Kontoauszüge aufbewahren lohnt sich – für Privatpersonen genauso wie fürs Business. Wir zeigen Dir, wie lange Du Kontoauszüge aufheben solltest, welche Fristen ab 2025 gelten und wie Du Deine Belege smart und stressfrei organisierst.

Inhalt

Wie lange sollten Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren?

Für Privatpersonen reicht es in der Regel, Kontoauszüge drei Jahre aufzubewahren. Diese Frist orientiert sich an der zivilrechtlichen Verjährung (§ 195 BGB) – also an der Zeit, in der Du Ansprüche noch nachweisen kannst. Zum Beispiel bei fehlerhaften Abbuchungen oder verspäteten Rückzahlungen.

Kontoauszüge aufbewahren für Steuer und Sonderfälle

Wenn Du Belege für die Steuererklärung nutzt – etwa Spenden, Handwerker- oder haushaltsnahe Dienstleistungen – behalte die zugehörigen Kontoauszüge und Rechnungen, bis der Steuerbescheid endgültig ist. Wird er geändert oder angefochten, beginnt die Frist erneut.

Für Bau- oder Handwerksleistungen an die eigene Immobilie gilt: Kontoauszüge und Rechnungen zwei Jahre aufbewahren. Bei Baumängeln sind sogar fünf Jahre sinnvoll. So kannst Du eventuelle Gewährleistungsansprüche belegen.

Aufbewahrungspflichten für Besserverdienende

Verdienst Du als Privatperson mehr als 500.000 Euro Überschusseinkünfte im Jahr, bist Du laut § 147a AO verpflichtet, Deine Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Ab dem Veranlagungszeitraum 2027 soll diese Grenze voraussichtlich auf 750.000 Euro steigen. Prüfe Deinen Fall rechtzeitig mit einer Steuerberatung.

KI-Buchhaltung erkunden

Wie lange müssen Unternehmen Kontoauszüge aufbewahren?

Für Unternehmen, Selbständige und Freiberufler:innen gilt eine klare Regelung: Laut Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) müssen geschäftliche Unterlagen je nach Art acht bis zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kontoauszüge zählen dabei zu den Buchungsbelegen – und für sie gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Zehn Jahre bleiben weiterhin Pflicht für Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschluss und Bilanz.

So stellst Du sicher, dass Deine Buchhaltung jederzeit GoBD-konform bleibt und Du bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die Aufbewahrungsdauer hängt davon ab, welche Art von Dokument Du sichern musst. Nicht alle Unterlagen haben die gleiche Frist – die wichtigsten Regeln findest Du hier im Überblick:

  • 10 Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschluss, Bilanz, Lagebericht sowie alle Unterlagen, die zum Verständnis dieser Dokumente erforderlich sind.
  • 8 Jahre: Buchungsbelege wie Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Zahlungsnachweise (gültig seit 01.01.2025).
  • 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Dokumente.

Relevante Unterlagen richtig sichern

Zu den aufbewahrungspflichtigen Belegen gehören Rechnungen, Quittungen, Verträge, Lohn- und Reisekostenbelege ebenso wie digitale Kontoauszüge. Wichtig ist, dass die Daten vollständig, lesbar und unveränderbar archiviert werden – also GoBD-konform.

Wer seine Unterlagen digital ablegt, spart Platz und behält den Überblick. Moderne Buchhaltungstools oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) helfen, Fristen automatisch einzuhalten und alles revisionssicher zu speichern.

Warum sollte man Kontoauszüge aufbewahren?

Kontoauszüge sind mehr als nur Papier oder PDF – sie sind Dein finanzielles Gedächtnis.

Steuerlich helfen sie, Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen, zum Beispiel für das Finanzamt, den Vorsteuerabzug oder die Steuererklärung. Auch Spenden und Handwerkerleistungen lassen sich so belegen.

Rechtlich sind Kontoauszüge oft der einzige Nachweis einer Zahlung. Sie schützen Dich bei Reklamationen, Mahnungen oder unberechtigten Abbuchungen.

Und finanziell geben sie Dir einen klaren Überblick: Du erkennst Ausgabentrends, Abos und doppelte Buchungen schneller – und steuerst Deine Finanzen mit weniger Aufwand.

KI-Buchhaltung entdecken

Welche Methoden werden für die Aufbewahrung von Kontoauszügen verwendet?

Ob Papier oder digital – wichtig ist, dass Deine Kontoauszüge geordnet, vollständig und nachvollziehbar bleiben. Beides hat seine Vorteile, doch digital punktet meist in Sachen Komfort und Sicherheit.

Physische Aufbewahrung von Kontoauszügen

Wenn Du Kontoauszüge auf Papier erhältst, bewahre sie sortiert in Ordnern auf – am besten nach Jahr und Konto getrennt. Thermobelege solltest Du kopieren oder scannen, da sie mit der Zeit verblassen. So bleibt alles lesbar und nachvollziehbar.

Digitale Aufbewahrung von Kontoauszügen

Einfacher ist die digitale Variante: Exportiere Deine Kontoauszüge regelmäßig als PDF oder CSV, speichere sie GoBD-konform und lege passende Rechnungen direkt dazu. Mit einem Dokumentenmanagement-System oder Buchhaltungstool kannst Du Belege sicher archivieren, nach Stichworten durchsuchen und Fristen automatisch einhalten.

Fazit: Kontoauszüge aufbewahren mit System

Kontoauszüge aufzubewahren ist Teil einer sauberen Finanzdokumentation – und hilft, steuerliche und rechtliche Anforderungen jederzeit zu erfüllen. Privatpersonen sollten ihre Belege in der Regel drei Jahre, Unternehmen je nach Dokument acht bis zehn Jahre sichern.

Ob digital oder auf Papier – wichtig sind Vollständigkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Wer digital archiviert und die GoBD-Anforderungen erfüllt, spart Zeit, Platz und Stress – und ist im Fall einer Prüfung sofort vorbereitet.

FAQ

Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Privatpersonen sollten Kontoauszüge in der Regel drei Jahre behalten. Unternehmen müssen sie als Buchungsbelege acht Jahre, andere Unterlagen wie Bilanz oder Jahresabschluss zehn Jahre sichern.

Können digitale Kontoauszüge Papier ersetzen?

Ja, wenn sie GoBD-konform gespeichert werden: vollständig, lesbar und unveränderbar. Digitale Belege sind rechtlich gleichwertig – ideal in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System.

Was tun, wenn ein Kontoauszug verloren geht?

Kein Problem: Viele Banken stellen Kopien oder PDF-Downloads im Online-Banking bereit. Wichtig ist, dass der Nachweis lückenlos bleibt und die Zahlung eindeutig belegt werden kann.

Schau Dir unsere anderen Artikel an:

Letzte Artikel