Steuernummer auf Rechnungen: Gehört sie zu Pflichtangaben? Viele Selbstständige und Gewerbetreibende fragen sich gerade am Anfang ihrer Laufbahn, welche Angaben auf ihren Rechnungen unbedingt enthalten sein müssen: Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID? Wir erzählen Dir mehr darüber in unserer Übersicht.
Umsatzsteuer-ID und Steuernummer auf Rechnungen
Die Steuernummer wird online auf dem ELSTER-Portal beantragt oder vom zuständigen Finanzamt vergeben. Sie stellt die Identifikationsnummer einer steuerpflichtigen Person in Deutschland dar. Diese Nummer besteht aus zehn bis elf Ziffern. Mit deren Hilfe werden Unternehmen und natürliche Personen von Steuerbehörden identifiziert. Deshalb ist die Steuernummer für Rechnungen eine erforderliche Angabe. Dasselbe gilt auch für die Rechnungsnummer. Ohne all diese Pflichtangaben auf der Rechnung gilt dieses Dokument als unwirksam.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird zur steuerlichen Identifizierung des Unternehmens bei der innergemeinschaftlichen Lieferung genutzt. Sie besteht aus den Buchstaben “DE” und den nachfolgenden Ziffern (bis zu zwölf). Beispiel: DE908765436214.
Welche Nummer soll auf der Rechnung angegeben werden?
In der Regel verfügen umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sowohl über eine Steuernummer als auch über eine USt.-ID. Man muss gut verstehen, in welchen Fällen der Unternehmer jede der beiden steuerlichen Identifikatoren anzugeben hat.
Steuernummer auf Rechnungen
Voraussetzungen für die Verwendung der Steuernummer auf Rechnungen sind:
- Die Rechnung wird für den Kunden in Deutschland erstellt;
- Es ist keine Kleinbetragsrechnung (mit einem Rechnungsbetrag über 250 Euro).
In diesem Fall kann der Unternehmer seinen Steuernummer neben den anderen Pflichtangaben wie Name, Adresse und Leistungsdatum (Leistungszeitraum) in die Rechnung einschließen.
Umsatzsteuer-ID
Wenn der Unternehmer mit Firmen im EU-Ausland zusammenarbeitet, ist die USt.-ID-Nummer erforderlich. Bei solchen Geschäften gibt man die USt.-ID-Nummern der beiden Vertragsparteien auf der Rechnung an.
Bei der Nutzung der USt.-ID auf der Rechnung ist die Angabe der Steuernummer nicht mehr nötig. Viele Unternehmer bevorzugen diese ID-Nummer gegenüber der Steuernummer. Es gibt dafür zwei Hauptgründe:
- Die USt.-ID als Identifikationsmittel ist flexibler, da sie auch im internationalen Geschäftsverkehr verwendet wird.
- Die USt.-ID gewährleistet den höheren Schutz der persönlichen Daten.
Berücksichtige diese Nuancen unbedingt bei der Erstellung von Zahlungsdokumenten.
Wann gehört eine Steuernummer nicht zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung?
Es gibt Fälle, in denen eine Rechnung keine Steuernummer enthalten braucht. Unten beschreiben wir diese Situationen näher.
Kleinbetragsrechnungen
Die Anforderungen an Rechnungen dieser Art sind im Paragraph 33 UStDV festgelegt. Als Rechnungen über Kleinbeträge gelten Rechnungen mit einem max. Bruttobetrag von 250 EUR.
Die Liste der Pflichtangaben für diese Kategorie der Zahlungsdokumente ist kurz und umfasst
- Name und Adresse des Unternehmens (des Verkäufers/des leistenden Unternehmers);
- Ausstellungsdatum;
- Menge und Art der Waren/Dienstleistungen;
- Entgelt mit dem Steuerbetrag/Hinweis auf Steuerbefreiung.
Wie Du bestimmt bemerkt hast, gehört die Steuer-ID nicht zu Pflichtangaben auf einer Rechnung mit Beträgen, die weniger als 250 Euro betragen. Das heißt, dass keine Steuernummer auf Rechnungen mit kleinem Betrag stehen muss.
Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer gelten laut dem Paragraph 19 UStG jene Unternehmer, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Umsatz von max. 22.000 Euro im vergangenen Jahr;
- Voraussichtlicher Umsatz von nicht mehr als 55.000 Euro im laufenden Jahr.
Diese Kategorie der Unternehmer kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In diesem Fall ist der Kleinunternehmer nicht verpflichtet, den Betrag der USt. anzugeben. Da die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen wird, braucht man die USt.-ID-Nr. bei der Rechnungsstellung auch nicht angeben.
Wichtig: Der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung laut § 19 UStG muss unbedingt auf der Rechnung stehen!
Muss die Steuernummer auf Rechnungen eines Kleinunternehmers angegeben werden? Ja, wenn es sich nicht um eine Kleinbetragsrechnung handelt.
Welche weiteren Pflichtangaben müssen außer der Steuernummer auf Rechnungen angegeben werden?
Natürlich sind die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID nicht die einzigen Pflichtangaben, die in Rechnungen enthalten sein müssen. Laut dem Paragraph 14 UStG müssen Unternehmer folgende Pflichtangaben auf Rechnungen angeben:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers sowie des Leistungsempfängers. Auf diese Weise kann man beide Parteien identifizieren.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Diese Angabe ist für eine korrekte Buchführung notwendig.
- Datum der Rechnung. So erkennt man, wann die Rechnung ausgestellt wurde.
- Rechnungsnummer. Die Nummer muss fortlaufend und eindeutig sein. So wird die Nachverfolgbarkeit gewährleistet.
- Leistungsdatum. Das kann ein konkreter Tag oder ein Leistungszeitraum (vom...bis) sein.
- Menge/Umfang und Art der Waren/Leistungen. Ihre Bezeichnung muss klar und verständlich sein.
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstiger Leistung. Dies ist wichtig, um den Moment des Eigentumsübergangs oder den Abschluss der Dienstleistung zu bestimmen.
- Entgelt und Steuerbetrag. Es muss der Nettobetrag angegeben werden. Ebenso ist die Angabe der Steuer mit dem Steuersatz (falls vorhanden - Hinweis auf Steuerbefreiung) erforderlich.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (optional). Dieser Vermerk bestätigt die Erbringung von Dienstleistungen oder finanziellen Transaktionen.
- Angabe “Gutschrift” (optional). Sie kommt häufig bei Rücktransaktionen vor oder wenn Verträge die Selbstfakturierung vorsehen.
Wenn eine oder einige der oben aufgeführten Pflichtangaben fehlen, kann das Finanzamt die Rechnung als ungültig erklären.
FAQ
Die Steuernummer auf Rechnungen über einen kleinen Betrag: Ist das notwendig oder nicht?
Eine Rechnung über einen Betrag von nicht mehr als 250 Euro nennt man auch Kleinbetragsrechnung. Die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf diese Art Rechnungen sind gelockert. Einige Informationen, darunter auch die steuerliche Identifikationsnummer, können weggelassen werden.
Welche Steuernummer muss man bei mehreren Steuernummern auf der Rechnung schreiben?
Wenn das Unternehmen über mehrere Steuernummern verfügt, muss es eine dem Geschäftsvorfall entsprechende steuerliche Nummer angeben. Dabei muss man in Betracht ziehen, dass man bei Transaktionen mit einem Partner aus dem EU-Ausland die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ebenfalls auf die Rechnung stellen sollte.
Steuernummer und Umsatzsteuer-ID: Wie beantrage ich diese?
Die Steuernummer kann man bei der Gründung des Unternehmens beantragen. In der Regel nutzt man dazu das Online Portal ELSTER. Die Freiberufler können sich direkt an das zuständige Finanzamt wenden.
Die USt.-ID kann bei der Gründung beantragt werden, indem der Gründer das entsprechende Kontrollkästchen im Formular aktiviert. Nach der Gründung erhält man diese Nummer durch das Bundeszentralamt für Steuern.
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