Zahllast: Wie kann man sie berechnen? Zahllast und ihr Unterschied zur Vorsteuer und Umsatzsteuer.

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Unter Zahllast versteht man die positive Differenz zwischen dem Betrag, der von einem Unternehmen als Vorsteuer ans Finanzamt geleistet wurde, und der Höhe der vom Unternehmen für die Verkäufe erhaltenen Umsatzsteuer. Dieser Begriff wird im Umsatzsteuerrecht verwendet.

Was ist Zahllast eigentlich? Mit anderen Worten bedeutet dies der Saldo, der aus der Umsatzsteuertraglast des Unternehmens abzüglich der Vorsteuern erhalten wird. Die Vorsteuer wird ans Finanzamt geleistet und danach von ihm dem Unternehmen zurückerstattet. Ihre Höhe ist dem Betrag der Umsatzsteuer gleich, den das Unternehmen als Verkäufer seinen Kunden in Rechnung stellt.

Demnach ist die Höhe der Vorsteuer und der Umsatzsteuer gleich. Worin besteht also der Unterschied? Im Prinzip handelt es sich um dieselbe Steuer, nur wird sie von verschiedenen Gesichtspunkten behandelt.

Umsatzsteuer und Zahllast

Wenn Waren oder Dienstleistungen eingekauft werden, wird die Vorsteuer mit der Rechnung bezahlt. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen erhalten dann die Höhe der Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Die Umsatzsteuer ist auf Einnahmen des Unternehmens fällig. In den Rechnungen wird sie separat angegeben. Diese wird dann nach der Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt abgeführt. In diesem Sinne ist diese Steuer die Vorsteuer aus Sicht des Käufers und stellt die Umsatzsteuer aus Sicht des Verkäufers dar.

Jeder Unternehmer oder Dienstleister muss auf seine Umsätze die Umsatzsteuer aufschlagen und ans Finanzamt abführen. Laut der Gesetzgebung sind die Unternehmer, die in Deutschland Warenlieferungen oder sonstige Leistungen ausführen und dafür ein Entgelt berechnen, umsatzsteuerpflichtig. § 16 UStG befasst sich mit der Entstehung der Steuer und gibt an, wann genau die Umsatzsteuer fällig wird.

Laut § 12 Umsatzsteuergesetz beträgt die Umsatzsteuer in Deutschland 19 %. Für bestimmte Leistungen und Lieferungen ist ihr Satz auf 7 % (seit 1968) reduziert. Dazu gehören Bücher und Zeitungen, Lebensmittel, Kunstgegenstände, seit Januar 2010 Hotelübernachtungen. Für landwirtschaftliche Erträge gilt eine Umsatzsteuer von 9,0 %, für forstwirtschaftliche Erzeugnisse 5,5 %. Seit dem 01.01.2023 wurde in Deutschland zum ersten Mal ein Nullsteuersatz für PV-Anlagen eingeführt.

Es gibt auch umsatzsteuerfreie Umsätze, darunter folgende: 

  • Immobilienverkäufe
  • Vermietung von Schul- und Bildungsleistungen 
  • Heilbehandlungen von Ärzten, Krankenhäuser usw. 
  • Bank- und Finanzgeschäfte 
  • Auslandslieferungen 
  • innergemeinschaftliche Lieferungen 
  • Seeschifffahrt 
  • Luftverkehr

Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

Im Grunde genommen wird die Umsatzsteuer einfach nach einer Formel berechnet. Man kann auch einen Online-Rechner oder eine spezielle Software dafür benutzen. Wenn man doch selbst die USt berechnet, muss man den korrekten Mehrwertsteuersatz auswählen (alle Software-Programme operieren mit der 19 %-USt).

