Een kwitantie is hét bewijs dat u een betaling heeft ontvangen of gedaan. De Belasting hanteert in 2025 duidelijke regels voor wanneer en hoe u een kwitantie gebruikt. In deze gids vindt u alles wat u moet weten over kwitanties, van de betekenis tot voorbeelden.

Inhoud

Wat is een kwitantie en waarom heeft u er eentje nodig?

Een kwitantie is een schriftelijk bewijs dat een betaling is ontvangen. Het is eigenlijk een zelfgemaakt bonnetje dat aantoont dat er betaald is, zonder factuur.

Stel, u verkoopt een tweedehands fiets via Marktplaats. De koper betaalt contant, en u geeft een kwitantie als bewijs. Zo voorkomt u misverstanden.

Particulieren zonder KvK-inschrijving mogen bij incidentele verkopen of diensten een kwitantie opstellen. De Belastingdienst accepteert dit als geldig bewijs van betaling.

Ontdek onze zakelijke rekening

In welke situaties is een kwitantie opstellen verplicht?

Een kwitantie is verplicht als u géén ondernemer bent en daardoor geen KvK‑nummer hebt. U mag dan geen geldige factuur sturen. In dat geval moet u een kwitantie opstellen als schriftelijk bewijs van betaling.

Voorbeelden:

  • U verkoopt een bank via Marktplaats en ontvangt contant geld.
  • U past één avond op bij een kennis; u ontvangt een betaling en maakt een kwitantie.
  • U verkoopt eigen koffiemokken op een kleinschalige markt.

Bedrijven mogen via de kwitantie de kosten in de boekhouding verwerken, ook al is er geen btw‑factuur. Het voorkomt misverstanden en biedt de koper een geldig bewijs van betaling.

Kwitantie opstellen: checklist 2025 volgens de Belastingdienst

Een kwitantie is meer dan een simpel briefje met een bedrag erop. De Belastingdienst stelt namelijk eisen aan wat er precies op moet staan. Als er gegevens ontbreken, dan kan de kwitantie ongeldig verklaard worden bij een controle. Dat heeft direct gevolgen voor uw administratie.

Wat moet er altijd op een kwitantie staan?

  • uw naam en adres, en die van de betaler
  • de datum waarop de betaling is gedaan
  • een duidelijke omschrijving van wat er geleverd is (dienst of product)
  • het exacte bedrag in euro’s, zonder afronden
  • de betaalmethode (bijvoorbeeld contant of via bankoverschrijving)
  • een uniek volgnummer, zoals “2025-001”, voor uw eigen administratie
  • uw handtekening ter bevestiging van ontvangst (op papier of digitaal)

Particulieren zonder ondernemerschap hoeven géén btw te vermelden op de kwitantie. Maar let op: als er gegevens ontbreken, kan de Belastingdienst uw inkomsten als onverklaard aanmerken.

Een kwitantie opstellen hoeft gelukkig niet ingewikkeld te zijn. Zorg voor een overzichtelijke lay-out: begin bovenaan met uw gegevens, daarna die van de betaler. Vervolgens vult u de datum en omschrijving in, zet u het bedrag erbij, en vergeet u natuurlijk niet te noteren hoe er betaald is.

Meer over de gratis factuurdienst

Kwitantie-voorbeeld (gratis download) + invulinstructies

Met een kwitantie-voorbeeld voorkomt u dat u iets vergeet. Het sjabloon bevat alle verplichte gegevens: namen, datum, omschrijving, bedrag, betaalwijze en handtekening.

U vult simpelweg de velden in en de kwitantie is direct klaar voor gebruik. Zo voldoet u eenvoudig aan de eisen van de Belastingdienst.

Download hier ons gratis kwitantie-voorbeeld en print of verstuur het digitaal.

Kwitantie maken in 5 minuten: Word, Excel, online tools & apps

Een kwitantie maken is eenvoudiger dan u denkt. Binnen vijf minuten heeft u een professioneel document klaar.

  • In Word: maak handmatig een kwitantie door uw gegevens in een overzichtelijk document te zetten. Zorg voor een logische indeling: bovenaan uw gegevens, daaronder die van de betaler, en verder de datum, omschrijving, bedrag en handtekening.
  • In Excel: Excel is handig als u meerdere kwitanties wilt bijhouden. U kunt eenvoudig een basisopzet maken en bedragen of nummers automatisch laten doorlopen.
  • Online tools & apps: met facturatieprogramma’s zoals bijvoorbeeld Finom maakt u direct digitale kwitanties die voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Er zijn dus voldoende mogelijkheden om een correcte kwitantie te maken, zonder dat het u veel tijd kost.

