte déduit).

Comment sont utilisées les factures ?

Une facture comprend généralement la description des produits qui doivent être livrés au client, le prix des articles et les détails de paiement. Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent des services de facturation en ligne (comme Finom) pour délivrer les factures et accepter les paiements des clients.

La bonne gestion de vos factures simplifie également votre déclaration fiscale et le paiement de vos taxes. Les factures recensent précisément les revenus générés sur une période donnée.

Les factures servent également :

À recevoir de l’argent : les vendeurs ne reçoivent pas le paiement des produits ou services vendus avant d’envoyer une facture à l’acheteur.
À fournir de la visibilité : la facture permet aussi au service comptable d’y voir plus clair sur ce que les autres équipes achètent. Pratique pour suivre les dépenses en temps réel et anticiper les mouvements de trésorerie !
À gérer les paiements : les factures peuvent être utilisées comme des instruments analytiques pour garder une trace du nombre de produits vendus, de l’argent gagné et du nombre de factures en attente.
À effectuer un suivi : les factures créent un suivi entre l’acheteur et le fournisseur. En émettant, envoyant et acceptant les factures, les parties établissent un cadre légal et acceptent de remplir les conditions de paiement convenues.

Quels sont les bénéfices des factures ?

Utilisées intelligemment, les factures permettent aux petites entreprises de faciliter leur facturation et de superviser les flux de revenus et les dépenses. Voici leurs principaux avantages :

Pas de stress durant la période d’imposition : en centralisant les factures dans un logiciel, vous pouvez accéder aux informations n’importe quand pour vos déclarations. Cela permet de faciliter le processus d’audit et de simplifier les contrôles fiscaux.
Accélérer le processus de paiement : une facture claire et complète permet d’accélérer le processus de paiement.
Suivre vos comptes créditeurs et débiteurs : en enregistrant toutes les factures, vous pouvez suivre facilement ce que vous devez à vos fournisseurs (comptes créditeurs) et ce que vos clients vous doivent (comptes débiteurs). Cela facilite la gestion de la trésorerie et permet d’anticiper les flux.
Renforcer votre identité de marque : utilisez un logiciel de facturation (comme Finom) pour personnaliser vos factures. La personnalisation peut avoir une grande influence sur la perception et l’image de votre entreprise auprès des clients.

Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture ?

La différence principale entre une facture et un bon de commande réside dans leur objectif. Un bon de commande est délivré quand l’acheteur souhaite commander des produits ou des services. Une facture formalise la demande de paiement, lorsque la commande a été complétée.

Voici un résumé des points communs et des différences entre ces deux documents :

	Facture	Bon de commande
Fonction primaire	Demande de paiement	Confirmation de commande
Initiateur	Vendeur	Acheteur
Destinataire	Acheteur	Vendeur
Date d’émission	Lorsque la livraison / la prestation est effectuée	Une fois la commande placée

Comment rapprocher un bon de commande avec une facture ?

En comptabilité, le rapprochement d’un bon de commande avec une facture est une étape cruciale. Il assure une facturation conforme, sans erreurs et permet d’éviter les doublons. Le rapprochement peut être effectué manuellement ou de manière automatisée.

Le rapprochement manuel est généralement fait en 2 ou 3 étapes par le comptable ou le responsable des achats. Le rapprochement en 3 étapes est le plus connu. Il consiste à comparer les informations (numéro de bon de commande, quantités, prix unitaires, références des produits ou services) de 3 documents :

Bon de commande : confirme ce qui a été commandé.
Bon de livraison ou de réception : confirme ce qui a été livré.
Facture : demande le paiement des biens ou services livrés.

Le rapprochement en 2 étapes simplifie le processus en comparant seulement deux documents, souvent le bon de commande et la facture. La facture est validée lorsque la cohérence entre les documents a pu être attestée. À défaut, le dossier peut être bloqué en attente de sa régularisation.

Le rapprochement automatisé, comme avec Finom, permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Il permet de comparer les données des documents ligne par ligne et de valider le rapprochement ou de générer des alertes si des écarts sont détectés.

Bon de commande ou facture : quand utiliser l'un ou l'autre ?

Un bon de commande est envoyé par l’acheteur pour lancer l’achat. La facture est envoyée par le fournisseur ou le prestataire en tant que demande de paiement officielle pour les biens ou services fournis. Ces deux documents ont donc des fonctions distinctes et interviennent à des moments différents de la relation commerciale.

Voici plusieurs exemples où l’acheteur utilise un bon de commande :

Après la validation interne d’une demande d’achat, d’un devis ou d’une proforma.
Après la sélection d’un fournisseur.
Suite à un appel d’offres.
Dans le cadre d’un bon de commande global, lorsqu’une entreprise bénéficie de remises sur volume. Des sous-bons de commande sont ensuite émis à chaque commande effective.

Dans certains cas, l’acheteur peut choisir de ne pas émettre de bon de commande. Cela peut concerner les articles de faible valeur, les commandes en petite quantité, les commandes urgentes ou informelles, les abonnements et les honoraires. Cela permet de limiter les coûts de création et de gestion du document.

Devez-vous facturer ou non ? Oui, mais il existe toutefois quelques exceptions, comme certaines ventes à des particuliers. Voici quelques exemples concrets :

lors de l’expédition ou de la réception des biens
pour la comptabilité, fournisseurs ou clients
pour les acomptes ou les paiements partiels
lorsque le client effectue un règlement différé par carte de crédit
pour les facturations récurrentes ou les abonnements

Bon de commande, facture et devis : quelles différences ?

Le bon de commande, la facture et le devis sont trois documents complémentaires. Ils sont utilisés à différents moments du cycle de vente.

Document	Objectif	Émission	Valeur juridique
Bon de commande	Confirmer une commande et encadrer les conditions d’achat	Par l’acheteur après acceptation du devis	Engage juridiquement l’acheteur dès qu’il est accepté par le vendeur
Facture	Demander le paiement des biens ou services livrés	Par le vendeur après la livraison ou le service	Obligatoire dès qu’il y a une vente entre professionnels, avec une valeur juridique et fiscale
Devis	Proposer une offre de prix et de conditions pour une prestation ou un produit	Par le vendeur avant la commande	Aucune valeur contractuelle jusqu'à acceptation par le client (signature, acompte, commande, début des travaux), puis devient juridiquement contraignant

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