Für die Berechnung von 19 %:

  •  Nettobetrag * 1,19 = Bruttobetrag
  •  Bruttobetrag ÷ 1,19 = Nettobetrag
  •  Betrag der Umsatzsteuer = Bruttobetrag - Nettobetrag

Für die Berechnung von 7 %:

  •  Nettobetrag * 1,07 = Bruttobetrag
  •  Bruttobetrag ÷ 1,07 = Nettobetrag
  •  Betrag der Umsatzsteuer = Bruttobetrag - Nettobetrag

Betrachten wir das nun an einem Beispiel:

Nehmen wir an, Sie kaufen einen Fernseher für 1000,00 €. Die Umsatzsteuer dafür beträgt 190,00 €, d. h. der Käufer zahlt für den Fernseher 1190,00 €, davon 190,00 € Umsatzsteuer. Diese 190,00 € werden dem Unternehmen vom Finanzamt im Rahmen der Vorsteueranmeldung erstattet. 

Je nach Größe des Unternehmens wird die Vorsteueranmeldung monatlich, vierteljährlich oder jährlich ans Finanzamt vorgelegt. Grundsätzlich ist sie bis zum 10. des Folgemonats zu machen.

Seit einiger Zeit werden die Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich ans Finanzamt elektronisch übermittelt.

Wie kann man Zahllast ermitteln?

Beträgt der Wert der vom Unternehmen im gleichen Zeitraum verkauften Waren oder Dienstleistungen 2.000,00 €, so wird die Umsatzsteuer dafür mit 19 %, also 380,00 €, berechnet. SO lässt sich die Zahllast berechnen:

380,00 € USt aus Ausgangsrechnungen

_

190,00 € Vorsteuer aus Eingangsrechnungen

=

190,00 € Zahllast

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung wird von allen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern abgegeben. Im Grunde genommen stellt sie die Vorauszahlung der Steuer dar. Kleinunternehmen trifft dies allerdings nicht. Für sie gilt die Kleinunternehmerregelung.

Durch diesen Vorgang wird sichergestellt, dass Unternehmen die Steuer nicht auf einmal, sondern verteilt im Laufe des ganzen Jahres zahlen.

Der Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der zehnte Tag im Monat, der ein Werktag sein muss.

Periodische Meldung (monatlich, vierteljährlich)

Je nach Größe des Unternehmens hängt die Häufigkeit der Meldung ab. Grundsätzlich gilt die Regel: Je mehr Umsatzsteuer gezahlt wird, desto häufiger muss gemeldet werden:

  • mehr als 7.500 Euro Zahllast: monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
  • 1.000 – 7.500 Euro Zahllast: vierteljährliche Voranmeldung der Umsatzsteuer
  • bis 1.000 Euro Zahllast: keine Voranmeldung – es genügt eine Jahresumsatzsteuererklärung

Elektronische Übermittlung an das Finanzamt

Seit dem 01.01.2005 müssen Umsatzsteuer-Voranmeldungen dem Finanzamt elektronisch übermittelt werden. Auf Antrag kann das Finanzamt darauf verzichten. In diesem Fall muss man wie bisher eine Papiererklärung einreichen.

Zahllast und Überschuss oder positive und negative Zahllast

Eine negative Umsatzsteuerzahllast bedeutet, dass die umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben des Unternehmens höher als seine Einnahmen waren. Mit anderen Worten hat das Unternehmen für seine Dienstleistungen und Waren mehr Umsatzsteuer gezahlt, als es Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hat.

Dies kann beispielsweise vorkommen, wenn das Unternehmen eine neue Nische im Markt für sich entdeckt und dafür Investitionen tätigt. Der Umfang seiner Leistungen und Lieferungen ist noch nicht groß, deswegen ist die Erstattung vom Finanzamt höher als die tatsächlich gezahlte Umsatzsteuer.

Bei einer positiven Umsatzsteuerzahllast ist das Unternehmen dem Finanzamt schuldig. Hier gilt, dass das Unternehmen über seine Rechnungen mehr Umsatzsteuer eingenommen hat, als es Umsatzsteuer für Unternehmensausgaben bezahlt hat.

