Geschäftsessen absetzen: Steuerliche Vorteile gezielt nutzen

Geschäftsessen sind eine wichtige Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Aber was bedeutet Absetzung genau, wenn wir von „Geschäftsessen absetzen“ sprechen? Im Folgenden werden wir die Definition und Grundlagen von „Geschäftsessen absetzen“ erklären und darauf eingehen, wie Du diese Absetzung praktisch umsetzen kannst.

Geschäftsessen – Definition und Grundlagen

Ein Geschäftsessen ist eine Mahlzeit, die im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses stattfindet. Es kann sich dabei um ein Treffen mit Kunden, Lieferanten oder Partnern handeln. Geschäftsessen mit Mitarbeitern sind ebenfalls als Geschäftsessen zu betrachten.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Geschäftsessen und privaten Mahlzeiten zu verstehen. Geschäftsessen haben einen geschäftlichen Zweck und dienen dazu, geschäftliche Beziehungen zu pflegen. Die Kosten für das Essen und Getränke können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Private Mahlzeiten hingegen haben keinen geschäftlichen Zweck und können nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Rechtsgrundlage und Voraussetzungen für einen Geschäftsessen-Abzug

Die gesetzlichen Grundlagen für die Absetzung von Geschäftsessen sind im Einkommensteuergesetz geregelt. Um die Kosten für ein Geschäftsessen steuerlich absetzen zu können, muss es einen geschäftlichen Anlass geben. Das heißt, dass das Essen im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Tätigkeit steht.

Der geschäftliche Anlass kann verschiedene Formen annehmen. Beispielsweise kann es sich um ein Treffen mit einem potenziellen Kunden oder Lieferanten handeln oder um eine Besprechung mit Kollegen.

Um die Kosten für ein Geschäftsessen absetzen zu können, musst Du Belege dafür vorweisen können. Dazu gehören unter anderem der Bewirtungsbeleg und die Teilnehmerliste.

Die Kosten für das Essen und Getränke müssen angemessen sein. Das heißt, dass die Kosten nicht übertrieben hoch sein dürfen und dem üblichen Preisniveau entsprechen sollten.

Bewirtungskosten absetzen – im Detail erklärt

Die Bewirtungskosten umfassen in der Regel:

Essen und Getränke – Die Kosten für Essen und Getränke sind absetzbar, wenn sie im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses getätigt wurden.
Trinkgelder – Trinkgelder sind ebenfalls absetzbar, wenn sie im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses gegeben wurden.
sonstige Kosten (z. B. Raummiete) – Auch sonstige Kosten, wie z. B. die Miete für einen Raum, in dem das Essen stattgefunden hat, können abgesetzt werden, wenn sie in Zusammenhang mit einem geschäftlichen Anlass stehen.

Pflichtangaben

Der Erhalt eines Bewirtungsbelegs ist sehr wichtig, wenn Du Dein Geschäftsessen absetzen willst. Im Allgemeinen sollte eine Bewirtungsquittung Folgendes enthalten:

Name und Adresse des Veranstalters
Datum des Essens
Uhrzeit des Beginns und Endes des Essens
konkreter Anlass der Bewirtung (z.B. „Besprechung zum Website-Relaunch im Juli 2024“, allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“ genügen nicht)
Ort der Bewirtung, i. d. R. Name und Anschrift der Gaststätte
Namen der bewirteten Personen
Summe der Kosten für Essen und Getränke

Bei Rechnungen über 250 Euro sind zusätzliche Angaben erforderlich:

Aufschlüsselung nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer)
Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants

Grundsätzlich ist ein Bewirtungsbeleg unerlässlich für die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten. Nur mit einem korrekten Bewirtungsbeleg kannst du deine Bewirtungsbelege absetzen.

Besonderheiten bei elektronischen Belegen

Seit 2023 sind elektronische Bewirtungsbelege gesetzlich vorgeschrieben. Zusätzlich zu den grundlegenden Pflichtangaben müssen solche Belege auch spezifische Informationen zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten, wie Transaktions- und Seriennummern sowie den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes.

Diese Daten können auch über einen QR-Code bereitgestellt werden. Im Falle eines Ausfalls der Kassenfunktion werden Belege akzeptiert, sofern der Ausfall offensichtlich ist, beispielsweise durch fehlende Transaktionsnummern.

Wenn Du einen elektronischen Bewirtungsbeleg erhältst, musst Du darauf achten, dass dieser alle erforderlichen Angaben enthält. Bei elektronischen Belegen kannst Du zusätzlich die Unterschrift des Veranstalters benötigen.

