¿Qué es una auditoría?
Una auditoría consiste en un proceso de revisión y verificación de todos los registros y actividades realizadas por una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Una auditoría tiene que ser realizada por una persona externa a la organización, denominada auditor.
Su finalidad es la de comprobar que los procesos de la empresa se están llevando a cabo correctamente, así como identificar que se está cumpliendo con las leyes en materia fiscal. La idea general es determinar qué se está haciendo bien y en qué aspectos técnicos se pueden mejorar para lograr una mejor gestión administrativa.
¿Quién está obligado a hacer una auditoría?
El Artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital establece que todas las sociedades tienen la obligación de revisar sus cuentas anuales por parte de un auditor. Sin embargo, se establece una excepción.
Se exceptúa a aquellas sociedades que, durante dos períodos fiscales consecutivos cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias:
- El total de partidas de activos es menor de 2 850 000 €;
- Su importe neto de la cifra anual de negocios es menor de 5 700 000 €;
- Que el número medio del personal durante el ejercicio sea menor a 50 trabajadores.
Ahora bien, aunque esta ley solo menciona a las sociedades, lo ideal es que cualquier empresa o autónomo realice auditorías cada cierto tiempo para asegurarse de que no existen errores en sus registros y que los procedimientos internos se están cumpliendo.
Importancia de la auditoría en el ámbito empresarial
Dentro del entorno financiero, las auditorías son vitales para generar confianza y seguridad sobre el estado financiero de tu empresa. De esta forma, es posible conseguir nuevos inversores que fomenten el crecimiento del negocio.
Además, una auditoría garantiza que se están cumpliendo las leyes fiscales y asegura que los informes financieros no tienen errores. Así es posible evitar sanciones, prevenir fraudes y mejorar la toma de decisiones a largo plazo.
Tipos de auditoría
Existen diferentes formas de clasificar estos procesos de revisión según la información que se pretende comprobar. Aquí te presentamos los tipos de auditoría más utilizados.
Auditoría interna vs. auditoría externa
Internamente, cualquier empresa puede tener un departamento especializado en auditar todos los procesos del negocio de manera continua. A esto se le conoce como auditoría interna y es esencial a la hora de mejorar las operaciones diarias de la organización.
No obstante, se tienen que hacer revisiones por parte de especialistas ajenos a la empresa, de manera que se puedan emitir reportes imparciales sobre los estados financieros. Estas son las auditorías externas, que suelen hacerse una vez al año al final del periodo fiscal.
Ambas modalidades son necesarias y no pueden faltar en la gestión de cualquier sociedad. Mientras una ayuda a mejorar los procedimientos internos, la otra asegura el cumplimiento de la ley.
Auditorías especializadas
Existe una variedad de tipos de auditoría que se adaptan a la necesidad de las empresas de evaluar distintos aspectos de su funcionamiento. Veamos algunos ejemplos:
- Financiera: como indica su nombre, aquí se evalúan los estados financieros, balances de cuentas, etc. Se busca garantizar la fiabilidad y precisión de todos los datos.
- Operativa: en este caso se examinan todos los procesos internos del negocio, desde la fabricación de un producto, su distribución y la atención al cliente, entre otros.
- De cumplimiento: esta auditoría evalúa si tu organización cumple o no con las regulaciones específicas según la actividad económica que realices.
- De sistemas: aquí se busca determinar la seguridad, integridad y confiabilidad de los sistemas de información como bases de datos y controles internos de acceso.
- De gestión: se busca evaluar cómo es la gestión administrativa de la empresa, la toma de decisiones, los sistemas de planificación y el liderazgo en general.
- Contable: similar a la auditoría financiera, pero se pone mayor énfasis en el análisis de los registros contables y el cumplimiento del Plan General de Contabilidad.
- Ambiental: aquí se revisa específicamente si las empresas cumplen con las regulaciones que buscan disminuir el impacto ambiental.
- De calidad: se utiliza para evaluar la calidad de un producto justo antes de que sea puesto a la venta.
- Forense: finalmente, esta modalidad se especializa en buscar señales de posibles fraudes, irregularidades o delitos financieros.
Cada auditoría interna o externa proporciona información valiosa para tomar decisiones estratégicas, mejorar los procesos y mitigar riesgos. Su realización dependerá de las actividades que desempeñe tu empresa y las necesidades que tengas.
Auditorías virtuales o remotas
A partir del avance tecnológico, es posible hacer auditorías sin necesidad de encontrarse en el mismo espacio físico de la empresa. Para esto, se hace uso de herramientas especializadas que te dan acceso remoto a sistemas y documentos para su posterior análisis.
De esta forma, se suelen reducir los tiempos de ejecución de la auditoría sin disminuir su calidad. También hay que destacar que se pueden hacer revisiones sin interacción humana a través de programas o incluso inteligencia artificial aplicada al ámbito empresarial.
Objetivos de la auditoría
Ahora que conoces qué es una auditoría, podemos hablarte de sus objetivos y características en general. A partir de esta revisión se busca verificar la veracidad y exactitud de los estados financieros de tu empresa, así como también garantizar el cumplimiento de las normativas, los estándares de calidad y las leyes aplicables según tu actividad económica.
Otros objetivos de la auditoría externa son:
- Evaluar la eficiencia operativa y la gestión de riesgos;
- Detectar fraudes y errores en la contabilidad;
- Mejorar los controles internos de la empresa;
- Garantizar la seguridad de todos los datos.
Para que todo esto sea posible, los tipos de auditoría aplicados tienen que cumplir con ciertas características. Inicialmente, el proceso y cualquier conclusión debe estar basada en hechos reales, sustentables y con evidencia.
Por otra parte, las auditorías deben ser planificadas, y se tienen que desarrollar bajo una serie de pasos lógicos que permitan cumplir los objetivos planteados. Finalmente, el auditor tiene que emitir su informe con total independencia y transparencia.
Proceso de auditoría
Esencialmente, existen tres fases en las que se desarrolla una auditoría de forma efectiva: planificación, ejecución y presentación del informe. Siguiendo estas etapas, es posible garantizar que los resultados sean confiables y se logren los objetivos planteados inicialmente. Veamos entonces que se tiene que hacer para cumplir con la auditoría:
1. Planificación
La mayor parte del éxito o fracaso de una auditoría interna parte de su planificación inicial. Es en este punto donde se plantean los objetivos que se quieren conseguir de la revisión, así como también las normas o protocolos que se tienen que seguir. Es importante plantear los criterios y el alcance que tendrá la investigación.
Igualmente, durante la planeación es cuando se selecciona al auditor o grupo de auditores que pueden ser internos o externos según el objetivo planteado. Entre los responsables se generará un cronograma de actividades donde se indique la fecha de inicio y final del proceso.
2. Ejecución
Una vez definidas las actividades que tendrá cada auditor, es momento de comenzar a ejecutar la auditoría. Para esto existen metodologías y estándares, nacionales e internacionales, que dan una guía de cómo se tiene que hacer la revisión.
Para auditar, se debe tener una lista de chequeo que resuma cada acción que debe tomar el auditor. De esta forma, se reducen los errores, se evita omitir información relevante y se verifica el cumplimiento del cronograma.
3. Presentación del informe de auditoría
Al completar la auditoría, es momento de presentar un informe que contenga toda la información relevante que nació de la investigación. Allí se incluyen las conclusiones transparentes del auditor, pero, sobre todo, sus recomendaciones.
El informe tiene que estar bien estructurado para su fácil entendimiento y estar en consonancia con los objetivos planteados inicialmente. En este documento se demuestra si las empresas cumplen o no con sus procedimientos internos y la normativa del país.
Normas y regulaciones de la auditoría
Hablando de normas y leyes, como hemos mencionado, hay estándares nacionales e internacionales que te ayudan a cumplir con el proceso de la auditoría externa correctamente. Seguir estas normas es indispensable para que las conclusiones obtenidas sean consideradas verídicas.
Internacionalmente, podemos mencionar las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). Allí se establecen los criterios básicos que se tienen que seguir para la elaboración de auditorías de estados financieros.
Por su parte, la Norma ISO 19011 funciona como un complemento a lo establecido en la NIA, puesto que allí se dan especificaciones referentes a la gestión administrativa de la empresa. La guía abarca desde la gestión de programas de auditoría, la competencia de los auditores, los controles de calidad, los estándares de seguridad y la salud en el trabajo, entre otros tipos de auditoría.
Paralelamente, tenemos que mencionar las normas en España. Como principal ente regulador se tiene el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), el cual supervisa el cumplimiento de las normas presentadas por la NIA y en el Real Decreto 1514/2007 (donde se aprueba el Plan General de Contabilidad).
Roles y responsabilidades del auditor
Como hemos mencionado, la responsabilidad de llevar a cabo una auditoría le corresponde a los auditores, ya sean internos o externos. Los auditores son las personas encargadas de analizar la información de la empresa y generar conclusiones independientes que reflejan la situación financiera de la compañía o su funcionamiento interno.
Por otra parte, un auditor debe ser capaz de identificar cuáles son los riesgos para la organización y emitir recomendaciones para mejorar los inconvenientes laborales. Todo esto implica que el auditor debe ser capaz de:
- Analizar grandes cantidades de datos al mismo tiempo.
- Planificar cada paso a seguir durante la auditoría interna o externa, así como también trabajar en equipo.
- Obtener evidencias suficientes y apropiadas para respaldar las conclusiones expresadas en el informe final.
- Evaluar la información recopilada de forma objetiva, sin dejarse llevar por opiniones externas, garantizando una base razonable para sus observaciones.
- Mantener una buena comunicación con los directivos de la empresa, de manera que pueda conseguir toda la información que requiere sin inconvenientes.
- Finalmente, elaborar un informe final que sea fácil de comprender y que muestre todos los hallazgos relevantes, incluyendo sus recomendaciones.
Estas son las habilidades mínimas que debe tener el auditor. Desde el Artículo 264 hasta el 267 de la Ley de Sociedades de Capital se establecen las condiciones a seguir para la contratación, remuneración o destitución de un auditor.
Ética profesional en la auditoría
Un tema muy importante a destacar es la ética profesional que deben tener los auditores durante sus labores. Además de necesitar conocimientos técnicos sobre las finanzas de una empresa, el auditor también debe demostrar integridad y actuar con honestidad, objetividad y profesionalismo.
Es importante destacar la confidencialidad, puesto que toda la información que se consiga durante el proceso de la auditoría no se puede revelar a terceros sin el consentimiento del cliente.
Herramientas y técnicas de auditoría
Para cumplir con los objetivos planteados en la auditoría financiera, el auditor necesita aplicar algunas herramientas para la recopilación y posterior análisis de la información. En el primer caso, durante la búsqueda de los datos se suelen emplear herramientas como:
- Entrevistas: suelen permitir un primer acercamiento para conocer los procedimientos que aplica la empresa.
- Cuestionarios: se utilizan para conseguir información de diferentes personas y estandarizar los resultados.
- Observación: aquí el auditor se encarga de estudiar los procesos internos y verificar su funcionamiento.
- Inspección física: también se realizan inspecciones a los activos para conocer su estado real.
Una vez que se obtuvo la información, se procede a una segunda fase de estudio donde se aplican herramientas de análisis tales como:
- Muestreo: el auditor escoge una muestra representativa al azar de los datos para analizarlos más rápido y emitir conclusiones globales.
- Análisis de riesgos: estos se realizan con la finalidad de identificar los riesgos que podrían afectar la fiabilidad de la información financiera y el alcance de la auditoría externa o interna.
- Revisión documental: como el nombre indica, consiste en revisar documentos como facturas, contratos, libros contables o cualquier registro necesario.
Para implementar todos estos métodos, actualmente se pueden usar herramientas especializadas en auditorías que te ayudan a automatizar tareas y analizar grandes volúmenes de datos en menos tiempo.
Beneficios de realizar una auditoría
¿Por qué es importante hacer una auditoría en tu empresa? Además de cumplir con las exigencias de la normativa española, este proceso ofrece algunos beneficios que tienes que conocer.
Cuando la auditoría está relacionada al aspecto financiero de la empresa, esta trae como resultado una mejora en la transparencia de sus finanzas, puesto que el resultado genera confianza y seguridad a inversionistas y acreedores. Al tener mayor fiabilidad financiera, el negocio puede mejorar su reputación en el mercado.
Otro beneficio viene dado por la oportunidad de detectar fraudes dentro de la organización, así como también evitar los errores en los registros contables y las declaraciones fiscales.
Las auditorías internas, si son realizadas correctamente, dan evidencia de cómo se pueden mejorar los procesos de la empresa, las condiciones laborales de los trabajadores o la calidad de los productos. En general, se busca conseguir una mejora continua que garantice la longevidad de la organización.
Desafíos comunes en las auditorías
A pesar de los beneficios que puede ofrecer este tipo de revisiones, siempre es posible que se presenten algunos conflictos que interfieran con el proceso de auditoría interna. Cada caso es diferente, ya que la cooperación de los auditados varía en cada empresa, aunque por lo general ocurren problemas como:
- No se proporciona la información solicitada a tiempo o se omiten documentos relevantes para la investigación.
- Las empresas suelen presionar al auditor para influir en sus conclusiones o para que omita algunos de sus hallazgos.
- Cuestionan al auditor sobre sus capacidades para hacer la revisión y sobre su independencia con respecto a la empresa.
- No se establecen condiciones de trabajo adecuadas para el trabajador, dificultando así sus labores mientras se encuentra en la empresa.
Por lo general, estas situaciones son causadas por una falta de confianza con el auditor que se pudo generar por experiencias pasadas. Si esto ocurre, te podemos dar algunas sugerencias para gestionar los conflictos del proceso si trabajas como un auditor:
- Mantén una comunicación clara con los auditados, es decir, especifica cuáles son los objetivos a cumplir, los documentos necesarios y recalca la importancia de la cooperación mutua.
- Documenta y registra todas las comunicaciones, reuniones y hallazgos de la auditoría. Esto funcionará como evidencia en caso de desacuerdos.
- Es posible entablar negociaciones con los auditados en caso de no coincidir con algún tema, pero sin dejar de lado la objetividad del proceso.
- Si los conflictos aumentan, es necesario acudir a los niveles superiores de gestión, así como recordar al auditado que el proceso es necesario para cumplir con la normativa.
Conclusión
El éxito o fracaso de una auditoría externa o interna depende en gran medida de la preparación que tiene la empresa. Con esto nos referimos a factores como el conocimiento de los empleados, su cooperación con el auditor y la organización de los documentos, entre otros.
Es por esta razón que se recomienda tener una comunicación clara con los trabajadores, establecer los objetivos de la auditoría, capacitar al personal para seguir los procedimientos adecuados y tener un registro organizado con los datos financieros.
También es importante implementar las recomendaciones del auditor, ya que estas tienen la finalidad de ayudar a tu empresa a mejorar su gestión en poco tiempo.