Die Zahlungsaufforderung ist Dein wichtigstes Werkzeug, wenn Kund:innen nicht zahlen. Sie erinnert professionell an fällige Beträge und grenzt sich klar von Mahnung und Erinnerung ab. Dank ihr bleibt Dein Forderungsmanagement effizient und Dein Unternehmen liquide.

Inhalt

Was ist eine Zahlungsaufforderung?

Eine Zahlungsaufforderung ist ein Schreiben, mit dem Du Kund:innen höflich, aber bestimmt zur Begleichung einer fälligen Forderung aufforderst. Sie dokumentiert, dass eine Rechnung überfällig ist, und schafft damit eine eindeutige Grundlage für das weitere Vorgehen im Forderungsmanagement.

Rechtlich betrachtet handelt es sich um die erste Mahnstufe. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt die Schuldner:in in Verzug, sobald sie nach Fälligkeit zur Zahlung aufgefordert wird. In vielen Fällen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung automatisch ein, bei Verbraucher:innen allerdings nur, wenn dieser Hinweis auf der Rechnung steht.

Es ist wichtig, die Zahlungsaufforderung klar von der Rechnung abzugrenzen. Die Rechnung selbst stellt die Forderung dar, sie zeigt, was geliefert oder geleistet wurde und welcher Betrag zu zahlen ist. Die Zahlungsaufforderung dagegen erinnert daran, dass diese Rechnung bereits fällig ist, und setzt eine konkrete Frist, um die Zahlung anzustoßen. So bleibst Du rechtssicher und zeigst gleichzeitig Professionalität.

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Zahlungsaufforderung vs. Mahnung vs. Zahlungserinnerung

Auch wenn die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es klare Unterschiede:
Eine Zahlungserinnerung ist der freundliche Hinweis kurz nach Ablauf des Zahlungsziels. Sie geht davon aus, dass die Kund:in die Rechnung einfach übersehen hat. Der Ton bleibt höflich und serviceorientiert.

Die Zahlungsaufforderung ist bereits verbindlicher. Sie setzt eine konkrete Frist und weist auf mögliche Konsequenzen hin, falls die Zahlung nicht erfolgt. Damit leitest Du formell den Verzug ein und schaffst eine dokumentierte Grundlage für weitere Schritte im Forderungsmanagement.

Die Mahnung bildet meist die letzte Eskalationsstufe. Rechtlich genügt bereits eine einzige Mahnung, um Verzug auszulösen (§ 286 BGB). Danach dürfen Verzugszinsen oder pauschale Kosten geltend gemacht werden.

Kurz gesagt: Eine Zahlungserinnerung ist freundlich, eine Zahlungsaufforderung verbindlich und eine Mahnung rechtlich relevant.

Wann solltest Du eine Zahlungsaufforderung versenden?

Eine Zahlungsaufforderung solltest Du unmittelbar nach Ablauf des Zahlungsziels verschicken, also sobald die vereinbarte Frist aus der Rechnung verstrichen ist. So zeigst Du, dass Dein Forderungsmanagement aktiv und professionell arbeitet.

In der Praxis hat sich eine dreistufige Vorgehensweise bewährt:

  1. Zahlungserinnerung – freundlich nach 3 bis 5 Tagen nach Fälligkeit.
  2. Zahlungsaufforderung – deutlich, mit konkreter Frist von 7 bis 10 Tagen und Hinweis auf Verzug.
  3. Mahnung – letzte Stufe vor dem gerichtlichen Mahnverfahren.

Ein klarer Prozess wirkt professionell und stärkt die Liquidität Deines Unternehmens. Je schneller offene Forderungen beglichen werden, desto stabiler bleibt Dein Cashflow und Du hast mehr Zeit für Kund:innen statt für Mahnungen.

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Inhalt und Aufbau einer Zahlungsaufforderung

Eine Zahlungsaufforderung muss klar, vollständig und nachvollziehbar sein. Damit Dein Schreiben rechtssicher bleibt, gehören folgende Pflichtangaben hinein: Name und Anschrift der Schuldner:in, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Zahlungsziel sowie Deine Bankverbindung oder ein Zahlungslink. Verweise immer auf die ursprüngliche Rechnung, damit Kund:innen den Vorgang leicht zuordnen können.

Ebenso wichtig ist die klare Fristsetzung. Formuliere ein konkretes Datum, bis wann der offene Betrag zu begleichen ist. So vermeidest Du Missverständnisse und schaffst eine eindeutige Grundlage, falls Du später Verzugszinsen berechnen musst. Der Ton darf dabei bestimmt, aber sachlich bleiben, sei freundlich, doch unmissverständlich.

Musterformulierungen nach Eskalationsstufe:

  • Zahlungserinnerung (freundlich): „Unsere Rechnung Nr. 12345 vom 10.10.2025 war am 24.10.2025 fällig. Vielleicht ist sie im Alltagstrubel untergegangen – bitte überweisen Sie den offenen Betrag in den nächsten Tagen. Vielen Dank!“
  • Zahlungsaufforderung (bestimmt, aber respektvoll): „Trotz Fälligkeit ist unsere Rechnung Nr. 12345 vom 10.10.2025 noch offen. Bitte überweisen Sie den Betrag von 1.190,00 € bis spätestens 03.11.2025. Nach Ablauf der Frist geraten Sie gemäß § 286 BGB in Verzug.“
  • Mahnung (formell): „Die Rechnung Nr. 12345 vom 10.10.2025 ist trotz Zahlungsaufforderung weiterhin offen. Wenn bis 10.11.2025 kein Zahlungseingang erfolgt, leiten wir das Mahnverfahren ein und berechnen Verzugszinsen gemäß § 288 BGB.“

Verwende für solche Schreiben am besten eine Vorlage oder ein Muster für Zahlungsaufforderung. Damit behältst Du den Überblick und kannst Texte einheitlich gestalten, besonders beim Rechnung schreiben oder wenn Du Deinen Rechnungstext formulieren möchtest. Viele Buchhaltungsprogramme bieten dafür bereits integrierte Vorlagen an, die sich automatisch mit Deinen Rechnungsdaten füllen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Rechtliche und buchhalterische Aspekte der Zahlungsaufforderung

Sobald eine Rechnung fällig ist und keine Zahlung eingeht, kann die Zahlungsaufforderung den Verzug nach § 286 BGB auslösen. Der Schuldner kommt in Verzug, wenn er nach Fälligkeit gemahnt wird, oder automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung, sofern darauf hingewiesen wurde. Bei Geschäftskund:innen gilt die Regel immer, bei Verbraucher:innen nur mit entsprechendem Hinweis.

Ab Eintritt des Verzugs darfst Du Verzugszinsen verlangen. 2025 beträgt der Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank im ersten Halbjahr 2,27 %, im zweiten Halbjahr 1,27 %. Für Privatkund:innen gilt der Satz + 5 Prozentpunkte, für Unternehmen + 9 Prozentpunkte (§ 288 BGB). In B2B-Fällen darfst Du zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 Euro berechnen.

Für die Buchhaltung gilt: Dokumentiere jede Erinnerung, Zahlungsaufforderung und Mahnung mit Datum und Versandart. So kannst Du Forderungen eindeutig nachweisen und den Überblick über offene Posten behalten. Digitale Systeme oder automatisierte Tools erleichtern diesen Prozess und schaffen Transparenz in Deinem Forderungsmanagement.

Typische Fehler bei der Zahlungsaufforderung und wie Du sie vermeidest

Viele Probleme entstehen, weil grundlegende Punkte übersehen werden. Einer der häufigsten Fehler: Keine Frist setzen. Ohne konkretes Zahlungsdatum entsteht keine eindeutige Verzugssituation, und Du kannst Zinsen oder Kosten nicht wirksam geltend machen.

Ebenso kritisch sind fehlerhafte Rechnungsdaten wie eine falsche Rechnungsadresse oder fehlende Beträge. In solchen Fällen kann der Schuldner die Zahlung verweigern, bis alles korrigiert ist.

Auch zu spätes oder inkonsequentes Handeln schwächt Deine Position. Wer zu lange wartet, signalisiert Nachlässigkeit. Besser ist ein klar definierter Ablauf: Erinnerung → Zahlungsaufforderung → Mahnung.

Setze auf standardisierte oder digitale Vorlagen für eine Zahlungsaufforderung, um Fehler zu vermeiden. Ein automatisierter Mahn-Workflow spart Zeit, sorgt für konsistente Kommunikation und verbessert Dein Forderungsmanagement dauerhaft.

So bleibt Dein Forderungsmanagement effizient

Eine Zahlungsaufforderung ist weit mehr als nur eine Erinnerung. Sie ist Teil eines professionellen Prozesses, der Liquidität und Kundenbeziehungen sichert. Wer klar formuliert, Fristen einhält und alle Schritte dokumentiert, vermeidet Missverständnisse und rechtliche Risiken.

Nutze digitale Tools oder Vorlagen, um Deinen Workflow zu automatisieren und Deine Kommunikation zu vereinheitlichen. So bleibst Du freundlich, aber konsequent und stellst sicher, dass Dein Geld dort ankommt, wo es hingehört.

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