Benchmarking: So findest Du Schwachstellen im Unternehmen

Benchmarking hilft Unternehmen dabei, ihre Leistungen objektiv zu bewerten und gezielt zu verbessern. Durch den Vergleich mit den Besten der Branche lassen sich Schwachstellen identifizieren und konkrete Maßnahmen ableiten.

In diesem Artikel erfährst Du, was Benchmarking ist, wie der Prozess funktioniert, welche Methoden es gibt und welche Vorteile und Risiken damit verbunden sind. Außerdem zeigen wir Dir anschauliche Benchmarking-Beispiele und erklären, welche Kennzahlen in der Benchmarking-Analyse besonders wichtig sind.

Benchmarking-Definition: Was ist Benchmarking und warum ist es relevant?

Benchmarking bedeutet im Kern, dass ein Unternehmen seine Prozesse, Produkte oder Ergebnisse mit den besten Unternehmen der Branche vergleicht. Diese sind die sogenannten Benchmarks. Ziel ist es, Leistungsunterschiede sichtbar zu machen und zu verstehen, wie man sie schließen kann.

Das Konzept entstand in den 1980er Jahren bei Rank Xerox. Dort erkannte man, dass man der Konkurrenz technisch und preislich hinterherhinkte. Durch konsequentes Benchmarking wurden die Prozesse mit durchschlagendem Erfolg angepasst.

Im Geschäftsalltag geht es längst nicht mehr nur um Bauchgefühl. Zahlen, Daten und Fakten entscheiden über die Wettbewerbsfähigkeit. Genau hier kommt Benchmarking ins Spiel. Es ermöglicht Dir einen strukturierten Angebotsvergleich, etwa im Einkauf, oder eine fundierte Analyse im Qualitätsmanagement.

Qualität ist messbar – und durch Benchmarking auch gezielt steuerbar. Unternehmen, die ihre internen Abläufe regelmäßig mit den Branchenführern vergleichen, verbessern nicht nur ihre Effizienz, sondern oft auch ihre Rendite und die EBITDA.

Arten des Benchmarkings: Welche Formen gibt es und wie unterscheiden sie sich?

Nicht jede Benchmarking-Strategie passt zu jedem Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, die verschiedenen Arten des Benchmarkings zu kennen und gezielt auszuwählen.

Internes Benchmarking – Vergleich innerhalb des eigenen Unternehmens

Hier misst Du die Leistung verschiedener Standorte, Abteilungen oder Teams. Ein Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen vergleicht die Umsatzzahlen seiner Filialen in Berlin und München. Die Münchner Filiale erzielt deutlich höhere Verkäufe pro Quadratmeter – daraufhin werden deren Verkaufsstrategien auch in anderen Filialen umgesetzt.

Funktionales Benchmarking – Lernen von anderen Branchen

Hierbei schaust Du über den Tellerrand und lernst von Unternehmen außerhalb Deiner eigenen Branche. Ein Beispiel wäre ein Krankenhaus, das das Schichtplanungssystem einer Hotelkette übernimmt, um die Personalverfügbarkeit besser zu steuern – mit dem Ergebnis weniger Überstunden und höherer Zufriedenheit des Pflegepersonals.

Externes Benchmarking – Der Blick in die Branche

Hier vergleichst Du Dich mit anderen Unternehmen – meist innerhalb derselben Branche. Ein Online-Shop könnte beispielsweise die durchschnittliche Lieferdauer bei Wettbewerbern analysieren. Liegt der Branchenschnitt bei 2,8 Tagen und das eigene Unternehmen benötigt 4,2 Tage, besteht klarer Handlungsbedarf.

Competitive Benchmarking – Die Konkurrenz im Fokus

Hier setzt Du gezielt auf den Vergleich mit direkten Wettbewerbern. Ein Beispiel: Ein Softwareunternehmen analysiert die Funktionen und Preise der Konkurrenzprodukte, um seine eigene SaaS-Lösung entsprechend zu positionieren, inklusive gezielter Verbesserungen im Kundenservice.

Strategisches Benchmarking – Langfristige Ausrichtung durch Vergleich

Hier geht es weniger um einzelne Kennzahlen, sondern um grundsätzliche Erfolgsmodelle. Ein mittelständischer Maschinenbauer könnte als Beispiel die Digitalstrategie eines weltweit führenden Konzerns analysieren und daraus Elemente wie Predictive Maintenance und Plattform-Integration in seine eigene Roadmap übernehmen.

Benchmarking-Prozess: So funktioniert der systematische Vergleich

Gutes Benchmarking beginnt mit einem klaren Plan.

Schritt	Was passiert hier?	Wichtige Fragen und Tipps
1. Zielsetzung und Auswahl der Benchmark	Festlegen, was genau verbessert werden soll und wer als Vergleichsmaßstab dient.	Was will ich konkret verbessern? Wer ist in diesem Bereich besonders stark? Wähle Benchmarks gezielt aus, beispielsweise Marktführer oder Best-Practice-Unternehmen.
2. Datenbeschaffung und -analyse	Relevante Daten sammeln – sowohl intern als auch extern – und sinnvoll auswerten.	Welche Kennzahlen sind vergleichbar? Wie verlässlich sind meine Quellen? Tools wie Tableau, Power BI oder Google Looker helfen bei der Analyse.
3. Leistungslücken erkennen und verstehen	Abweichungen (Gaps) zur Benchmark erkennen und analysieren, warum sie bestehen.	Wo liegt der Unterschied? Welche Prozesse oder Strukturen führen dazu? Ursachenforschung ist der Schlüssel.
4. Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen	Die gewonnenen Erkenntnisse gezielt in konkrete Maßnahmen umwandeln.	Was genau wird geändert? Wer ist verantwortlich? Führe Ziel-Tracking und Review-Meetings ein. Miss den Fortschritt regelmäßig und passe Dich an.

