Herstellungskosten: Definition, Steuerregeln und Beispiele

Herstellungskosten spielen für Bilanz und Steuer eine wichtige Rolle. In diesem Artikel erfährst Du, welche Kosten dazugehören, wie Du die Herstellungskosten berechnest, wie sie sich vom Erhaltungsaufwand abgrenzen lassen und wie Du sie korrekt nachweist.

Was sind Herstellungskosten?

Herstellungskosten sind gemäß § 255 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) alle Aufwendungen, die durch die Herstellung, Erweiterung oder wesentliche Verbesserung eines Vermögensgegenstands entstehen. Dazu zählen:

• Materialkosten (z. B. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe)
• Fertigungslöhne
• Sonderkosten der Fertigung (z. B. Werkzeugkosten)
• angemessene Teile der Material- und Fertigungsgemeinkosten
• ggf. kalkulatorische Abschreibungen oder Fremdkapitalzinsen während der Herstellung

Allgemeine Verwaltungskosten, Vertriebskosten und Forschungskosten gehören nicht zu den Herstellungskosten. Sie lassen sich nicht direkt der Herstellung des Vermögensgegenstands zuordnen.

Die richtige Abgrenzung ist wichtig, denn sie beeinflusst, wie Vermögenswerte bilanziert und bewertet werden. Das gilt vor allem bei der Frage, ob eine Aktivierungspflicht oder ein Wahlrecht nach HGB und Steuerrecht besteht.

Abgrenzung zu Anschaffungskosten

Im Gegensatz zu den Herstellungskosten entstehen Anschaffungskosten beim Erwerb eines Vermögensgegenstands von Dritten. Sie umfassen den Kaufpreis sowie alle direkt zurechenbaren Nebenkosten, beispielsweise für Transport, Montage oder Notardienstleistungen.

In dieser Tabelle findest Du die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

Gerade bei gemischten Fällen ist eine sorgfältige Abgrenzung für die korrekte Behandlung in der Bilanz entscheidend. Ein Beispiel wären ein Teilerwerb und anschließender Umbau.

Beispiel aus der Praxis

Nehmen wir an, ein Unternehmen lässt auf einem eigenen Grundstück ein neues Bürogebäude errichten. Dabei fallen folgende Kosten an:

• Planung und Genehmigung: 60.000 €
• Rohbau durch Bauunternehmen: 800.000 €
• Eigenleistungen (Innenausbau, Installationen): 150.000 €
• Abschreibungen auf eingesetzte Maschinen: 20.000 €
• Zinsen für Baukredit (optional aktivierbar): 10.000 €
• Verwaltungskosten: 15.000 € (nicht aktivierungsfähig)

Die Herstellungskosten des Gebäudes belaufen sich auf 1.030.000 €. Zwar betragen die Gesamtkosten inklusive Bauzinsen 1.040.000 €, jedoch wurden die Zinsen nicht einbezogen. 

Grund ist hier, dass das Fremdkapital zwar für die Baumaßnahmen eingesetzt wurde, die Zinsen jedoch nicht auf den Zeitraum der Herstellung entfielen. Gemäß § 255 Abs. 3 HGB dürfen Fremdkapitalzinsen nur dann aktiviert werden, wenn sie zeitlich der Herstellungsphase zugeordnet werden können. 

Die aktivierungsfähige Summe wird abschließend in der Bilanz erfasst und planmäßig über die Nutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben. Bei Sanierungen oder Erweiterungen gilt das Gleiche: Sofern eine wesentliche Verbesserung des Vermögensgegenstands erfolgt, sind die zugehörigen Aufwendungen den Herstellungskosten zuzurechnen.

Bestandteile der Herstellungskosten

Herstellungskosten bestehen aus mehreren Kostenarten. Dabei wird zwischen Pflichtbestandteilen, Wahlbestandteilen und nicht aktivierbaren Kosten unterschieden. Eine klare Abgrenzung ist für die korrekte Bilanzierung wichtig.

