Le Kbis, aussi appelé extrait K est un document important à obtenir pour la création d’une entreprise en France et tout au long de son cycle de vie. Délivré suite à l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS), ce document est essentiel pour prouver l’existence légale de la société et lui permettre d’effectuer de nombreuses démarches.
Le Kbis recense toutes les informations clés sur l'entreprise telles que son numéro SIREN, son adresse ou encore le nom de ses dirigeants. Il peut servir à effectuer une demande de crédit, de partenariat ou encore à réaliser des transactions commerciales auprès d’une banque.
Dans cet article, découvrez tout ce que vous devez savoir sur le Kbis ; comment l’obtenir auprès des autorités, à quoi il sert, ce qu’il contient et les frais éventuels à prévoir pour son obtention.
L’extrait Kbis c’est quoi ?
Le Kbis est le seul document officiel qui permet d’attester de l’existence légale d’une société en France. Il s’agit d’un document délivré auprès du greffe du tribunal de commerce une fois que l’entreprise est enregistrée. Véritable passeport de l’entreprise, il contient de nombreuses informations importantes comme :
- Le nom de l’entreprise et son sigle, si elle en a un
- Les numéros SIREN et SIRET de l’entreprise
- L’adresse du siège social de l’entreprise et de ses éventuels établissements rattachés
- Sa date de création
- Sa forme juridique, par exemple, SARL, SAS ou SA
- La durée de vie l’entreprise s’il s’agit d’une entreprise à durée de vie limitée
- L’objet social de la société, c’est-à-dire le domaine auquel est rattachée l’activité principale de l’entreprise
- Les informations sur les parties prenantes clés : dirigeants, gérants, administrateurs ou directeurs généraux de l'entreprise ainsi que leur date et lieu de naissance et adresse personnelle dans certains cas
- Le montant du capital social de la société
- La date de clôture de l’exercice fiscal
- D’éventuelles procédures collectives : Le Kbis indique si l'entreprise est impliquée dans une procédure collective de redressement judiciaire, de liquidation, ou toute autre procédure similaire
Concentrées en un seul et même document téléchargeable en ligne, ces informations sont précieuses pour prouver la légalité, la fiabilité et la bonne santé d’une entreprise.
Même si l’extrait Kbis ne fait pas mention d’une date de validité, il est d’usage courant dans le monde professionnel de fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois. Cette pratique permet aux partenaires commerciaux de l’entreprise de s’assurer que les informations sont à jour et qu’elles sont opposables aux créanciers.
La pratique consistant à fournir des extraits à jour de Kbis est essentielle pour maintenir des données exactes et à jour dans le monde des affaires. Le Kbis mis à jour garantit que toutes les informations commerciales importantes sont à jour dans une transaction ou une procédure administrative. Cela renforce la confiance entre les partenaires commerciaux et garantit que toutes les parties agissent conformément à la loi.
Les différents types de Kbis
Lorsque l’on parle d’extrait Kbis dans le langage courant, on englobe généralement tous les documents d’identifications des sociétés au sens large, mais le Kbis revêt un nom et des informations différentes en fonction de la structure juridique de la société. Voici un aperçu des différents types de Kbis que vous pourriez rencontrer en fonction de votre type d’entreprise.
- Le Kbis : le Kbis classique concerne les entreprises constituées en personnes morales et enregistrées au registre national du commerce et des sociétés. Par exemple, la SARL, la SAS ou la SA.
- L’extrait K : il concerne les entreprises personnes physiques. Par exemple, un auto-entrepreneur ou une entreprise individuelle.
- L’extrait D1 : cet extrait vous concerne si vous exercez une activité artisanale enregistrée auprès du Répertoire national des métiers (RM). Ces sociétés peuvent fournir un extrait D1 ou l'avis du répertoire SIRENE à la place du Kbis.
- Le numéro SIREN/SIRET : certaines professions telles que les professions libérales et les micro-entrepreneurs ne peuvent pas obtenir de Kbis ou d’extrait D1 car elles ne sont pas enregistrées auprès du RM ou du RCS. Ils peuvent alors fournir leur numéro SIREN/SIRET à la place.
À quoi sert le Kbis ?
Le Kbis ou ses équivalents est un document important car il peut être demandé pour diverses démarches effectuées par la société. Voici plusieurs exemples d’usages possibles du Kbis.
La preuve d’existence et de légalité de la société
Le Kbis est le document le plus fréquemment demandé pour prouver l’existence légale d’une société. En un seul et même document, il permet à n’importe quel partenaire commercial ou institutionnel d’en savoir plus sur la société et de s’assurer qu’elle se conforme aux lois et aux réglementations desquelles elle dépend.
L’ouverture d’un compte professionnel
Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, un Kbis est souvent demandé par les institutions bancaires. Pour vous faciliter la tâche, optez pour l’ouverture d'un compte bancaire professionnel avec Finom ! Finom est une plateforme financière destinée à aider les petites et moyennes entreprises (PME) dans la gestion de leurs finances. Finom vous permet de suivre efficacement vos coûts fixes et variables et de gérer vos dépenses grâce à l’ouverture de votre compte professionnel. Avec Finom, vous avez aussi accès à des services pratiques tels que le multi-banking, un service de paiement à l’international, la facturation, des cartes de paiement physiques et virtuelles et même une aide à la création d'entreprise en ligne.
