Die Offene-Posten-Liste (OPOS) hilft Dir, offene Rechnungen strukturiert zu erfassen, Zahlungen gezielt zu steuern und Risiken zu minimieren. In diesem Artikel erfährst Du, wie die OPOS funktioniert, welche Vorteile sie bringt – und welche Fehler Du vermeiden solltest.

Inhalt

Was ist eine Offene-Posten-Liste (OPOS)?

Die Abkürzung OPOS steht für „Offene Posten“ – also noch nicht beglichene Ein- oder Ausgangsrechnungen. Die Offene-Posten-Liste ist ein zentrales Werkzeug in der Buchhaltung. Ihre Bedeutung liegt vor allem in der klaren Struktur: Sie hilft Dir, offene Rechnungen systematisch zu erfassen, Ein- und Ausgangsrechnungen übersichtlich zu verwalten, offene Beträge zu erkennen und Zahlungen gezielt nachzuverfolgen. So behältst Du jederzeit den Überblick über offene und bereits bezahlte Rechnungen.

Gesetzliche Grundlage und Erklärung zur OPOS-Liste

Eine direkte OPOS-Buchhaltungspflicht gibt es nicht. Allerdings verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie die GoBD, dass Geschäftsvorgänge nachvollziehbar, vollständig und strukturiert dokumentiert werden. Die Offene-Posten-Liste erfüllt genau diese Anforderungen – und wird daher in der Praxis oft als unverzichtbar angesehen. Besonders für bilanzierende Unternehmen wie GmbHs oder UGs ist sie essenziell.

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Wofür wird die OPOS-Liste verwendet?

Die OPOS-Liste zeigt Dir, wie Du den Überblick über noch nicht bezahlte oder nicht vollständig beglichene Rechnungen behältst – und warum sie ein zentrales Element moderner Buchhaltung ist. Sie hilft Dir dabei, offene Forderungen und Verbindlichkeiten klar zu erfassen und diese systematisch zu verwalten.

Im Alltag bedeutet das: Du erkennst auf einen Blick, welche Kund:innen noch nicht gezahlt haben oder welche Lieferant:innen Du noch bezahlen musst. Damit unterstützt die OPOS-Liste nicht nur die Liquiditätsplanung, sondern auch den Mahnprozess und die Finanzkommunikation mit Deinem Steuerbüro.

Die OPOS-Liste ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit vielen Zahlungsvorgängen arbeiten – etwa im Onlinehandel oder in projektbasierten Dienstleistungen. Auch Freiberufler:innen profitieren von einer übersichtlichen Struktur, um Zahlungseingänge zu prüfen und ihre Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen.

Welche Aufgaben erfüllt die OPOS-Liste?

Die OPOS-Liste unterstützt Dich bei mehreren wichtigen Buchhaltungsaufgaben:

  • Überwachung von offenen Forderungen: Du siehst sofort, welche Rechnungen noch nicht beglichen wurden.
  • Kontrolle über Verbindlichkeiten: Du erkennst, welche Lieferant:innen Du noch bezahlen musst.
  • Liquiditätsplanung: Durch die klare Übersicht über offene Beträge kannst Du Deine Finanzen besser steuern.
  • Automatisiertes Mahnwesen: Viele Buchhaltungstools erzeugen auf Basis der OPOS-Liste automatische Zahlungserinnerungen.
  • Transparenz für Steuerberater:innen und Prüfer:innen: Die strukturierte Darstellung erleichtert die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen.

Welche Rolle spielt die OPOS-Liste in der Buchhaltung?

Die OPOS-Liste ist ein zentrales Steuerungselement innerhalb der Buchhaltung. Sie verbindet Ausgangs- und Eingangsrechnungen mit Zahlungsflüssen und bildet so die Basis für eine transparente und korrekte Finanzführung.

Ob Du nach dem Soll- oder Ist-Prinzip buchst – die OPOS-Liste hilft Dir, Zahlungsflüsse korrekt zu dokumentieren. Damit wird sie zur Brücke zwischen Rechnung, Zahlung und Finanzstatus. Besonders in der digitalen OPOS-Buchhaltung kann sie automatisiert gepflegt und tagesaktuell ausgewertet werden.