Muster für einen korrekten Bewirtungsbeleg

Hier ist ein Beispiel, damit Du Dir ein Bild davon machen kannst, wie ein Bewirtungsbeleg aussehen sollte:

Restaurant XYZ

Musterstraße 123, 12345 Musterstadt

Bewirtungsbeleg

Bewirtungsdatum: 07.07.2024

Anlass: Besprechung zum Website-Relaunch im Juli 2024

Bewirtete Person(-n):

Max Mustermann
Erika Musterfrau
Hans Mustermeier

Verzehrte Speisen und Getränke:

Salat XYZ 12,50 €
Hauptgericht ABC 19,80 €
Dessert DEF 5,70 €
Mineralwasser 3,00 €
Kaffee 2,50 €

Gesamtbetrag: 43,50 €

davon 19 Prozent MwSt: 6,87 €

Trinkgeld: 4,35 €

Unterschrift: Max Mustermann

Tipps für die Aufbewahrung und Archivierung von Belegen

Grundsätzlich müssen Belege wie Rechnungen, Quittungen, Bewirtungsbelege und Kontoauszüge 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Um die Aufbewahrung von Bewirtungsbelegen zu vereinfachen, empfehlen wir Dir, sie in chronologischer Reihenfolge zu sortieren und in einem Ordner zu speichern. Solltest Du digitale Kopien haben, kannst Du diese ebenfalls archivieren.

Um Ordnung zu bewahren und Platz zu sparen, empfiehlt sich der Einsatz einer Dokumentenverwaltungssoftware oder die Beauftragung eines Dienstleisters für die Digitalisierung und Archivierung.

Geschäftsessen absetzen – spezielle Situationen

Wenn Du während einer Dienstreise Geschäftsessen veranstaltest, kannst Du die Kosten für Essen und Getränke ebenfalls absetzen. Allerdings musst Du hierfür zusätzliche Dokumente vorweisen, wie z. B. die Reiseunterlagen.

Bei Inlandsreisen kannst Du die Kosten für das Essen und Getränke vollständig absetzen. Bei Auslandsreisen gibt es jedoch Höchstgrenzen, die Du beachten musst. Diese Höchstgrenzen variieren je nach Land und sind in der Regel in den Reisekostenrichtlinien des jeweiligen Landes festgelegt.

Beispielsweise gilt in den USA für Geschäftsessen eine tägliche Höchstgrenze von 64 USD pro Tag. In europäischen Ländern wie Frankreich beträgt die Höchstgrenze 50 EUR pro Tag. Es ist wichtig, die genauen Höchstgrenzen vor Reiseantritt zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Ausgaben im Rahmen bleiben und steuerlich absetzbar sind.

Bei der Abrechnung von Geschäftsessen bei Dienstreisen musst Du die Kosten in der richtigen Kategorie abbuchen. Bei Inlandsreisen gehören die Kosten in die Kategorie „Verpflegung“ und bei Auslandsreisen in die Kategorie „Auslandsverpflegung“.

Geschäftsessen auf Fachmessen und Kongressen

Beim Geschäftsessen auf Fachmessen und Kongressen kannst Du ebenfalls die Kosten für Essen und Getränke absetzen. Hierfür musst Du jedoch zusätzliche Dokumente vorweisen, wie z. B. die Teilnahmebescheinigung.

Bei Bewirtungen auf Fachmessen und Kongressen müssen die Kosten getrennt von den Kosten der Geschäftsreise behandelt werden. Der Unternehmer zieht die Bewirtungskosten i. H. v. 70 Prozent als Betriebsausgaben ab. Zusätzlich kann er die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ungekürzt geltend machen. Die gleichen Regeln gelten auch für Bewirtungen auf Kongressen.

Steuerliche Behandlung

In der Steuererklärung stehen Bewirtungskosten in der Rubrik „Betriebsausgaben“. Du musst hierfür die Summe der Kosten in der Steuer absetzen, die im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses getätigt wurden. Bei der Eintragung der Bewirtungskosten in der Steuererklärung musst Du die Kosten in der richtigen Kategorie angeben und die erforderlichen Angaben machen.

Die steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten ist begrenzt. Du kannst nur die Kosten für Essen und Getränke absetzen, die im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses getätigt wurden.

In Deutschland können Geschäftsessen zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn es sich um eine betriebliche Bewirtung handelt.

Bei Geschäftsessen mit Mitarbeitenden oder bei Betriebsfeiern können die Kosten hingegen zu 100 Prozent abgesetzt werden. Es gibt jedoch eine Höchstgrenze von pro teilnehmenden Angestellten bei Betriebsfeiern. Diese Höchstgrenze beinhaltet alle Kosten, einschließlich Essen, Getränke, Raummiete und Unterhaltung.

Die Absetzung von Bewirtungskosten kann die Steuerlast reduzieren. Allerdings musst Du darauf achten, dass die Kosten angemessen sind und im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses getätigt wurden.

Beispiele und Fallstudien für Geschäftsessen

Geschäftsessen mit Kunden und Geschäftspartnern sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar, wenn sie betrieblich veranlasst und angemessen sind.

Beispiele für betrieblich veranlasste Bewirtung:

Abendessen zur Vertragsunterzeichung mit Neukunden
Mittagessen mit Lieferanten zur Besprechung von Konditionen
Abendessen mit Vertriebspartnern auf einer Fachmesse

Dabei musst Du pauschal 30 Prozent des Rechnungsbetrags abziehen.

Bewirtungskosten für Mitarbeiter/-innen sind in voller Höhe (100 Prozent) absetzbar bei folgenden Veranstaltungen:

Weihnachtsfeier für die Belegschaft
Betriebsausflug mit dem Team
Essen bei einer Mitarbeiterehrung

Bewirtungskosten als Arbeitnehmer absetzen

Um als Arbeitnehmer Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen, müssen diese im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit stattfinden. Hierbei gelten ähnliche Voraussetzungen wie für Selbstständige, wobei die Bewirtungskosten angemessen sein und alle Belege vorliegen müssen.

Um erfolgreich die Kosten für Geschäftsessen absetzen zu können, musst Du folgende Punkte beachten:

Ein geschäftlicher Anlass muss vorliegen.
Die Kosten müssen angemessen sein.
Du musst alle Belege für die Kosten vorweisen können.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Hier sind einige typische Fehler, die bei der Absetzung von Bewirtungskosten gemacht werden können:

Nicht alle erforderlichen Angaben auf dem Bewirtungsbeleg
Unangemessene Kosten
Fehlende Belege

Fallstudien aus der Praxis

Hier sind einige konkrete Fälle aus der Praxis, die zeigen, wie die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten erfolgt:

Fall 1: Ein Unternehmen veranstaltet ein Geschäftsessen mit einem potenziellen Kunden. Die Kosten für Essen und Getränke belaufen sich auf 100 Euro. Da ein geschäftlicher Anlass vorliegt und die Kosten angemessen sind, können diese abgesetzt werden.
Fall 2: Ein Unternehmen veranstaltet eine Besprechung mit Kollegen. Die Kosten für das Essen und Getränke belaufen sich auf 200 Euro. Obwohl ein geschäftlicher Anlass vorliegt, sind die Kosten unangemessen hoch. Deshalb können nur 100 Euro abgesetzt werden.
Fall 3: Ein Geschäftsessen mit Mitarbeitern oder eine Unternehmensfeier wird vom Finanzamt als „betrieblich veranlasste Bewirtung“ eingestuft. Sämtliche dabei anfallenden Kosten können zu 100 Prozent als Bewirtungskosten abgesetzt werden. Dabei ist ein Betrag von 110 Euro pro teilnehmenden Angestellten festgelegt.

Tipps zur Optimierung der Absetzbarkeit

Um die Absetzbarkeit von Bewirtungskosten zu optimieren, empfehlen wir Dir folgende Tipps:

Plane Geschäftsessen im Vorfeld und achte auf angemessene Kosten.
Sammle Belege für die Kosten und halte diese ordentlich auf.
Verwende elektronische Bewirtungsbelege, um die Verwaltung zu vereinfachen.
Wähle einen angemessenen Ort für das Essen.
Vermeide typische Fehler.

Zusammenfassung

Um die Kosten für ein Geschäftsessen absetzen zu können, müssen Unternehmer und Selbstständige das Verhältnis der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit berücksichtigen. Dies bedeutet, dass die Ausgaben klar dem geschäftlichen Kontext zugeordnet werden müssen, insbesondere im Rahmen eines betrieblichen Anlasses.

Mit diesen Empfehlungen kannst Du sicherstellen, dass Du die Kosten für Geschäftsessen erfolgreich absetzen kannst und damit Deine Steuerlast reduzierst.

FAQ

Wer kann Geschäftsessen absetzen?

Geschäftsessen können von Unternehmen und Selbstständigen abgesetzt werden, wenn sie im Rahmen einer geschäftlichen Tätigkeit stattfinden. Dies umfasst Treffen mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern, die der Pflege geschäftlicher Beziehungen dienen. Die Kosten müssen angemessen sein und alle gesetzlichen Dokumentationspflichten erfüllen, um steuerlich anerkannt zu werden.

Was sind die Konsequenzen, wenn man Geschäftsessen nicht korrekt absetzt?

Fehlerhaft abgesetzte Geschäftsessen können zu steuerlichen Nachforderungen führen. Es ist wichtig, die gesetzlichen Voraussetzungen genau einzuhalten, um mögliche Steuernachzahlungen und Strafen zu vermeiden. Dokumentationsfehler oder unangemessene Kosten können zu Rückforderungen seitens der Steuerbehörden führen.

Kann ich auch private Einladungen absetzen?

Private Einladungen, die keinen geschäftlichen Zweck haben, können nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Nur Kosten, die im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses entstehen und angemessen dokumentiert sind, sind steuerlich absetzbar. Es ist wichtig, klare Unterscheidungen zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben zu treffen, um steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.