Nous vous disons ce qu'est une facture d’acompte, pourquoi elle est nécessaire et dans quels cas elle est mise en place, ce qu'elle doit contenir et comment la créer.

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Facture d’acompte et facture, y a-t-il une différence entre ces documents financiers et pourquoi une facture d’acompte est-elle nécessaire ? Nous allons le découvrir.

Qu'est-ce que la facture d'acompte et quand est-elle utilisée ?

Pour mieux comprendre à quoi servent les factures d’acompte, il est important de définir en premier lieu les factures. L’article L441-3 du Code de commerce désigne la facture comme étant : (I) “une convention écrite conclue entre le fournisseur [...] et le distributeur ou le prestataire de services [qui] mentionne les obligations réciproques auxquelles se sont engagées les parties [...]. Elle : (III) “fixe, aux fins de concourir à la détermination du prix convenu” les différentes obligations. 

La facture d’acompte s’appuie sur la convention précitée et permet de verser à l’avance une partie du prix de la commande. Pour recevoir les fonds, le prestataire de services est dans l’obligation de fournir une facture d’acompte avant la réalisation complète du contrat. 

Outre le fait qu’elle constitue une obligation légale, la facture d’acompte offre aussi des avantages aux entrepreneurs. Elle permet tout d’abord de diminuer le risque d’impayés en obtenant un premier paiement avant la complétion de la commande. Elle permet aussi de mieux gérer sa trésorerie, notamment pour les activités qui nécessitent des investissements en matières premières importants : dans ce cas, l’acompte permet d’utiliser cet argent pour couvrir les frais initiaux. 

En général, les factures d'acompte sont utilisées dans les situations suivantes :

  • Projets à long terme : Lorsqu'un projet s'étend sur une longue période, il est courant pour le fournisseur de demander des acomptes pour couvrir les coûts de matériaux et de main-d'œuvre engagés au cours du projet.
  • Commandes personnalisées ou spéciales : Les factures d'acompte sont souvent utilisées pour les commandes personnalisées ou spéciales, où le fournisseur engage des coûts non récupérables pour la production du bien ou du service.
  • Clients à risque : Si un fournisseur estime qu'un client présente un risque de non-paiement, il peut demander un acompte pour garantir une partie du paiement.

Une fois le produit ou le service entièrement livré, le fournisseur émettra une facture finale détaillant l'ensemble des coûts et créditant les acomptes déjà versés. Le client doit alors régler le solde restant. Les factures d'acompte permettent ainsi de répartir le risque entre le fournisseur et le client et de faciliter la réalisation de projets de grande envergure ou de longue durée.

À quel moment émettre une facture d’acompte ? 

Dès lors qu’un paiement est effectué avant la réalisation totale du contrat, il est nécessaire de rédiger une facture avec acompte. Concrètement, si vous voulez que vos clients règlent une partie du prix à payer pour leur contrat, ou selon un devis initial, vous devez rédiger et partager au client une facture d’acompte. Cette obligation est indiquée à l’article 289.I.c du Code général des impôts : “Tout assujetti est tenu de s'assurer qu'une facture est émise [...] pour les acomptes qui lui sont versés [...]”.

Comment faire une facture d'acompte ?

Comme la facture classique, la facture d’acompte doit comporter des mentions légales obligatoires. Pour en savoir plus sur chaque mention facture d’une facture classique, voir aussi : comment faire une facture. 

  • Les informations relatives à la société (dénomination sociale, n° SIREN, capital social, adresse du siège social) ;
  • Les informations relatives au client (Nom du client, adresse de livraison et adresse de facturation acompte si celles-ci sont différentes) ;
  • Un numéro de facture (établi selon un ordre chronologique de votre choix) ;
  • L’objet de la facture ;
  • Le cas échéant, la référence au devis ou bon de commande initial ;
  • Le nom des produits et/ou les prestations de service et la quantité si elle est connue ;
  • La date à laquelle la facture d’acompte est émise ;
  • Les éventuels réductions, rabais ou remises octroyés ;
  • Le montant de la TVA, le cas échéant. Sinon, la mention légale qui précise que la société est exonérée de TVA ;
  • Le prix final HT et TTC.

Remarque : l’administration fiscale tolère que certaines mentions obligatoires ne figurent pas sur la facture d’acompte, notamment si ces informations ne sont pas connues au moment de l’émission de la facture. Par exemple, si l’entrepreneur ne connaît pas exactement le nombre d’heures qui seront facturées, la nature ou la quantité de matières premières consommées pour des travaux.

Une fois la facture d’acompte réalisée, vous devrez à nouveau établir une facture appelée facture de solde, c’est-à-dire la facture finale qui vous permettra de clôturer cette transaction commerciale. La facture finale doit faire référence à la facture d’acompte (ou aux factures d’acompte, le cas échéant), et mentionner les montants déjà payés afin de calculer le solde restant dû. 

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Comment déterminer le montant d’un acompte pour une facture d’acompte ? 

Les entrepreneurs sont libres de décider du montant de l’acompte à verser par le client. Le calendrier de paiement des acomptes est aussi à la discrétion du prestataire de service, mais doit idéalement être discuté avec le client avant la création de la facture d’acompte. De manière générale, il est courant de demander un acompte qui représente environ 30 % du montant total de la transaction à prévoir. Dans certains cas, le montant de l’acompte peut être plus important, notamment si l’achat de matières premières coûteuses est requis.

Vous pouvez donc donc décider vous-même du montant de l’acompte que vous souhaitez recevoir en fonction de votre trésorerie et des investissements requis pour mener à bien le contrat. 

La facture d’acompte en comptabilité 

La facture d’avancement ne s’enregistre pas en tant que telle en comptabilité. Seule la facture définitive sera enregistrée dans le journal des ventes, mais les paiements reçus de la part des clients doivent, eux, être comptabilisés dans le chiffre d’affaires de la société à la rubrique comptable : 4191 « Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes ». Le paiement doit ensuite être imputé dans le compte 411 « Clients » adéquat.

Si la facture d’acompte est soumise à la TVA, vous devrez aussi faire figurer le compte de TVA 4457 « TVA collectée ».

En résumé

La facture d’acompte est un document comptable essentiel qui intervient lorsqu’un auto-entrepreneur, une société ou des micro-entrepreneurs demandent une avance de paiement en vue de la réalisation du contrat ou du devis prévu. Elle est soumise à des obligations comptables et doit faire figurer certaines mentions légales pour avoir une valeur juridique.

Elle est utile pour mieux gérer sa trésorerie et aussi minimiser les risques d’impayés pour les entrepreneurs, notamment lors de l’achat de matériaux ou lorsque les coûts préliminaires à la réalisation du contrat sont importants. Une fois le contrat mené à bien, l’entrepreneur doit établir une facture finale qui mentionne les différentes factures d’acomptes et les paiements déjà versés.

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