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Les demandes de crédit et l’évaluation financière
Lorsqu’une entreprise demande un prêt bancaire ou une ligne de crédit auprès de sa banque, un Kbis peut être demandé pour évaluer la stabilité financière de l’entreprise. De la même manière, le Kbis peut être utilisé pour évaluer la santé financière d'une entreprise dans le cadre d’un rachat ou d’une opération financière, ou pour vérifier que des procédures judiciaires éventuelles ne sont pas en cours.
Les relations avec les partenaires commerciaux
L’extrait Kbis peut également servir à établir et maintenir des relations financières avec les partenaires commerciaux de l’entreprise. Par exemple, le Kbis est parfois demandé pour répondre à des appels d’offres (publics ou privés) ainsi que lors de la signature de contrats d'affaires ou de partenariats commerciaux. Fournir un Kbis à ses partenaires commerciaux est un gage de sérieux et de fiabilité.
D’autres démarches administratives
Certaines procédures administratives peuvent nécessiter la présentation d’un Kbis. Par exemple, l’obtention d’un permis d’occuper le territoire public auprès des autorités ou l’immatriculation d’un véhicule professionnel peuvent nécessiter la fourniture d’un extrait Kbis de moins de 3 mois.
Comment obtenir un Kbis : démarches à effectuer
Il y a plusieurs étapes à suivre pour obtenir un extrait Kbis gratuitement pour sa société. Pour commencer, celle-ci doit être immatriculée au RCS de votre région. Vous devez également vous assurer que toutes les informations concernant votre entreprise sont correctement renseignées auprès du RCS, notamment la forme juridique de la société, le montant de son capital social, son objet social ou encore le nom de ses dirigeants ou son adresse.
Une fois l’enregistrement effectué et les informations vérifiées, la demande de Kbis mise à jour s’effectue en ligne et est gratuite. Vous pouvez également vous rapprocher du tribunal de commerce de votre région. Pour l’obtenir en ligne, vous avez deux options :
- Par le biais des greffiers de tribunaux de commerce sur le site Infogreffe.fr. Vous pouvez obtenir votre propre Kbis ou celui de n’importe quelle société que vous voudriez vérifier. Cette démarche est payante ; comptez environ 60 centimes d’euros pour un exemplaire numérique et 1 euro pour une version papier plus des frais de gestion et d’envoi postal.
- Pour obtenir votre propre Kbis, vous pouvez aussi vous enregistrer sur le site internet monidenum.fr, opéré par le GIE Infogreffe. Toutes les démarches effectuées sur Monidenum sont gratuites pour les chefs d'entreprise.
Avec ces deux méthodes, vous obtenez votre Kbis rapidement, directement sur votre boîte mail ou à votre adresse. Pour la version numérique, comptez généralement moins d’une heure pour recevoir votre Kbis directement sur votre boîte mail. Pour la version papier, comptez quelques jours de délai de traitement par la Poste.
Opérer sa société sans Kbis, c’est possible ?
Bien qu’il soit toujours possible d’opérer une activité sans être enregistré auprès du registre du commerce et des sociétés, les contrevenants s'exposent toutefois à de graves risques et conséquences légales.
De la même manière, des informations erronées sur le Kbis peuvent également entraîner des sanctions légales pouvant aller jusqu’à 1 an de prison et 15 000 € d'amende, notamment dans le cas de faux et usage de faux.
Le fait de fournir volontairement des informations inexactes ou incomplètes au RCS peut entraîner une amende de 4 500 € et jusqu’à 6 mois d’emprisonnement. Par ailleurs, plus le chef d’entreprise tarde à fournir ses informations au greffier du tribunal de commerce, plus les coûts de modification sont importants.
L’absence d’un Kbis à jour peut également avoir un impact considérable sur les opérations commerciales d’une entreprise : impossibilité de contracter un prêt ou d’ouvrir un compte bancaire pour son entreprise, perte de partenariats commerciaux, exclusion d’appels d’offres ou difficultés administratives et fiscales ne sont que quelques exemples.
Il est donc important d’obtenir son Kbis et de le vérifier régulièrement afin de s’assurer que les informations qu’il contient sont toujours pertinentes et à jour.
Conclusion
Le Kbis est pour ainsi dire la carte d’identité d’une entreprise. Il comporte toutes les informations essentielles permettant d’identifier l’entreprise, ses parties prenantes et les éléments juridiques et fiscaux qui la concernent.
Le Kbis est utile tout au long du cycle de vie de l’entreprise. Pour rassurer ses partenaires commerciaux quant à la crédibilité de sa société, effectuer des démarches administratives, ouvrir un compte bancaire ou obtenir un prêt, le Kbis est un élément essentiel. Opérer illégalement sans Kbis peut exposer l’entreprise et ses dirigeants à de graves sanctions juridiques et impacter sérieusement le bon fonctionnement quotidien de la société. Heureusement, les démarches pour obtenir un Kbis gratuit ont été grandement facilitées grâce aux outils en ligne, tout comme la modification des informations de l’entreprise.
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