So eine Situation kann beispielsweise vorkommen, wenn das Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr erfolgreich seine Lieferungen und Leistungen angeboten hat und dafür auf seine Rechnungen Umsatzsteuer in Höhe von X Euro ausgewiesen und eingenommen hat. Im gleichen Zeitraum hat es weniger Investitionen vorgenommen, wodurch es für seine Anschaffungen nur X/12 Euro Umsatzsteuer gezahlt hat. 

Das bedeutet, dass das Unternehmen ans Finanzamt X – X/12 Euro schuldig ist, mit:

X Euro – Umsatzsteuer, die das Unternehmen eingenommen hat

X/12 Euro – Umsatzsteuer, die das Unternehmen gezahlt hat

So muss das Unternehmen die Differenz aus der eingenommenen und gezahlten Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen.

Auf solche Weise steigt die Umsatzsteuerzahllast dann, wenn das Unternehmen mehr umsatzsteuerpflichtige Einnahmen als Ausgaben in einem Geschäftsjahr hat. Umgekehrt sinkt die Zahllast, wenn die umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben höher sind als die Einnahmen des Unternehmens.

Hier spricht man auch über die Zahllast / Überschuss. Eine Vorauszahlung liegt vor, wenn die Umsatzsteuer des Voranmeldungszeitraumes die Vorsteuer übersteigt. Ein USt-Überschuss liegt vor, wenn die Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer.

In der Buchführung wird der Endbestand ins Schlussbilanzkonto übertragen. Dieser Vorgang wird Passivierung der Zahllast genannt.

Relevanz der Steuer für das Unternehmen

Für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit braucht das Unternehmen flüssige Zahlungsmittel, die s. g. Liquidität (vom lateinischen Wort liquidus, d. h. flüssig), egal, ob es Bargeld oder ein Bankguthaben ist. Deswegen ist es sehr wichtig, einen Liquiditätsplan richtig zu erstellen. Dieser Plan zeigt die Zahlungsfähigkeiten des Unternehmens in den kommenden Zeitperioden und funktioniert als Frühwarnsystem.

Das Hauptziel dieses Plans ist es, die erwarteten Einzahlungen den erwarteten Auszahlungen in einem festgelegten Zeitraum gegenüberzustellen. 

Als Zahlungseingänge gelten die erwarteten Umsatzerlöse des Unternehmens.

Zu den Zahlungseingängen gehört Folgendes:

  • Anlagen
  • direkte Kosten (z. B. Ausgaben Wareneinkauf, Material, Verpackung)
  • Personalkosten (inkl. Sozialversicherung und Einkommensteuer)
  • Betriebsausgaben (Mieten inkl. Nebenkosten, Versicherungen, Verwaltungskosten, Werbe- und Reisekosten, Kfz-Kosten, Leasingraten usw.)
  • Kredittilgung mit Zinsen
  • Steuern (vor allem Vorsteuer/Umsatzsteuer, Einkommen- und Gewerbesteuer)
  • Privatentnahme (das, was man zum Leben braucht)

Bei der Vorbereitung des Liquiditätsplans ist es wichtig, nicht nur das Einzahlungs- und Auszahlungen-Verhältnis, sondern auch die zeitliche Abfolge im Auge zu haben.

In dieser Hinsicht sind auch mögliche Varianten für die Optimierung der Umsatzsteuer von Interesse. § 9 UStG behandelt die Optionsmöglichkeit für Steuerpflichtige. Demnach kann der Steuerpflichtige auf das Eingreifen bestimmter Steuerbefreiungen nach § 4 UStG verzichten:

In den meisten Fällen gelten die s. g. „unechte Steuerbefreiungen“, wenn das Unternehmen keinen Anspruch auf eine Vorsteuererstattung hat.

Es gibt auch „echte Umsatzsteuerbefreiungen“. Dabei erhält das Unternehmen für die damit zusammenhängenden Ausgaben aus Eingangsrechnungen einen Vorsteuerabzug. 

