Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein standardisiertes Format für E-Invoices, das den Austausch von Rechnungsdaten erheblich vereinfacht. Dieses hybride Format kombiniert eine PDF-Datei mit einem maschinenlesbaren XML-Datenblock und ermöglicht so eine automatisierte und effiziente Verarbeitung. 

Inhalt

In diesem Artikel tauchen wir in die Details des ZUGFeRD-Formats ein, erklären seine Funktionsweise und beleuchten die Vorteile für Unternehmen.

Was ist der ZUGFeRD-Standard?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wurde in Deutschland entwickelt. Der Standard entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, ist jedoch kein verpflichtender Standard für alle EU-Länder. Diese E-Rechnung beschleunigt den Rechnungsprozess und reduziert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung.

Es handelt sich dabei um ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte Daten im XML-Format mit einer PDF-Datei kombiniert. Durch diese Struktur können Rechnungen sowohl visuell lesbar als auch maschinell auswertbar übermittelt werden.

Das ZUGFeRD-Format wurde vom Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FERD) in enger Zusammenarbeit mit Experten aus verschiedenen Organisationen entwickelt.

Dabei lag der Fokus auf der Digitalisierung und Vereinfachung der Rechnungsabwicklung in Deutschland und der EU. Insbesondere die EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt die Nutzung standardisierter elektronischer Rechnungsformate im öffentlichen Sektor vor. Dadurch wuchs der Bedarf an einem flexiblen, rechtssicheren Format für Unternehmen und Institutionen.

EU-Norm EN 16931: Standards für elektronische Rechnungen

Die EU-Norm EN 16931 legt die europäischen Anforderungen an elektronische Rechnungen fest. Diese Norm bildet die Grundlage für das ZUGFeRD-Format und schafft einen Standard, der den EU-weiten reibungslosen Austausch von Rechnungen sicherstellt. So können Unternehmen unabhängig von ihrem Standort Rechnungen senden und empfangen.

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Wer ist zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen verpflichtet?

In Deutschland gibt es spezielle Regelungen zur Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, die ab dem 01.01.2025 für den B2B-Bereich verbindlich werden. Für bestimmte Gruppen ist die Nutzung normierter elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung vorgeschrieben, um den rechtlichen und digitalen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Regelung betrifft vor allem folgende Parteien:

  1. Öffentliche Auftraggeber: Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder xRechnung-Format anzunehmen. Diese Regelung soll sicherstellen, dass Rechnungen gesetzeskonform und transparent verarbeitet werden können.
  2. Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Auftraggeber: Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Stellen liefern, sind ebenso verpflichtet, ihre Rechnungen in diesem normierten elektronischen Format auszustellen. Dadurch wird eine effiziente Verarbeitung und Archivierung gewährleistet, was sowohl Auftraggebern als auch Lieferanten Zeit und Aufwand erspart.
  3. Unternehmen im B2B-Bereich ab 2025: Ab dem 01.01.2025 sind insbesondere Unternehmen im öffentlichen Bereich (B2G) dazu verpflichtet, die elektronische Rechnungsstellung für ihre Geschäftspartner umzusetzen. Für private B2B-Unternehmen besteht derzeit keine einheitliche gesetzliche Verpflichtung, wobei einige Bundesländer spezifische Anforderungen umsetzen. Übergangsregelungen für andere Unternehmen können je nach Bundesland unterschiedliche Bedingungen vorsehen.
  4. Kleinunternehmer: Auch für Kleinunternehmer gelten besondere Vorgaben bei der Rechnungsstellung. Unter bestimmten Umständen können sie von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung befreit sein. Es ist jedoch ratsam, die Anforderungen und potenziellen Ausnahmen genau zu prüfen, um rechtlich abgesichert zu sein.

Diese Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung sind Teil der nationalen und europäischen Bestrebungen, den Rechnungsverkehr zu normieren und zu digitalisieren. Die Formate ZUGFeRD und xRechnung bieten dabei die notwendige Struktur und Sicherheit, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

E-Rechnungen im Rahmen des WChG

Das neue Wachstumschancengesetz (WChG) zielt darauf ab, die Digitalisierung und die Effizienzsteigerung in deutschen Unternehmen zu fördern.

