Die Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil des Geschäftsalltags und unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. In diesem Artikel erfährst Du, wer zur Rechnungsstellung verpflichtet ist, welche Fristen gelten und welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen müssen. Zudem betrachten wir Sonderregelungen für Kleinunternehmer und ausländische Unternehmen.

Inhalt

Rechnungsstellung: Was versteht man darunter?

Wenn Du die Antwort auf die Frage „Was ist eine Rechnung?“ kennst, dann weißt Du wahrscheinlich schon, wie der Prozess der Rechnungsstellung funktioniert. Die Rechnungsstellung dokumentiert erbrachte Leistungen und regelt Zahlungsvorgänge. Rechnungen dienen nicht nur als Nachweis, sondern sind auch ein wichtiges steuerliches Dokument.

Eine korrekte Rechnung muss alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, was für die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung von großer Bedeutung ist.

Für wen ist die Rechnungsstellung relevant?

In Deutschland sind verschiedene Personen und Unternehmen zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet. Dazu gehören gewerbliche Unternehmer, Freiberufler wie Ärzte und Rechtsanwälte, juristische Personen wie Kapitalgesellschaften. 

Eine generelle Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht jedoch nicht, wenn der Umsatz gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, oder wenn die Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, erbracht wird und steuerfrei ist. Diese Ausnahmen lassen die Bestimmungen des § 14a UStG unberührt. 

Auch von öffentlichen Einrichtungen, ausländischen Unternehmen und Vereinen, die gewerbliche Einkünfte erzielen, werden Rechnungen gestellt. 

Rechnungsstellung: Welche Fristen müssen eingehalten werden?

In Deutschland ist man grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung oder Lieferung auszustellen. In der Rechnung sollte deutlich angegeben sein, ob eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.

Für bestimmte Dienstleistungen wie Bauleistungen gelten andere Regeln. Obwohl das UStG auf bundesgesetzlicher Ebene keinen bestimmten Zeitrahmen für Bauleistungen vorschreibt, können einige Verträge und regionale Vorschriften aufgrund lokaler Besteuerung oder Geschäftspraktiken in der Bauwirtschaft kürzere Fristen für die Rechnungsstellung vorsehen.

Bei VOB-Rechnungen muss die Schlussrechnung spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung eingereicht werden, wenn der Auftrag höchstens 3 Monate dauert und nichts anderes vereinbart ist. Bei längeren Aufträgen verlängert sich die Frist um 6 Werktage für jeweils 3 zusätzliche Monate.

Diese Fristen können auch für Kleinunternehmer und Freiberufler gelten, abhängig von den spezifischen Vertragsbedingungen. Die allgemeine gesetzliche Frist für die Rechnungsstellung wird durch § 14 Abs. 2 UStG bestimmt, welcher jedoch nicht speziell auf die VOB oder auf Kleinunternehmer zugeschnitten ist. Kleinunternehmer sind jedoch nicht verpflichtet, die Umsatzsteuer in ihren Rechnungen auszuweisen. Sie müssen nur den Grund angeben, warum die Umsatzsteuer nicht enthalten ist, nämlich § 19 UStG. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass Kleinunternehmer nicht jeder Transaktion eine Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG beifügen müssen. Dennoch müssen sie den allgemeinen Anforderungen an die Dokumentation und Informationsaufbewahrung nachkommen, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen.

Gesetzliche Vorgaben für die Rechnungsstellung

Bei der deutschen Rechnungsstellung sind wichtige rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Rechnungen müssen obligatorische Angaben wie Namen und Anschriften des Lieferanten und des Empfängers sowie das Datum der Leistungserbringung enthalten. Außerdem sollten sie eine eindeutige Rechnungsnummer sowie Art und Umfang der Leistungen aufführen.

Die Umsatzsteuer muss ebenfalls korrekt ausgewiesen werden, es sei denn, der Aussteller ist Kleinunternehmer und nutzt die Umsatzsteuerbefreiung. Zudem sind die Vorgaben des HGB und UStG zu beachten. Rechnungen müssen außerdem mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Bei internationalen Geschäften gelten zusätzliche länderspezifische Regelungen.

Weiterhin gelten Vorgaben aus dem Gesetz zur Bekämpfung von Steuerbetrug und Geldwäsche, um Missbrauch bei der Rechnungsstellung zu verhindern. Elektronische Rechnungen müssen weitere spezifische Anforderungen an Sicherheit und Lesbarkeit erfüllen.

Rechnungsstellung: Welche Angaben sind verpflichtend?

Um die rechtliche Gültigkeit zu gewährleisten, müssen Rechnungen in Deutschland folgende Angaben enthalten:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
  3. Rechnungsdatum
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
  6. Leistungsdatum (wenn abweichend vom Rechnungsdatum)
  7. Aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  9. In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
  10. Die Angabe „Gutschrift” in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger

Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Stehen die Rechnungen in Zusammenhang mit einem Grundstück, sind zusätzliche Angaben erforderlich.

Rechnungsstellung bei Unternehmen mit ausländischem Firmensitz

Rechnungen von oder an ausländische Unternehmen müssen die gleichen Pflichtangaben wie inländische Rechnungen enthalten. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU ist zudem die USt-IdNr. von Leistendem und Empfänger erforderlich. Der Umsatzsteuerbetrag kann entfallen und sollte entsprechend vermerkt werden.

Wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt wird, sollten auch der Betrag in Euro und der Wechselkurs angegeben werden. Die Rechnung kann in der Landessprache oder auf Englisch verfasst sein, muss jedoch für Steuerbehörden verständlich sein.

Rechnungsstellung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Sie müssen jedoch vermerken, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird, beispielsweise mit dem Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Alle anderen Pflichtangaben sind weiterhin erforderlich.

Gutschriften als Alternative zur Rechnungsstellung

Eine Gutschrift kann verwendet werden, um Beträge zurückzuerstatten oder Preisnachlässe zu gewähren, beispielsweise bei Rücksendungen. Sie muss ebenfalls die gleichen Pflichtangaben wie eine Rechnung enthalten und klar als Gutschrift gekennzeichnet sein. Gutschriften mindern den Umsatz und müssen in der Umsatzsteuererklärung berücksichtigt werden.

Was tun bei fehlerhafter Rechnungsstellung?

Fehlerhafte Rechnungen sollten umgehend korrigiert werden. Der Rechnungsaussteller sollte eine neue, korrekte Rechnung erstellen und gegebenenfalls eine Gutschrift ausstellen. Wenn Du eine Rechnung erhalten hast, solltest Du sie immer sorgfältig auf Richtigkeit prüfen. 

Rechtliche Konsequenzen können Strafen oder Nachforderungen durch das Finanzamt umfassen. Der Empfänger kann zudem Zahlungen verweigern oder rechtliche Schritte einleiten. Die sorgfältige Prüfung der Rechnungen ist daher wichtig, um Fehler zu vermeiden. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, rechtlichen Rat einzuholen.

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