La balance comptable est un document comptable non obligatoire qui permet de récapituler l’ensemble des comptes de l’entreprise sur une période définie. Présentée sous forme de tableau, il s’agit d’un document très utile pour le suivi et l’analyse de l’activité comptable d’une entreprise.
Dans ce guide, nous expliquons aux entrepreneurs comment l’utiliser à leur avantage pour optimiser leur trésorerie et équilibrer leurs comptes.
Qu'est-ce qu'une balance comptable ?
La balance comptable est un document comptable qui détaille les comptes de l’entreprise sous forme de tableau et sur une période définie. Il peut s'agir d’un exercice comptable ou d’une situation comptable intermédiaire. Les comptes repris viennent du grand livre de compte de la société et suivent l’ordre chronologique du plan comptable général (PCG), de la classe 1 à la classe 7.
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire pour les entreprises, la balance comptable est très avantageuse car elle permet de suivre, d’analyser et de réviser sa comptabilité. Elle permet d'avoir une vue sur les soldes débiteurs et créditeurs de chacun des postes, facilitant ainsi le suivi et l’établissement d’un budget de trésorerie, la déclaration de TVA et de la réalisation des comptes annuels (compte de résultat, bilan).
Types de balance comptable
On retrouve trois types de balances comptables :
- La balance générale qui reprend l’ensemble des comptes ;
- La balance auxiliaire qui se concentre seulement sur les comptes clients ou fournisseurs ;
- La balance âgée qui offre une vue détaillée des comptes clients ou fournisseurs en fonction des échéances de paiement.
La balance comptable générale
La balance générale permet de visualiser l’ensemble des comptes de l’entreprise de manière détaillée, en respectant l’ordre chronologique du Plan Comptable Général (PCG) allant de la classe 1 à la classe 7. Elle permet d’identifier le solde (créditeur ou débiteur) de l'ensemble des comptes.
Chaque poste de la balance générale comporte au minimum une mention :
- Du numéro de compte ;
- Du libellé du compte ;
- Du total des crédits et de débits ;
- Du solde.
Ci-dessous, vous trouverez un modèle de tableau de balance comptable générale :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit | Soldes |
La balance comptable auxiliaire
Sur la balance comptable auxiliaire, ou balance auxiliaire, seuls les comptes fournisseurs (compte 401) ou comptes clients (compte 411) sont mentionnés.
La balance comptable auxiliaire fait mention :
- Du numéro de compte ;
- De la dénomination ;
- Du total des crédits et des débits ;
- Du solde à l’ouverture et à la clôture de la période.
Voici maintenant un exemple pour le tableau de balance auxiliaire :
| Comptes clients | Client | Solde à l’ouverture | Total des débits | Total des crédits | Solde à la clôture | |
| Total |
La balance comptable âgée
La balance comptable âgée, ou balance âgée, mentionne les mêmes éléments que la balance auxiliaire, mais en les détaillants davantage. Dans ce tableau, les créances et les dettes sont classées en fonction des échéances de paiement. Les échéances peuvent varier en fonction de ce qui a été accordé dans l’entreprise et sont généralement classées à 15, 30 ou 60 jours.
Et maintenant, pour la balance âgée :
| Client | Total des créances | Créances non échues | Créances à - de 30 jours | Créances de 30 à 90 jours | Créances à + de 90 jours |
Comment établir une balance comptable ?
Pour établir votre balance comptable, il est nécessaire de réaliser au préalable la saisie et révision comptable de la période concernée. Il faut ensuite reprendre l’ensemble des comptes concernés.
Pour la balance générale, il faudra reprendre les comptes généraux, en partant de la classe 1 jusqu’à 7. Pour la balance auxiliaire et âgée, il faudra reprendre les comptes clients ou comptes fournisseurs (401 ou 411).
En reprenant les comptes les uns après les autres, il est nécessaire d’indiquer leurs numéros de compte, le libellé, le total des débits et crédits, ainsi que le solde. Il est nécessaire que les soldes créditeurs et débiteurs de la balance générale soient équilibrés. Ils sont en revanche rarement équilibrés dans les balances auxiliaire et âgée.
Le solde des comptes débiteurs doit être égal au solde des comptes créditeurs sur une balance comptable âgée.
A savoir : un grand nombre de logiciels de comptabilité vous donnent la possibilité d’éditer votre balance comptable sans avoir à établir votre propre tableau.
Comment analyser la balance comptable ?
Pour analyser la balance comptable, l’ordre de lecture des colonnes va de la gauche vers la droite. L'analyse des soldes va ensuite dépendre du type de balance concerné.
La balance générale fait apparaître les indications dans l’ordre suivant :
- Numéro du compte ;
- Libellé du compte ;
- Débits sur le compte ;
- Crédits sur le compte ;
- Solde (différence entre débit et crédit).
Le solde des débits peut être supérieur au total des crédits (débiteur), ou celui des crédits peut être inférieur au débit (créditeur).
En cas de balance déséquilibrée, il est nécessaire d’en définir les causes. Pour cela, il vous faudra vous intéresser aux mouvements les plus importants. Le déséquilibre peut être causé par :
- Un changement ;
- Un oubli ;
- Une erreur d’écriture.
Afin de vous aider à comprendre d’où viennent les écarts, vous pouvez comparer les soldes de la période concernée avec les soldes antérieurs.
A savoir : contrairement à la balance générale, la balance auxiliaire ne sera pas souvent équilibrée. Le solde pourra être créditeur ou débiteur.
Avantages de la préparation d'une balance comptable
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la balance comptable peut présenter des avantages multiples pour votre entreprise :
- Elle permet de synthétiser et de vérifier les différents enregistrements comptables ;
- Elle permet d’analyser les comptes de l'entreprise et les flux de trésorerie (soldes débiteur ou créditeur de chaque compte) ;
- Elle permet d’établir le compte de résultat de l'exercice de l’entreprise ;
- Elle permet de vérifier le paiement de la TVA pour une période donnée.
Conclusion
La balance comptable n’est donc peut-être pas obligatoire, mais il s’agit d’un outil très utile pour les entreprises. La balance générale permet de synthétiser la comptabilité de la société et donc de faciliter les vérifications ayant lieu à la clôture de l'exercice. Quant aux balances comptables auxiliaires et âgées, elles permettent de suivre et d’analyser les créances et les dettes pour optimiser la gestion de la trésorerie.
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