Comment faire une facture : règles et sanctions 2023

Comment faire une facture ? Vous avez lancé une entreprise et vous voulez savoir comment établir une facture ? Avant de rédiger ce document financier, il est important de savoir ce qu'est une facture, pourquoi elle est nécessaire, quelles informations doivent y figurer, comment la créer correctement et si elle doit être envoyée par voie électronique ou si le format papier suffit ?

En savoir plus sur les factures vous permettra d’éviter les erreurs de facturation éventuelles et de commencer votre entreprise avec une comptabilité saine et bien gérée.

Qu’est-ce qu’une facture ? 

Pour savoir comment faire une facture, vous devez d'abord comprendre ce qu'est une facture. C'est un document commercial, fiscal et comptable qui recueille des informations sur la vente de biens ou de services. 

Tout vendeur doit établir une facture lorsqu'il vend des biens ou des services. Elle doit être délivrée en 2 exemplaires, un pour l'émetteur et un pour le client. Vous avez la possibilité de l'établir sur papier ou par voie électronique. La facture peut être établie par le commerçant lui-même, sur un logiciel spécialisé ou par un tiers (par exemple, un comptable).

Conseils Finom: Comment créer une facture

Qui doit émettre une facture en France et à qui ?

Toutes les entreprises sont soumises à la facturation en France, même une micro entreprise et les auto-entrepreneurs (comment facturer un micro-entrepreneur, nous vous l’expliquons ici). En revanche, les particuliers ne sont pas tenus de fournir une facture dans le cadre de biens ou services à un tiers. Pour avoir légalement le droit d'établir une facture, il faut être immatriculé ou avoir déposé une demande d’immatriculation de son entreprise (à partir du 1er janvier 2023, cela pourra se faire dans le système du Guichet unique géré par l'Inpi (Institut national de la propriété industrielle)). Le numéro SIRET est requis pour établir une facture, ainsi que de nombreux autres éléments.

Pour les ventes de biens ou de services à des particuliers, vous devez émettre des factures dans les cas suivants : 

• Si le client le demande.
• Si vous fournissez un service d'une valeur supérieure à 25 euros (TVA comprise).
• Dans le cadre de ventes à distance ou sur Internet.
• Pour les livraisons intracommunautaires quand la TVA est exonérée.

Quelle amende devrez-vous payer si vous ne respectez pas les règles de facturation ?

Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est passible d'une amende de 50 % du montant de la transaction, sans pouvoir dépasser 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende s'applique également aux clients professionnels.

Si vous oubliez d'inscrire les informations obligatoires sur vos factures, vous serez condamné à une amende de 15 euros par facture. Le montant de la pénalité est limité à un quart du montant de la facture. Par exemple, pour une facture de 200 euros, la pénalité ne peut dépasser 50 euros.

À quel moment fournir une facture ? 

Il est important de savoir à quel moment remettre une facture à son client. En principe, la facture doit être émise avant ou au plus tard le jour de la livraison des biens. Pour les factures de services, la facture doit être réalisée au plus tard le dernier jour de la réalisation des services. Une facture est un document légal qui ne doit pas être pris à la légère. Vous pourriez avoir de sérieux problèmes comptables et des litiges avec vos clients.

Quels éléments doivent figurer sur une facture commerciale ?

En France, chaque facture doit comprendre certaines mentions obligatoires : 

• Le nom et l’adresse du vendeur de biens ou de services.
• Le nom et l’adresse de l’acheteur de biens ou de services.
• La forme juridique de la société et sa dénomination sociale.
• Le capital social de la société qui fournit le bien ou service. 
• Le numéro SIRET et la ville dans laquelle la société est inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés. 
• Le numéro de facture. Chaque facture doit disposer d’un numéro unique. Les factures doivent être attribuées selon une suite de facturation logique, par exemple : 001, 002, 003, etc. 
• La date d’émission de la facture. 
• Si la date de la vente de biens ou de prestations de services est différente de celle de la facture, mentionner la date de réalisation ou de livraison des biens/services. 
• Pour chaque bien/service, la quantité vendue, le nom précis de chaque bien/service.
• Le prix HT de chaque bien/service et le prix total.
• Les remises ou réductions éventuelles sur le prix HT. 
• Le taux de TVA applicable si vous êtes assujetti à la TVA, ou l’exonération de TVA (voir aussi article 293 b du CGI). 
• Le montant de la TVA due. 
• Le délai de règlement.
• Le montant des pénalités en cas de retard, le cas échéant. 
• Le montant de l’indemnité forfaitaire si des frais de recouvrement devaient être engagés en cas de retard de paiement. 

Si vous bénéficiez de l'exonération de la TVA, votre modèle de facture doit comporter clairement la mention suivante : « La TVA ne s'applique pas, article 293 B du code général des impôts ».

Les différents types de factures

Il existe plusieurs types de factures pour un professionnel. À vous de choisir quel type de facture s’applique à vous pour trouver un modèle de facture pertinent en ligne. 

