¿Qué es un inventario?
Un inventario es tan solo un registro de todos los activos (tangibles e intangibles) que tiene una persona física o jurídica. Resulta una forma de organizar y valorar los bienes de la empresa en un periodo de tiempo determinado.
El Artículo 25 del Código de Comercio especifica que toda empresa está obligada a tener un libro de inventarios, que funciona como una herramienta para hacer el registro del balance general del negocio.
Además de cumplir con la normativa vigente, llevar un inventario permite optimizar los recursos, reducir costes y prevenir pérdidas para tu negocio.
Características del inventario
Todo inventario debe estar compuesto de tres partes, donde cada una tiene que incluir los activos, pasivos y los fondos propios de la organización respectivamente. Aunque cada registro se realiza de forma separada, todos deben cumplir con las siguientes características:
- Puntualidad: el inventario se tiene que hacer periódicamente y hay que presentarlo según los plazos previstos, generalmente luego de finalizar el año fiscal.
- Integridad: se deben incluir todos los bienes de la empresa, mostrando sus existencias con la cantidad correcta.
- Exactitud: es importante especificar para cada activo, de forma precisa, su naturaleza, cantidad y valor.
- Verificabilidad: luego de emitir el registro, la información debe ser de fácil acceso y se deben presentar inventarios actualizados.
- Registro individual: como mencionamos, tanto activos, como pasivos y fondos propios se tienen que registrar por separado.
- Claridad: las existencias deben identificarse claramente para su asignación en el futuro.
- Estimación: en caso de que no se pueda indicar la cantidad exacta de un activo, se puede hacer una estimación.
Tipos de inventarios
Existen varias formas de catalogar los tipos de inventario según la información que poseen o cómo se elaboran. Sin embargo, la forma más usual de clasificar estos registros es como inventarios físicos e inventarios intangibles.
Inventarios físicos
Tal como indica el nombre, en el inventario físico se tienen que registrar todos los materiales, es decir, cada tipo de producto, equipos, muebles e inmuebles que tenga la empresa. En esencia, se hace un resumen de los activos tangibles como:
- Materias primas;
- Productos en proceso;
- Productos terminados;
- Suministros;
- Entre otros.
Esta modalidad se tiene que realizar al menos una vez durante el periodo fiscal y te permite evaluar si todas las operaciones realizadas concuerdan con las cantidades mostradas en el inventario. Justo por esto, se tiene que hacer el registro con mucha atención al detalle.
Inventarios intangibles
Mientras que la versión anterior permite tener información de productos para mejorar la cadena de suministro y satisfacer la demanda, los inventarios intangibles registran los activos corrientes y las deudas que no se pueden contar físicamente. Esto incluye:
- Cuentas por cobrar;
- Saldos bancarios;
- Cuentas por pagar;
- Activos por patentes;
- Software y marcas;
- Capital intelectual humano de la empresa.
Todo esto ayuda a resumir tu situación financiera y aporta información para tomar decisiones referentes al negocio.
Otras clasificaciones
También existen otros tipos de inventarios o clasificaciones, tales como:
- Inventarios en tránsito: se refiere a los bienes que están en tránsito desde los proveedores hasta el almacén de tu empresa.
- Inventario de seguridad: aquí se registran los productos adicionales que se tienen almacenados para cubrir imprevistos
- Inventario de materias: son las materias primas que se utilizarán para la fabricación de los productos.
- Inventario de producto terminado: tal como indica el nombre, son los productos que ya están disponibles para la venta.
Métodos de valoración de inventarios
Ya conoces qué es un inventario, por lo que ahora es momento de entender cómo se realiza su valoración. Este proceso permite determinar el valor del inventario al cierre del periodo fiscal.
Existen cuatro métodos de valoración, cuyo uso de cada uno va a depender del tipo de industria en el que te encuentres y la velocidad de rotación de tus productos. Dichos métodos son:
- FIFO (primero en entrar, primero en salir): aquí se asume que los primeros productos adquiridos son los primeros en venderse, por lo que el coste del inventario final refleja los costes más recientes. Es ideal para empresas con rotación rápida.
- LIFO (último en entrar, primero en salir): si se tiene una rotación lenta del inventario, se utiliza este método. Aquí se espera que los últimos productos adquiridos sean los primeros en venderse y el inventario final muestra los costes más antiguos.
- Método del coste promedio: a partir de este método se calcula el promedio ponderado de todos los productos según el control de inventarios. Así, se obtiene un valor promedio en empresas con productos similares y con movimientos constantes.
- Método del coste estándar: para empresas con un proceso de producción estandarizado y riguroso control de inventario, se recomienda especificar los costes de cada producto por separado según los gastos incurridos durante su fabricación.
Sistemas de gestión de inventarios
Existen esencialmente dos tipos de sistemas para hacer control de inventarios: periódico y perpetuo. Veamos en qué consiste cada uno:
Sistema de inventario periódico
Este sistema consiste en un conteo físico de todos los bienes de la empresa, sin importar dónde estén ubicados. Para llevarlo a cabo, no se necesitan muchos recursos, pero requiere de tiempo y el trabajo de varias personas. Generalmente, se realiza de forma periódica, aunque durante los periodos muy activos se puede perder el control del inventario.
