Le logiciel de notes de frais est une solution numérique qui automatise la gestion des dépenses professionnelles. Dans cet article, vous découvrirez les meilleures solutions 2025, leurs fonctionnalités clés et les conseils pour choisir l'outil adapté à votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel de notes de frais ?
Un logiciel de notes de frais constitue une solution numérique qui automatise la gestion des dépenses professionnelles. Il intègre l'intelligence artificielle, la reconnaissance optique (OCR) et des workflows collaboratifs pour moderniser les processus traditionnels.
Les fonctionnalités de base incluent la saisie mobile intuitive permettant aux collaborateurs de photographier leurs reçus directement depuis leur smartphone. Le scan intelligent des justificatifs exploite la technologie OCR pour extraire automatiquement les données essentielles : montant, date, TVA, fournisseur et devise.
La différence entre un logiciel de notes de frais et un simple tableau Excel est considérable. Contrairement aux feuilles de calcul statiques, un logiciel de gestion de notes de frais propose une synchronisation temps réel, des contrôles automatisés antifraude, un archivage certifié à valeur probante et des intégrations natives.
Découvrez notre compte professionnelPourquoi utiliser un logiciel de gestion de notes de frais ?
Le gain de temps et l'automatisation transforment radicalement l'efficacité opérationnelle des équipes. Gérer les notes de frais manuellement est chronophage pour les entreprises, en raison de la collecte des justificatifs, de la saisie des données et des contrôles de conformité. Les logiciels de gestion de notes de frais réduisent ce délai à quelques secondes grâce aux technologies d'intelligence artificielle qui extraient instantanément les informations des reçus photographiés.
La réduction des erreurs et des fraudes constitue un enjeu financier majeur pour les organisations. Une note de frais papier sur cinq comporte une à plusieurs erreurs, selon l'étude GBTA, générant des coûts cachés importants lors des régularisations.
La conformité légale et l'archivage à valeur probante s'imposent comme exigences incontournables depuis les évolutions réglementaires récentes. L'arrêté du 23 mai 2019 autorise officiellement les entreprises à conserver leurs justificatifs de notes de frais en version numérique uniquement, à condition de respecter des modalités techniques strictes.
L'amélioration de l'expérience utilisateur due aux logiciels de gestion de notes de frais bénéficie à tous les acteurs du processus. Les employés apprécient la simplicité de saisie mobile et les remboursements accélérés, tandis que les managers gagnent en visibilité sur les dépenses de leurs équipes. Les services comptables automatisent leurs tâches répétitives et sécurisent leurs processus grâce aux intégrations natives avec leurs outils de gestion commerciale.
Comment choisir un logiciel de notes de frais ?
Face à la diversité des solutions disponibles, plusieurs critères déterminent le meilleur logiciel de notes de frais pour chaque organisation.
Les critères essentiels
La simplicité d'utilisation et l'ergonomie conditionnent directement l'adoption par les collaborateurs. L'interface doit permettre une prise en main intuitive, particulièrement sur mobile où s'effectue la majorité des saisies.
Les circuits d'approbation multi-niveaux avec délégation automatique optimisent les délais de traitement tout en maintenant les contrôles nécessaires. La configuration flexible permet d'ajuster les seuils de validation selon les fonctions et les types de dépenses engagées.
L'intégration comptable native avec les ERP et la paie évite les ressaisies manuelles sources d'erreurs. Cette connectivité synchronise automatiquement les données validées vers les systèmes de gestion d'entreprise existants.
Les logiciels de gestion de notes de frais certifiés respectent les standards techniques d'horodatage, de signature électronique et de conservation pérenne selon les exigences de l’URSSAF. De plus, l’archivage légal et la conformité RGPD assurent le respect des exigences réglementaires et la sécurité des données.
Les critères secondaires
La disponibilité d'une assistance technique francophone réactive devient cruciale lors des phases de montée en charge. La qualité des ressources pédagogiques et l'accompagnement personnalisé accélèrent également l’appropriation par les utilisateurs finaux.
Le coût total du logiciel de gestion de notes de frais comprend l’abonnement, le déploiement initial et la formation. L'analyse du retour sur investissement intègre les gains de productivité, la réduction des erreurs et l'optimisation des processus administratifs.
L'évolutivité permet d’accompagner la croissance organisationnelle en absorbant la hausse des volumes et l’ajout de nouvelles entités. La solution doit s'adapter aux besoins des TPE comme des grandes entreprises sans dégradation des performances. La roadmap produit et les investissements R&D de l'éditeur conditionnent la pérennité technologique à moyen terme.
En savoir plus sur le service de facturation gratuitComparatif des logiciels de notes de frais 2025
Retrouvez notre analyse détaillée des principales solutions du marché français en 2025.
Indy
La solution française Indy associe une comptabilité complète à un module de notes de frais intégré. Elle séduit les indépendants et les petites structures par sa simplicité d'usage et son tarif transparent. L'outil automatise la catégorisation des dépenses via la synchronisation bancaire et propose un compte pro intégré pour fluidifier la gestion quotidienne.
Mooncard
Spécialiste des cartes de paiement professionnelles couplées à la gestion des dépenses, Mooncard automatise la réconciliation grâce à l'association directe entre moyen de paiement et justificatif. Cette approche préventive améliore le contrôle budgétaire en temps réel et simplifie la gestion des véhicules de société.
Spendesk
Plateforme tout-en-un de gestion des dépenses d'entreprise, Spendesk combine cartes virtuelles, logiciels de notes de frais et outils de procurement. Cette vision globale convient aux PME en forte croissance recherchant une approche unifiée de leur gestion financière.
N2F
N2F offre une efficacité maximale dans le traitement des frais grâce à son scan intelligent qui extrait les informations des reçus photographiés avec 96 % de précision. La solution française revendique plus de 800 000 utilisateurs en Europe et plus de 300 intégrations disponibles.
Jenji
Application française exploitant l'intelligence artificielle pour automatiser la reconnaissance des justificatifs, Jenji propose une offre gratuite attractive pour les indépendants et des formules évolutives pour les entreprises structurées.
Evoliz
Solution intégrée à un écosystème de facturation et de comptabilité, Evoliz convient particulièrement aux TPE recherchant une approche unifiée de leur gestion administrative et financière sans multiplier les outils.
ONexpense
Logiciel de gestion de notes de frais spécialisé privilégiant l'automatisation maximale du processus de traitement, ONexpense propose des fonctionnalités avancées de personnalisation et un mode hors-ligne pratique pour les déplacements.
Cegid Notilus
Cegid Notilus est une solution destinée aux entreprises gérant des déplacements complexes, particulièrement à l'international. Le logiciel de notes de frais couvre l'ensemble du processus de voyage d'affaires, depuis la réservation jusqu'au remboursement.
Cleemy (devenu Lucca)
Cleemy (Lucca) simplifie les procédures de traitement des notes de frais depuis la saisie jusqu'à la comptabilisation grâce à une expérience utilisateur soignée. La solution s'intègre parfaitement dans l'écosystème SIRH Lucca pour une approche globale.
Rydoo
Plateforme internationale de gestion des dépenses proposant des fonctionnalités analytiques avancées et de contrôle budgétaire, Rydoo s'adresse aux moyennes et grandes entreprises avec des besoins complexes.
Tableau comparatif des logiciels de notes de frais en 2025
Voici un tableau comparant les principales solutions disponibles sur le marché.
| Solution | Prix mensuel à partir de | Fonctionnalités clés | Points forts | Public cible |
| Indy | Gratuit | Comptabilité intégrée, OCR | Simplicité, prix transparent | Indépendants, TPE |
| N2F | 4,80 €/mois | OCR IA, 300+ intégrations | Performance, écosystème | TPE, PME, ETI |
| Jenji | Gratuit | IA avancée, coffre-fort | Version gratuite, innovation | TPE, PME |
| Spendesk | Sur devis | Cartes, procurement, analytics | Solution complète | PME en croissance |
| Lucca | Sur devis | UX premium, SIRH intégré | Expérience utilisateur | PME, ETI |
| Mooncard | Sur devis | Cartes intégrées, temps réel | Automatisation totale | PME, ETI |
| Evoliz | 16 €/mois (facturation annuelle) | Facturation intégrée, certifiée | Prix, tout-en-un | TPE |
| Cegid Notilus | 5,99 €/mois | Voyages internationaux | Fonctionnalités Entreprise | Grandes entreprises |
| ONexpense | 3,40 €/utilisateur/mois | Personnalisation, offline | Flexibilité | PME techniques |
| Rydoo | 8 €/utilisateur/mois | Analytics, multidevises | Reporting avancé | ETI, GE |
Logiciels de notes de frais : gratuit et open source
La différence entre gratuit et open source mérite clarification pour éviter les confusions courantes. Les outils gratuits offrent un accès sans coût initial, mais limitent souvent les fonctionnalités avancées, le nombre d'utilisateurs ou le volume de transactions. Un logiciel de notes de frais open source permet théoriquement une personnalisation complète moyennant des compétences techniques importantes et des investissements de développement.
