De vereniging: gids voor oprichting en bestuur

De vereniging speelt een essentiële rol in het verenigen van mensen met gemeenschappelijke interesses en doelen, variërend van recreatie tot maatschappelijk engagement. Deze inleiding biedt een praktisch overzicht van hoe u een vereniging opricht, met een focus op de noodzakelijke juridische stappen en bestuursverantwoordelijkheden. Het is bedoeld als een nuttige leidraad voor diegenen die een vereniging willen starten of meer inzicht willen krijgen in het functioneren ervan.

Wat is een vereniging?

In Nederland is een vereniging een samenwerkingsverband van ten minste twee personen met een gemeenschappelijk niet-commercieel doel, zoals culturele, sociale, sportieve of educatieve activiteiten. Verenigingen kunnen worden opgericht met volledige of beperkte rechtsbevoegdheid. Bij volledige rechtsbevoegdheid is een notariële akte vereist en moet de vereniging worden ingeschreven in het Handelsregister, wat zorgt voor bepaalde rechten en bescherming. Bij beperkte rechtsbevoegdheid is dit niet nodig, maar dit kan invloed hebben op de aansprakelijkheid van de bestuursleden.

Kenmerkend voor verenigingen is hun ledenstructuur, waarbij de leden gezamenlijk de richting bepalen, vaak via een democratisch gekozen bestuur. Dit bestuur is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer, terwijl ledenvergaderingen belangrijke beslissingen nemen over de vereniging.

Het doel van verenigingen

Een vereniging zal zich vooral bezighouden met sociale en maatschappelijke activiteiten zoals sport of muziek. Veel mensen denken dat een vereniging en een stichting hetzelfde zijn, maar er zijn hier toch een aantal verschillen tussen te vinden.

Een vereniging zal gebruikt worden wanneer mensen samen activiteiten willen uitvoeren zoals sporten of buurtfeesten. Een stichting wordt opgericht door mensen die bepaalde ideeën en doelen hebben en die zich hiervoor willen inzetten.

Vaak zal een vereniging ook een huishoudelijk reglement hebben waaraan alle leden zullen moeten voldoen.

Aangezien verenigingen geen doel hebben om winst te maken, zal de onderneming andere doelen moeten hebben. Doelen kunnen bijvoorbeeld muziek leren te maken zijn, of een sport te beoefenen met en tegen andere mensen en teams. Sommige van de meest populaire verenigingen zijn voetbalverenigingen waarbij liefhebbers terecht kunnen om aan een voetbalcompetitie deel te kunnen nemen.

De verschillende soorten verenigingen en de juridische structuur

Een vereniging heeft ook een juridische structuur. Er zijn twee verschillende soorten verenigingen die elk een eigen soort rechtsbevoegdheid hebben.

• Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid: deze verenigingen hebben rechten en plichten net zoals een burger. Zo kan zo’n soort vereniging bijvoorbeeld geld lenen, een erfenis krijgen en zelfs subsidie ontvangen. Om deze vereniging op te richten heeft u een notariële akte nodig en de vereniging moet ingeschreven worden in het handelsregister van de kamer van koophandel.
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid: indien u gewoon een vereniging wilt oprichten zonder tussenkomst van een notaris is dit een optie. In deze vereniging zijn de bestuursleden ook hoofdelijk aansprakelijk met hun privébezittingen.

Een vereniging zal moeten bestaan uit minimaal 2 leden en er mag geen doel zijn om winst te maken. Echter, u kunt wel winst maken met uw vereniging via een onderneming.

De juridische status van verenigingen als rechtspersonen

Een vereniging is een rechtspersoon wanneer het een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid is. Hierbij zullen de bestuursleden niet hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden, maar zullen ze wel beslissingen nemen uit naam van de vereniging. Naast de vereniging mag het bestuur ook winst maken met een onderneming om deze winst te gebruiken voor sociale activiteiten.

De vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid wordt niet erkend als rechtspersoon. Bij deze verenigingen zal het bestuur zelf een huishoudelijk reglement moeten maken. Ook is het niet nodig om deze met een notariële akte in te schrijven.

Wat moet u doen om een vereniging op te richten

Wilt u zelf graag een vereniging oprichten met een volledige rechtsbevoegdheid of met beperkte rechtsbevoegdheid? Dan zijn er een aantal stappen die u kunt volgen. Ook zijn er een aantal vereisten die nodig zijn bij de registratie van een vereniging. Om u hiermee verder te helpen, hebben we dit traject volledig voor u uitgeschreven.

