¿Qué es un proveedor?
Un proveedor es principalmente una entidad que puede actuar bajo la figura de una persona física o jurídica y su función es la de suministrar materia prima, bienes o servicios a otras personas o compañías. En el contexto de la cadena de suministro, su función principal es garantizar que los bienes estén disponibles para satisfacer las necesidades de sus clientes, ya sea mediante la producción o la importación de productos.
Para comprender a fondo qué es un proveedor y la actividad económica que este desempeña, es necesario establecer diferencias entre este y otros agentes comerciales:
- Cliente: es quien adquiere los productos y servicios de la empresa. Mientras el proveedor es la persona o empresa que suministra los servicios necesarios o insumos, el cliente es el consumidor final de estos productos.
- Distribuidor: en este caso, el distribuidor es una especie de intermediario entre el proveedor y el consumidor final. La principal diferencia entre el distribuidor y el proveedor es que este último no tiene trato con el cliente final.
- Mayorista: el mayorista se encarga de adquirir productos en cantidades masivas para revenderlos a los minoristas. Desde este punto de vista, entonces el proveedor se encarga de fabricar y suministrar estos productos al mayorista.
- Acreedor: proveedores y acreedores son sujetos que pueden confundirse. La principal diferencia entre estos es que el proveedor es una persona o empresa que suministra bienes o servicios a una empresa. El acreedor es el ente que otorga el crédito para financiar la compra de este producto o servicio.
Los tipos de proveedores
Los proveedores pueden categorizarse en distintos tipos, según sean proveedores de bienes, proveedores de servicios o proveedores de recursos. Los tipos de proveedores más comunes son:
- Proveedores de materias primas: este es un proveedor de recursos básicos. Nos referimos a elementos como productos agrícolas, metales, petróleo o madera.
- Proveedores de bienes: son aquellos que suministran equipos tangibles como maquinarias o productos terminados.
- Proveedores de servicios: Ofrecen servicios especializados con agentes calificados. Pueden ser consultorías, mantenimiento de equipos, limpieza o logística.
Tipos de proveedores según el sector
Dependiendo del sector en el que operan, algunos tipos de proveedores podrían tener características y roles específicos:
- Proveedores dentro del sector industrial: se encargan del suministro de materiales esenciales para la producción. Por ejemplo, el proveedor de las piezas de una fábrica automotriz.
- Proveedores tecnológicos: son aquellos que proporcionan el hardware y software que resultan necesarios para el desarrollo y la innovación tecnológica de una empresa. Por ejemplo, el proveedor de software que ha desarrollado un sistema de facturación para llevar el plan general contable de una compañía.
- Proveedores de servicios: se encargan de los servicios no tangibles. Sus labores son necesarias para la operatividad de una empresa. Por ejemplo, los proveedores de logística que se encargan del transporte de alimentos en un comedor.
Funciones principales de un proveedor
Cada proveedor cumple con funciones que impactan dentro de la cadena de valor de una compañía.
Suministro de bienes o servicios
Su rol principal está dedicado a la entrega de los productos y servicios solicitados en las condiciones pautadas. Esto puede ir desde el suministro de materias primas hasta la prestación de servicios especializados.
Gestión de la cadena de suministro
Otra de sus funciones es su papel dentro de la optimización de la cadena de suministros. Un buen proveedor será capaz de ayudar a sus clientes a minimizar los retrasos en la producción, manteniendo los inventarios en niveles adecuados o procurando las condiciones idóneas para la fabricación o distribución de la mercancía.
Y, ¿qué es la cadena de suministro?
Un término muy usado dentro del mundo empresarial es el de la cadena de suministro. Según el Banco Mundial, esta se refiere a la serie de actividades necesarias para que un producto llegue a las manos de los consumidores finales.
La misma involucra a los fabricantes, los transportistas, los proveedores y los distribuidores. El proveedor es el centro de esta actividad, puesto que es quien suministra los productos o servicios que hacen posible la actividad productiva.
Es posible que según el tipo de proveedor, este pueda encontrarse en un espacio distinto dentro de la cadena de suministro.
- Sector primario: quienes proveen los insumos básicos que otros sectores procesarán. Pueden ser mineros o agricultores, entre otros.
- Sector secundario: proveedores de productos manufacturados o semiprocesados que se integran a la fabricación de productos terminados. Un ejemplo claro, un proveedor de pantallas telefónicas.
- Distribuidores y mayoristas: distribuyen el producto terminado en el mercado. Se encargan de llevar el producto de las manos del proveedor, al minorista, para que este lo comercialice al consumidor final.
- Sector terciario: incluye a los proveedores de servicios como transporte, almacenamiento y otros que facilitan la logística de la distribución y comercialización de productos.
Cumplimiento de plazos y calidad
Una de las funciones más importantes de los proveedores es el cumplimiento de los compromisos acordados en el tiempo y bajo los estándares de calidad acordados.
El incumplimiento de plazos o fallas de calidad puede resultar en retrasos y pérdidas que perjudiquen a la empresa.
Criterios para elegir a un proveedor
La correcta selección de sus proveedores puede definir el futuro de una empresa. Entre los criterios más importantes a considerar destacan:
- Calidad de productos o servicios: la calidad del suministro ofrecido por el proveedor debe ir acorde con lo requerido por la empresa para el correcto desarrollo de sus operaciones.
- Precio y condiciones de pago: además de evaluar el coste, será necesario considerar facilidades de pago como los plazos para las cuotas, si aplican tasas de interés, descuentos por volumen o facilidades financieras.
- Reputación y experiencia en el mercado: un proveedor con experiencia y buena reputación en el mundo empresarial es una apuesta segura. Eso nos habla de su capacidad para cumplir compromisos y la magnitud de su calidad.
- Cumplimiento de regulaciones y estándares: debe cumplir con todas las normativas y estándares impuestos por la industria nacional e internacional. Como regulaciones medioambientales, de seguridad, sociales y laborales.
Relación entre la empresa y el proveedor
Para que una relación entre la compañía y el proveedor de recursos o servicios que esta desea contratar sea fructífera, debe existir una serie de acuerdos claros que deberán cumplirse.
- Contratos y acuerdos comerciales: la formalización de esta relación a través de documentos oficiales es necesaria para proteger los intereses de la empresa y los del proveedor. En ellos se debe especificar acerca de los plazos de entrega, los estándares de calidad, los pagos y las penalizaciones por incumplimiento.
- Métodos de pago disponibles para proveedores: los métodos de pago que la empresa ofrezca pueden influir en los plazos de entrega. Pactar un método de pago oportuno asegura un compromiso continuo de parte del proveedor.
- Solución de problemas y resolución de conflictos: es importante desarrollar un sistema de resolución de conflictos. Para ello, el software de gestión es muy eficiente. De esta manera, los desacuerdos o problemas que surjan podrán hallar solución sin que se interrumpa la cadena de suministro.
La verdadera importancia de la gestión de los proveedores
Es importante comprender que una gestión adecuada de los diferentes tipos de proveedores dentro de una empresa puede definir el curso de su éxito.
A través de una gestión eficaz se puede impactar en la optimización de los costes, ya que una relación estable con los proveedores propicia las negociaciones de los precios o condiciones de pago.
Asimismo, ayuda a la mejora de la eficiencia operativa, puesto que un proveedor confiable ayuda a las compañías a evitar las demoras en la producción. Asegurando así que los productos o servicios estén disponibles para los clientes cuando se necesiten.
Otra de las razones que hace que una buena gestión de los proveedores sea vital es reducir la oportunidad de riesgos en la cadena de suministro. Mantener buenas relaciones con sus proveedores ayuda a que las empresas no experimenten riesgos como los aumentos repentinos de precios, el deterioro en la calidad del suministro o la interrupción del mismo.
Cómo evaluar el desempeño de un proveedor
Al contratar a un proveedor, una empresa debe asegurarse de velar por sus intereses. Es por eso, que deberá emplear métodos de evaluación para verificar que los niveles de calidad y cumplimiento se mantienen. Algunos de los más eficaces son:
- Indicadores de desempeño clave (KPI): utilizar los KPI nos permite evaluar al proveedor de forma cuantitativa y objetiva. Se pueden usar criterios como la puntualidad, la calidad del suministro y el tiempo de respuesta.
- Auditorías y control de calidad: las auditorías periódicas permiten controlar constantemente que se cumplan los estándares y normativas acordados con respecto a la calidad de los productos o servicios.
- Cumplimiento de entregas y satisfacción del cliente: si el proveedor cumple con sus entregas a tiempo, la empresa a su vez podrá cumplir con los clientes. Así, existirá la garantía de trabajar en pro de la satisfacción del consumidor final.
Debes saber que la aplicación de todos estos métodos se hace más ágil a través de la utilización de herramientas como software especializado para la gestión de proveedores.
Conclusiones
Además de entender qué es un proveedor, observamos que las nuevas tendencias apuntan hacia la digitalización. El uso de software de gestión en la cadena de suministro ya es parte del presente, impulsado por la búsqueda de mayor eficiencia y transparencia. También es crucial que las empresas prioricen la sostenibilidad y responsabilidad social de sus proveedores, exigiendo prácticas éticas y ecológicas, como productos libres de crueldad animal en la industria del maquillaje. Por último, la automatización se ha vuelto clave para optimizar los procesos, reduciendo errores y manteniendo la competitividad en un mercado globalizado.