Pflichtbestandteile

Zu den Pflichtbestandteilen der Herstellungskosten zählen gemäß § 255 Abs. 2 HGB insbesondere die Materialeinzelkosten. Dabei handelt es sich um Kosten für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe. Diese müssen direkt in das Produkt eingehen oder während der Fertigung verbraucht werden.

Ebenfalls zwingend einzubeziehen sind die Fertigungseinzelkosten. Sie umfassen Löhne und Gehälter, die eindeutig einem bestimmten Fertigungsprozess oder Produkt zugeordnet werden können.

Hinzu kommen die sogenannten Sondereinzelkosten der Fertigung. Dazu zählen beispielsweise Aufwendungen für spezielle Werkzeuge, Vorrichtungen oder Modelle. Sie müssen ausschließlich für die Herstellung eines bestimmten Produkts verwendet werden.

Zuletzt werden die Pflichtbestandteile durch die aktivierungspflichtigen Gemeinkostenanteile ergänzt. Dazu gehören etwa anteilige Stromkosten, Maschinenabschreibungen oder Lagerkosten. Sie müssen der Produktion ebenfalls direkt zugeordnet werden können.

Nur wenn all diese Bestandteile korrekt berücksichtigt werden, ergibt sich eine handelsrechtlich einwandfreie Ermittlung der Herstellungskosten.

Wahlbestandteile

Neben den Pflichtbestandteilen erlaubt das HGB auch sogenannte Wahlbestandteile der Herstellungskosten. Dazu zählen bestimmte Verwaltungskosten, etwa für Unternehmensleitung oder Planung. Auch diese müssen direkt mit der Fertigung zusammenhängen.

Außerdem können Kosten für soziale Einrichtungen wie Werkskantinen oder betriebliche Altersvorsorge einbezogen werden, wenn sie produktbezogen sind. Wer sich für die Nutzung von Wahlbestandteilen entscheidet, muss diese Regelung konsequent und dauerhaft anwenden.

Nicht aktivierbare Kosten

Einige Aufwendungen dürfen gemäß HGB ausdrücklich nicht in die Herstellungskosten einbezogen werden. Dies betrifft insbesondere zwei zentrale Kostenarten:

Vertriebskosten

Kosten, die mit dem Verkauf, der Werbung oder der Kundenbetreuung im Zusammenhang stehen, sind nicht aktivierbar. Sie gelten als periodenbezogene Aufwendungen und dürfen daher nicht den Herstellungskosten eines Vermögensgegenstands zugerechnet werden. Dies umfasst zum Beispiel Gehälter im Vertrieb, Reisekosten von Außendienstmitarbeitenden oder Marketingausgaben.

Forschungskosten

Auch Forschungskosten dürfen laut HGB nicht aktiviert werden. Gemeint sind hier insbesondere Aufwendungen für die Grundlagenforschung oder unspezifische Entwicklungsprojekte, bei denen noch keine konkrete wirtschaftliche Nutzung absehbar ist. Eine Aktivierung kommt allenfalls bei bestimmten Entwicklungskosten in Betracht – dies betrifft jedoch eher das Steuerrecht oder die internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS), nicht aber das HGB.

Abgrenzung: Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten

Nicht jeder Aufwand für ein Wirtschaftsgut darf automatisch als Herstellungskosten aktiviert werden. Insbesondere im steuerlichen Kontext ist die Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten entscheidend, denn sie wirkt sich direkt auf die Bilanzierung und die Gewinnermittlung aus.

Definition und steuerliche Folgen

Herstellungskosten liegen vor, wenn durch eine Maßnahme ein neuer Vermögensgegenstand entsteht oder ein bestehender wesentlich verbessert wird. Derartige Ausgaben sind zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Sie erhöhen den Wert des Anlagevermögens und wirken sich nicht sofort gewinnmindernd aus.

Demgegenüber steht der sogenannte Erhaltungsaufwand. Er umfasst Maßnahmen, die lediglich der Instandhaltung oder Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands dienen, ohne das Wirtschaftsgut wesentlich zu verändern oder zu erweitern. Solche Kosten dürfen in der Regel sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden und mindern direkt den steuerpflichtigen Gewinn.