Zahllast: Häufige Fehler

Sogar erfahrene Unternehmer können manchmal Fehler begehen, ganz zu schweigen von den Jungunternehmern. Insbesondere wenn sie selbst ihre Bücher führen. Am häufigsten kommen in Bezug auf die Umsatzsteuer folgende Fehler vor:

  • falsche Wahl des Umsatzsteuersatzes (19 % statt 7 %)
  • Berechnungsfehler in den Rechnungen
  • fehlendes Rechnungsdatum
  • Die Rechnungsnummer ist nicht fortlaufend oder wurde doppelt vergeben
  • Der Unternehmer gibt versehentlich seine persönliche Steueridentifikationsnummer statt der Steuernummer oder gar keine Steuernummer an
  • Fehler in den Daten der Rechnungsempfängers

Tipps, um die Umsatzsteuerzahllast korrekt zu berechnen

Um solche Fehler zu vermeiden, lohnt sich Folgendes:

  • alle Zahlen fest im Blick zu halten
  • die Steuern nicht zu vergessen
  • die Forderungen durchzusetzen
  • die Investitionen klein zu halten
  • die liquiden Mittel immer so niedrig wie möglich und so hoch wie nötig zu halten
  • Factoring zu verwenden
  • Steuerberater heranzuziehen

Überwachen Sie Zahllast oder Überschuss zusammen mit Finom

Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an den Finom-Service. Finom ist Ihr smarter Finanzservice, der Banking, Rechnungssoftware und Buchhaltungsfunktionen in einem intelligenten Interface kombiniert. 

Hier können Sie mit nur einem Klick Ihre Umsatzsteuer-Zahllast aus all Ihren Belegen berechnen und diese danach direkt über das integrierte ELSTER-Modul an das zuständige Finanzamt übermitteln. Im Notfall können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nach dem Erstellen berichtigen.

Alles geschieht sehr schnell und intuitiv leicht!

Zahllast: Kontrolle und Überprüfung

Im Falle der Umsatzsteuer kann es entweder richtig oder falsch sein. Vor allem interessiert sich das Finanzamt für den Vorsteuerabzug und korrekt ausgestellte Rechnungen. Hier unterscheiden man Folgendes:

  • Betriebsprüfung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung wird die Umsatzsteuerprüfung durchgeführt. 
  • Umsatzsteuersonderprüfung. Es kann eine eigenständige Umsatzsteuerprüfung vom Finanzamt angeordnet werden. Meistens wird dabei nur ein Jahr oder einige Monate geprüft.
  • Umsatzsteuernachschau. Falls das Finanzamt erhebliche Zweifel an einer Umsatzsteuervoranmeldung oder an einer Umsatzsteuerjahreserklärung hat, kann auch eine Umsatzsteuernachschau organisiert werden. Dabei steht der Prüfer unangekündigt vor der Tür und gibt dem Unternehmer keine Chance, seine Buchhaltung zu korrigieren.

Es ist auch empfehlenswert, eigenständig interne Revisionen regelmäßig durchzuführen.

Fazit

Die Zahllast bedeutet für ein Unternehmen den Abfluss von Liquidität und einen betriebswirtschaftlichen Aufwand, der in der Buchführung entsprechend gebucht werden muss. Dabei beeinflusst die Zahllast das Eigenkapital eines Unternehmens und damit seinen Reingewinn. Die Zahllast wird oft basierend auf den vereinnahmten Entgelten berechnet, obwohl sie manchmal auch auf der Basis der vereinbarten Entgelte ermittelt wird.

Grundsätzlich sind alle Unternehmer, die Lieferungen und Leistungen im Inland gegen ein Entgelt ausführen, zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet, darunter Kleinunternehmer und Freiberufler. Die Umsatzsteuererklärung ist eine Zusammenfassung aller Umsatzsteuervoranmeldungen eines Jahres. Es sind die Regelsteuersätze und ermäßigte Steuersätze mit vielen Ausnahmen zu berücksichtigen.

Der Fälligkeitstag der Umsatzsteuer-Zahllast ist normalerweise der 10. Tag nach Quartalsende. Setzen Sie automatisierte Buchhaltungssoftware und Rechnungssoftware für den Bereich der Umsatzsteuer und für aktuelle Steuersätze ein.

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