Les avantages d’un logiciel de notes de frais gratuit incluent la réduction importante des coûts d'acquisition et une flexibilité de personnalisation. Il permet aux jeunes entreprises de commencer leur digitalisation sans investissement initial lourd. La phase d'expérimentation s'effectue sans risque financier pour valider les bénéfices attendus.
Les limites s'avèrent cependant substantielles et peuvent compromettre l'efficacité opérationnelle. Le support technique inexistant ou très limité pose des difficultés lors des incidents critiques. Les fonctionnalités restreintes frustrent rapidement les utilisateurs habitués aux solutions professionnelles. Les mises à jour irrégulières créent des vulnérabilités de sécurité préoccupantes. L'absence de garanties de conformité légale expose aux risques de redressements lors des contrôles URSSAF.
Les versions gratuites de Jenji ou les outils open source comme Odoo constituent un point d'entrée pour tester l'approche numérique, à condition d'anticiper une migration vers des logiciels de gestion de notes de frais professionnels lors de la croissance.
Bonnes pratiques pour réussir la mise en place d'un logiciel de gestion de notes de frais
Définir une politique de frais claire constitue le prérequis fondamental. Ce document interne précise les dépenses autorisées selon les fonctions, les plafonds applicables par catégorie, les justificatifs requis et les délais de soumission. Cette politique harmonise les pratiques organisationnelles et facilite la configuration des contrôles automatisés dans le logiciel de notes de frais choisi, y compris la gestion des plafonds, pièces requises et des notes de crédit.
La formation des équipes conditionne l'adoption du logiciel de notes de frais. Les sessions doivent couvrir l'usage mobile et les points réglementaires (URSSAF, justificatifs, TVA).
Lancer un pilote avant le déploiement complet permet d'identifier les difficultés et d'ajuster les paramètres. Cette approche progressive réduit les risques opérationnels et optimise la configuration finale.
Suivre les évolutions légales et fiscales s'impose pour maintenir la conformité réglementaire dans le temps. Les barèmes URSSAF, les taux de TVA et les modalités d'archivage évoluent régulièrement. Une veille active et des mises à jour régulières de paramétrage évitent les dérives coûteuses lors des contrôles administratifs, particulièrement concernant la taxe sur les véhicules de société et les factures d’avoir.
FAQ
Comment configurer un logiciel de notes de frais ?
La configuration s'effectue en définissant les comptes de charges spécialisés et les journaux dédiés. Les workflows d'approbation se paramètrent selon l'organigramme, en définissant les niveaux de validation automatiques. L'intégration comptable nécessite le mapping des comptes de charges correspondants.
Comment configurer un logiciel de notes de frais EBP ?
EBP Compta intègre nativement un module de gestion de notes de frais accessible via les paramètres comptables. La configuration s'effectue en définissant les comptes de charges spécialisés et les journaux dédiés. Les modèles automatisent la création des écritures comptables lors de l'intégration des dépenses validées.
Quel logiciel pour la dématérialisation des notes de frais ?
Les logiciels de notes de frais spécialisés comme N2F, Jenji ou Cleemy offrent des fonctionnalités d'archivage à valeur probante conformes aux exigences légales. Ces outils garantissent l'horodatage certifié et la conservation pérenne selon les standards URSSAF.
Quel logiciel pour la dématérialisation des notes de frais (avis) ?
Selon les études comparatives, N2F se distingue par son rapport qualité-prix et ses nombreuses intégrations. Cleemy excelle en expérience utilisateur. Spendesk convient aux besoins globaux des entreprises en croissance. Le choix optimal du meilleur logiciel de notes de frais dépend des spécificités organisationnelles et du budget disponible. La personnalisation des formulaires et l'activation des contrôles anti-fraude complètent la configuration initiale avant les tests utilisateurs.
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