Typische Abgrenzungskriterien

Für die Abgrenzung sind mehrere Kriterien entscheidend:

• Substanzvermehrung: Wird die Nutzfläche erweitert oder ein neues Bauteil geschaffen, beispielsweise durch einen Anbau, handelt es sich um Herstellungskosten.
• Substanzerhaltung: Dient die Maßnahme nur der Wiederherstellung der ursprünglichen Funktion, etwa beim Austausch defekter Leitungen, liegt ein Erhaltungsaufwand vor.
• Zeitpunkt der Maßnahme: Maßnahmen innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf eines Gebäudes können nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG als anschaffungsnahe Herstellungskosten abgesetzt werden.

Diese Kriterien werden sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht angewendet und sollten in jedem Fall sorgfältig geprüft werden.

Praxisbeispiel: Dachsanierung vs. Dachausbau

Ein typisches Beispiel zur Veranschaulichung ist die Instandsetzung eines Dachs:

• Dachsanierung: Wird das bestehende Dach aufgrund von Alterserscheinungen neu gedeckt, ohne dass die Nutzfläche verändert wird, gilt dies als Erhaltungsaufwand. Die Kosten dürfen sofort als Aufwand verbucht werden.
• Dachausbau: Wird der Dachboden hingegen gedämmt, ausgebaut und als Wohnraum nutzbar gemacht, liegt eine wesentliche Erweiterung des Nutzwerts vor. Es handelt sich also um Herstellungskosten. Diese müssen aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Die genaue Zuordnung hat erhebliche Auswirkungen auf die Steuerlast und sollte stets in Absprache mit einem/einer Steuerberater:in erfolgen.

Was gehört zu den Herstellungskosten eines Gebäudes?

Bei der Errichtung oder Erweiterung eines Gebäudes entstehen zahlreiche Aufwendungen, doch nicht alle dürfen automatisch aktiviert werden. Entscheidend ist, ob es sich um Herstellungskosten im Sinne des Handels- und Steuerrechts handelt. 

Neubau und Erweiterung

Zu den klassischen Herstellungskosten eines Gebäudes zählen alle Aufwendungen, die beim Neubau eines Gebäudes entstehen. Hierzu gehören insbesondere:

• Erdarbeiten, Fundament und Rohbau
• Dachkonstruktion und -deckung
• Fenster, Türen und Innenausbau
• Sanitär-, Heizungs- und Elektroinstallationen

Auch Maßnahmen zur Erweiterung eines bestehenden Gebäudes – etwa durch einen Anbau oder eine Aufstockung – gelten als Herstellungskosten, denn sie führen zu einer Vergrößerung der nutzbaren Fläche oder zu einer wesentlichen Veränderung der Gebäudestruktur. Solche Ausgaben erhöhen den Wert des Gebäudes und müssen aktiviert werden.

Nachträgliche Herstellungskosten

Nicht nur bei Neubau oder Erweiterung können Herstellungskosten entstehen. Auch nachträglich – also bei bereits bestehenden Gebäuden – ist eine Aktivierung möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Nachträgliche Herstellungskosten liegen vor, wenn ein Gebäude durch Umbaumaßnahmen in seiner Substanz oder Nutzbarkeit wesentlich verbessert wird. Ein typisches Beispiel ist der Ausbau eines Rohdachbodens zu einer vollwertigen Wohnung. Solche Maßnahmen schaffen einen zusätzlichen Nutzen und zählen daher zu den Herstellungskosten, auch wenn das Gebäude an sich bereits existierte.

Diese Kosten müssen jedoch sorgfältig dokumentiert und in die Buchführung aufgenommen werden, damit sie korrekt abgeschrieben werden können.

Anschaffungsnahe Herstellungskosten nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG

Besonderes Augenmerk sollte den sogenannten anschaffungsnahen Herstellungskosten gelten, wie sie in § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG geregelt sind. Sie betreffen Fälle, in denen innerhalb von drei Jahren nach dem Erwerb eines Gebäudes größere Instandhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen erfolgen.

