Der Kontenplan ist ein unverzichtbares Instrument für die Buchhaltung. Er hilft Unternehmen bei der Erfassung und Organisation von Geschäftsvorfällen und dient als Grundlage für transparente und verständliche Jahresabschlüsse.
In diesem Artikel erfährst Du, was ein Kontenplan ist. Wir erklären seinen Aufbau und Struktur, die Funktion des Kontenplans in der Buchhaltung, wie sich ein Kontenplan von einem Kontenrahmen unterscheidet und mehr.
Einführung in den Kontenplan der Buchhaltung
“Kontenplan” ist ein Begriff aus der Anlagenbuchhaltung und gehört zur doppelten Buchführung. Der Kontenplan listet alle Konten eines Unternehmens auf und wird in der Regel individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt. Die Konten eines Unternehmens sind dabei in Kategorien gruppiert, die der Struktur des Jahresabschlusses des Unternehmens entsprechen.
In der Unternehmensführung ist der Kontenplan ein wichtiges Instrument für die Budgetierung und Finanzplanung. Er ermöglicht es den Verantwortlichen, sich einen Überblick über anstehende Ausgaben zu verschaffen und diese effektiv zu verwalten. Dies ist besonders wichtig, um die Rentabilität zu gewährleisten und finanzielle Risiken zu minimieren.
Aufbau und Struktur des Kontenplans
Der Aufbau und die Struktur eines Kontenplans können je nach Unternehmensgröße, Branche und gesetzlichen Anforderungen variieren, beinhalten jedoch in der Regel folgende Elemente:
- Kontenklassen: Die verschiedenen Konten können folgendermaßen unterteilt werden:
- Aktiva: Vermögenswerte wie Kassenbestand, Bankguthaben, Forderungen, Vorräte und Sachanlagen
- Passiva: Verbindlichkeiten und Eigenkapital wie Darlehen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie Rückstellungen
- Erträge: Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen
- Aufwendungen: Kosten, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit anfallen, darunter Materialkosten und Gehälter
- Kontennummern: Jedes Konto erhält eine eindeutige Nummer, die eine einfache Identifikation und Zuordnung ermöglicht.
- Kontobezeichnungen: Jedes Konto hat eine klare Bezeichnung, die den Inhalt des Kontos beschreibt.
- Unterkonten: In vielen Fällen werden Hauptkonten weiter durch Unterkonten differenziert, um eine detaillierte Buchführung zu ermöglichen.
- Spezifische Anforderungen: Je nach Branche oder gesetzlichen Vorgaben können eine zusätzliche Kontierung oder spezielle Kontenstrukturen erforderlich sein.
Unterschied zwischen Kontenplan und Kontenrahmen
Oft wird der Begriff Kontenplan synonym mit Kontenrahmen verwendet, jedoch müssen beide Begriffe unterschieden werden, auch wenn sie eng miteinander verbunden sind. Mit einem Kontenrahmen entwickelt ein Unternehmen eine allgemeine, standardisierte Übersicht, die eine strukturierte Sammlung von Konten bietet.
Der Kontenrahmen definiert hingegen die Hauptkategorien und Grundstrukturen der Konten, ohne spezifische Konten für ein einzelnes Unternehmen zu benennen.
Beispiele sind die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04, die in Deutschland am weitesten verbreitet sind. Die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 unterscheiden sich hinsichtlich der Einteilung der einzelnen Konten in Kontenklassen und werden vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen verwendet.
Es gibt noch eine Reihe weiterer Kontenrahmen für bestimmte Branchen, beispielsweise die Standardkontenrahmen (SKR) 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Standardkontenrahmen für Ärzte oder für das Hotel und Gaststättengewerbe sowie den Industriekontenrahmen (IKR). Gebräuchlich sind auch Kontenrahmen für große Franchisesysteme.
Der Kontenplan wird auf Grundlage eines Kontenrahmens erstellt und ist je nach Branche und Geschäftsvorfällen individuell auf jedes Unternehmen zugeschnitten. Im Kontenplan werden die Konten detailliert aufgelistet, oft mit Bezeichnungen und Nummerierungen, die für die interne Anlagenbuchhaltung des Unternehmens von Bedeutung sind.
Ausgehend von den obigen Ausführungen lässt sich der Hauptunterschied zwischen Kontenplan und Kontenrahmen also folgendermaßen zusammenfassen: Der Kontenrahmen ist die allgemeine Vorlage, während der Kontenplan die individuelle Umsetzung dieser Vorlage für ein bestimmtes Unternehmen darstellt.
Funktion des Kontenplans in der Buchhaltung
Der Kontenplan vereinheitlicht die Buchhaltung und vereinfacht sie somit. Er ermöglicht es, Berichte und Unternehmen klarer und somit besser zu vergleichen.
Im Unternehmen selbst bildet der Kontenplan die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung und die Erstellung der Bilanz am Ende des Geschäftsjahres. Die Aufschlüsselung der verschiedenen Konten erleichtert die Bilanzanalyse, die die künftige Strategie des Unternehmens bestimmt.
Erstellung eines individuellen Kontenplans
Die Anpassung eines Kontenplans an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ist ein wichtiger Schritt, um eine effiziente Finanzbuchhaltung zu gewährleisten. Hier die wichtigsten Schritte, die bei der Anpassung des Kontenplans zu berücksichtigen sind:
- Bedarfsanalyse
- Berücksichtigung der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens
- Konzeption des Kontenplans
- Gliederung des Kontenplans
- Definition der Konten
- Integration in die Buchhaltungssoftware
- Testphase
- Schulung der Mitarbeiter
- Regelmäßige Überprüfung
So kannst Du einen Kontenplan erstellen, der den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten Deines Unternehmens gerecht wird.
Welche Aufbewahrungsfristen sind bei Kontenplänen zu beachten?
Die Kontenpläne sind Teil der Buchführung und gehören somit zu den Buchungsbelegen, für die Gesetze und Fristen zu beachten sind.
Konkret bedeutet das, dass sie gemäß § 257 HGB und § 147 AO 10 Jahre lang aufzubewahren sind. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen diese Kontenpläne dem Finanzamt vorgelegt werden können.
FAQ
Welche Funktion erfüllt ein Kontenplan in der Buchhaltung eines Unternehmens?
Der Kontenplan spielt eine grundlegende Rolle in der Buchhaltung. Ein klares System ermöglicht einfache und transparente Analysen, die wiederum wichtige Informationen für wichtige Unternehmensentscheidungen liefern.
Sind Kenntnisse der Buchhaltungsgrundsätze für das Kontieren hilfreich?
Ja, Kenntnisse der Buchhaltungsgrundsätze sind für das Kontieren sehr hilfreich. Diese Kenntnisse helfen Dir dabei, die richtigen Konten für die verschiedenen Geschäftsvorgänge wie Erträge, Aufwendungen, Aktiva und Passiva auszuwählen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und Fehler bei der Zuordnung von Konten zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen Kontenplan und Kontenrahmen?
Der Kontenrahmen ist ein allgemeines, standardisiertes System von Konten, das für verschiedene Unternehmen gilt, während der Kontenplan eine individuelle Anpassung dieses Rahmens ist, die auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist.
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