Ein zentraler Aspekt dieses Gesetzes ist die Modernisierung der Rechnungsverarbeitung. Diese wird durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen, vor allem im normierten ZUGFeRD-Format, unterstützt. Durch die Standardisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung profitieren Unternehmen von einer beschleunigten Bearbeitung und erheblichen Kosteneinsparungen.

Dies sind die wichtigsten Auswirkungen des Wachstumschancengesetzes auf die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung:

  • Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 zu empfangen. Dies betrifft alle B2B-Geschäfte, wobei Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro und für bestimmte steuerbefreite Leistungen gelten.
  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und nicht-konforme E-Rechnungen ausgetauscht werden. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027.
  • Die E-Rechnungen müssen den technischen Standards entsprechen, um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten. Unternehmen haben die Möglichkeit, bestehende EDI-Standards zu verwenden, solange diese den Anforderungen entsprechen.

So funktioniert das ZUGFeRD-Format

Das ZUGFeRD-Format basiert auf einem hybriden Datenformat, das eine Kombination aus PDF/A-3-Dokument und maschinenlesbarer XML-Datei enthält. Diese Struktur ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme und erleichtert den automatisierten Datenaustausch.

Das PDF-Dokument im Format PDF/A-3 dient als visuell lesbarer Teil der Rechnung. Hier können alle wichtigen Rechnungsdetails für den menschlichen Betrachter nachvollziehbar dargestellt werden.

Gleichzeitig enthält das Dokument einen XML-Datenblock, der für die automatische Verarbeitung der strukturierten Daten verwendet wird. Diese XML-Datei erlaubt es, Rechnungsdaten direkt in digitale Systeme zu importieren, ohne diese manuell eingeben zu müssen.

Durch das hybride Datenformat des ZUGFeRD-Standards profitieren Unternehmen von einer effizienteren Rechnungsverarbeitung. So kann die Übermittlung und Speicherung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format nicht nur den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren, sondern entspricht auch den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

In Deutschland unterstützt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FERD) die Einführung und Verbreitung des ZUGFeRD-Standards. Mit der Nutzung der elektronischen Rechnung Deutschland FERD können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen gesetzeskonform sind. Sie lassen sich zudem problemlos in die Abläufe der öffentlichen Verwaltung integrieren.

Welche Elemente gehören zu einer ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-konforme Rechnung besteht aus mehreren Pflichtangaben, die sicherstellen, dass die Rechnungen ordnungsgemäß verarbeitet und archiviert werden können:

  1. PDF-Dokument: visuelle Darstellung
  2. XML-Datenblock: maschinelle Auswertung
  3. Kerninformationen: Obligatorische Rechnungsangaben 
    • Absender- und Empfängerdaten: Name, Adresse, Steuernummer
    • Rechnungsnummer: Eindeutige Identifizierungsnummer der Rechnung
    • Rechnungsdatum: Datum der Rechnungsstellung
    • Leistungszeitraum: Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
    • Positionen: Detaillierte Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen mit Preisen und Mengen
    • Gesamtbetrag: Summe der Rechnung inklusive Steuern
  4. Zusätzliche Informationen: Zahlungsbedingungen und Bankverbindung, eventuell Hinweise zu Skonti oder Rabatten

Diese Struktur erleichtert die Bearbeitung und ist besonders für Unternehmen vorteilhaft, die regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden.

Anleitung: Eine ZUGFeRD-Rechnung korrekt erstellen

Eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, ist unkompliziert, wenn man die richtige Software verwendet. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du eine ZUGFeRD-konforme Rechnung erstellst:

  1. Vorbereitung: Stelle alle erforderlichen Rechnungsdaten zusammen.
  2. Software wählen: Wähle eine kompatible Software aus, die das ZUGFeRD-Format unterstützt.
  3. Daten eingeben: Pflege alle relevanten Informationen in das PDF- und XML-Format ein.
  4. Rechnung überprüfen: Prüfe nun, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
  5. Rechnung speichern und senden: Die fertige Rechnung kann nun elektronisch versendet werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für ZUGFeRD-Rechnungen?

Für elektronische Rechnungen, darunter auch ZUGFeRD-Rechnungen, gelten in Deutschland strenge gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die korrekte Archivierung ist entscheidend, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Sie ermöglicht es, im Falle einer Betriebsprüfung oder steuerlichen Kontrolle lückenlose Nachweise bereitzustellen.