Wenn diese Kosten 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen, gelten sie steuerlich als Herstellungskosten, auch wenn es sich eigentlich um Erhaltungsmaßnahmen handelt. In diesem Fall besteht Aktivierungspflicht. Die Ausgaben dürfen somit nicht sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Wer beispielsweise ein Wohnhaus für 300.000 € kauft und innerhalb von drei Jahren 50.000 € in die Sanierung investiert, überschreitet die 15-%-Grenze. Die gesamten 50.000 € sind dann als anschaffungsnahe Herstellungskosten zu aktivieren.

Für Eigentümer:innen bedeutet diese Regelung, dass eine detaillierte Planung der Sanierungskosten essenziell ist, um steuerliche Überraschungen zu vermeiden.

Herstellungskosten im Steuerrecht

Die korrekte Behandlung von Herstellungskosten ist nicht nur handelsrechtlich, sondern auch steuerlich von großer Bedeutung. Sie beeinflusst maßgeblich die Bewertung von Vermögensgegenständen, die Höhe des steuerpflichtigen Gewinns und den Zeitpunkt der Abschreibung. In diesem Abschnitt erfährst Du, wie das Steuerrecht Herstellungskosten definiert und welche Vorschriften dabei zu beachten sind.

Maßgeblichkeitsprinzip: HGB vs. EStG

Im deutschen Bilanzrecht gilt grundsätzlich das Maßgeblichkeitsprinzip. Das bedeutet: Die Handelsbilanz bildet die Grundlage für die Steuerbilanz, sofern keine abweichenden steuerlichen Vorschriften greifen. Herstellungskosten, wie sie im § 255 Abs. 2 HGB definiert sind, gelten damit zunächst auch für die steuerliche Gewinnermittlung.

Sollte es im Einkommensteuergesetz (EStG) allerdings abweichende Regelungen geben, sind diese vorrangig. Dies ist insbesondere bei der Aktivierungspflicht und beim Ansatz einzelner Kostenbestandteile der Fall. So können etwa freiwillig aktivierte Wahlbestandteile im Handelsrecht steuerlich nicht anerkannt werden.

Aktivierungspflicht von Herstellungskosten nach § 6 EStG

Nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG sind Herstellungskosten zwingend zu aktivieren. Das bedeutet, dass alle Aufwendungen, die zur Herstellung oder wesentlichen Verbesserung eines Vermögensgegenstandes führen, nicht sofort als Aufwand verbucht werden dürfen. Stattdessen müssen sie in der Bilanz aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Diese Aktivierungspflicht gilt für eine Vielzahl von Maßnahmen – etwa den Neubau eines Gebäudes, die Erweiterung bestehender Immobilien oder auch umfangreiche Modernisierungen, die als nachträgliche Herstellungskosten gelten. Ebenso fallen anschaffungsnahe Herstellungskosten darunter, wie sie in § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG definiert sind.

Die Regelung stellt sicher, dass Investitionen periodengerecht verteilt und nicht bereits im Jahr der Ausgabe gewinnmindernd berücksichtigt werden. Dadurch wird der steuerliche Gewinn gleichmäßiger über die Nutzungsdauer beeinflusst und die wirtschaftliche Realität besser abgebildet. Für Unternehmer:innen ist es daher entscheidend, schon bei der Planung größerer Maßnahmen zu prüfen, ob eine Aktivierungspflicht besteht und wie sich diese auf die Steuerbilanz auswirkt.

Abschreibungsbeginn von Herstellungskosten nach § 7 EStG

Die Abschreibung von Herstellungskosten beginnt gemäß § 7 Abs. 1 EStG ab dem Zeitpunkt der Fertigstellung bzw. der Inbetriebnahme des Vermögensgegenstandes. Die Kosten werden dann über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt, in der Regel durch lineare Abschreibung.

Bei Gebäuden hängt die Nutzungsdauer gemäß § 7 Abs. 4 EStG von der Art der Nutzung ab. Wird das Gebäude nicht zu Wohnzwecken genutzt – etwa als Büro oder Werkstatt –, beträgt die Abschreibungsdauer 33 Jahre (3 % pro Jahr). Wohngebäude hingegen werden in der Regel über 50 Jahre (2 % pro Jahr) abgeschrieben. Die Abschreibung beginnt ab der Fertigstellung beziehungsweise Inbetriebnahme.

Wichtig ist, dass der genaue Zeitpunkt der Fertigstellung dokumentiert wird, da er steuerlich den Beginn der Abschreibung markiert.

Auswirkung der Herstellungskosten auf Steuerbilanz und Gewinnermittlung

Die Aktivierung und planmäßige Abschreibung von Herstellungskosten wirken sich direkt auf die Steuerbilanz und damit auf den zu versteuernden Gewinn aus. Wird eine Investition aktiviert, erhöht sich der Buchwert in der Bilanz. Die damit verbundenen Kosten können nicht sofort als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Im Jahr der Investition führt dies zu einem höheren Gewinn, da die Aufwendungen nicht unmittelbar steuermindernd wirken. Stattdessen erfolgt eine gleichmäßige Verteilung der Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer hinweg, was in den Folgejahren zu einer kontinuierlichen Gewinnminderung führt. Auf diese Weise ergibt sich eine steuerliche Entlastung in späteren Perioden.

Für Unternehmer:innen ist es deshalb essenziell, Herstellungskosten korrekt zu erfassen und gemeinsam mit einer Steuerberatung eine geeignete Abschreibungsstrategie zu entwickeln. Dies gilt insbesondere bei größeren Investitionen wie dem Bau neuer Betriebsgebäude oder umfangreichen Sanierungsmaßnahmen, da hier die steuerlichen Effekte besonders zum Tragen kommen.

Wirkung der Herstellungskosten auf Bilanz und Gewinn

Die Herstellungskosten wirken sich unmittelbar auf die Bilanzstruktur eines Unternehmens aus. Werden sie aktiviert, führen sie zu einer Vermögensmehrung in der Bilanz. Diese zeigt sich beispielsweise in Form eines höheren Buchwerts eines Gebäudes oder einer Maschine.

Dadurch beeinflussen Herstellungskosten auch den Jahresüberschuss: Im Jahr der Investition sinkt der Aufwand, weil die Anschaffung nicht direkt gewinnmindernd wirkt. In den Folgejahren reduziert sich der Gewinn dann sukzessive durch die planmäßige Abschreibung. Diese Verteilung kann insbesondere bei größeren Projekten wie Neubauten oder Erweiterungen von erheblicher Bedeutung für die Liquiditätsplanung und Optimierung der Steuerlast sein.

Im Gegensatz dazu steht der sofort abzugsfähige Erhaltungsaufwand. Dieser wird direkt in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand verbucht und mindert den Gewinn im Entstehungsjahr vollständig. Die Abgrenzung zwischen Herstellungskosten und Erhaltungsaufwand ist daher nicht nur bilanziell, sondern auch steuerlich von großer Relevanz. Wer hier korrekt differenziert, kann seine steuerliche Belastung gezielt steuern.

Wie kann ich Herstellungskosten beim Finanzamt nachweisen?

Das Finanzamt prüft Herstellungskosten besonders sorgfältig, da sie direkte Auswirkungen auf die steuerliche Gewinnermittlung und Abschreibungsdauer haben. Entscheidend ist, dass die Kosten eindeutig als aktivierungspflichtige Aufwendungen im Sinne des § 6 EStG erkennbar sind. Dabei kommt es nicht nur auf den Gesamtbetrag an, sondern auch auf eine sachlich und zeitlich nachvollziehbare Zuordnung der Ausgaben zum jeweiligen Herstellungsvorgang.

Für die Anerkennung von Herstellungskosten müssen alle Ausgaben durch geeignete Belege nachgewiesen werden. Dazu zählen insbesondere Rechnungen, Zahlungsnachweise und vertragliche Vereinbarungen. Die Finanzbehörden erwarten häufig eine Aufschlüsselung nach Gewerken, etwa nach Rohbau, Haustechnik und Innenausbau. Auch der Zeitpunkt der Leistungserbringung muss dokumentiert sein, um eine klare Abgrenzung zu späterem Erhaltungsaufwand zu ermöglichen.

Um gegenüber dem Finanzamt gut vorbereitet zu sein, empfiehlt sich eine systematische Dokumentation. Eine detaillierte Kostenaufstellung, gegliedert nach Baubereichen und Maßnahmen, ist ebenso hilfreich wie ein Bautagebuch mit fortlaufender Erfassung des Baufortschritts. Auch Planungs- und Bauverträge, Leistungsverzeichnisse und Abnahmeprotokolle liefern wertvolle Nachweise. Wer die Unterlagen von Beginn an sorgfältig sammelt und ordnet, reduziert das Risiko steuerlicher Rückfragen erheblich.

Wie berechne ich die Herstellungskosten?

Die Grundformel zur Berechnung der Herstellungskosten lautet:

Einzelkosten + zurechenbare Gemeinkosten = Herstellungskosten 

Zu den Einzelkosten zählen insbesondere Material- und Fertigungseinzelkosten. Zurechenbare Gemeinkosten umfassen beispielsweise anteilige Verwaltungskosten, sofern sie aktivierungsfähig sind.

Herstellungskosten berechnen: Beispiel

Nehmen wir an, ein Unternehmen baut eine Lagerhalle. Dabei fallen folgende Kosten an:

• Materialeinzelkosten: 100.000 €
• Fertigungslöhne: 50.000 €
• Gemeinkosten (Energie, Bauleitung): 20.000 €

Die Herstellungskosten betragen in diesem Fall 170.000 €. Nicht aktivierungsfähige Kosten wie Vertriebskosten bleiben dabei unberücksichtigt.

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FAQ

Was zählt zu den Herstellungskosten?

Zu den Herstellungskosten zählen alle Aufwendungen, die unmittelbar mit der Herstellung, Erweiterung oder wesentlichen Verbesserung eines Vermögensgegenstands verbunden sind. Dazu zählen Material-, Fertigungs- und bestimmte Gemeinkosten.

Was ist der Unterschied zwischen Herstell- und Herstellungskosten?

Einen inhaltlichen Unterschied gibt es nicht. „Herstellkosten“ ist lediglich eine verkürzte Form von „Herstellungskosten“ und wird umgangssprachlich verwendet.

Wann liegen nachträgliche Herstellungskosten vor?

Wenn nach Fertigstellung eines Gebäudes Maßnahmen erfolgen, die zu einer Erweiterung oder wesentlichen Verbesserung führen, gelten diese Kosten als nachträgliche Herstellungskosten. Beispiele sind ein Anbau oder umfassender Umbau.

Was sind anschaffungsnahe Herstellungskosten?

Entstehen innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf eines Gebäudes Aufwendungen für Instandhaltung oder Modernisierung, die netto mehr als 15 % der Anschaffungskosten betragen, bezeichnet man sie als anschaffungsnahe Herstellungskosten. 

Wann liegen anschaffungsnahe Herstellungskosten vor?

Sobald die 15-%-Grenze innerhalb der Dreijahresfrist überschritten wird und es sich nicht um sofort abziehbare Erhaltungsaufwendungen handelt, sind die Aufwendungen den Herstellungskosten zuzurechnen.

Was fällt nicht unter anschaffungsnahe Herstellungskosten?

Kosten für Erweiterungen, Aufwendungen für jährlich anfallende Erhaltungsmaßnahmen und reine Schönheitsreparaturen gelten nicht als anschaffungsnahe Herstellungskosten.

Was sind keine Herstellungskosten?

Nicht aktivierbare Kosten wie Vertriebskosten, Zinsen für Fremdkapital nach Bauabschluss, Forschungsausgaben und kalkulatorische Kosten zählen nicht zu den Herstellungskosten.

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