Welche Vorteile bietet die OPOS-Liste?

Die Offene-Posten-Liste (OPOS) bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich – vor allem für Selbständige und Unternehmer:innen, die ihre Buchhaltung effizient und transparent gestalten wollen. Sie ist mehr als nur eine Übersicht: Sie ist ein strategisches Tool zur Steuerung Deiner Finanzen.

Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Bessere Liquiditätsplanung

Du weißt jederzeit, welche Einnahmen noch ausstehen und welche Ausgaben bald fällig werden. So kannst Du Engpässe frühzeitig erkennen und finanzielle Entscheidungen fundierter treffen. Besonders bei vielen A/P- und A/R-Accounts (Kreditoren und Debitoren) ist diese Übersicht Gold wert.

Weniger Zahlungsausfälle

Durch die regelmäßige Kontrolle offener Posten kannst Du schneller auf überfällige Rechnungen reagieren. Das reduziert das Risiko von Forderungsausfällen und verbessert Dein Forderungsmanagement langfristig.

Automatisierte Abläufe

Viele Buchhaltungstools greifen auf die OPOS-Liste zurück, um Mahnungen oder Zahlungserinnerungen automatisch zu generieren. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen – besonders bei wachsendem Belegvolumen.

Mehr Transparenz und Kontrolle

Die OPOS-Liste schafft klare Verhältnisse: Du weißt genau, wo noch offene Beträge lauern – intern wie extern. Gerade bei Betriebsprüfungen oder in Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen ist das ein echter Vorteil.

Rechtssicherheit und Ordnung

Eine gut gepflegte OPOS-Liste hilft Dir, die Anforderungen der GoBD besser zu erfüllen. Sie sorgt für Ordnung, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit – drei zentrale Elemente einer prüfungssicheren Buchhaltung.

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Welche Arten der OPOS-Liste gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet die Offene-Posten-Liste (OPOS) zwischen zwei zentralen Bereichen: Forderungen und Verbindlichkeiten. Beide bilden die Grundlage für eine strukturierte und transparente OPOS-Buchhaltung.

Forderungen: Was Kund:innen Dir schulden

Dieser Teil der OPOS-Liste zeigt alle Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt wurden. Es geht also um Geld, das Du von Deinen Kund:innen noch erwartest. Jeder offene Posten steht für eine Forderung – mit Fälligkeit, Betrag, Rechnungsnummer und weiteren Details.

Eine gut gepflegte Forderungsliste ist essenziell für aktives Forderungsmanagement. Sie zeigt Dir, wann Du nachhaken solltest, ob Mahnstufen aktiviert werden müssen oder ob Zahlungsverzüge zunehmen.

Verbindlichkeiten: Was Du anderen schuldest

Hier findest Du alle Eingangsrechnungen, die Du selbst noch zahlen musst. Das betrifft etwa Lieferant:innen, Dienstleister:innen oder Behörden. Auch hier gilt: Eine aktuelle Übersicht hilft Dir, Zahlungsfristen einzuhalten und Skonti zu nutzen.

Gerade bei vielen A/P-Accounts (Accounts Payable) sorgt dieser Teil der OPOS-Liste für Ordnung und vermeidet verspätete Zahlungen oder Doppelüberweisungen. So schützt Du Deine Geschäftsbeziehungen – und Dein Konto.

Wie wird eine OPOS-Liste erstellt?

Die Offene-Posten-Liste (OPOS) kannst Du entweder manuell – zum Beispiel mit Excel – oder automatisiert über eine Buchhaltungssoftware führen. In beiden Fällen folgt sie einem festen Schema: Jeder offene Posten wird einzeln erfasst, inklusive aller relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Fälligkeit und Zahlungsstatus. Wichtig ist, dass die Liste regelmäßig gepflegt und aktuell gehalten wird, damit sie ihre volle Wirkung entfalten kann.