Meer over Finom

Digitale kwitantie en elektronische handtekening: zo werkt het

Een digitale kwitantie is een PDF-bestand dat u per e-mail verstuurt. Een handtekening op papier is niet nodig; een digitale handtekening volstaat.

Voor extra zekerheid kunt u gebruik maken van een tool zoals DocuSign. De Belastingdienst accepteert digitale kwitanties, mits alle gegevens correct en controleerbaar zijn.

Wat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur?

Het verschil tussen een kwitantie en een factuur lijkt klein, maar juridisch gezien zijn het twee totaal verschillende documenten. Het grootste verschil zit in wie het document uitreikt en of er btw vermeld wordt. In de tabel hieronder ziet u in één oogopslag de belangrijkste verschillen.

KwitantieFactuur
Gebruikt door particulieren zonder KvK‑inschrijvingVerplicht voor ondernemers met KvK‑nummer
Geen btw‑vermeldingBtw‑vermelding verplicht (tenzij vrijgesteld)
Bewijs van betaling (bij ontvangst)Vraag om betaling (verzonden vóór betaling)
Vereist handtekening van de ontvangerHandtekening niet verplicht
Eenvoudiger in opzetVoldoet aan uitgebreide factuureisen (o.a. btw‑nummer, KvK‑nummer)

Zoals u ziet zijn er meer verschil dan u misschien in eerste instantie zou denken.

Hoe verwerkt u een kwitantie in uw administratie (inboeken)?

Inkomsten die u ontvangt via kwitanties, vermeldt u als “inkomsten uit overige werkzaamheden” in uw administratie. Als u zelf een kwitantie ontvangt, dan boekt u deze in als kostenpost, zonder btw-aftrek.

Bewaar elke kwitantie minstens 5 jaar. Bij Belastingaangifte geldt een correct ingevulde kwitantie als officieel bewijsstuk.

Kwitantie en btw: mag u btw vermelden of terugvragen?

Als u geen ondernemer bent en geen btw‑nummer heeft, mag u géén btw vermelden op een kwitantie. De Belastingdienst beschouwt dit als inkomsten uit overige werkzaamheden, waarop geen btw-heffing van toepassing is.

Bedrijven die een kwitantie ontvangen van een particulier kunnen de btw dus ook niet terugvorderen. De kwitantie geldt enkel als kostenbewijs, niet als btw-bon. Alleen ondernemers met een geldige factuur kunnen btw verrekenen.

Inkomsten uit kwitanties aangeven bij de Belastingdienst

Als u betalingen ontvangt waarvoor u een kwitantie uitreikt, dan moet u deze opgeven als “inkomsten uit overige werkzaamheden” (Box 1). U hoeft geen btw-aangifte te doen als u geen Kvk-inschrijving heeft, maar inkomstenbelasting is wel verschuldigd.

Vergeet niet dat ook incidentele inkomsten belastingplichtig zijn, mits u er structureel mee verdient of winst mee beoogt.

Veelgemaakte fouten bij kwitanties en hoe u boetes voorkomt

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een kwitantie zijn: ontbrekende gegevens (zoals datum of handtekening), geen uniek volgnummer en het onterecht vermelden van btw. Ook wordt vaak vergeten een kopie te bewaren voor de administratie.

Om boetes te voorkomen:

  • Controleer altijd of alle verplichte gegevens vermeld zijn.
  • Nummer uw kwitanties opvolgend.
  • Vermeld geen btw als u geen ondernemer bent.
  • Bewaar elke kwitantie minimaal 5 jaar (ondernemers dienen facturen minimaal 7 jaar te bewaren)

Als u deze instructies opvolgt, krijgt u hierover geen problemen met de Belastingdienst.

Hoeveel kwitanties mag u versturen en is er een maximumbedrag?

Er is geen wettelijk maximum aantal kwitanties of vast bedrag per kwitantie. De Belastingdienst kijkt vooral of uw werkzaamheden incidenteel zijn. Bij regelmatige inkomsten of actieve promotie van uw diensten kan inschrijving bij de KvK verplicht zijn.

Kwitantie bewaren en archiveren: wettelijke termijnen

Ook als particulier bent u verplicht om uw kwitanties netjes te bewaren. De Belastingdienst hanteert hiervoor een bewaartermijn van 5 jaar. Dit geldt zowel voor de uitgeschreven kwitanties als voor kwitanties die u zelf heeft ontvangen.

Het maakt niet uit of u de kwitanties digitaal of op papier bewaart, zolang ze maar compleet en goed leesbaar zijn. Zorg ervoor dat alle gegevens duidelijk zichtbaar blijven, ook na verloop van tijd. Bij een belastingcontrole kan de Belastingdienst deze bewijsstukken opvragen.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen