Envoyer une facture par mail est devenu une pratique courante, aussi bien pour les indépendants que pour les PME. Simple et efficace, cette procédure n’en doit pas moins respecter certaines exigences légales. Dans ce guide, découvrez comment rédiger et envoyer vos factures par mail et comment vous conformer aux nouvelles normes de facturation électronique entrant en vigueur à partir de 2026.

Contenu

Pourquoi envoyer une facture par mail ?

Envoyer une facture par email présente plusieurs avantages, pour vous comme pour vos clients :

  • Gain de temps : pas besoin d’imprimer ou de vous déplacer à la poste. Vous pouvez envoyer vos factures instantanément et donc être payé plus rapidement.
  • Économies : plus besoin de payer l’impression, le papier, l’enveloppe ou le timbre. Tout se fait en ligne.
  • Simplicité pour le client : le client reçoit sa facture instantanément par mail et peut la consulter facilement sur son smartphone, même en déplacement.

De la facture par mail à la facturation électronique obligatoire

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises (y compris les micro-entreprises) doivent déjà envoyer leurs factures au secteur public par voie électronique via Chorus Pro.

Dans le cadre de la loi de finances 2024, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques via des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou le Portail public de facturation à partir du 1er septembre 2026. L’émission sera obligatoire dès cette date pour les grandes entreprises et ETI, puis en septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Un simple envoi par mail ne suffira plus.

Cette règle s'appliquera à toutes les opérations entre entreprises assujetties à la TVA en France. La transition nécessite des changements dans les processus de facturation et de comptabilité. Les factures électroniques devront comporter des mentions spécifiques et pourront être signées avec un cachet électronique qualifié pour garantir leur authenticité.

L’objectif de cette réforme est triple : lutter contre la fraude fiscale, améliorer la compétitivité des entreprises et simplifier les déclarations de TVA. À noter que les DOM-COM sont également concernés, avec des règles spécifiques liées à l’application de la TVA.

Rédaction de votre facture électronique

Pour rédiger votre facture électronique, vous disposez de différentes options :

  • La rédiger vous-même : vous devez connaître la législation en vigueur afin d’inclure tous les éléments obligatoires.
  • Utiliser un modèle de facture en ligne : vous pouvez trouver des modèles de factures gratuits et personnalisables sur Finom.

S'assurer des accords avec l'acheteur

Avant d'envoyer une facture électronique, vous devez déterminer les conditions de la vente avec votre client. Vous pouvez formaliser ces éléments dans les Conditions Générales de Vente (CGV), qui peuvent aussi inclure votre Politique de Confidentialité.

Obtenir un accord écrit n'est plus une obligation légale pour l’envoi d’une facture par mail. Néanmoins, il est conseillé de valider ce mode d’envoi au préalable avec le client.

Comment envoyer une facture électronique par mail ?

Après la réforme de septembre 2026/2027, l'email sera un complément à la transmission officielle via PDP/PPF. L’email reste néanmoins un canal pratique pour informer vos clients et leur faciliter l’accès à la facture.

Voici les étapes à suivre pour envoyer correctement une facture par mail :

  • Préparer votre facture au format PDF : ce format limite les modifications accidentelles. Convertissez vos documents Word/Excel ou utilisez directement un logiciel de facturation comme Finom.
  • Rédiger l’email d’accompagnement : utilisez un objet clair : « Facture n° [référence] – [nom de l’entreprise] », puis préciser le montant, la date d’échéance et coordonnées dans le corps du mail.
  • Joindre la facture et vérifier les informations : ajoutez la facture en pièce jointe, vérifiez que le fichier est bien nommé et faites attention aux limites de taille des pièces jointes (souvent entre 10 et 25 Mo).
  • Envoyer et confirmer la réception : envoyez l’email en demandant un accusé de lecture. Vous pouvez également demander une confirmation manuelle de votre client pour éviter toute contestation.

 

Pour les données sensibles, vous pouvez protéger le PDF avec un mot de passe et communiquer ce dernier au client à partir d’un canal séparé.

Formule de politesse pour envoyer une facture par mail

Il est essentiel de respecter les usages professionnels et de faire preuve de courtoisie envers vos clients lors de l'envoi de factures par mail. L'étiquette commerciale recommande d’accompagner vos envois de factures d’un court texte dans le corps du mail, décrivant le service fourni et demandant le paiement.

Veillez ainsi à ce que la ligne d'objet indique précisément le contenu de l’e-mail. Par exemple : Facture n° (X) de la société (Y) pour (nom du service ou de l'achat) en date du (date). 

Le corps de l’e-mail doit être simple, concis et rédigé de manière polie et professionnelle. Il doit inclure vos coordonnées, le nom et le logo de votre entreprise.

Exemple de courrier

Voici un modèle de lettre d'accompagnement pour vos factures :

Madame/Monsieur,

Dans le fichier ci-joint, vous trouverez une facture [insérer le numéro] datée du [insérer la date] d'un montant de [insérer le montant] pour [insérer l’objet de la facture].

Ce montant peut être payé par chèque, par virement bancaire ou en espèces selon les conditions convenues.

Nous restons à votre disposition pour toute information dont vous pourriez avoir besoin.

Cordialement

Vous pouvez reprendre ce message tel quel ou le personnaliser, pour créer un sentiment de proximité et renforcer la confiance client. Certains programmes proposent des formules automatiques que vous pouvez intégrer dans vos messages.

FAQ

Qu'est-ce que la facture électronique ?

Une facture électronique est une facture créée, envoyée et reçue sous format numérique, sans support papier. Elle a la même valeur légale qu'une facture traditionnelle. Elle utilise un format structuré (comme XML, EDI, etc.) qui permet son intégration directe dans les systèmes de comptabilité ou de gestion. Pour garantir son authenticité, elle peut être sécurisée par un certificat numérique ou une infrastructure de clés publiques (PKI).

Qu'est-ce que la facture dématérialisée ?

La facture dématérialisée est une facture qui est produite, transmise et stockée sous un format électronique plutôt qu'un format papier. Les formats courants sont des fichiers non structurés (PDF, JPEG, PNG, etc.) ou structurés comme XML. Cependant, à partir de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, seules les factures transmises via une plateforme agréée (PDP ou PPF) dans un format conforme (XML, UBL, Factur-X, etc.) seront considérées comme respectant l’obligation légale. Les formats simples comme JPEG ou PNG pourront être utilisés en interne ou pour information, mais ne suffiront pas pour se conformer à la loi.

Quelle est la différence entre la facture électronique et la facture dématérialisée ?

Bien que les termes « facture électronique » et « facture dématérialisée » soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ne désignent pas exactement la même chose. Toutes les factures électroniques sont dématérialisées, mais toutes les factures dématérialisées ne sont pas électroniques. 

La facture dématérialisée est une version numérique d'une facture. Il peut s’agir d’un document scanné ou généré électroniquement. La facture électronique est conçue dans un format structuré, permettant l’intégration et le traitement automatisé dans les systèmes informatiques. Elle offre un niveau supérieur d’automatisation.

Quand envoyer la facture au client ?

En France, la facture doit être émise lors de la réalisation de la vente ou de la prestation de service, ou au plus tard au moment de la livraison.

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