¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es un método sistemático que se encarga del registro de todas las transacciones económicas que realiza una empresa o entidad. Dicho de otra manera, el concepto engloba una serie de procedimientos que permiten mantener un control de las operaciones de un negocio y así garantizar su supervivencia.
Su origen data de civilizaciones antiguas como los egipcios. Esto demuestra que a lo largo de los años se ha considerado una herramienta fundamental para la gestión de cualquier empresa. En este sentido, los objetivos de la contabilidad son los siguientes:
- Permite tener un control exhaustivo sobre los recursos disponibles y las obligaciones;
- Es fundamental para la planificación y el planteamiento de metas financieras;
- Garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales;
- Ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre el futuro de una organización;
- Ayuda a detectar errores en las operaciones o posibles fraudes;
- Proporciona información a posibles inversores y acreedores.
¿A quién va dirigida la contabilidad?
Si no se tiene conocimiento sobre la contabilidad o su función, es posible sentirse abrumado por la cantidad de información que se tiene que registrar en todo momento. Sin embargo, todos los datos tienen un propósito y están destinados a diferentes personas:
- Inicialmente, la contabilidad está dirigida directamente a la propia empresa que la realiza, sin importar su actividad económica. Con la información financiera en orden, es más fácil detectar fallas y áreas para mejorar en la gestión administrativa.
- Luego, los registros tienen que ser analizados por el Estado, específicamente por Hacienda. Así se garantiza que se están cumpliendo las leyes del país y no existe ningún fraude fiscal.
- Por último, la contabilidad financiera es fundamental para atraer a nuevos inversores o darle confianza a los acreedores que buscan conocer la solvencia del negocio.
Principios básicos de la contabilidad
Ahora que conoces qué es la contabilidad, es importante que puedas entender los principios fundamentales de esta ciencia. Estos son los fundamentos que se tienen que seguir para que la información financiera registrada sea confiable y comparable entre diferentes empresas. Veamos entonces cuáles son los principios contables:
Principio de registro y medición
Cualquier transacción que afecte la economía de una empresa tiene que ser registrada correctamente en los libros y balances contables. En este sentido, a cada operación tiene que ser medida en términos monetarios, es decir, a cada asiento contable se le tiene que asignar un valor de dinero.
Principio de devengo y realización
Este principio de contabilidad nos dice que los ingresos y gastos de la empresa se tienen que registrar en el periodo contable que corresponda, sin importar el momento en que se cobró o pagó el dinero. Sin embargo, para los ingresos se tiene una consideración especial, ya que estos se reconocen cuando existe la razonable certeza de que el cobro se producirá.
Principio de prudencia y consistencia
Según la definición de contabilidad, el principio de prudencia establece que, al momento de hacer una estimación contable, el contador tiene que optar por ser conservador y escoger la opción que genere menor beneficio o mayor pérdida. Esta acción suele ser común en el estudio de los inventarios.
Por otra parte, el principio de consistencia establece que todos los registros se tienen que hacer siguiendo los mismos criterios contables a menos que exista una razón justificada para cambiarlos.
Tipos de contabilidad
Existen diferentes formas de clasificar esta ciencia, por lo que vamos a comentar varios tipos de contabilidad que debes conocer.
Según el tamaño
Existen dos tipos principales de contabilidad en función de su tamaño:
- Microcontabilidad: aquí se encuentra la contabilidad de las empresas privadas u organizaciones públicas, sin importar su tamaño.
- Macrocontabilidad: en este caso, se considera el registro y análisis de la gestión de la economía de todo un país. Su complejidad es mucho mayor.
Según la naturaleza
Con esto nos referimos a la naturaleza de la organización, es decir, que se clasifica entre contabilidad pública y privada. Dichas entidades suelen ser reguladas de forma diferente, por lo que el registro se modifica completamente.
Otras clasificaciones
También hay otras formas de clasificar los tipos de contabilidad:
- Por actividad: aquí se divide el registro de cada actividad económica por separado para facilitar su análisis. Algunos ejemplos son la contabilidad agrícola, bancaria, comercial, petrolera, de empresas extractivas, de industrias y de servicios.
- Por tipo de información: en esta clasificación, los principios contables se dividen según la categoría a la que lógicamente pertenecen. Puede tratarse de contabilidad administrativa, financiera, fiscal, de costes o de gestión.
Por lo tanto, cada tipo se centra en un tema específico. Por ejemplo:
- Contabilidad de costes: esta modalidad se fija únicamente en las actividades que involucren los costes de producción de bienes o servicios. Todo con la finalidad de fijar los precios del mercado.
- Contabilidad fiscal: encontramos también un tipo de contabilidad que se fija únicamente en garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales y los pagos de impuestos.
Elementos clave de la contabilidad
Para comprender e implementar correctamente la contabilidad de una empresa es fundamental que conozcas algunos conceptos básicos, entre los cuales destacan:
- Activos: son todos los recursos económicos que tiene la empresa, ya sean muebles o inmuebles, que pueden generar beneficios en el futuro. Se incluyen la maquinaria, el inventario, las cuentas por cobrar, los saldos bancarios, etc.
- Pasivos: pasamos ahora a las obligaciones que tiene que cumplir la empresa, es decir, a sus deudas. Aquí se incluyen las cuentas por pagar, el pago de préstamos a bancos y de impuestos, entre otros.
- Patrimonio neto: son los recursos que tiene la empresa tras cumplir sus obligaciones. Parte de la ecuación fundamental de la contabilidad, que nos dice que la resta de los activos con los pasivos es igual al patrimonio neto.