De verschillende stappen om een vereniging op te richten

Indien u een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid wilt oprichten is het mogelijk om de vereniging op te richten zonder notaris. Hiervoor moet u dus enkel een afspraak maken bij de KVK om uw vereniging in te schrijven in het handelsregister.

Bij een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid zult u een afspraak moeten maken bij een notaris. De notaris zal dan de verschillende statuten van uw vereniging opstellen alsook de UBO-gegevens opnemen. Deze zullen dan in de regel door de notaris zelf aan de KVK doorgegeven worden.

Dat een vereniging oprichten kosten met zich meebrengt is logisch. De kosten zijn minimaal €75 bij de KVK en indien uw vereniging statuten bij een notaris op laat maken zullen de kosten tussen de € 400 en € 800 liggen.

Registratievereisten

Wanneer u een vereniging opricht, zijn er een aantal vereisten die er nodig zijn voor de registratie. Een voorbeeld hiervan zijn de statuten die een notaris opmaakt voor een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid.

Andere vereisten zijn de UBO-gegevens. U zult een UBO-register moeten opstellen waarin alle belanghebbenden van uw vereniging vermeld worden. Dit geldt voor verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid. De personen in dit register zijn bijvoorbeeld de mensen die beslissingen nemen voor de vereniging of die een grote invloed hebben op de vereniging.

Een vereniging starten: kosten en kapitaal

Om een vereniging op te richten heeft u geen startkapitaal nodig. Echter zijn er wel een aantal verplichte kosten die u zult moeten betalen. Zo zult u minimaal 75 euro moeten betalen bij de kamer van koophandel om uw vereniging te registreren in het handelsregister. Indien u de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid opricht, zult u ook nog notariskosten moeten betalen. Deze variëren van notaris tot notaris en, zoals we hierboven al hebben vermeld, van 400 tot 800 euro. Mogelijk heeft u ook de diensten van een accountant nodig, die sterk afhankelijk zijn van de regio. Dit kost meestal ongeveer 200-500 euro. Dus gemiddeld heeft u tussen 675 euro en 1375 euro nodig om een vereniging op te richten.

Het bestuur en beheer van een vereniging

Een vereniging heeft leden die verschillende functies uit kunnen voeren. Een aantal leden wordt opgenomen in het bestuur van de vereniging.

Het bestuur van een vereniging zal minstens een voorzitter, een secretaris en een penningmeester moeten hebben. Deze zullen specifiek genoemd worden in de statuten van de vereniging.

Het bestuur van een vereniging zal in een algemene ledenvergadering benoemd worden. Dit is een vergadering waar alle leden van de vereniging aan deel mogen nemen. Deze vergadering is een manier voor de leden om het bestuur te controleren en eventueel te vragen om verantwoording af te leggen. Jaarlijks moet er minimaal één algemene ledenvergadering zijn.

De zittingstermijn bestuur vereniging wordt vaak ingesteld op 4 jaar. Indien het bestuur het goed doet kan dit verlengd worden. Indien het bestuur het slecht doet, kunnen de leden een ALV bijeenroepen om het huidige bestuur te ontslaan. Er is geen wet voor een minimale of maximale zittingstermijn bestuur vereniging.

Aansprakelijkheid van bestuurders

De aansprakelijkheid van het bestuur van een vereniging is beperkt bij een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Wanneer de vereniging echter beperkte rechtsbevoegdheid heeft, zullen de bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk zijn.

Regels voor een bestuur sinds 2021

Er kunnen altijd nieuwe regels ingevoerd worden die gelden voor het bestuur van een vereniging. Zo is het sinds 1 juli 2021 verplicht dat er in de statuten van een vereniging regels staan over ontstentenis van bestuurders. Deze regels zullen in werking treden wanneer een bestuurder de functie niet meer uitvoert zoals bij ontslag of bij vrijwillig uittreden.

Financieel beheer en belastingen van verenigingen

Aangezien een vereniging vaak leden heeft die een lidmaatschap moeten betalen, zal er ook een nauwkeurige boekhouding bijgehouden moeten worden. De boekhouding van verenigingen is in het algemeen iets eenvoudiger dan die van andere organen.

Administratieve verplichtingen en boekhouding voor de vereniging

Een vereniging die commerciële activiteiten uitvoert, zal bij een bepaalde omzet ook een jaarrekening moeten deponeren bij de KVK. Als de omzet van de vereniging in de afgelopen 2 financiële jaren meer dan €6 miljoen per jaar bedroeg, moet u uw jaarrekeningen deponeren bij de Kamer van Koophandel in Nederland (KVK). De gegevens die in deze jaarrekening moeten staan, hangen af van hoe groot de vereniging is. Ook verenigingen die geen commerciële activiteiten uitvoeren zullen een administratie bij moeten houden. 