Digitale Tools bieten hier einen klaren Vorteil: Programme wie lexoffice, sevDesk, DATEV Unternehmen online oder BuchhaltungsButler erfassen Zahlungseingänge automatisch, gleichen sie mit Deiner OPOS-Liste ab und unterstützen Dich beim Mahnwesen. Besonders hilfreich ist das, wenn Du viele A/P- und A/R-Accounts verwaltest oder eng mit Steuerberater:innen zusammenarbeitest. Du sparst Zeit, reduzierst Fehler – und erhältst auf Knopfdruck eine aktuelle Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten.

Was gehört in eine OPOS-Liste?

Damit die OPOS-Liste ihren Zweck erfüllt, sollten mindestens folgende Angaben enthalten sein:

  • Rechnungsnummer: Eindeutige Zuordnung des Vorgangs
  • Rechnungsdatum: Grundlage für Fristen und Mahnstufen
  • Fälligkeit: Zeigt, wann die Zahlung eingehen muss
  • Kund:innen- oder Lieferant:innenname: Wer schuldet oder erhält den Betrag?
  • Betrag (brutto/netto): Höhe des offenen Postens
  • Zahlungsstatus: Offen, teilweise gezahlt oder ausgeglichen
  • Zahlungsdatum (falls vorhanden): Für die Historie wichtig
  • Notizen/Mahnstufe: Optional für individuelle Hinweise

Viele Unternehmer:innen ergänzen diese Grundstruktur um Filter, Farben oder automatische Hinweise – insbesondere, wenn sie mit vielen A/R- und A/P-Accounts arbeiten. So entsteht eine maßgeschneiderte Lösung für den eigenen Geschäftsalltag.

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Welche Fehler treten bei der OPOS-Liste häufig auf – und wie kannst Du sie vermeiden?

Auch bei der Offene-Posten-Liste (OPOS) passieren Fehler – und die wirken sich direkt auf Deine Buchhaltung, Deine Liquidität und Deine Planung aus. Hier sind die häufigsten Probleme – und wie Du sie vermeidest:

Typischer FehlerSo vermeidest Du ihn
Die OPOS-Liste wird unregelmäßig aktualisiertBaue eine wöchentliche Routine auf – oder automatisiere das Ganze mit smarter Software.
Angaben sind unvollständig oder uneinheitlichAchte stets auf vollständige Einträge: inklusive Rechnungsnummer, Fälligkeit & Status.
Zahlungseingänge werden falsch zugeordnetVergleiche regelmäßig Deine Kontoauszüge mit der OPOS-Liste – automatisiert oder manuell.
Mahnstufen werden nicht gepflegtNutze ein Tool mit integriertem Mahnwesen – beispielsweise lexoffice oder DATEV.
Forderungen und Verbindlichkeiten werden vermischtTrenne A/R- und A/P-Posten sauber – etwa mit Tabs oder Filterfunktionen.
Excel-Formeln verursachen FehlerNutze geprüfte Vorlagen oder wechsle zu einer Software mit OPOS-Funktion.
OPOS wird nur zum Jahresende kontrolliertIntegriere die OPOS-Liste fest in Deine monatliche Buchhaltung – statt nur zum Stichtag.

Eine sorgfältig gepflegte OPOS-Liste schützt Dich nicht nur vor Zahlungsverzug und Mahngebühren. Sie macht Deine Buchhaltung resilient – besonders, wenn das Geschäft wächst oder Prüfungen anstehen.

FAQ

Wie lange müssen OPOS gespeichert werden?

Offene-Posten-Listen sind Buchhaltungsunterlagen. Daher gilt laut § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das betrifft sowohl digitale als auch gedruckte Versionen.

Wie und wann werden OPOS geschlossen?

Ein Posten wird geschlossen, sobald die zugehörige Rechnung vollständig bezahlt ist. In Buchhaltungsprogrammen geschieht das oft automatisch über den Kontoabgleich. Wer manuell arbeitet, muss den Zahlungseingang eindeutig zuordnen.

Müssen OPOS in den Jahresabschluss aufgenommen werden?

Nicht direkt. Die OPOS-Liste ist ein internes Hilfsmittel. Ihre Inhalte fließen aber in die Bilanz ein – etwa bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder offenen Verbindlichkeiten. Auch bei der EÜR hilft sie bei der korrekten zeitlichen Zuordnung.

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