Sistema de inventario perpetuo
Aquí se utiliza la tecnología para facilitar el proceso de inventariado. Al utilizar algunos sistemas de gestión de inventarios, todas las ventas se registran de forma automática y el inventario se actualiza. Todo esto da lugar a un control más efectivo, pero hay que destacar que se necesitan equipos con más capacidades.
Tecnología y software para la gestión de inventarios
Sin duda alguna, la tecnología también ha impactado la gestión de los inventarios, puesto que el desarrollo de programas especializados puede ayudar a optimizar los procesos y reducir errores en los registros e incluso determinar áreas de mejora para tu empresa.
A través del uso de dichos programas incluso se tiene la opción de hacer revisiones instantáneas del inventario. Para esto, se pueden usar sistemas de gestión de almacenes (WMS), una clasificación de productos a través de códigos de barras o incluso la inteligencia artificial. Todo se complementa para conseguir al final una reducción de costes operativos, mayor precisión en tus registros y visibilidad en tiempo real de tus productos.
Proceso de control y gestión de inventarios
¿Cuándo es necesario hacer un inventario? Esta es una pregunta muy usual, pero su respuesta varía según varios factores. Primero hay que considerar qué tipo de sistema de gestión utilizas, ya que si es perpetuo, el inventario se puede conseguir en poco tiempo.
También hay factores como el tamaño de la empresa y la cantidad de transacciones que realizas cada día. Ahora bien, lo que sí es obligatorio es realizar el inventario al finalizar el año fiscal.
¿Cómo hacer un inventario de manera eficiente?
Veamos ahora rápidamente cuáles son los pasos que tienes que seguir si quieres hacer tu inventario mucho más rápido y sin errores:
- Planificación: el primer paso siempre será organizar el proceso, establecer fechas límite, asignar a los responsables del proceso y definir los recursos que necesitas.
- Método: luego, es necesario seleccionar entre los tipos de sistemas de gestión de inventarios que más te convenga dependiendo de tus necesidades y presupuesto.
- Etiquetado: ahora es momento de etiquetar los productos con un código de barras y clasificarlos, siendo este un paso fundamental para evitar errores de conteo.
- Registro: según el sistema que utilices, tienes que contar los artículos físicamente y registrarlos.
- Reconciliación: finalmente, asegúrate de que los registros físicos y contables coincidan para evitar problemas fiscales. Si hay discrepancias, se tienen que ajustar.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) en inventarios
Existen herramientas o indicadores que te permiten medir la eficiencia y efectividad del control de inventarios que tienes en tu empresa. Entre estos destacan tres:
Días de inventario disponible
Este indicador nos permite conocer el tiempo promedio que un producto se mantiene en inventario antes de ser vendido. Al calcularlo, podemos conocer si el inventario se mueve lentamente o si se agota en un corto plazo de tiempo.
En todo caso, su objetivo es darte una visión del movimiento de los productos para tomar decisiones y lograr un equilibrio. La fórmula para calcularlo es:
Días de inventario disponible = (Inventario promedio / Coste de ventas diario) * 365
Tasa de rotación de inventarios
Con este indicador buscamos conocer la frecuencia con la que se renueva el inventario durante un periodo determinado. Un valor alto nos dice que existe una buena rotación de los productos disponibles para la venta, sugiriendo una demanda sólida y una gestión eficiente. Este se calcula con la siguiente fórmula:
Tasa de rotación de inventarios = Coste de ventas / Inventario promedio
Nivel de stock de seguridad
Cuando hablamos de stock de seguridad nos referimos a la cantidad de productos mínima que hay que tener para satisfacer la demanda en casos de emergencia. No existe una fórmula para calcularlo, ya que depende de factores como la demanda histórica del producto y el tiempo de reposición.
Beneficios de un buen control de inventarios
Sin importar el tamaño de tu empresa, ya sea grande o pequeña, mantener un buen control de inventarios es fundamental para garantizar su éxito. Esto se debe a que:
- Reduce los costes de almacenamiento y seguros de los productos.
- Mejora la satisfacción del cliente al reducir los tiempos de entrega.
- Se evitan los desperdicios y pérdidas de productos por obsolescencia.
- El inventario permite ofrecer una mejor planificación a largo plazo.
Una de las ventajas más destacadas de usar buenos sistemas de inventario es que te permite adaptarte mucho mejor a la oferta y la demanda del producto que comercializas. Así serás capaz de ser más competitivo en tu mercado.
Ejemplo de un inventario exitoso
Fresh Produce Co., una tienda minorista, implementó un sistema automatizado de inventario y descubrió que tenía muchos productos perecederos en el almacén. Al usar una estrategia de venta con descuentos, logró disminuir la cantidad de productos y reducir sus costes de almacenamiento en un 20 %. No solo eso, sino que pudo disminuir sus tiempos de entrega, mejorando la satisfacción de sus clientes y consiguiendo un aumento de un 15 % de las ventas en el año.