Grundsätzlich müssen ZUGFeRD-Rechnungen sowie alle anderen steuerrelevanten Dokumente für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren revisionssicher aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Anforderungen an die revisionssichere Archivierung

“Revisionssichere Aufbewahrung” bedeutet, dass elektronische Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsdauer unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben müssen. Die wichtigsten Anforderungen an die revisionssichere Archivierung umfassen:

  1. Unveränderbarkeit: Es darf nicht möglich sein, Rechnungen nach der Speicherung  zu verändern. Jedes Dokument muss in seiner ursprünglichen Form bleiben und den Inhalt zum Zeitpunkt der Erstellung oder des Empfangs darstellen.
  2. Vollständigkeit: Die gesamte ZUGFeRD-Rechnung einschließlich PDF- und XML-Datei muss vollständig archiviert werden. Dabei ist es wichtig, dass die Datei sowohl im visuellen als auch im maschinenlesbaren Format verfügbar ist.
  3. Zugriff und Lesbarkeit: Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist in einem lesbaren Format zugänglich bleiben. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die nötige Software oder Infrastruktur haben, um auch Jahre später noch auf elektronische Rechnungen zugreifen zu können. Dies gilt insbesondere für Formate wie PDF/A-3, die für die Langzeitarchivierung geeignet sind.
  4. Dokumentation des Archivs: Unternehmen sind verpflichtet, die verwendeten Archivierungsprozesse und -systeme genau zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist notwendig, um nachweisen zu können, dass die archivierten Rechnungen revisionssicher gespeichert wurden. Besonders bei der elektronischen Rechnungsstellung ist es wichtig, dass die technischen Abläufe transparent und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Gesetzliche Grundlage und Strafen bei Verstößen

Die Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen einschließlich der ZUGFeRD-Rechnungen beruhen auf verschiedenen rechtlichen Grundlagen. Im Wesentlichen sind dies die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Verstöße gegen die Aufbewahrung können zu empfindlichen Strafen führen, darunter Bußgelder und Steuernachzahlungen. Die Nichteinhaltung der Archivierungspflichten wird als Verstoß gegen die ordnungsgemäße Buchführung gewertet.

ZUGFeRD und xRechnung: Worin liegt der Unterschied?

Im elektronischen Rechnungswesen stehen Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in Deutschland vor der Wahl zwischen verschiedenen Formaten. ZUGFeRD und xRechnung sind hierbei die am häufigsten genutzten Formate, die jeweils unterschiedliche Vorteile und Anwendungsbereiche bieten. 

Beide Formate wurden entwickelt, um die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen und eine effiziente Rechnungsabwicklung zu ermöglichen. Die Unterschiede in der Struktur und Zielsetzung der Formate machen sie jedoch für verschiedene Einsatzbereiche geeignet.

MerkmalZUGFeRDXRechnung
FormatHybrides Rechnungsformat: Kombination aus PDF und maschinenlesbarer XML-Dateireines XML-Format
Lesbarkeitsowohl von Menschen als auch maschinell lesbarnur maschinell lesbar
ZielgruppePrivatwirtschaft und öffentliche Verwaltung, geeignet für eine flexible Nutzunghauptsächlich öffentliche Verwaltung 
Konformität mit EU-Richtlinieerfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinieerfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie
Anwendungsbereichideal für Unternehmen, die sowohl die menschliche Lesbarkeit als auch automatische Verarbeitung benötigenspeziell optimiert für Behörden und die automatisierte Bearbeitung in der öffentlichen Verwaltung
Vorteileeinfacher Austausch, klare Struktur, benutzerfreundlich durch PDF-Dokument mit integriertem XML-Datenformathohe Effizienz und Sicherheit durch reines XML-Format, optimal für strukturierte Datenverarbeitung

Beide Formate tragen zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen bei. Sie bieten Lösungen, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse ihrer jeweiligen Zielgruppe abgestimmt sind.

Das ZUGFeRD-Format bietet Unternehmen und Verwaltungen eine effiziente, zukunftssichere Lösung für elektronische Rechnungen. Durch die Kombination aus visuell und maschinell lesbarem Format werden sowohl rechtliche Vorgaben als auch praktische Anforderungen erfüllt.

In Zeiten wachsender Digitalisierung vereinfacht ZUGFeRD so den Rechnungsprozess und bietet Vorteile, die sich für Unternehmen jeder Größe auszahlen.

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