- Ingresos: son los beneficios económicos que recibe la empresa y que se registran contablemente en el periodo contable que corresponda.
- Gastos: son aquellas operaciones que generan una disminución del patrimonio neto de la empresa, pero que son derivadas de su propia actividad.
Estados financieros
Es importante conocer los diferentes estados financieros que tiene que llevar una empresa, que son los registros de los que se encarga directamente la contabilidad:
- Balance general: aquí se registran todos los activos y pasivos de la empresa, además de su patrimonio neto. Resulta fundamental para analizar la situación financiera de la organización.
- Cuenta de resultados: por su parte, en este libro se registran únicamente las pérdidas y ganancias que tiene la empresa en un periodo contable. Así se puede conocer qué tan rentable es su actividad económica.
- Estado de flujo de efectivo: este registro muestra cuáles son los movimientos que se realizan para cumplir con la operación de la empresa o para invertir y financiar nuevos productos o servicios.
- Libro diario: como indica el nombre, allí se colocan todas las operaciones que se hacen diariamente en la empresa en orden cronológico.
El ciclo de la contabilidad
Cualquier empresa tiene que garantizar que su ciclo contable se realice de forma continua y siguiendo las normas internacionales. En este sentido, el proceso de registro y clasificación de las operaciones se tiene que hacer a través de una serie de pasos que garanticen que todos los datos registrados son confiables y están actualizados.
Registro de transacciones
El primer paso es identificar las transacciones que afectan a la empresa en términos económicos, las cuentas contables y los importes de cada operación. También es necesario mantener un orden en el registro, es decir, que se tiene que especificar la fecha del devengo.
Elaboración de asientos contables
Con la información recopilada, es momento de hacer el asiento contable, es decir, ingresar los datos en los libros. En contabilidad existen asientos simples, que solo afectan a dos cuentas o asientos compuestos que involucran más de dos. En cualquier caso, el balance de dichas cuentas tiene que mantenerse en equilibrio.
Ajustes contables
Antes de finalizar el ciclo contable, es posible hacer ciertos ajustes en caso de tener errores en el registro o simplemente para agregar operaciones especiales que afectan a varias cuentas. Algunos de los ajustes contables más comunes son las amortizaciones, los pagos anticipados, las provisiones y las depreciaciones, entre otros.
Cierre del ejercicio
Finalmente, es importante garantizar que todos los registros estén en equilibrio y verificar todos los cálculos realizados en la contabilidad empresarial. Al finalizar el registro y cerrar el periodo contable, no podrás modificar los datos ingresados, por lo que debes tener mucho cuidado para asegurarte de completar el proceso correctamente.
Herramientas y software de contabilidad
El avance de la tecnología en los últimos años trajo consigo el desarrollo de programas especializados de contabilidad con los que puedes gestionar mucho mejor las finanzas de tu empresa. De hecho, este software está reemplazando cada día más los registros físicos.
La digitalización de los estados financieros ofrece beneficios como el acceso a los datos desde cualquier lugar y de forma inmediata, el trabajo colaborativo, la automatización de tareas y los altos niveles de seguridad. Todo esto es posible trabajando con programas que operan en la nube, aunque también se pueden implementar programas convencionales.
Por otra parte, el crecimiento de la inteligencia artificial abre la posibilidad de que las herramientas contables puedan automatizar algunas tareas repetitivas y eliminen la intervención humana en una gran cantidad de procesos de registro. De esta forma, se pueden reducir los errores, facilitar la toma de decisiones y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales.
Errores comunes en la contabilidad
Al involucrar una gran cantidad de información, es posible cometer errores al momento de hacer los registros contables. Esta situación es muy común, sobre todo para las empresas más nuevas que completan sus estados financieros sin asesoría.
En este sentido, algunos de los errores más comunes son:
- Ingresar datos erróneos en las operaciones, lo cual puede causar un desequilibrio de los balances económicos y financieros de una empresa;
- Registrar una transacción más de una vez, incrementando así los ingresos o gastos de la empresa;
- Omitir operaciones o registrarlas en cuentas erróneas;
- Hacer registros sin mantener los comprobantes requeridos por la ley;
- No hacer los ajustes contables antes de cerrar el ciclo;
- Olvidar hacer conciliaciones para garantizar que todos los libros contables coincidan.
Todo esto puede generar graves problemas si no se corrige a tiempo, sobre todo cuando Hacienda se encargue de revisar y comprobar los registros y declaraciones de impuestos. En estos casos se pueden recibir multas o incluso sufrir consecuencias legales.
Normas internacionales de contabilidad (NIC/NIIF)
Como hemos mencionado, existen algunas normas que rigen cómo se tienen que hacer los registros contables para tu empresa. Allí es donde destacan las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Estas son las pautas que tienen que seguir las organizaciones para la presentación de sus estados financieros.
Aunque dichas normas implican un aumento de la complejidad de los registros, funcionan como un estándar que permite el rápido análisis de los datos, así como su transparencia y veracidad.
Por otra parte, al cumplir con lo establecido en la NIIF, empresas de un mismo sector pueden evaluar la contabilidad de su competencia para analizar y mejorar su propia gestión. Esto fomenta una mayor competitividad en el mercado y nuevas oportunidades de negocio.
Conclusión
Para asegurar el éxito de tu empresa, es clave dominar los principios de la contabilidad. Esto te permitirá tomar decisiones estratégicas y garantizar la supervivencia del negocio. Implementa estrategias como la digitalización de documentos, procedimientos claros, capacitación del personal y programas de gestión automática. Así mantendrás un control eficaz de tus finanzas y detectarás áreas de mejora. Además, es recomendable contar con asesoría profesional para evitar errores comunes.