Ejemplo de un inventario mal implementado
Por su parte, Tech Gadgets Inc., una tienda de productos electrónicos, enfrentó graves problemas debido a su mala gestión de inventarios. Durante una festividad, no evaluaron correctamente la demanda de sus productos, lo que resultó en que ciertos artículos no estaban disponibles y sus clientes frustrados prefirieron comprarlos en las tiendas de la competencia. Su falta de inversión en un sistema eficiente de gestión los llevó a perder muchos clientes en poco tiempo.
Problemas comunes en la gestión de inventarios
Son muchos los inconvenientes que se pueden presentar si no se controlan los inventarios correctamente. Los más comunes tienen que ver con el stock excesivo y el desabastecimiento.
- El exceso de productos se genera, principalmente, por un mal pronóstico de la demanda y ventas. Todo esto genera un aumento de los gastos de almacenamiento y el aumento de productos obsoletos que se pueden perder completamente.
- Por otro lado, la falta de inventario se puede generar por un aumento inesperado de la demanda o por problemas en la línea de producción. Cuando esto ocurre, la empresa pierde ventas y el cliente queda insatisfecho.
- Otros problemas pueden tener un origen técnico cuando se utiliza un mal sistema de gestión de inventarios y se hacen conteos erróneos. En estos casos, tendrás inconvenientes al momento de completar los balances contables, ya que tendrás información equivocada del inventario.
Mejores prácticas en la gestión de inventarios
¿Cómo es posible prevenir todos los errores mencionados? Existen muchos ejemplos de inventarios que te dan una guía para que logres mejorar tu gestión de productos a corto y largo plazo.
- La mayoría de las recomendaciones se basan en la implementación de sistemas automatizados, es decir, en usar servicios de inventario perpetuo. El uso de herramientas como el código de barras te puede ayudar a rastrear el movimiento de los productos en poco tiempo y luego hacer el registro en el sistema.
- Otra cosa que puedes hacer es tener una adecuada planificación de la demanda. Esta estrategia te permitirá evitar tener excesos de un producto o desabastecimiento.
- Finalmente, no puedes olvidar hacer revisiones y auditorías constantemente para asegurarte de que los registros automatizados estén correctos. Hacer esto es fundamental si quieres cumplir con la normativa vigente en España.
Lista de verificación para la gestión de inventario
A continuación, queremos dejarte una lista con la que puedes verificar cómo va la gestión de tu inventario en cualquier momento.
Problemas comunes en la gestión de inventarios
Problemas de exceso de existencias:
- Comprobar la precisión de las previsiones de demanda.
- Controlar las tasas de rotación de inventario.
- Revisar los costes de almacenamiento y las tasas de obsolescencia.
Falta de existencias:
- Analizar las fluctuaciones de la demanda y los problemas de producción.
- Establecer un nivel de stock de seguridad para protegerse contra los picos de demanda.
Problemas técnicos:
- Evaluar la eficacia del sistema de gestión de inventario.
- Realizar recuentos físicos de inventario periódicamente para verificar la precisión del sistema.
Las mejores prácticas en la gestión de inventarios
1. Implementación de sistemas automatizados:
- Usar sistemas de inventario permanente para realizar un seguimiento del stock en tiempo real.
- Utilizar el escaneo de códigos de barras para ingresar datos al sistema y realizar un seguimiento rápido.
2. Estudio de la demanda (Forecasting):
- Analizar los datos históricos de ventas para mejorar las predicciones de la demanda.
- Ajustar los niveles de inventario en función de las tendencias estacionales y las condiciones del mercado.
3. Auditorías y revisiones constantes:
- Realizar auditorías periódicas para garantizar la precisión de los datos.
- Conciliar periódicamente los recuentos de inventario físico con los datos registrados.
4. Optimización del uso de un inventario de seguridad:
- Determinar el stock de seguridad adecuado en función del tiempo de entrega y la variabilidad de la demanda.
- Revisar y ajustar los niveles de stock de seguridad según sea necesario para evitar desabastecimientos.
5. Entrenar al personal sobre los procedimientos de inventario:
- Brindar formación sobre el uso de herramientas y procedimientos de gestión de inventario.
- Fomentar una cultura de precisión y responsabilidad entre el personal que maneja el inventario.
6. Monitoreo de indicadores clave de desempeño (KPI):
- Realizar un seguimiento de los días de inventario disponibles, la tasa de rotación de inventario y los niveles de existencias de seguridad.
- Utilizar los KPI para tomar decisiones informadas sobre compras y gestión de inventario.
7. Uso de la tecnología:
- Invertir en un software de gestión de inventario que se adapte a las necesidades de la empresa.
- Explorar soluciones basadas en la nube para acceder en tiempo real a los datos de inventario.
Conclusión
Al terminar tu inventario, analiza los datos para mejorar la gestión de tu empresa. Este registro es clave para tomar decisiones informadas sobre la venta, evaluar la demanda y ajustar los pronósticos, detectando excesos o faltantes. También podrás conciliar tus datos contables y hacer ajustes necesarios. En resumen, el inventario facilita mejoras y fomenta un crecimiento organizado en tu negocio.
Recursos/Fuentes: