Honorarrechnung erstellen – Alles, was Du wissen solltest

Was ist eine Honorarrechnung?

Bevor Du Deine erste Honorarrechnung erstellst und verschickst, solltest Du wissen, worum es sich dabei handelt und wann sie unentbehrlich ist.

Definition und Bedeutung

Eine Honorarrechnung ist eine spezielle Art von Rechnung. Selbstständige und Freiberufler:innen stellen sie, um ihre Leistungen abrechnen können. Sie führt auf, welche Dienstleistungen erbracht wurden, was der Preis dafür ist und welche steuerlichen Angaben zu machen sind. Besonders im freiberuflichen Bereich ist die Honorarrechnung die Norm geworden.

Wer muss eine Honorarrechnung erstellen?

Bist Du Freiberufler:in, Freelancer:in oder freie:r Mitarbeiter:in, ist die Honorarrechnung Dein ständiger Begleiter. Du musst Deine Leistungen über sie abrechnen, weil Du nicht fest angestellt bist. Auch Heilberufe wie Ärzt:innen oder Therapeut:innen schreiben Honorarnoten aus, genauso wie Künstler:innen oder Journalist:innen.

Unterschiede zwischen Honorarrechnung und regulärer Rechnung

Was den Inhalt angeht, unterscheidet sich eine Honorarrechnung kaum von einer normalen Rechnung. Der Begriff "Honorar" macht einfach nur klar, dass es sich um eine Dienstleistung dreht, bei der in erster Linie der persönliche Einsatz bezahlt wird. Trotzdem haben beide Arten die gleichen gesetzlichen Erfordernisse.

Rechnungsstellung für Freiberufler:innen, Freelancer:innen und freie Mitarbeiter:innen

Gerade für freie Mitarbeiter:innen ist es wichtig, korrekt zu fakturieren. Eine saubere Honorarrechnung ist nicht nur Pflicht, sondern auch ein Aushängeschild Deiner Professionalität. Achte darauf, alle Pflichtangaben zu machen und im Zweifel lieber etwas ausführlicher abzurechnen.

Bin ich als Selbstständige:r umsatzsteuerbefreit?

Es gibt die sogenannte Kleinunternehmerregelung, über die sich die meisten Freiberufler:innen freuen, weil sie so keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuer-ID beantragen müssen. Ob Du darunter fällst, hängt von Deinem Jahresumsatz ab. Wichtig: Auch wenn Du von der Umsatzsteuer befreit bist, musst Du einen entsprechenden Hinweis darauf in Deine Honorarrechnung aufnehmen.

Pflichtangaben auf einer Honorarrechnung

Eine vollständige Honorarrechnung lässt keinen Platz für Rückfragen offen und ist auch gesetzlich vorgeschrieben. Was auf keinen Fall fehlen darf, erfährst Du unten.

Gesetzliche Vorgaben und Formvorschriften

Grundsätzlich müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Dein vollständiger Name und Anschrift
• Name und Anschrift des:r Kund:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Beschreibung der erbrachten Leistung
• Honorarbetrag
• Umsatzsteuerbetrag (falls Du umsatzsteuerpflichtig bist)
• Zahlungsbedingungen

Bitte vergiss nicht, dass Deine Rechnung nur gültig ist, wenn diese Punkte enthalten sind.

Honorarrechnung bis 250 Euro – Kleinbetragsrechnungen

Für Beträge bis 250 Euro gelten vereinfachte Vorgaben. Hier reicht es aus, Deinen Namen, die erbrachte Leistung, das Honorar und, falls nötig, die Umsatzsteuer anzugeben. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.

Honorarrechnung über 250 Euro – Detaillierte Anforderungen

Liegt Deine Rechnung über 250 Euro, musst Du alle oben genannten Pflichtangaben vollständig aufführen. Gerade bei höheren Honoraren prüft das Finanzamt besonders genau – kontrolliere also lieber einmal mehr.

Konsequenzen bei fehlenden Pflichtangaben

Fehlen wichtige Angaben, kann das schwerwiegende Folgen haben: Der/die Kund:in darf die Vorsteuer nicht abziehen, Du riskierst Ärger mit dem Finanzamt, und schlimmstenfalls wird Deine Honorarrechnung steuerlich nicht anerkannt.

Besondere Honorarrechnungen für bestimmte Berufsgruppen

Je nach Beruf gibt es spezielle Regeln oder Besonderheiten, die Du kennen solltest.

Honorararzt-Rechnungen und andere spezielle Fälle

Honorarärzt:innen oder selbständige Pflegekräfte müssen oft zusätzliche Angaben machen, beispielsweise bestimmte Abrechnungsziffern oder Vertragsverhältnisse. Hierbei solltest Du auf branchenspezifische Vorgaben achten.

Honorare für Architekt:innen und Ingenieur:innen

Architekt:innen und Ingenieur:innen haben meistens nach der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) abzurechnen. Die einzelnen Leistungsphasen und Berechnungsgrundlagen müssen dann klar in der Honorarrechnung enthalten sein.

Wettbewerbsfähigkeit durch professionelle Rechnungsstellung

Eine saubere, übersichtliche Honorarrechnung vermittelt nicht nur Seriosität, sondern kann auch Deine Wettbewerbsfähigkeit steigern. Kund:innen schätzen Klarheit und Professionalität – das kann bei zukünftigen Aufträgen den Unterschied machen.

Honorarrechnung erstellen – So geht’s richtig

Mit einer klaren Struktur wird das Erstellen Deiner Honorarrechnung zum Kinderspiel. Hier erfährst Du, wie Du am besten vorgehst.

Aufbau einer Honorarrechnung Muster PDF

Ein gutes Honorarrechnungs-Muster (PDF) zeigt Dir, welche Felder Du ausfüllen musst und wie Du die Angaben richtig platzierst. So vergisst Du keine wichtigen Details.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen

1. Trage Deine vollständigen Daten ein.
2. Erfasse die korrekten Kundendaten.
3. Vergib eine eindeutige Rechnungsnummer.
4. Formuliere eine klare Leistungsbeschreibung.
5. Gib, falls nötig, den Honorarbetrag und Steuersatz an.
6. Führe das Zahlungsziel an, beispielsweise “Zu zahlen innerhalb von 14 Tagen”.

Mit diesen Schritten sollte alles Wichtige in dem Honorarrechnungs-Muster-PDF enthalten sein.

Steuerliche Aspekte und Absetzbarkeit

Deine Honorarrechnungen sind wichtige Belege für die Steuer. Sie müssen ordentlich abgelegt und aufgehoben werden. Zudem kannst Du viele Deiner Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – achte deshalb auf eine saubere Dokumentation.

Häufige Fehler vermeiden

Typische Fehler sind fehlende Rechnungsnummern, unvollständige Leistungsbeschreibungen oder falsche Umsatzsteuer-Angaben. Unser Tipp: Eine gute Checkliste hilft Dir, diese Fehler gar nicht erst zu machen.

Honorarrechnungs-Vorlage und -Muster zum Download

Gerade am Anfang kann eine professionelle Vorlage Dir viel Arbeit ersparen. Hier findest Du kostenlose Optionen.

Kostenlose Vorlagen in Word, Excel und PDF

Ob Word, Excel oder als fertiges Honorarrechnungs-Muster – kostenlose Vorlagen gibt es viele. Aufpassen musst Du hier eigentlich nur, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Um es ein bisschen einfacher zu machen, haben wir die Vorlagen für Dich hier zum kostenlosen Download bereitgestellt:

Mit diesen Vorlagen kannst Du ganz einfach Deine Honorarrechnung schreiben.

So nutzt Du die Vorlagen effizient

Passe die Vorlagen an Deine ganz persönlichen Bedürfnisse an: Dein Logo, Deine Bankverbindung und Deine individuellen Leistungsbeschreibungen solltest Du immer auf dem neuesten Stand halten.

Honorarrechnung: Praxistipps für Selbstständige

Im Alltag können Dir ein paar einfache Tricks helfen, Deine Honorarrechnungen noch professioneller und besser zu schreiben.

Optimierung der Rechnungsstellung für mehr Professionalität

Wenn Du Deine Honorarrechnungen stellst, solltest Du immer den gleichen Aufbau nutzen, damit Deine Rechnungen auch an Dich erinnern. Außerdem lieben Kund:innen Flexibilität und möchten gerne selbst entscheiden. Sie werden es daher schätzen, wenn Du verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbietest. Apropos Zahlungen: Achte darauf, klare Fristen zu setzen. 

Es sind so viele Punkte zu beachten, dass man schnell die Motivation verlieren kann. Aber keine Sorge – Automatisierung erleichtert Dir die Arbeit. Dafür kannst Du bestimmte Tools nutzen:

Durch die automatische Rechnungserstellung wird Dein Arbeitsalltag leichter und Du vermeidest Fehler.

Kundenkommunikation und Nachverfolgung offener Rechnungen

Manchmal bleibt eine Zahlung aus – hier ist höfliche, aber bestimmte Kommunikation wichtig. Schicke rechtzeitig Zahlungserinnerungen und halte telefonisch Rücksprache, falls nötig. 

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FAQ

Wie erstelle ich eine Honorarrechnung ohne Umsatzsteuer?

Wenn Du Kleinunternehmer:in bist, schreibst Du einfach: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“ Dann wird kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen.

Was tun, wenn ein:e Kund:in die Honorarrechnung nicht bezahlt?

Zunächst solltest Du eine freundliche Zahlungserinnerung schicken. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, kannst Du eine Mahnung formulieren und – als letzten Schritt – rechtliche Schritte in Erwägung ziehen.

Wie berechne ich die Honorarsumme richtig?

Dein Honorar setzt sich aus dem vereinbarten Stundensatz oder Pauschalpreis multipliziert mit der erbrachten Leistung zusammen. Vergiss nicht, eventuelle Zuschläge oder Spesen korrekt aufzuführen.

Wie lange muss ich eine Honorarrechnung aufbewahren?

In Deutschland musst Du geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Diese Pflicht betrifft sowohl digitale als auch gedruckte Versionen.

Wie formuliere ich Zahlungserinnerungen für eine Honorarrechnung?

Halte Zahlungserinnerungen stets freundlich, aber bestimmt. Ein Beispiel:
„Sehr geehrte/r [Name], bitte beachten Sie, dass die Zahlung unserer Honorarrechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] noch offen ist. Wir bitten höflich um Ausgleich bis zum [Datum].“