• La facture commerciale : c’est la facture éditée dans le cadre de la vente de biens ou de services par des professionnels. Il peut s’agir d’une facture avec TVA ou sans TVA selon les règles qui s’appliquent à votre société.
• La facture rectificative : elle est fournie en cas d’erreur sur une facture commerciale. 
• La facture récapitulative : elle reprend différentes factures éditées par le passé dans une seule et même facture récapitulative. 
• La facture pro-forma : une facture pro-forma est fournie en amont d’une facture commerciale pour donner au client toutes les informations nécessaires. Elle reprend les prix, les différents produits et tous les détails essentiels préalables à la facture commerciale réelle. 

Combien de temps conserver une facture ? 

Il est recommandé de conserver une facture commerciale pendant 10 ans. Légalement, l’obligation fiscale est de 6 ans. Pour cette raison, il est d’autant plus pratique de préparer des factures au format électronique. Cela vous évite non seulement la paperasse, mais vous permet aussi d’accéder facilement à vos archives de factures sur ordinateur.

Conseils Finom: Comment personnaliser votre facture

Facture papier ou facture électronique ? 

Il existe trois principales possibilités de préparer des factures. Vous pouvez réaliser des factures papiers, au format PDF via Word ou Excel, ou grâce à un logiciel de facturation. 

Une facture électronique sur Word ou Excel a une apparence plus professionnelle qu’une facture faite à la main. Encore mieux, avec des logiciels comme Finom, vous pouvez créer et émettre une facture gratuitement, directement sur ordinateur ou via l’application mobile Finom (plan Solo). Vous pouvez définir un modèle dont vous vous servirez pour toutes vos factures futures. En plus, cela vous permet de gagner du temps. 

Une facture électronique peut être envoyée par e-mail à votre client. Le format électronique permet aussi de garder une trace de la facture directement sur votre ordinateur. 

Conditions de validité des factures électroniques 

Pour être valides, les factures électroniques doivent répondre à certaines obligations. Elles sont valides dans les trois cas suivants : 

• Transmission selon des conditions préétablies.

La facture est envoyée par le vendeur au client par le biais d’un message électronique dont la structure est convenue entre les parties (EDI/échange de données informatisées, fichier PDF ou XML joint, progiciel de gestion intégrée, etc.). Ce message doit permettre la lecture informatisée et le traitement automatique d’une facture.

• Transmission sécurisée par la signature électronique.

La signature électronique permet de valider une facture dématérialisée. Elle permet d’assurer l'authentification du signataire et d’où provient l'information.

• Transmission sous toutes formes électroniques.

À condition que des contrôles documentés aient été mis en place pour vérifier que la facture émise correspond à celle reçue et à la livraison des biens ou des services concernés. 

Conseils FIinom: Comment télécharger une facture

Opter pour un logiciel de facturation

Une méthode utile pour générer des factures consiste à utiliser un logiciel de facturation. Ce n’est pas une obligation, mais cela vous permet d’économiser un temps précieux et d’éviter les erreurs. Il existe de nombreux logiciels gratuits et intuitifs pour établir des factures. Ces logiciels donnent aussi accès à un large éventail de services additionnels.

Avec un logiciel de facturation comme Finom, une facture peut être éditée en quelques minutes seulement. Vous avez la possibilité de rentrer les informations de vos différents prestataires et de les retrouver en quelques clics. De la même manière, il est possible de répertorier tous les articles ou services en vente. Vous pouvez aussi les ajouter en quelques clics. 

Les factures effectuées sur un logiciel de facturation présentent toutes le même modèle par défaut, ce qui évite les oublis ou les fautes de frappe éventuelles. Le format ne bougera pas non plus. De plus, il est souvent possible d’ajouter le logo et les coordonnées de votre entreprise en en-tête pour un résultat encore plus professionnel.

Des logiciels de facturation comme Finom permettent aussi d’accéder à tout l’historique de facturation en quelques clics seulement. C’est un moyen sûr et éprouvé de gérer sa comptabilité en ligne. 

Finom facilite la vie des jeunes entrepreneurs en leur offrant un large éventail de services financiers, notamment un compte commercial, la facturation et l'intégration de logiciels de comptabilité. Finom propose plusieurs plans. Les petites entreprises et les indépendants peuvent essayer le plan Solo gratuit de Finom, qui permet de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires telles que le multi-banking et l’accès à ses propres comptes bancaires avec un IBAN local.

Dans Finom, vous pouvez créer et émettre une facture directement à partir de l'application mobile (Finom pour Android, Finom pour IOS) ou sur ordinateur, gratuitement (plan Solo). 

À retenir

Émettre une facture nécessite une bonne connaissances des mentions obligatoires et des règles qui régissent la facturation. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils à destination des professionnels et des particuliers pour faciliter la facturation, se simplifier la vie, gagner du temps, et faire des économies !