Om dit zo overzichtelijk mogelijk te houden kunt u het beste een zakelijke rekening openen voor uw vereniging. Finom heeft bijvoorbeeld een zeer overzichtelijk systeem waarbij u alle inkomsten en uitgaven kunt volgen. Ook kunt u verschillende facturen opstellen met de diensten van Finom. Om de boekhouding van uw vereniging volledig in orde te houden kunt u de diensten van Finom linken met verschillende digitale oplossingen.

Belastingplicht van verenigingen en aftrekposten

Een vereniging zonder onderneming hoeft meestal geen belasting te betalen. Indien er commerciële activiteiten uitgevoerd worden, zal er vennootschapsbelasting geheven worden over de winst die de vereniging ontvangt. Om de belastingdruk te verlagen kunt u ook gebruik maken van verschillende aftrekposten binnen de vennootschapsbelasting. Zo heeft u bijvoorbeeld investeringsaftrek en nog andere aftrekposten.

Kosten voor de administratie en jaarlijkse kosten een vereniging

Om de administratie voor een vereniging bij te houden zullen er jaarlijks kosten betaald moeten worden. De kosten voor de administratie van een vereniging bedragen meestal tussen de € 500 en € 2000.

Personeel en sociale zekerheid bij verenigingen

Indien u een vereniging opricht, kan het zijn dat u ook personeel nodig heeft om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. We vertellen u er meer over.

Het aannemen van personeel en de verplichtingen

Wanneer u voor het eerst iemand gaat aannemen voor uw vereniging, zult u zich als werkgever moeten registreren bij de belastingdienst. U zult hierna ook verschillende verplichtingen hebben zoals het betalen van sociale premies en loonheffingen voor uw werknemers.

Sociale verzekeringen en een vrijwillige verzekering voor bestuurders

Bij verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid, kunnen de bestuurders aansprakelijk gesteld worden indien er schade aangericht wordt aan derde partijen. Hierbij worden ook de privébezittingen van de bestuurders betrokken. Om zich hiertegen te kunnen beschermen kan er een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten worden.

Voor- en nadelen van een vereniging

Een vereniging oprichten en lid zijn van een vereniging kan u verschillende voordelen opleveren. Zo kunt u bijvoorbeeld een positieve maatschappelijke invloed hebben op een bepaalde regio en de mensen hier helpen. Ook geven verenigingen vaak de mogelijkheid tot netwerken met mensen uit verschillende branches.

Aangezien verenigingen zonder commerciële activiteiten geen belastingen betalen en de verenigingen met commerciële activiteiten enkel belasting betalen over de winst van de onderneming, heeft u ook belastingvoordelen door een vereniging op te richten.

Natuurlijk komen de voordelen ook met een aantal nadelen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Bestuurlijke complexiteit: het bestuur van een vereniging is vrij om te doen wat ze willen, maar de leden van een vereniging kunnen ervoor kiezen om het bestuur te ontslaan en om nieuwe mensen aan te stellen als bestuursleden.
• Financiële risico’s: de bestuursleden zijn verantwoordelijk voor de financiën van een vereniging. Hiervoor kunt u daarom best een zakelijke rekening openen om alles zo overzichtelijk mogelijk te houden.
• Aansprakelijkheid: indien u een vereniging opricht zonder notaris, zal het bestuur van deze vereniging hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden.

Opheffen van een vereniging

Wilt u graag uw vereniging stopzetten? Dan zult u altijd een aantal dingen moeten regelen. We leggen het hieronder uit.

Proces en juridische stappen voor het ontbinden van een vereniging

Voordat een vereniging stopgezet kan worden zal er een algemene ledenvergadering moeten plaatsvinden. Indien in deze vergadering de meeste leden akkoord gaan met het opheffen van de vereniging kan men de stappen vervolgen. Zo zal men zich moeten uitschrijven bij het handelsregister en zal er gekeken moeten worden naar het vermogen van de vereniging.

Na het opheffen van een vereniging zal de administratie nog minstens 7 jaar bewaard moeten blijven.

Omgaan met resterend vermogen na ontbinding

Indien de vereniging geen schulden en geen bezittingen meer heeft, zal deze meteen kunnen ophouden met bestaan. Echter zullen schulden volledig terugbetaald moeten worden. Indien de vereniging dit niet kan doen, zal er verplicht een faillissement aangevraagd moeten worden.

Indien de vereniging nog een vermogen heeft moet het geld gebruikt moeten worden voor iets wat bij het doel van de vereniging past. De vereffenaars, die aangesteld worden door de algemene ledenvergadering, moeten de eindbalans opstellen om dit bedrag te kunnen bepalen.

Vereniging van Eigenaren (VvE)

Een specifiek geval is een vereniging van eigenaren. Deze verenigingen komen vaak voor bij bewoners van appartementengebouwen en flats. Een VvE moet zorgen voor het onderhoud en het beheer van gemeenschappelijke delen van bijvoorbeeld een gebouw. Denk dan bijvoorbeeld aan een gevel of aan het dak van een gebouw.

In een VvE zullen beslissingen gemaakt worden aan de hand van voor welke opties de meerderheid van de leden stemt. Een lid kan echter wel aan een kantonrechter vragen om onredelijke besluiten ongedaan te maken.

Extra onderwerpen

Nu u weet wat een vereniging is en wat u er allemaal van kunt verwachten, zijn er nog een aantal extra onderwerpen die u wellicht kunnen helpen.

Informele vereniging en vereniging zonder bestuur

Er kan ook een informele vereniging opgericht worden. Informele verenigingen hoeven niet ingeschreven te worden bij de Kamer van Koophandel of bij een notaris. De statuten mogen zelf opgesteld worden. De bestuurders van een informele vereniging zijn hoofdelijk aansprakelijk, aangezien deze vorm van vereniging geen rechtspersoon is.

Bankrekening voor vereniging

Om een vereniging op te richten zal er een zakelijke bankrekening geopend worden die vermeld wordt bij de kamer van koophandel.

Opzeggen lidmaatschap

Indien u lid bent van een vereniging en u graag uw lidmaatschap op wilt zeggen, zult u rekening moeten houden met de opzeggingstermijn, die vastgesteld wordt bij het afsluiten van uw lidmaatschap.

Om door te gaan met het opzeggen van uw lidmaatschap kunt u een brief of e-mail met bijvoorbeeld de volgende inhoud sturen:

Met deze brief laat ik, (UW NAAM), u weten mijn lidmaatschap voor (vermelding van uw lidmaatschap) op te willen zeggen vanaf (Datum). Hierbij neem ik de opzeggingstermijn van (periode van de opzeggingstermijn) in rekening.

Conclusie

Een vereniging is een organisatie zonder winstoogmerk en heeft vaak als doel om in sociale activiteiten te voorzien voor de leden zoals sport en muziek. Een vereniging heeft leden en het bestuur bestaat uit de leden die door de algemene ledenvergadering aangesteld.

Bij een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid zullen de bestuurders aansprakelijk zijn voor eventuele schade die aan derde partijen aangericht worden. Deze vereniging kunt u zelf inschrijven bij de KVK. Indien u een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid wilt oprichten, zult u hiervoor langs moeten gaan bij een notaris om de statuten en de UBO-gegevens te registreren. Deze vereniging is een rechtspersoon waardoor de bestuursleden dus geen hoofdelijke aansprakelijkheid hebben.

Veelgestelde vragen

Hoelang moet de administratie van een vereniging bewaard worden?

Een vereniging zal een administratie moeten bewaren onder dezelfde voorwaarden als een vennootschap. Zo kan er elk jaar een jaarrekening worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, afhankelijk van de grootte en de aard van de activiteiten van de vereniging. Ook zal de vereniging zelf de administratie minstens 7 jaar moeten bewaren.

Wanneer is een vereniging btw-plichtig?

Een vereniging is btw-plichtig wanneer deze via een onderneming commerciële activiteiten uitvoert en winst maakt. Er zal dan vennootschapsbelasting over de winst geheven worden. De vereniging is dan btw-plichtig en zal gebruik kunnen maken van aftrekposten die bij de vennootschapsbelasting horen.

Hoeveel bestuursleden moet een vereniging hebben?

Een vereniging in Nederland heeft minstens 3 bestuursleden nodig: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Er kunnen meerdere bestuursleden aan toegevoegd worden, maar er wordt aangeraden om altijd een oneven getal te behouden. Dit maakt beslissingen neme namelijk een stuk eenvoudiger.

U bent wellicht geïnteresseerd in andere artikelen op onze website:

• SBI-code — wat is een SBI-code?
• CVC/CVV-code: waarom is die nodig en waar vindt u die op een betaalkaart?
• De commanditaire vennootschap (CV): wat is een commanditaire vennootschap?