Benchmarking-Analyse: Kennzahlen und Methoden im Überblick

Ohne die richtigen Zahlen kann man kein sinnvolles Benchmarking durchführen. Hier kommt die Benchmarking-Analyse ins Spiel.

Typische Metriken sind:

EBITDA: misst misst das operative Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen auf Sachanlagen und immaterielle Vermögenswerte;
Rendite: zeigt, wie effizient ein Unternehmen wirtschaftet;
kalkulatorischer Unternehmerlohn: wichtig bei der Unternehmensbewertung, besonders bei kleinen Betrieben.

Zahlen wie Umsatz oder EBITDA zeigen die Leistung in messbaren Größen. Genauso wichtig sind jedoch qualitative Aspekte wie Unternehmenskultur, Führungsstil oder Kundenzufriedenheit. Nur die Kombination beider Perspektiven liefert ein realistisches Gesamtbild und deckt auch verborgene Potenziale oder Risiken auf.

Für ein aussagekräftiges Benchmarking brauchst Du Werkzeuge, die sowohl Zahlen als auch Trends sichtbar machen. Excel eignet sich für den Einstieg und einfache Vergleiche. Bei komplexeren Analysen helfen Tools wie Power BI, Tableau oder Qlik dabei, Daten zu visualisieren, Muster zu erkennen und Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Benchmarking-Beispiele aus der Praxis: Lernen von den Besten

Diese Praxisbeispiele zeigen, wie Benchmarking konkret funktioniert – und was Unternehmen daraus machen:

Rank Xerox: In der Fertigungsindustrie wird Benchmarking eingesetzt, um Produktionskosten, Durchlaufzeiten und Qualitätskennzahlen mit Branchenstandards zu vergleichen. Dies führt oft zur Optimierung von Lieferketten, Automatisierungsschritten oder Lean-Management-Initiativen.
E-Commerce: Online-Shops vergleichen regelmäßig Kennzahlen wie Conversion-Rate, Retourenquote oder Ladegeschwindigkeit. Branchenspezifische Benchmarks helfen dabei, Schwachstellen im Kaufprozess zu identifizieren und gezielt die Nutzererfahrung zu verbessern.
Marketing: Im Marketing dient Benchmarking dazu, Performance-Werte wie Cost-per-Lead, Click-Through-Rate oder Kanalrendite zu bewerten. Unternehmen justieren auf Grundlage dieser Vergleiche ihre Kampagnenstrategie und nutzen ihr Budget effizienter.
IT: In der IT-Branche werden Benchmarks etwa für Systemverfügbarkeit, Ladezeiten oder Helpdesk-Reaktionszeiten herangezogen. So lassen sich interne IT-Prozesse verbessern und die Kundenzufriedenheit sowie die Betriebssicherheit erhöhen.

Deutsches Benchmarking: Relevanz in der deutschen Unternehmenslandschaft

Viele deutsche Unternehmen nutzen Benchmarking zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung.

Bereich	Beispielunternehmen	Anwendung von Benchmarking
Industrie	Bosch, Siemens	Vergleich von Produktionsstandorten und technischen Lösungen
Mittelstand	Viessmann	Optimierung der Lieferkette und interner Prozesse
Handel	dm	Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch Filialvergleiche
Dienstleistung	DATEV	Analyse von Servicezeiten und Effizienz im Kundenkontakt

Vorteile und Risiken: Was bringt Benchmarking wirklich?

Benchmarking ist kein Allheilmittel, aber ein starkes Werkzeug, wenn es richtig eingesetzt wird. Es bietet Dir zahlreiche Chancen auf Verbesserung, darunter:

bessere Prozesse
höhere Effizienz
klare Ziele
höhere Rendite
bessere Unternehmensbewertung

Es gibt jedoch mögliche Fallstricke, die Du versuchen solltest zu vermeiden:

Problem	Wie man es vermeidet
Falsche Vergleichswerte	Achte darauf, dass die Vergleichsunternehmen ähnliche Voraussetzungen und Ziele haben.
Zu großer Fokus auf Zahlen	Berücksichtige auch qualitative Aspekte wie Unternehmenskultur und Kundenfeedback.
Keine Umsetzung der Erkenntnisse	Implementiere klare Maßnahmen zur Umsetzung und überwache regelmäßig den Fortschritt.

Benchmarking sollte nicht als reiner Zahlenvergleich, sondern als kontinuierlicher Lernprozess dienen. Sei flexibel und nutze die gewonnenen Erkenntnisse, um echte Verbesserungen zu erzielen.

Gerade beim Competitive Benchmarking ist Vorsicht geboten. Vertrauliche Daten dürfen nicht illegal beschafft oder genutzt werden. Achte daher immer auf die DSGVO-Konformität.

Benchmark vs. Benchmarking: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe klingen ähnlich, bezeichnen aber zwei unterschiedliche Dinge. Eine Benchmark ist ein konkreter Vergleichswert – zum Beispiel die durchschnittliche Kundenzufriedenheit der besten 10 % aller Unternehmen in einer Branche. Solche Werte dienen als Orientierung oder Zielgröße.

Benchmarking hingegen beschreibt den gesamten Prozess: Du vergleichst Deine eigenen Leistungen mit den Benchmarks, analysierst Abweichungen und leitest Verbesserungsmaßnahmen ab. Es geht also nicht nur um das „Was“, sondern um das „Wie“.

Kurz gesagt: Die Benchmark ist das Ziel – Benchmarking ist der Weg dorthin. Du sprichst von einem Benchmark, wenn Du einen Referenzwert nennst. Du sprichst von Benchmarking, wenn Du aktiv analysierst und Optimierungen ableitest.

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